Lekce 26: Sledovat změny a komentáře
/ en / word / checking-spelling-and-grammar / content /
Úvod
Řekněme, že vás někdo požádá o korekturu nebo spolupráci na dokumentu. Pokud jste měli vytištěnou kopii, můžete použijte červené pero k přeškrtávání vět, označování překlepů a přidávání komentářů na okraje. Word vám umožňuje provádět všechny tyto věci elektronicky pomocí funkcí Sledování změn a komentářů.
Volitelné: Stáhněte si náš praktický dokument .
Podívejte se na video níže a dozvíte se více o změnách sledování a přidávání komentářů.
Porozumění změnám sledování
Kdy zapnete Sledování změn, každá změna provedená v dokumentu se zobrazí jako barevná značka. Pokud odstraníte text, nezmizí; místo toho bude text přeškrtnut. Pokud přidáte text, bude podtržený. To vám umožní zobrazit úpravy před provedením trvalých změn.
Pokud je více recenzentů, bude každé osobě přiděleno odlišná barva značky.
Chcete-li zapnout sledování změn:
- Na kartě Kontrola klikněte na příkaz Sledovat změny.
- Sledování změn bude zapnuto. Od tohoto okamžiku se všechny změny, které v dokumentu provedete, zobrazí jako barevné označení.
Vaše sledované položky změny se mohou lišit od výše uvedených, v závislosti na nastavení značek v počítači.
Kontrola změn
Sledované změny jsou opravdu jen navrhované změny. Aby se staly trvalými, budou musí být přijaty. Na druhé straně může původní autor s některými sledovanými změnami nesouhlasit a rozhodnout se je odmítnout.
Přijetí nebo odmítnutí změn:
- Vyberte změnu, kterou chcete přijmout nebo odmítnout.
- Na kartě Recenze klikněte na příkaz Přijmout nebo Odmítnout.
- Označení zmizí a Word automaticky přejde na další změnu. Každou změnu můžete nadále přijímat nebo odmítat, dokud neprovedete kontrolu všechny.
- Po dokončení klikněte na ikonu příkazem Potvrdit změny vypnete Sledování změn.
Chcete-li přijmout všechny změny najednou, klikněte na rozbalovací nabídku Přijmout šipka dolů a poté vyberte Přijmout vše. Pokud již nechcete sledovat změny, můžete vybrat Přijmout vše a Zastavit sledování.
Sledovat změny možností zobrazení
Pokud máte mnoho sledovaných změn, mohou se stát rušivými, pokud se pokoušíte číst dokument. Naštěstí Word poskytuje několik způsobů, jak přizpůsobit, jak se sledované změny projeví:
- Jednoduché označení: Zobrazuje finální verzi bez vložených značek. Na levém okraji se objeví červené značky, které označují, kde byla provedena změna.
- Všechny značky: Zobrazuje finální verzi s vloženými značkami markups.
- No Markup: This shows the final version and hide all markups.
- Original: This shows the original version and hides all markups.
Skrytí sledovaných změn:
- Na kartě Kontrola klikněte vpravo na příkaz Sledovat změny na příkaz Zobrazit pro kontrolu.
- Z rozbalovací nabídky vyberte požadovanou možnost Jídelní lístek. V našem příkladu si před přijetím změn vybereme Bez označení, abychom si prohlédli finální verzi dokumentu.
Můžete také kliknout na značku na levém okraji a přepínat mezi jednoduchými značkami a všemi značkami.
Nezapomeňte, že skrytí Sledování změn není totéž jako kontrola změn. Před odesláním konečné verze dokumentu budete muset změny přijmout nebo odmítnout.
Chcete-li zobrazit revize v bublinách:
Většina revizí se objevuje vložená, což znamená, že samotný text je označen. Můžete také zvolit zobrazení revizí v bublinách, což posune většinu revizí na pravý okraj. Odstranění vložených značek může usnadnit čtení dokumentu a bubliny také nabízejí podrobnější informace informace o některých označeních.
- Na kartě Recenze klikněte na Zobrazit označení > Bubliny > Zobrazit revize v bublinách.
- Většina revizí se zobrazí na pravém okraji, i když se jakýkoli přidaný text bude stále zobrazovat jako vložený.
Chcete-li se vrátit k vloženým značkám, můžete vybrat buď Zobrazit všechny revize vložené nebo Zobrazit pouze komentáře a formátování v bublinách.
Někdy můžete chcete přidat komentář, abyste místo úprav dokumentu poskytli zpětnou vazbu.I když se často používá v kombinaci se sledováním změn, pro přidávání komentářů není nutné mít zapnuté sledování změn.
Přidávání komentářů:
- zvýraznění nějaký text, nebo umístěte kurzor na místo, kde se má komentář zobrazit.
- Na kartě Recenze klikněte na Nový Příkaz pro komentář.
- Napište svůj komentář. Až budete hotovi, můžete pole pro komentář zavřít stisknutím klávesy Esc nebo kliknutím kamkoli mimo pole pro komentář.
Smazání komentářů:
- Vyberte komentář, který chcete smazat.
- Na kartě Recenze klikněte na příkaz Odstranit.
- Komentář bude smazán.
Chcete-li odstranit všechny komentáře, klikněte na šipku rozevíracího seznamu Odstranit a vyberte možnost Odstranit všechny komentáře v dokumentu.
Porovnávání dokumentů
Pokud upravujete dokument bez sledování změn, je stále možné použít funkce kontroly, jako je Přijmout a Odmítnout. Můžete to udělat porovnáním dvou verzí dokumentu. Vše, co potřebujete, je původní dokument a revidovaný dokument (dokumenty musí mít také různé názvy souborů).
Chcete-li porovnat dva dokumenty:
- Na kartě Kontrola klikněte na příkaz Porovnat a poté z rozbalovací nabídky vybrat Porovnat.
- Zobrazí se dialogové okno. Vyberte svůj původní dokument kliknutím na šipku rozevíracího seznamu a výběrem dokumentu ze seznamu. Pokud soubor není v seznamu, vyhledejte jej kliknutím na tlačítko Procházet.
- Vyberte revidovaný dokument a klikněte na OK.
- Word porovná tyto dva soubory, aby určil, co se změnilo, a poté vytvoří nový dokument. Změny se zobrazí jako barevné značky, stejně jako Sledování změn. K dokončení dokumentu pak můžete použít příkazy Přijmout a Odmítnout.
Výzva!
- Otevřete náš praktický dokument.
- Zapněte sledování změn a zobrazte všechny značky.
- Ve skupině Sledování vyberte Zobrazit revize v bublinách.
- V prvním odstavci upravte druhou větu tak, aby zněla. Bylo mi potěšením se s vámi setkat a prohlédnout si zařízení.
- Ve druhém odstavci změňte slovní techniky na strategie.
- Změňte písmo dopisu na Cambria, 12 bodů.
- Ve třetím odstavci vyberte slova Děkuji a vložte komentář, který říká „Dejte to na stejný řádek jako Quality Furnishings.
- V tomto okamžiku by váš dopis měl vypadat nějak takto (Poznámka: Barva označení se může lišit):
- Klikněte na rozevírací šipku Přijmout a vyberte možnost Přijmout všechny změny a zastavit sledování.
/ cs / word / kontrola a ochrana dokumentů / obsahu /