Jak psát zásady docházky zaměstnanců, které jsou spravedlivé pro všechny

Běžíte o pár minut pozadu? Spal jsi přes budík? Uvízli jste v provozu? Stává se to nejlepším z nás. Ve skutečnosti více než 1 ze 4 pracovníků připouští, že se dostaví pozdě do práce alespoň jednou za měsíc.

Ale pokud jde o docházku zaměstnanců, i malé věci se mohou začít sčítat. Podle Centra pro kontrolu nemocí (CDC) stojí ztráty produktivity spojené s absencí v USA zaměstnavatelům 225,8 miliard USD ročně, nebo 1 685 USD na zaměstnance v roce 2015. Ačkoli se může jednat o neočekávanou absenci jednou za měsíc nebo o tu a tam zmeškanou změnu, jednotliví zaměstnanci docházka může mít velké důsledky pro váš konečný výsledek.

Zadejte zásady docházky zaměstnanců

Zásada docházky zaměstnanců je zdokumentovaná sada pravidel, která mají zlepšit produktivitu zaměstnanců, omezit absenci a nastavit jasná a konzistentní očekávání pro zaměstnance.

Pro mnoho malých podniků bez formálního personálního oddělení se politika docházky zaměstnanců může zdát trochu formální. Neměl by si každý být vědom svých povinností? Absolutně. Ale protože se vaše podnikání začíná rozšiřovat nebo si na rušnou sezónu vezmete více pracovníků, je zásadní spravedlivá politika docházky zaměstnanců, která chrání vás i vaše zaměstnance a zajišťuje bezproblémový chod firmy.

Zde je několik tipů, jak pomůže vám vytvořit zásady docházky na pracovišti:

Zohledněte svou současnou pracovní kulturu

Je pravděpodobné, že rozvíjíte docházku zaměstnanců politika jako způsob řešení problémů s docházkou. Vaši zaměstnanci možná přestali chodit včas, aby se dostavili včas, zapomněli zavolat až po zahájení směny, nebo prostě považují nedostatek docházkové politiky za samozřejmost. Přesto je důležité si uvědomit, že zásady docházky nezmění chování zaměstnanců přes noc a mohou vyžadovat základní posun ve firemní kultuře.

To je pravda – docházka zaměstnanců je součástí vaší firemní kultury. A bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci vašeho podniku pět lidí nebo padesát, způsob, jakým spolupracujete, utváří kulturu a způsob práce vašeho týmu. Vaše kultura zahrnuje hodnoty, normy, systémy, symboly, jazyk, předpoklady, přesvědčení a zvyky – například to, jak často se vaši zaměstnanci projeví včas.

Takže než začnete psát zásady docházky, promluvte si se svými manažery a vedou směny ohledně jejich současných přístupů a očekávání ohledně docházky zaměstnanců. Pokud je jedno vedení řazení v pořádku s pomalým startem a další očekává, že všichni na podlaze budou hned v hodinu, pošle smíšenou zprávu. Zaměstnanci, kteří se přihlásí během pomalejších směn, nemusí vidět problém se spuštěním o pět minut pozadu ve srovnání se zaměstnanci, kteří jsou všichni v ruce, jakmile dorazí ráno. Existuje současná základní úroveň nebo sdílená očekávání, nebo se přístup k docházce zaměstnanců liší od směny od manažera k manažerovi?

V zákulisí mohou být i jiné kulturní faktory, které ovlivňují docházku zaměstnanců: pokud mnoho z vašich zaměstnanci mají rodiny a malé děti, pravděpodobně také budou muset řešit nouzové situace nebo absence v rodině a politika docházky s nulovou tolerancí by je rychle zbavila zaměstnání. Nebo váš nový letní personál na částečný úvazek může přijít hned po škole na několik příštích týdnů a nedokáže to zvládnout s provozem. Účast může být dokonce příznakem plánovacích návyků vašeho pracoviště.

Vaše firemní kultura je stejně jedinečná jako vaši zaměstnanci. Ačkoliv žádná docházková politika nedokáže zohlednit každý jedinečný scénář, měla by být založena na realitě a měla by pro vaše pracovníky vytvářet realistická očekávání.

Usnadněte si to

Na papíře zní docházková politika přímočaré – nedostavení se do práce je absence a každý musí být přítomen v práci, aby bylo zajištěno fungování podniku. Liší se však „absence“ od „no-show“? Liší se od „zdrženlivosti“? Co když se zaměstnanec dostaví o hodinu později než o pět minut později? Zachází se s ním stejně?

Zásady docházky zaměstnanců se mohou rychle začít vymknout z rukou, což má za následek v dokumentu velikosti pořadače, který je těžko čitelný a ještě hůře zapamatovatelný. Místo toho, abyste šli scénář po scénáři, držte se běžných témat docházky zaměstnanců a definujte jejich očekávání v jednoduchém jazyce, kterému každý rozumí: absence, neplánované absence, nedochvilnost , dny bez představení a dny nemoci.

• Nepřítomnost: manažer je zaměstnancem informován X dní / týdnů předem, že zaměstnanec nebude na směně.„

• Neplánovaná absence: manažer je zaměstnancem informován X hodin předem, že zaměstnanec nebude na směně přítomen z důvodu nouze nebo jiné neočekávané příčiny.“

• Tardiness: zaměstnanec se dostaví nejméně X minut po naplánovaném začátku směny. “

• No-show: zaměstnanec se nedostaví na směnu bez upozornění management. “

• Nemocné dny: zaměstnanec chybí na směně z důvodu nemoci nebo poznámky lékaře.“

Rychlá poznámka: Proč rozlišovat „nemocný den“ z „nepřítomnosti“? Může to znít neintuitivně, ale budování samostatné kategorie pro dny nemoci může ve skutečnosti pomoci morálce zaměstnanců a vašim výsledkům, zvláště pokud pracujete v odvětví stravovacích služeb.

CDC odhaduje, že zpracovatelé nemocných potravin jsou je zodpovědný za 53% propuknutí norovirů – což vede k většímu počtu nemocí zaměstnanců a více volna. Zvažte ve své docházkové politice začlenění do samostatné kategorie nemocných dní, abyste vy a vaši zaměstnanci mohli zůstat zdraví a nemocní zaměstnanci nepřijdou do práce ve snaze vyhnout se vážnější neplánované stávce na absenci jejich výkonnostních záznamů. V některých státech může být zákonem také samostatná placená nemocenská dovolená.

Bez ohledu na to, jaké kategorie docházky si vyberete, jejich definice by měla pro všechny zaměstnance znamenat totéž a měla by být co nejobjektivnější. Manažer by měl být schopen odlišit nepřítomnost od opožděnosti, když ji vidí, a zaměstnanci by měli snadno pochopit, kde jejich chování spadá do docházkové politiky.

Zahrnout realistické disciplinární opatření pro každý scénář

Nyní, když jste definovali kategorie zásad docházky, je čas definovat, co se bude dít dál. Aby byla docházková politika spravedlivá, je důležité, aby disciplinární opatření nevycházela pouze z osobní víry nebo individuálních očekávání. Není dobré vůči dobrým zaměstnancům zavádět docházkovou politiku s nulovou tolerancí „jen proto, že.“ A i když si osobně můžete myslet, že běh o pět minut nebo třicet minut později je stejný stupeň nepřijatelného chování zaměstnanců, skutečné dopady na vaše podnikání nemusí být tak stejné.

Místo toho se podívejte na dvě věci : účinek, který má v současné době různé chování v docházce na vaše podnikání, a průměry docházky pro vaše odvětví. Podle amerického úřadu pro statistiku práce měli zaměstnanci na plný úvazek celkovou míru absence 2,8 neboli téměř tři absence „ročně“ v roce 2017. Průměrná míra absence u služebních povolání byla ještě vyšší, na 3,4 absence za rok. Pokud tedy odhadujete 3–4 neplánované absence za rok jako přijatelné rozmezí, nejste daleko od cíle.

Jakmile provedete nějaké srovnávací testy, spojte disciplinární součásti své docházkové politiky s obchodem dopad. Pokud se každá minuta počítá ve velkoobjemovém posunu, 30 minut může mít stejný dopad jako absence. Pokud zaměstnanec musí neočekávaně zmeškat práci a nemůže najít výplň, může mít jeho nepřítomnost stejnou závažnost jako nedostavení se. V takovém případě by vaše zásady docházky mohly uvádět:

• „Nedochvilnost: zaměstnanec se dostaví nejméně 5 minut po naplánovaném začátku směny.“

• Pokud se zaměstnanec dostaví později než 30 minut po začátku směny, bude se zpoždění počítat jako „no-show“.
• Po 3 dnech bude zaměstnanec disciplinárně stíhán.

• „Neplánovaná nepřítomnost: manažer je zaměstnancem informován X hodin předem, že zaměstnanec nebude na směně přítomen z důvodu nouze nebo jiné neočekávané příčiny.“

• Zaměstnanec je odpovědný za upozornění nadřízeného a nalezení vyplnění pro směnu. Pokud zaměstnanec nenajde vyplnění, nepřítomnost se bude počítat jako „nedostavení“.
• Po 3 neplánovaných absencích zaměstnanec bude disciplinárně stíhán.

Odhlásit zaměstnance

Jakmile vytvoříte první koncept své docházkové politiky, je čas se vrátit ke kroku # 1: Sdílejte to se svými zaměstnanci a získejte jejich buy-in. V závislosti na velikosti vašeho týmu se možná budete chtít věnovat pouze vedení nebo dát všem zaměstnancům příležitost přidat další informace. Dokonce i jednoduchá kontrola vnitřností bude stačit – zní pro vaše manažery něco nevhodného? Má někdo pocit, že určité kategorie jsou nereálné? Vypadá to, že je to objektivní?

Zásady docházky jsou určeny k tomu, aby pomohly udržet vaše podnikání v každodenním provozu bez problémů a nespouštěly další chaos. Ačkoli může existovat určitý odpor ke změnám (zejména pokud již neexistovala formální politika), dobrá účast by se měla cítit jako týmové úsilí a způsob, jak pomoci všem lépe pracovat. Pokud vaši zaměstnanci okamžitě reagují špatně, mají pocit, že vás někdo volá, nebo si myslíte, že některá disciplinární opatření jsou příliš agresivní, poslouchejte jejich zpětnou vazbu.Věnujte pozornost podobným odpovědím – pokud si více než jeden zaměstnanec myslí, že byste měli být v určitých oblastech pružnější, zjistěte, zda můžete dosáhnout kompromisu a vrátit se společně k rýsovacímu prknu.

Ještě důležitější je začlenění zpětné vazby zaměstnanců do vaší docházkové politiky také zvyšuje její šance na úspěch. Na otázku, co je motivuje k tomu, aby v práci šli dále a dál, byli zaměstnanci na prvním místě jako „kamarádství a vzájemná motivace“. Bylo zjištěno, že hlavním zdrojem vlivu na výkon a chování zaměstnanců jsou vrstevníci, nikoli peníze. Znát své spolupracovníky, nejen jejich manažeři, pomohli s rozvojem docházkové politiky, může dlouhou cestu při získávání zaměstnanců a vzájemné odpovědnosti.

Zacházejte s ostatními tak, jak byste chtěli, aby se s nimi zacházelo

Na konci v den, kdy by měla být spravedlivá politika docházky zaměstnanců taková, se kterou byste spokojeni pracovali pod sebou. Nevyhýbejte se těžkým otázkám: jak často se osobně dostavíte do práce později, než jste plánovali? Jste vždy schopni zavolejte a informujte své zaměstnance, že nepřijdete v rámci časové osy politiky? Kolik mimořádných událostí se během týdne objeví, které vás vytrhnou z práce? Můžete svému týmu vždy týden předem oznámit, že budete muset být venku kanceláře na jeden den?

Jak se dáváte dohromady? Nové zásady docházky zaměstnanců, nezapomeňte na nejdůležitější faktor: empatii. Pokud nemůžete dodržovat zásady docházky svého podniku, není spravedlivé očekávat, že to budou dělat i vaši zaměstnanci. Ačkoliv nepřítomnost zaměstnanců a špatná docházka mohou být frustrující, není možné předvídat nouzové situace. Někdy se stane neočekávané, bez ohledu na to, jak dobře plánujete. Budík se nezapne. Provoz je horší než obvykle. Chůva volá nemocné. Nemůžete najít své klíče. Chytíte chybu, která se děje kolem v práci.

V ideálním případě zásady spravedlivé docházky zaměstnanců umožňují určitou krouticí místnost – a to z rozumného důvodu. Při vytváření zásad můžete přiřadit různé stupně závažnosti v závislosti na kultuře vašeho pracoviště a na tom, co má pro vaše podnikání smysl. Ne všechny absence (a ne všechny zásady docházky) jsou stejné. Spravedlivá politika místo toho vytváří standard pro sledování výkonu a posiluje jednu z nejdůležitějších hodnot na pracovišti: respekt k sobě navzájem a čas ostatních.

Hledáte ještě jeden snadný způsob, jak udržet věci spravedlivé pro vaše zaměstnanci? Časové hodiny zaměstnanců vylučují zaokrouhlování a lidskou chybu a současně vštípí na pracovišti pocit spravedlnosti.