Formulář W-3 je předávací formulář se součty pro všechny části Formulář W-2. W-3, spolu s W-2, se každý rok zasílají správě sociálního zabezpečení, aby zobrazovaly celkové výdělky všech formulářů W-2. Oficiální název formuláře je „Převod mzdových a daňových výkazů“.
Formulář W-3 se používá pouze v případě, že posíláte papírové kopie formuláře W-2 správě sociálního zabezpečení. Pokud se rozhodnete podat zaměstnanecké formuláře W-2 na Správě sociálního zabezpečení online, nemusíte odesílat předávací formulář W-3.
Formulář W-2 a formulář W-3
Formulář W-2 je roční formulář mzdy a daně zaslaný na dvě různá místa:
- Poskytuje se každému zaměstnanci s uvedením jeho celkové mzdy a daní zaplacených v průběhu roku, aby jej mohl použít pro vykazování daně z příjmu, a
- je podán u správy sociálního zabezpečení ( NE IRS!) K ověření informací poskytnutých zaměstnanci.
Musíte sečíst mzdy pro všechny své zaměstnance pomocí informací o všech zaměstnancích W- 2 formuláře k vyplnění formuláře W-3.
Když musí být vyplněn formulář W-3
Lhůta pro předání formulářů W-2 zaměstnancům a zaslání formulářů W-2 a W-3 správě sociálního zabezpečení je stejné datum: 31. ledna roku následujícího po daňovém roce.
Protože datum, kdy dáte zaměstnancům formuláře W-2 a datum pro podání formulářů W-2 a W-3 u správy sociálního zabezpečení je stejné, možná budete chtít dát formuláře W-2 zaměstnancům dříve v lednu, abyste měli více času najít chyby.
Pokud si nemyslíte, že budete moci odeslat formuláře W-2 a W-3 včas, můžete požádejte o jedno 30denní prodloužení vyplněním formuláře 8809 – Žádost o prodloužení doby pro vrácení informací do souboru. Žádost musíte odeslat nejpozději do data splatnosti formuláře. Rozšíření není automatické, IRS poskytuje rozšíření pouze pro „mimořádné okolnosti nebo katastrofu.“
Kde můžete získat formuláře W-3
Nelze zkopírovat formulář W-3 nebo jej vytisknout z Internetu, protože formulář je vytištěn speciálním červeným inkoustem. Požadovaný typ formulářů W-3 musíte zakoupit ze stejného místa, kde kupujete formuláře W-2, nebo si je můžete nechat zpracovat zpracovatelem mezd nebo zpracovatelem daní. Můžete si je objednat z IRS na jejich online objednávkové stránce, kde najdete informace o vrácení. Tyto formuláře můžete také najít v softwarových programech pro daň z podnikání.
Vyplnění formuláře W-3 – rámečky A až H
Než začnete na formuláři pracovat, ujistěte se, že máte správnou verzi roku. Chcete verzi pro daňový rok, ne pro rok, ve kterém formulář připravujete. Použijte například rok 2020 verze pro vykazování daní roku 2020, i když na formuláři budete možná pracovat v roce 2021.
Informace o zaměstnavateli se zadávají do polí A až H
Kolonka a. Nepovinné kontrolní číslo, které můžete použít pro vlastní obchodní účely.
Kolonka b. Druh plátce. Většina podniků zaškrtněte políčko „Druh“ plátce „941“. Formulář 941 je formulář čtvrtletní zprávy o mzdě a dani vyplněný většinou zaměstnavatelů. Mezi další možnosti patří zaměstnavatel domácnosti a další.
Druh zaměstnavatele. Většina neziskových podniků zaškrtne u možnosti „Druh zaměstnavatele“ políčko „žádné použít“. Ostatní políčka jsou e pro neziskové organizace a zaměstnavatele federální vlády.
Kolonka c Celkový počet formulářů W-2. Sečtěte počet odesílaných formulářů W-2.
Rámeček d Číslo závodu pomáhá zaměstnavatelům identifikovat různé oblasti jejich podnikání podle místa, pobočky nebo divize. Můžete například chtít oddělit formuláře W-2 pro různé státy, kde zaměstnanci pracují.
Musíte oddělit formuláře W-2 a W-3 pro každou provozovnu, pokud v této části uvedete čísla provozoven, nebo můžete zkombinovat všechny své provozovny a odeslat všechny formuláře W-2 společně s jedním formulářem W-3.
Částky v jiných hlášeních o dani ze zaměstnání, včetně formulářů 941 a 944, musí souhlasit se částkami uvedenými ve formuláři W-3. Pokud se částky liší, může vás kontaktovat úřad IRS nebo SSA.
Krabice 1 až 19 – Informace o mzdách a daních
Položky ve druhé části (rámečky 1 až 19) jsou stejné pro W-2 i W-3. Ve formuláři W-3 musíte uvést součty všech polí pro všechny zaměstnance.
Dokument Obecné pokyny pro formuláře W-2 a W-3 obsahuje referenční příručky pro Box 12 Kódy a rámeček 13 Schéma zaškrtávacího políčka plánu odchodu do důchodu.
Poslední část formuláře vyžaduje, abyste poskytli své kontaktní údaje, včetně e-mailové adresy.
Viz podrobné pokyny k vyplnění formuláře W-3 v této publikaci IRS: Všeobecné pokyny IRS pro formuláře W-2 a W-3.
Kdy a jak podat formulář W-3
Formulář W-3 musí být zaslán na SSA spolu s kopií A formulářů W-2 pro každého zaměstnance.
Registrační adresa pro papírové formuláře W-2 a W-3 je:
Správa sociálního zabezpečení
Centrum přímého provozu
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Součty pro každou položku na W-3 se musí rovnat součtu pro všechny tyto položky na všech zaměstnancích W-2 formuláře. W-2 a W-3 také zahrnují celkové státní mzdy a srážky pro všechny zaměstnance.
Pokud podáte formuláře W-2 online
SSA doporučuje odeslat formuláře W-2 e-mailem. Nezapomeňte, že pokud přihlašujete online, nemusíte uvádět formulář W-3. Můžete použít web SSA Business Services Online (BSO). BSO generuje formulář W-3 automaticky na základě vašich formulářů W-2.
MUSÍTE soubor online, pokud máte vysoký počet formulářů W-2.
- U let včetně roku 2019 musíte nejprve elektronicky podat přihlášku, pokud máte 250 nebo více formulářů W-2 .
SSA má dvě možnosti elektronického podání prostřednictvím své sekce Business Services Online:
- W-2 Online: Můžete použít vyplňovací formulář W-3 k odeslání až 50 formulářů W-2 najednou.
- Nahrání souboru: Můžete použít konkrétní software pro daň z mezd, který formátuje soubory ke specifikacím SSA pro archivační formuláře W-2 elektronicky (EFW2).
Pokud uděláte chybu
Pokud uděláte chybu na a W-3 v důsledku výpočtů nebo pokud je jedna nebo více W-2 nesprávná, musíte podat formulář W-2c a W-3c u Správy sociálního zabezpečení.