Zápis zaměstnance není nic, na co by se kdokoli těšil – ani nikoho první volbou. Písemná varování jsou často známkou toho, že rané disciplinární procesy přišly a odešly a že zaměstnanec směřuje dolů cestou ukončení. V tomto okamžiku jste pravděpodobně věnovali spoustu času a úsilí, abyste jim pomohli změnit – s malým nebo žádným zlepšením.
Eskalace věcí „oficiálně“ se může cítit zastrašující, ale je to také příležitost. písemné varování vytvoří papírovou stopu a poskytne zaměstnancům formální strukturu pro návrat věcí do původního stavu. Postupujte podle těchto osmi jednoduchých kroků, abyste se ujistili, že to napravíte.
Nedělejte to, když jste naštvaní
Může být divné začít s „ne“, ale tento krok je zdaleka nejdůležitější. Nepracujte na sepisování zaměstnanců, pokud jste již naštvaní nebo stresovaní situací. Musíte být schopni objektivně dokumentovat věci (do kterých se dostaneme dále), a to může být těžké, když jste emocionálně zapojeni.
Pravděpodobně jste již prošli slovním disciplinárním procesem a možná dána zpětná vazba několikrát, několika způsoby. Možná budete připraveni dát zaměstnancům vědět, jak špatně to pokazili. Ať je to jakkoli lákavé, nedělejte to.
Je důležité, abyste byli v pohodě v jakékoli disciplinární situaci zaměstnanců, ale o to více, když jde o písemnou dokumentaci. Formální zápis zaměstnance proběhne v záznamu jeho zaměstnance, což byste neměli předpokládat, že ho nikdo jiný nikdy neuvidí. V případě neoprávněného ukončení pracovního poměru musíte sdílet veškerou dokumentaci o výkonu zaměstnance a chcete, aby věci zůstaly obchodní, nikoli osobní.
Formální zápis zaměstnanců je také formou progresivní kázně mělo pomoci hmatatelným způsobem napravit chování zaměstnanců, neměla by být písemnou tirádou proti nim. Pokud to pro ně není užitečná informace nebo jen necháváte paru, není vhodné je zahrnout. Pokud zaměstnanec udělá něco špatně a má to sepsat, věnujte si jeden den, získejte prostor a vstupte do toho s jasnou hlavou.
Dokumentujte problém
Nyní, na dělá. Dokumentace je důležitá pro hodnocení výkonu zaměstnanců – dobrých i špatných – a manažeři by měli mít přehled o dokumentaci všech typů interakcí se zaměstnanci. Kvalitní dokumentace vás může ochránit:
- Poskytnutím papírové stopy v případě soudního sporu o zaměstnance, a to i ve státech, kde se jedná o vůli.
- Podpora rozhodnutí za každým zaměstnancem akce, kterou podniknete – včetně toho, proč jsou někteří zaměstnanci povýšeni a jiní propuštěni, a také toho, kdo dostává navýšení a proč.
- Poskytnutí konkrétní časové osy chování zaměstnanců a postupných disciplinárních opatření.
Až budete připraveni (a klidní), začněte psát se zaměstnanci s dokumentací vysvětlující problém s jejich výkonem:
- Adresujte svůj zápis zaměstnanci a poskytněte záznam jejich chování až do tohoto bodu.
- Použijte konkrétní příklady s časem a datem.
- Především se držte faktů. Zůstaňte objektivní a mluvte pouze o tom, co se stalo a kdy.
Při psaní příspěvku zaměstnance se ujistěte, že nepřidáváte svůj vlastní směr, nebo aby zaměstnanci měli pocit, že plníte osobní msta. Neříkej: „Tom je prokrastinátor a líný.“ Řekněte: „Tom se třikrát ukázal pozdě na svou směnu“ a uveďte, které směny byly, s přesnými časy hodin.
Použijte zásady společnosti k zálohování
Už jste někdy slyšeli někoho říkat, že důvodem, proč byli propuštěni, je ten, že je jejich manažer prostě neměl rád? Zatímco zaměstnanci mohou říci, že je to zaujatost, nebo si vyvodit vlastní závěry pro špatnou kontrolu výkonu, cílem manažera by mělo být setkat se s úplným opakem.
Není to tak, že by zaměstnanci nemohli držet libovolný standard . Je to tím, že nedodržují zásady společnosti, s nimiž souhlasili, když byli přijati. Poté, co jste prošli tím, co je špatné na výkonu zaměstnance, je dalším krokem vysvětlit vaše uvažování a spojit jeho akce zpět s firemními zásadami a očekáváními týkajícími se jejich role. Tady je několik běžných scénářů:
- Zaměstnanec neustále pracuje pozdě: podívejte se na svou docházkovou politiku, která stanoví, že zaměstnanci mohou být před přijetím disciplinárních opatření pozdrženi pouze dvakrát.
- Porušení zásad oblékání: zahrňte zásady společnosti, podle kterých musí být zaměstnanci vždy v očekávané uniformě, když jsou v provozu.
- Zaměstnanec nadále používá sociální média během pracovní doby: uveďte pravidlo používání mobilních telefonů a to zaměstnanci by neměli používat sociální média nebo osobní zařízení, když jsou v provozu.
Pokud jde o progresivní disciplínu, zápis má vysvětlit, proč zdokumentované chování nefunguje standard a jak se od zaměstnanců očekává zlepšení.Pokud vaši zaměstnanci podepsali příručku pro zaměstnance nebo zásady docházky, když byli najati, nyní je vhodný čas také zahrnout.
Zahrňte všechna relevantní svědectví
Pokud jde o problém s výkonem byl vznesen jiným členem týmu, zahrnuje více zaměstnanců nebo váš zaměstnanec úzce spolupracuje s jiným nadřízeným nebo vedoucím směny mezi vámi, zahrňte jeho prohlášení do zápisu. Mějte na paměti, že kterékoli z těchto prohlášení může být v případě právního nároku relevantní později. Je tedy důležité, aby se výpovědi svědků řídily stejnými pravidly jako dobrá dokumentace:
- Všechna výpovědi svědků by měla být věcnými pozorováními, nikoli subjektivními názory.
- Výpovědi svědků by měly pomoci vytvořit důvěryhodný případ průběžného chování vedoucího k zápisu zaměstnanců.
- Svědectví svědků by mělo zahrnovat veškeré úsilí nebo disciplinární opatření jiných nadřízených k nápravě chování během cesty.
Stanovte očekávání zlepšení
Poté, co jste podrobně popsali, kde se výkon vašeho zaměstnance musí zlepšit a proč, je čas stanovit pokyny, jak očekáváte, že to napraví. Není užitečné jednoduše rozložit, co zaměstnanci udělali špatně. Harvard Business Review ve skutečnosti uvádí, že více zaměstnanců by raději dostalo korekční zpětnou vazbu od svého šéfa než pochvalu a že 72% zaměstnanců věří, že by se jejich výkon zlepšil, kdyby dostali korekční zpětnou vazbu.
Opravná zpětná vazba je upřímná, zaměřuje se na problém (nikoli na osobu) a zahrnuje kroky pro zlepšení. Připravte tedy své zaměstnance na to, co přijde dál, jakmile obdrží písemnou zprávu. Uveďte potřebná nápravná opatření a jaký bude jejich výsledek, pokud se zlepší nebo pokud se situace zhorší. Pokud se zaměstnanec nezlepší a dalším krokem po ukončení je ukončení, dejte jasně najevo, že je připraven přesně na to, co je na lince.
Doručte novinky osobně (a důkaz přijetí)
Jakmile dokončíte disciplinární zápis, naplánujte schůzku se svým zaměstnancem a projděte si ji osobně. Přiveďte svědka, který potvrdí, že ke schůzce došlo a že váš zaměstnanec byl informován o obavách z pracovního výkonu. Pak je čas začít s konverzací:
- Podělte se o své obavy a proveďte zaměstnance v každém příkladu špatného výkonu. Pokud váš zaměstnanec požádá o důkaz nebo tvrdí, že k určitému problému došlo nebo nenastal, použijte svou dokumentaci.
- Vraťte se zpět na zásady společnosti. Každý zaměstnanec si tyto zásady přečetl a souhlasil s nimi, když byli přijati.
- Vysvětlete, co se bude dít dál a jaké kroky od nich očekáváte v reakci na zápis.
- Na konci , nechte svého zaměstnance podepsat písemné potvrzení, že obdržel, a přečíst si ho.
Váš zaměstnanec nemusí zprávy brát dobře. Mohou odmítnout podepsat zápis. Pokud se obáváte, že by tomu tak mohlo být, společnost pro správu lidských zdrojů navrhuje ponechat zaměstnancům prostor pro přidávání vlastních komentářů a podepsaných odpovědí, nebo umožnit zaměstnancům podat písemné vyvrácení s jejich podpisem, který se pak mohou připojit ke svému disciplinárnímu zápisu.
Ponechte si kopii pro vaši evidenci
Jakmile váš zaměstnanec podepsal zápis, dejte jim kopii a jednu si nechejte pro vlastní potřebu evidence. Přidejte jej do svého zaměstnaneckého spisu, abyste měli záznam a důkaz, že obdrželi zápis.
Pokud dojde k jakémukoli typu neoprávněného ukončení nebo diskriminace, budete mít zálohu, kterou potřebujete. Dokumentace ukáže, že jste s procesem zacházeli správně a váš zaměstnanec byl informován na každém kroku.
Další kroky
Disciplinární proces nekončí, když napíšete zaměstnance . Nakonec se ujistěte, že budete postupovat podle harmonogramu uvedeného v disciplinárním oznámení. Zjistěte, zda se výkon vašeho zaměstnance zlepšuje a zda se drží změn očekávaných při zápisu. Pokud ne, již jste stanovili kroky, co bude následovat.
Pokud se váš zaměstnanec bude zlepšovat, zvažte pokračování zkušební doby po datu zápisu. Důvěra si vyžaduje čas, aby se znovu vybudovala, a nestanou se zaměstnanci měsíce přes noc. Nějaký čas trvalo, než se věci dostaly do fáze disciplinárního oznámení, a nějakou dobu bude trvat, než se dostanou zpět.
Zápis zaměstnanců není zázračnou odpovědí na disciplinární problémy. Někdy je třeba formálně upozornit zaměstnance na probuzení, které potřebuje ke změně svého chování. Pokud se zlepšují, dejte jim větší zodpovědnost a zjistěte, zda i nadále čelí výzvě.