Rozsah projektu – jedná se o pohyblivý cíl a na který chcete dostat terč před mapováním váš projekt. Definovaný jako součet všech zdrojů, dodávek, funkcí a úkolů v rámci daného projektu, rozsah vašeho projektu je hranicí, ve které existuje celý váš projekt. Chcete-li to však začít definovat, budete se muset ponořit trochu hlouběji a nastínit rozsah projektu, abyste mohli lépe definovat obchodní cíle, výsledky a další, abyste mohli získat buy-in od klíčových zúčastněných stran.
Toto je vaše prohlášení o rozsahu projektu a podobně jako rozsah práce (SOW) existuje k posílení rozsahu vašeho projektu pro všechny zúčastněné strany.
Co je to prohlášení o rozsahu projektu?
Prohlášení o rozsahu, které obvykle píše projektový manažer, nastiňuje celý projekt, včetně veškerých výstupů a jejich funkcí, jakož i seznam zúčastněných stran, které budou ovlivněny. Bude také zahrnovat všechny hlavní cíle, výstupy a cíle projektu, které pomohou měřit úspěch.
Vaše prohlášení o rozsahu projektu bude sloužit jako primární nástroj pro zúčastněné strany a spoluhráče, na které se mohou vracet a používat jako vodítko pro přesné měření úspěch projektu.
Související: Jak vytvořit plán řízení zúčastněných stran
Osnova rozsahu projektu
Podobně jako pět novinářských novin – kdo, co, kdy „Kde, Proč – abyste měli řádně načrtnuté prohlášení o rozsahu projektu, musíte řešit těchto sedm věcí:
Odůvodnění
Žádný projekt nezačne bez nutnosti již existovat, proto použijte jako vaše odůvodnění. Začněte s prohlášením o rozsahu projektu vysvětlením potřeby svého projektu a toho, jak konečný výsledek tuto potřebu vyřeší.
Mezi příklady potřeb patří:
- Přišel konkurent vyjít s novým produktem, který v současné době nemá konkurenci na trhu
- Zpětná vazba zákazníků požaduje nový nástroj, který by zahrnoval váš produkt
- Představila se příležitost pro vertikální integraci / opakující se výnosy
Popis rozsahu
Může to znít dostatečně snadno, ale toto je jeden z důležitějších kroků. Na vysoké úrovni uveďte, co je v rozsahu vašeho projektu a co je mimo rozsah. To pomůže stanovit hranice pro existenci projektu. Spravuje také očekávání / vstupy vašich zúčastněných stran a dává členům vašeho týmu určitá kreativní omezení, s nimiž mohou pracovat.
Obchodní cíle
Načrtněte své obchodní cíle definováním cílů, v které vaše podnikání doufá dosáhnout s tímto projektem. To může zahrnovat data cíle uvedení produktu na trh, nový obchodní model, který generuje vyšší míru opakujících se výnosů, vyšší spokojenost zákazníků, nárůst kupujících, kteří nakupují poprvé, a další.
Dodávky projektu
Seznam rozdělí výstupy, které musí členové vašeho týmu vyrobit, aby splnili obchodní cíle. To může zahrnovat samotný produkt, návody a instalační manuály, marketingové materiály, tiskové zprávy, reklamní kampaně a další.
Vyloučení projektu
I když je bezpodmínečně nutné definovat hranice kolem toho, co projekt zahrnuje od samého začátku, je také nesmírně důležité, abyste uvedli, co tento projekt neobsahuje. Například:
- Aktualizace aplikací, které jsou plánovány pro pozdější projekt a nejsou do tohoto projektu záměrně zahrnuty
- Omezený nebo přeplánovaný přístup zákazníků k některým funkcím podpory / funkcím produktu
Omezení
Díky projektovým omezením je správa projektů tak hlavolamem k řešení. Horní tři omezení – nebo Triple Constraint – pro správu jakéhokoli projektu jsou obvykle čas, peníze a rozsah. Jsou vzájemně propojeny, což znamená, že pokud jednou zatáhnete za „rozsah“, pohne se také další páka u „peněz“ nebo „času“.
Existují však další omezení projektu, která se mohou kdykoli objevit , včetně rizika, zdrojů, organizace, metody, zákazníků a dalších. Seznamte všechna omezení, která ve svém projektu předpokládáte, abyste se mohli pokusit mít připravená řešení, která se v případě potřeby spustí.
Předpoklady
Vaše předpoklady projektu se obvykle točí kolem věcí, které nakonec jsou omezeními, včetně času, peněz a rozsahu. Například v této části vypsáte „tým front-endového vývoje bude k dispozici během tohoto časového období projektu“ nebo „tým zákaznické podpory obdrží xkrát školení o nových produktech.“ Je důležité je vyjmenovat, protože to nejen řekne klíčovým zúčastněným stranám, jaké jsou vaše primární zdroje, aby projekt fungoval, ale také vám poskytne rychlý přehled o tom, kde jsou vaše největší rizikové faktory.
Související: Strategie správy zúčastněných stran & Nástroje
Osnova vašeho prohlášení o rozsahu projektu vám pomůže při tvorbě vašeho plného rozsahu působit jako značky.Protože zatímco předpovídání budoucnosti projektu je na takové vysoké úrovni nemožné, je to první krok k tomu, aby byl váš projekt co nejblíže výsledku. Počínaje výše uvedenými sedmi klíčovými prohlášeními můžete získat náskok před úspěšným projektem.
Prohlášení o rozsahu projektu vs. rozsah práce
Rozsah projektu má několik věcí výroky se obvykle zaměňují, včetně rozsahu vaší práce. Mohou znít podobně, ale zde jsou hlavní rozdíly mezi těmito dvěma.
Rozsahem vaší práce je dohoda o práci, obvykle mezi konzultantem a klientem, která podrobně popisuje dohodu o práci, která má být provedena, včetně: ale bez omezení na:
- Výstupy / produkty / výsledky
- Časová osa projektu
- Milníky projektu
- Zprávy o postupu katalogizace projektu
Ačkoli může být psaní vaší práce časově náročné, nastiňuje samotný projekt a nemusí nutně zahrnovat plán, který bude následovat. Prohlášení o rozsahu projektu zase plní tuto roli tím, že podrobně popisuje a mapuje přesně to, co lze očekávat od plánu projektu a samotného projektu.
Prohlášení o rozsahu projektu vs. plán řízení rozsahu projektu
ohou znít podobně a výsledek projektu může být podobný, ale prohlášení o rozsahu projektu se liší od vašeho plánu řízení rozsahu projektu. Plán řízení rozsahu projektu následuje po prohlášení o rozsahu projektu a podrobně popisuje váš projekt od začátku do konce.
Kromě toho pomáhá definovat práci, kterou je třeba provést v průběhu projektu, a řídí a tyto procesy sleduje. Také dokumentuje a sleduje fáze, aby nedocházelo k dotvarování rozsahu, a pomáhá při uzavírání projektu, včetně auditu výstupů a hodnocení výsledku projektu z hlediska faktorů úspěchu.
Vaše prohlášení o rozsahu není zdaleka tak zapojené – je to jen zastřešuje váš plán řízení rozsahu projektu a funguje jako rubrika, kterou se mají zúčastněné subjekty a členové týmu řídit.
Osvědčené postupy pro úspěšné prohlášení o rozsahu projektu
Zde jsou osvědčené postupy, které je třeba vzít v úvahu při psaní prohlášení o rozsahu projektu:
- Nepoužívejte žargonový jazyk. Budete hovořit s více lidmi napříč různými odděleními a specializacemi, takže udržujte jazyk konzistentní a jasný.
- Snažte se to zkrátit. Jelikož se jedná o dokument, který usiluje o koupi zúčastněných stran, bude pravděpodobně před dokončením spousta úprav, které budou muset být rychlou referenční příručkou pro pozdější použití. Snažte se to tedy zjednodušit a ušetřete si slova za celý plán projektu.
- Vyhýbejte se rozsáhlým výrokům. Nechcete, aby vaše prostředky na projektu byly příliš vysoké, než se vůbec rozběhne.
- Ujistěte se, že odpovídá na otázky, například:
- Jaké jsou dlouhodobé obchodní výhody?
- Co poskytuje našim zákazníkům, kteří dosud neexistují?
- Je to lepší než to, co aktuálně nabízíme na trhu?
Jak může ProjectManager.com pomoci s prohlášením o rozsahu projektu
Hlavní zavádění projektu může být náročné na váš čas i energii. Nenechte se přemoci před výkopem. Pro začátečníky můžete použít naši bezplatnou šablonu struktury rozpisu práce a získat vizuál dodávek, stejně jako úkoly potřebné k dokončení před odesláním prohlášení o rozsahu projektu.
Odtud můžete vyzkoušet ProjectManager.com a pomocí našich funkcí pro správu úkolů můžete organizovat, upřednostňovat a třídit všechny nezbytné úkoly podle fáze projektu. Můžete dokonce požádat o vstup další lidi: členové týmu mohou komentovat úkoly přímo, aby komunikace zůstala organizovaná a k věci.
Související: Průvodce strukturou rozpisu práce (WBS)
Mějte přehled o svých zdrojích, úkolech a výsledcích a další, abyste mohli svůj projekt sledovat. S ProjectManager.com si můžete procvičit mapování časové osy vašeho projektu pomocí našeho Ganttova diagramu, seznam výstupů pomocí našeho seznamu úkolů nebo nástroje kanban a vyzvat členy týmu, aby si před odesláním prohlášení o rozsahu klíčovým zúčastněným stranám prohlédli časovou osu. Začněte s bezplatnou 30denní zkušební verzí ještě dnes.