Dostávám spoustu otázky čtenářů, klientů a účastníků workshopu o psaní dopisů se žádostí o sponzorství k zajištění sponzorských dolarů. Než budete moci zaslat žádost, je důležité, abyste sponzorství plně chápali jako marketingovou disciplínu.
Za tímto účelem jsem uvedl několik článků, které vám poskytnou ucelený obraz o sponzorské krajině a jak zvýšit své šance na úspěch. Podívejte se na následující články a zdroje:
- Jak získat sponzorství pro cokoli: Kompletní průvodce krok za krokem
- Základní průvodce oceněním sponzorství
- Definitivní průvodce po sponzorském návrhu
- Jak získat sponzorství akce: Absolutně vše, co potřebujete vědět
- Kompletní průvodce sponzorováním titulu: Název, pojmenování a prezentace definovaných práv
Vidím, že dochází ke spoustě stejných chyb, když uchazeči o sponzorství píší dopis s žádostí sponzorům, takže tento příspěvek se zaměří na strukturu a proces, který bude řídit vaše sponzorské úsilí. Zahrnul jsem také několik šablon dopisů se žádostí o sponzorství a také infografiku, která vás bude provázet při dalším postupu.
Posunutím dolů zobrazíte infografiku a šablony.
Co je sponzorský dopis? A kdy použít jeden!
Než se ponoříme hlouběji do toho, co dělat a co nedělat při psaní vašeho prvního sponzorského dopisu, pojďme na stejnou stránku s definicí.
Sponzorský dopis, který také někdy se jedná o název sponzorského návrhu, je vaše snaha zajistit financování od vybraného sponzora. Samozřejmě nepožadujete pouze peníze, ale také upřesňujete, na co by se peníze použily, a zároveň motivujete sponzora, aby zvážil poskytnutí.
Jednou ze situací, kdy se můžete rozhodnout zaslat sponzorský dopis, je pokud jste pořádali akci, ale potřebovali jste fundraising. Prostřednictvím darů od jednoho nebo více sponzorů byste si mohli dovolit uspořádat událost kalibru, která může posunout vaše podnikání kupředu. Propagací sponzora v průběhu celé akce, například prostřednictvím značky, stánků nebo dokonce interaktivních akcí, získá sponzor také některé výhody.
Dopis o žádosti o sponzorství Neprodej! Děláte to!
Pokud vám váš první kontaktní bod se sponzorem píše dopis se žádostí o sponzorství, vaše šance na úspěch jsou velmi nízké. Je nesmírně důležité zapojit vaše sponzory do procesu vytváření žádosti nebo sponzorského návrhu.
Sponzorský dopis můžete využít k upoutání jejich pozornosti, zahřátí hovoru nebo, ještě lépe, k shrnutí výsledky nedávného setkání před přechodem k úplnému návrhu. Myslím, že dopis má větší smysl jako výchozí bod než úplný návrh, ale nic nepřekoná rychlý telefonát nebo krátký e-mail sponzorovi, aby porozuměl jeho potřebám, než něco napíše.
Jako poslední možnost Dopis se žádostí o sponzorství může pomoci otevřít dveře … ale musíte to udělat správně!
Jak napsat dopis se žádostí o sponzorství
Jak napsat sponzorský dopis
Co by měl sponzorský dopis obsahovat?
Základní součásti sponzorského dopisu dopis je následující:
- Úvod do sebe a své příležitosti
- Důvod, proč jste se dostali do kontaktu
- Informace o vašem publiku
- Vaše aktivační a sponzorské příležitosti
- Zmínka o tom, kdy budete pokračovat
Pokračujte v čtení, abyste se dozvěděli více o jednotlivých částech a o tom, jak použít sponzorský dopis získejte schůzky se svými vyhlídkami.
Pokud je cílem žádosti o sponzorství Dopisem není uskutečnit prodej, jaký je tedy cíl? Jednoduše řečeno, je to upoutat pozornost vašeho potenciálního zákazníka a přimět je, aby přijali váš hovor nebo souhlasili se schůzkou. Jak to děláš? Tím, že máte jasnou představu o své příležitosti a publiku. Zde je vodítko, které je třeba dodržovat při vytváření vlastního sponzorského dopisu.
Úvod do sebe a vaší příležitosti
V tuto chvíli není vhodné zahrnout dlouhodobý popis s více odstavci. vaší mise, vize, historie a kolik peněz potřebujete, abyste vytvořili rozpočet nebo dosáhli svých cílů. Místo toho stručně popište, kdo jste, větou nebo dvěma o vaší organizaci. Méně je zde více.
Důvod, proč jste se dostali do kontaktu
Proč jste oslovili konkrétně tohoto sponzora? Za peníze, že? Špatně! Řekněte jim, proč jste se s nimi spojili!
Klíčovým slovem zde jsou „oni“. Proč jste si vybrali právě jejich společnost? Znáte někoho, kdo vám navrhl připojení? Na tomto místě je možné uvést jméno vašeho vzájemného kontaktu a proč si mysleli, že byste se měli setkat vy dva.
Co je s firemními cíli potenciálního sponzora, který odpovídá vašim? Mají historii sponzorských příležitostí, jako je ta vaše? Nabízíte přístup publiku, které uvedlo, že je pro něj důležité? Je hlavní kontakt zapojený do organizací, jako je ta vaše?
Toto je místo, kde jim ukážete, že jste si udělali domácí úkol a že to není jen jeden z tisíců dopisů, které vypálíte ze dveří.
Informace o vašem publiku
Toto je vaše příležitost vyniknout! Sponzoring je především o marketingu a prodeji a oba vyžadují, aby pracoval cílový zákazník. Znáte cílového zákazníka svého potenciálního zákazníka? Zde to dokazujete.
Nemluvím zde o základních demografických informacích ani o obecných zobecněních jako „rodiny ze střední třídy“. Mám na mysli údaje, které popisují, kdo je vaším publikem, proč jsou zapojeni do vaší organizace, typy nákupů, které plánují provést, a údaje týkající se konkrétně vašeho potenciálního zákazníka.
Kupují vaše potenciální zákazníky produkt již? Pomůžete svému vyhlídce prodat více produktů nebo udržet stávající zákazníky?
Většina uchazečů o sponzorství nechává údaje o publiku úplně v naději, že na jejich vyhlídky zapůsobí jejich příčina nebo prestiž samotné značky. Přesto bez údajů o publiku vypadáte stejně jako každý jiný návrh, který jim padne na stůl.
Nejste si jisti, kdo je vaším publikem? Podívejte se na tento blogový příspěvek o všech údajích o publiku a sponzorství.
Vaše aktivační příležitosti
Potřebujete aktivaci aktualizovat? Podívejte se na tento blogový příspěvek o budování aktivačních nápadů, které fungují. Toužíte po nějaké inspiraci k vytvoření skvělých aktivačních nápadů? Zde je osm aktivačních nápadů, jak tyto kreativní šťávy získat plynoucí!
Místo toho, abychom se soustředili na to, kolik mo Ney, které chcete od svého sponzora, použijte svůj sponzorský dopis a ukažte své vyhlídce, že rozumíte tomu, jak sponzoring funguje. Dejte jim tři příklady aktivačních nápadů, které vaši sponzoři a vaše publikum milují.
Ukažte jim typy výsledků, které jim můžete nabídnout, jako je branding, vzorkování, umístění produktu nebo soutěže. Buďte konkrétní a jasní v tom, jak pracujete se sponzory a jak mohou sponzoři přidat hodnotu vašemu publiku (které je také jejich cílovým zákazníkem).
Zmínka o tom, kdy budete pokračovat
Dejte svému potenciálnímu zákazníkovi vědět, že plánujete navázat a upřesnit, kdy. Řekněte jim, že jim zavoláte v určitý den a čas, nebo že se plánujete zastavit v jejich kanceláři v konkrétní den a pozdravit se. V té době je můžete zjistit, že byste se rádi dozvěděli více o jejich cílech a o tom, jak můžete spolupracovat.
Když řeknete své vyhlídce, že se chystáte navázat, ukážete jim, že jste to se spoluprací myslí vážně. Poté přidejte své kontaktní informace a vyzvěte je, aby se s vámi spojili, pokud jim výše uvedená doba nevyhovuje.
Tváří v tvář blížící se schůzce s hledačem sponzora, vaši sponzoři častěji kontaktují ty první. Může vám říci „ne, děkuji“, nebo by se mohlo dozvědět více o vašem publiku a skvělých aktivačních nápadech, které jste ve svém dopise uvedli. Ať tak či onak, ano nebo ne je lepší než mlčení, což vyžaduje, abyste navždy sledovali .
Kdy neposílat sponzorský dopis
Váš sponzorský dopis je napsán a vyleštěn podle informací uvedených v této příručce. Než na toto razítko vyrazíte, vydržte! V některých případech nemusí být ani sponzorský dopis zaručen.
Zde je přehled.
Nemáte žádné předchozí spojení se sponzorem
Pokud si myslíte vaše firma nebo nezisková organizace je jediná, kdo hledá sponzorství, zamyslete se znovu. Tisíce a tisíce vašich konkurentů udělají totéž. Možná nebudou cílit na stejného sponzora, ale příběh se až tak moc nezmění.
Jakákoli společnost známá svým sponzorstvím bude neustále bombardována hromadou dopisů a nekonečných e-mailů. Musíte se okamžitě odlišit nebo váš dopis skončí v koši, ať už jde o fyzickou plechovku, nebo o digitální.
Proto je dobré mít spojení, jak jsem o tom mluvil v poslední části. Tím, že alespoň vklípete nohu do dveří někým, kdo sponzora zná, může být váš potenciální sponzor ochotnější s vámi komunikovat. Bez toho jste jen další v té nekonečné hromadě, zcela ignorovaní nebo smeteni.
Zapomněli jste údaje o publiku
Nejlepší je vybrat si sponzora, se kterým se budou překrývat, ať už se jedná o podobné cíle nebo podobné publikum. Možná dobře znáte své publikum, ale sponzor nemá žádný způsob, jak získat stejné informace, pokud vynecháte údaje o publiku.
Vážně nemohu dostatečně zdůraznit jejich důležitost. Věnujte prosím čas sestavení údajů o publiku a zahrňte je do svého dopisu, i když je to jen krátká zmínka. Jinak váš dopis pravděpodobně nezíská druhý pohled od sponzora.
Časová osa je příliš těsná
Pokud je vaše událost příští týden, můžete také zapomenout na pokus o získání sponzorství v tomto bodě. V době, kdy se váš dopis dostane dokonce k sponzorovi, už bude pozdě. Mohli by chtít pomoci, ale nebyli by schopni.
Jistě, sponzor by s vámi mohl chtít spolupracovat, pokud budete příště moci plánovat lépe, ale váš nedostatek organizace může také zanechat nevkus v jejich ústech. Pak vám může uniknout potenciálně dobrá příležitost právě pro vaše špatné plánování.
7 osvědčených postupů pro psaní sponzorských dopisů
Při procházení konceptu sponzorský dopis již popáté (nebo možná padesátý), dodržujte tyto osvědčené postupy, abyste dosáhli co největšího úspěchu.
Začněte se svým spojením
V žurnalistice existuje pojem známý jako pohřbení lede (nebo olova). Lede je nejdůležitější věta v článku. Měla by to být jedna z prvních vět a určitě v prvním odstavci.
Když pohřbíte lede, podstata příběhu začne až ve třetím nebo čtvrtém odstavci. Čtenář se nemusí nutně dostat až tak daleko, takže chybí celá podstata příběhu.
Můžete také snadno zakopat lede ve vašem sponzorském dopise, pokud nemůžete určit nejdůležitější součásti. Věřte tomu nebo ne, to není vaše žádost o peníze. Místo toho je to všechno o tom, koho znáte.
Tím se oddělíte od zbytku smečky, čímž se dostanete od zcela neznámého pro někoho, koho může sponzor znát. Jak jsem již řekl, může to být také rozdíl mezi sponzorem, který si váš dopis přečte nebo úplně přeskočí.
Pokud jste byli na akci a setkali se se sponzorem nebo někým, kdo vás spojil, začněte tím. Žádost o peníze může přijít později, věřte mi.
Přizpůsobit, Přizpůsobit, Přizpůsobit
Bude toto jedno písmeno jediným zasláním žádosti o sponzorství? Asi ne. Pravděpodobně máte obrovský seznam potenciálních sponzorů, se kterými se můžete spojit, ale ten nemusí vědět, že ostatní existují.
Přizpůsobení každého z vašich dopisů je dobrý způsob, jak udělat svého sponzora tím moudřejším, že namlouváte se ostatním. Nikdy adresujte svůj dopis pane, paní nebo obávanému „komu by se to mohlo týkat.“ Najděte kontakt na sponzorskou společnost a napište jim konkrétně. Mluvte také o ctnostech společnosti, které se vám líbí.
I když ano, vytváření osobních dopisů vyžaduje více času a úsilí než vkládání některých jmen do obecná šablona, stojí to za to.
Pamatujte si, o kom je dopis
Dalším důvodem k personalizaci je, že se soustředíte na dopis tam, kde má být: na samotného sponzora . Nyní není čas psát podrobný souhrn o vaší věci nebo o tom, čeho chcete ve fiskálním roce dosáhnout.
Věta nebo dvě o vás jsou nutné, ale většinou je to vše o sponzorovi. Jistě, je to něco jako vymastit je, ale v tomto případě to není špatná věc.
Udržujte to krátké
Pokud váš sponzorský dopis není vejde na jednu stránku tištěného papíru, pak se musíte vrátit a zkrátit to.
Sponzoři jsou zaneprázdnění lidé, stejně jako vy. Nemohou číst stránky a stránky v Nepokoušejte se je přitáhnout a přesvědčit je, aby darovali. I když neexistuje žádné pravidlo pro tvrdé a rychlé počítání slov, mělo by stačit několik odstavců.
Zeptejte se na názor nebo pomoc
Tady je další trik, jak vzbudit zájem sponzora: požádat o ně něco. Ne, ne peníze (zatím ne), ale možná jejich pomoc nebo dokonce myšlenky na něco. Přitom přiznáváte, že jsou odborníky. Ukazujete také, že si ceníte toho, co říkají, něčeho jiného, co by vás mohlo dostat na cestu k pracovnímu vztahu.
Stanovte si čas schůzky nebo telefonního hovoru
Možná se nebudete cítit jako sebevědomý člověk, pokud oslovujete sponzora prostřednictvím dopisu poprvé, ale musím to předstírat, dokud to nezvládneš. Nenechávejte na sponzorovi, aby určil, kdy vy dva budete moci dál mluvit.
Opět jde o zaneprázdněné lidi, takže na vás nemusí mít čas týdny nebo měsíce. Pokud se vám náhodou od sponzora nikdy neozve – což se skutečně stane -, pak je míč u soudu a je to.
Zatímco, když jste ten, kdo navrhne den nebo čas pro telefonní hovor, jak jsem již psal, musí sponzor něco říct, ať už jde o negativní nebo pozitivní reakci. Koneckonců, vždycky je něco lepší než nic!
Vyhněte se nudným příjemcům
Kromě toho, že přeskočíte „komu se to může týkat,“ vystřihněte všechny ostatní drobné řeči a potěšení ze svého dopis. Patří mezi ně věci jako „doufám, že se máš dobře“ nebo „jak se máš?“ nebo dokonce „jaké je počasí?“
Tyto ledoborce nepůsobí tak sebevědomě. Začátek tímto způsobem navíc zahalí lede, což ale nechcete dělat.
Čtyři vzorové šablony sponzorských dopisů, které fungují
Pokud potřebujete další pomoc s vylepšením vašeho sponzorského dopisu, je to v pořádku. Aktualizoval jsem tento příspěvek o čtyři nové šablony, které můžete použít. Patří sem sponzorské příležitosti pro akce, atletiku, golfové turnaje a věcné kontrakty.
Šablona č. 1: Ukázkový sponzorský dopis pro akci
Pravděpodobně nejběžnějším sponzorským dopisem je jeden získat financování akce. Z konferencí, výstav a všeho mezi tím, pokud chcete pro svou akci získat finanční podporu od sponzora, postupujte podle této šablony.
Ahoj,
Nedávno jsem byl v kontaktu s nadcházející událost pro moji společnost / organizaci a uvedli, že byste se rádi obrátili.
Moje společnost / organizace myslela na akci nebo na ni a ráda by věděla, co si myslíte. Momentálně plánujeme hostit tuto událost na. Naše společnost….
Věříme, že bychom touto akcí mohli přilákat, ale hledáme správné finanční zázemí, například od. Pokud pomáháte naší společnosti / organizaci, vaše financování by to bylo.
Máte čas na další diskusi o této příležitosti? Prosím dej mi vědět.
S pozdravem
Šablona č. 2: Ukázkový sponzorský dopis pro sportovce
Pokud máte na pořadu atletický tým nebo sportovní vyžití, pak výše uvedená šablona dopisu opravdu nebude fungovat. Potřebujete jeden, který lépe vyhovuje vašim cílům, jako je tento.
Vážení,
Setkali jsme se před několika týdny v. Pamatuji si, jak jsem s vámi mluvil o vašem zájmu o sportovní příležitosti, a proto jsem si myslel, že vás teď oslovím.
Naše společnost / organizace organizuje a ráda by získala sponzorství. Tým, který jsme vybudovali, je opravdu talentovaný a nadšený, že hraje, ale potřebujeme podporu společnosti, jako je ta vaše, protože.
Díky našemu atletickému pronásledování by náš tým dokázal.
Rád bych s vámi o tom dále mluvil, kdykoli budete k dispozici. Dejte mi prosím vědět, co pro vás funguje. Mockrát vám děkuji za váš čas.
S pozdravem
Šablona č. 3: Ukázkový sponzorský dopis pro golfový turnaj
Pokud se více zaměřujete na konkrétní sport, například golfový turnaj, nebude váš sponzorský dopis totožný s výše uvedeným. Zde je několik vylepšení.
Dobrý den,
Byl jsem k vám odkázán a myslel jsem si, že se budete skvěle hodit jako vášnivý fanoušek a příznivce golfu.
To přiláká, což jsme si všimli, že se překrývá s některými vašimi vlastními firemními cíli. Mysleli jsme si tedy, že sponzorované partnerství bude pro nás oba vhodné.
Při přijímání sponzorství. Rád zodpovím jakékoli dotazy nebo s vámi tuto příležitost prodiskutuji. Co takhle ? Rád také zpracuji váš plán. Jen mi dejte vědět.
Těším se na vaše dotazy.
S pozdravem
Šablona č. 4: Ukázkový sponzorský dopis pro Contra nebo In- Milé sponzorství
Co když nehledáte nutně finanční prostředky nebo dar, ale spíše zboží a služby? Říká se tomu věcné sponzorství a vyžaduje to úplně jiný typ sponzorského dopisu.
Zde je šablona, která podnítí vaši kreativitu.
Dobré ráno / odpoledne,
Vaše jméno prošlo několika našimi spojeními a já jsem si myslel, že si udělám čas a formálně se představím. Já a moje organizace / společnost ano.
Moje společnost se zmínila, protože. V současné době naše organizace / společnost hledá věcné dary a my bychom se chtěli zeptat, zda byste uvažovali o darování.
Naše společnost / organizace by to musela udělat a věříme, že byste mohli být nedílnou součástí pomozte s tím. Pokud darujete.
Rád bych o tom s vámi více diskutoval, možná v případě, že to pro vás bude fungovat. Pokud ne, dejte mi prosím vědět vhodnější čas.
Mockrát vám děkuji,
Co je třeba se ve svém sponzorském dopise vyvarovat
Ve svém počátečním dosahu byste neměli dělat několik věcí. V žádném konkrétním pořadí to nejsou:
- Specifické finanční požadavky
- Mřížky a úrovně sponzorství
- Žádosti o bezplatné produkty pro věcné sponzorství
- Letáky, brožury, vzorky nebo návrhy
- Obrázky vašich zúčastněných stran nebo uživatelů programu
- Zaměření na potřebu
- Slova typu „komu může znepokojení “(Nezapomeňte adresovat dopis konkrétní osobě)
- Předpoklady týkající se jejich cílového publika nebo klíčových demografických údajů
- Sponzorské dohody požadující podpis nebo smlouvu při prvním oslovení jim
Soustřeďte se na hlavní cíl sponzorského dopisu: s úctou představit svou příležitost a požádat o schůzku.
Čas dalšího sledování!
Pokud jste svůj dopis zaslali chladnému zájemci, první věcí, kterou musíte udělat, je implementovat všechny techniky navržené v příspěvcích na blogu uvedených v tomto článku. Jinými slovy, zkuste kontakt zahřát a připojit se přímo s nimi.
Pokud nemůžete navázat přímé spojení s vaší vyhlídkou, připravte se na další kroky. Mnoho. Pamatujte, že tito lidé dostávají stovky těchto typů požadavků každý týden (nebo v některých případech každý den!). Začněte sledováním data a času, které jste jim řekli, a poté sledujte další.
Jak napsat dopis s poděkováním za sponzorství
Děkuji vám které pošlete svým sponzorům, se ve skutečnosti nazývá zpráva o plnění. Ve zprávě o plnění načrtnete všechny věci, které jste svým sponzorům slíbili, kolik zaplatili za tyto výhody, hmotné i nehmotné sponzorské výhody, a poté uvedete, jak dobře jste tato aktiva dodali, spolu s revidovanou hodnotou toho, skutečně doručeno.
Chcete se ujistit, že děkujete sponzorům do jednoho týdne od konce vaší akce nebo kampaně (nebo čtvrtletně, pokud máte se svými sponzory celoroční vztah).
Pamatujte, že pokud vám váš první kontakt se sponzorem píše dopis se žádostí o sponzorství, vaše šance na úspěch jsou velmi nízké! Sponzorský dopis můžete využít k upoutání jejich pozornosti, zahřátí hovoru nebo, ještě lépe, ke shrnutí výsledků nedávné schůzky, než přejdete k úplnému sponzorskému návrhu.
Jako poslední možnost, po při pokusu o všechny výše uvedené techniky může dopis se žádostí o sponzorství pomoci otevřít dveře … ale musíte to udělat správně! Dopis nebo návrh, bez ohledu na to, jak dobře napsaný, nikdy nenahradí dobré staromódní prodeje zaměřené na sponzory.
Závěr
Zatímco sponzorství Dopis může být cenným nástrojem pro získání kontaktu s potenciálním sponzorem, nemůžete jen žádat peníze hned po pálce. Psát jeden z těchto dopisů je umění. Díky šablonám, infografice a osvědčeným postupům, které jsou v tomto článku zdůrazněny, jste na dobré cestě k přibití dalšího sponzorského dopisu. Hodně štěstí!
O AUTOROVI
Chris Baylis je prezident a CEO The Sponzoring Collective a samozvaný sponzorský geek.
Po několika letech jako sponzor (to je pravda, ten, kdo investuje peníze!) Chris se rozhodl přejít na stranu sponzorského prodeje, kde osobně uzavřel desítky milionů dolarů ve sponzorských dohodách. Chris byl v první linii sponzorských dohod za několik milionů dolarů a vybudoval a trénoval týmy, aby učinily totéž.
Chris nyní tráví čas prací s klienty, aby si vážili jejich aktiv a budovali strategie, které řídí odbyt. Chris, který je uznávaným řečníkem a mezinárodním konzultantem, pomohl svým klientům získat miliony dolarů na sponzorství.
Spojte se s Chrisem prostřednictvím: The Sponzoring Collective | Twitter | LinkedIn