Psaní účinného odvolání nebo žádosti o dopis
Kdy napsat dopis
Mnoho univerzitních zásad vyžaduje napsání dopisu . Nejúčinnějším způsobem, jak odeslat konkrétní zprávu, je někdy dopis. Když s někým mluvíte, používání e-mailu nebo vyplňování formuláře nefungovalo nebo není praktické, zkuste dopis.
Formát
Prvky:
Prvky nalezené v typických obchodních dopisech jsou:
- úplná poštovní adresa odesílatele
- datum psaní dopisu
- adresa osoby, které je dopis adresován
- předmět zprávy
- pozdrav
- body (hlavní zpráva)
- bezplatné uzavření
- podpisový řádek (nezapomeňte svůj dopis podepsat)
- přílohu a kopii notací
Písmeno modelu:
Níže uvedený model používá všechny prvky ze seznamu. Výše uvedené rozložení je věcí osobní volby, stejně jako rozhodnutí zahrnout telefonní číslo a e-mailovou adresu.
Poznámka: text vzorového dopisu je výjimečně krátký. Většina odvolání a žádostí vyžaduje stránku nebo dvě.
- Samuel Student
123 ABC Street, San Diego, CA 92120,
(619) 555-1234 - 20. února , 2018
- Dr. Jane Skool, profesorka na College of _____________
San Diego State University
San Diego, CA 92182 + poštovní kód - Předmět: Žádost o zkoušku
- Vážený doktore Skool:
- Píšu, abych požádal o speciální zkoušku v kurzu 101. 12. března, v den pravidelně naplánované zkoušky, se musím dostavit k soudu jako svědek. Přiložil jsem kopii soudního předvolání.
- Děkuji, že jste si našli čas a posoudili mou žádost. Pokud máte nějaké dotazy, kontaktujte mě e-mailem nebo telefonicky.
- S úctou
Sam Student
- Samuel Student
Red ID * - Příloha
Kopie: John O. Smith
Obsah a tón
I když je vzhled dopisu důležitý, jeho obsah a tón určí, zda dopis opravdu funguje. Projděte si všechny relevantní zásady a věnujte zvláštní pozornost tomu, co musí rozhodující osoba vědět, aby zvážila odvolání nebo žádost. To je informace, která by měla být součástí vašeho dopisu.
Úvodní prohlášení
První nebo dvě věty by měly jasně uvádět účel dopisu.
Píšu, abych se odvolal ke svému současnému disciplinárnímu stavu a omluvil se za svou účast na procházení podlahy, které vedlo k tomu, že jsem dostal výpověď. Uvědomuji si, že to, co mi připadalo neškodné, bylo ve skutečnosti ohrožení mého zdraví a zdraví ostatních. Upřímně lituji svých činů té noci…
Píšu, abych požádal o přetížení kurzu na období 2018–2019…
Buďte věcní
Zahrňte věcné podrobnosti, ale vyhněte se dramatizaci situace. Koncem října mi byla diagnostikována angína. Byl jsem více než týden nemocný a vynechal jsem většinu zkoušek v polovině období.
NENÍ Na konci října poté, co jsem se několik dní cítil opravdu nemocně, jsem se konečně přetáhl do Student Health Services…
Buďte konkrétní
Pokud odvolání nebo žádost závisí na konkrétních skutečnostech, které rozhodovatel bude chtít ověřit, být konkrétní.
Zmeškal jsem test 23. ledna, protože jsem letěl 19. ledna na pohřeb svého dědečka do Vancouveru a vrátil se 26. ledna. Přiložím potvrzení o převzetí od letecké společnosti a mohu poskytnout další potvrzení, pokud by to bylo užitečné.
NE Musel jsem se zúčastnit pohřbu mimo město, takže jsem zkoušku 23. ledna vynechal.
Dokumentace
Zahrňte veškerou dokumentaci požadovanou zásadami nebo potřebnou k doložení vašich tvrzení. Pokud dokumentaci zasílá třetí strana, uveďte ji s podrobnostmi.
Dr. Lékař mého otce souhlasil, že vám o této záležitosti napíše …
Držte se bodu
Nepřeplňujte svůj dopis informacemi nebo požadavky, které nemají zásadní vztah k hlavní zprávě.
Nepokoušejte se manipulovat se čtenářem
Vyhrožování, přemlouvání, žebrání, prosba, lichocení a dávání extravagantních slibů jsou manipulativní a obvykle neúčinné metody.
Pokud mi dáte šanci vrátit se příští rok do bydliště, slibuji, že budu opravdu tvrdě pracovat, zbohatnu a daruji univerzitě milion dolarů …
Jak mluvit O pocitech
Je lákavé zveličovat případ, kdy je pro nás něco důležitého. Když jsou pocity legitimní součástí zprávy, vlastní tento pocit a uveďte to jako skutečnost.
Když jsem uviděl známku, byl jsem velmi zklamaný.
Buďte struční
Psát dobrý krátký dopis než dlouhý je více práce. Zaneprázdnění tvůrci rozhodnutí ocení mimořádné úsilí.
Vyhněte se chybám
Písmeno udělá lepší dojem, pokud bude napsáno; bez pravopisných a gramatických chyb; bez slangu; a umístit do obálky správné velikosti.ALE je mnohem důležitější dodržet termíny a jasně uvést účel, než podat dopis, který je zcela bezchybný.
Uchovávejte kopie
Dokud nebude záležitost vyřešena, uchovejte si kopie všech odeslaných nebo přijatých dopisů a také příslušné dokumenty a formuláře.
* Převzato z University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson