Latinský význam slova kvorum je odvozen od slova, které znamená kdo. Obchodní a neziskové subjekty mají mnoho výhod, když tvoří správní radu. Hlavním důvodem, proč organizace vytvářejí správní radu, je sdružovat talenty jednotlivých ředitelů, aby činili nejlepší celková rozhodnutí o současném a budoucím směřování organizace. To znamená, že demografická skupina, která tvoří „kdo“ rozhodujících osob, má pro každou organizaci velký význam. Při nedodržování protokolu kvora může být několik členů příliš silných, což vytváří riziko, že rozhodnutí nebudou prospěšná pro dobro celku .
Robertova pravidla stanoví pravidla pro usnášeníschopnost týkající se protokolů pro případy, kdy nelze usnášeníschopnost změnit, změny stanov týkajících se usnášeníschopnosti a důležitost oznámení o schůzi, kde se bude hlasovat o důležitých hlasováních.
Definování kvora
Podle Robertových pravidel je definicí kvora minimální počet hlasujících členů, kteří musí být přítomni na řádně svolané schůzi, aby mohli podnikat jménem skupiny. . Kvorum by mělo sestávat z tak velkého počtu, jaké závisí na přítomnosti na všech schůzích, když počasí není výjimečně špatné.
Definice zní trochu vágně. Je! Robertovo Pravidla tuto definici rozvinula záměrně přizpůsobit rozmanitost organizací, které používají parlamentní postup.
Stanovení počtu nebo poměru kvora
Ve většině případů budou stanovy stanovovat pravidla pro usnášeníschopnost. Při absenci stanovené definice je prostá většina usnášeníschopná.
Ať už určujete kvótu kvora poprvé nebo předefinujete stanovy týkající se usnášeníschopnosti, pomůže vám vzít do úvahy několik věcí. Úvaha.
- Kdo jsou nejpravděpodobnější účastníci pravidelného zasedání správní rady?
- Co má největší smysl pro dosahování správných a vyvážených rozhodnutí?
S ohledem na tyto primární otázky lze kvórum nastavit jako procento členství nebo pevné číslo. Jaké procento je tedy usnášeníschopné? Při nastavování tohoto poměru nebo počtu nezapomeňte, že počet je převzat z počtu přítomných hlasujících členů. Proč je toto důležité? Řekněme, že stanovy stanoví, že členové mohou hlasovat poštou nebo na základě plné moci. Na schůzi, na které se bude hlasovat, není na schůzi přítomno dostatek členů, kteří by splnili kvórum. Nelze provádět žádné oficiální záležitosti, i když je dostatek hlasů pro splnění kvora, protože není přítomno dostatek členů.
Absence kvora
Je vzácné, že Zasedání představenstva má perfektní účast na každém zasedání po celý rok. Z tohoto důvodu Robertova pravidla určila pravidla pro podnikání v případě, že není usnášeníschopné. Celkově je jakékoli podnikání, které bylo provedeno bez přítomnosti kvora, neplatné, ale existuje několik výjimek. Zahrnují:
- přijetí opatření k usnášeníschopnosti
- stanovení času pro odložení
- pro odložení
- pro vybrání
Existuje také několik docela zřejmých věcí, které nelze provést, pokud není přítomno kvórum. Současní členové nemohou dát jednomyslný souhlas ani upozornit na další schůzku. V obou případech by nebyl dostatek členů k zajištění rozumného hlasování většiny.
Pokud je usnášeníschopné na začátku schůze a členové během schůze odejdou, což způsobí ztrátu kvora, Před jakýmkoli hlasováním by měl předseda uvést ztrátu kvora. Ostatní členové mohou také vznést procedurální námitku ohledně ztráty kvora, ale pouze v případě, že ostatní členové nemluví.
Změna kvocientu nebo poměru kvora
Členové správní rady by měli poznámka o červených vlajkách, které naznačují, že je čas na změnu stanov týkajících se uvedeného kvora. Pokrok a pohyb organizace vpřed vykazují pozitivní známky růstu, ale mohou také signalizovat druhý pohled na sekci kvora kvót ve stanovách. Vhodný čas na revizi protokolu usnášeníschopnosti je na výročním setkání strategického plánování, pokud do té doby něco neprovede revizi. Tady je několik rudých vlajek, které spustí kontrolu:
- když se několik členů stane příliš silných
- když se změní potřeby organizace
- když organizace prochází obdobím růstu
Výbory by měly postupovat opatrně, pokud jde o to, jak mění pravidla kvora. Správným způsobem je zasáhnout některá naše slova nebo celé pravidlo, vložit nová slova nebo nové pravidlo a hlasovat o něm jako o jedné otázce. Riziko při změně kvora tím, že nejprve narazí na pravidlo, je to, že kvora se okamžitě stane většina všech členů. Pro mnoho organizací stanoví téměř nemožné fórum pro získání kvora pro přijetí nového pravidla.
Úloha předsedy
Předseda zaujímá důležitou pozici, pokud jde o zajištění toho, aby všechny získané hlasy byly oficiální. I když je důležité, aby schůzky začaly včas, pokud není usnášeníschopné ve stanovenou dobu, měl by předseda počkat několik minut, aby zjistil, zda dorazí dostatek členů, aby se usnášeníschopnost zúčastnili. Členové mohou využít příležitosti kontaktovat ostatní členy a zjistit, zda je možné usnášeníschopnost. Není-li vyhlídka na usnášeníschopnost, měl by předseda oznámit, že není usnášeníschopné a nebude se jednat o žádné oficiální záležitosti.
Pokud předseda zahájí schůzi bez přítomnosti usnášeníschopnosti a člena, který hovoří pokud jde o problém, nesmí být tento člen přerušen za účelem konstatování, že není usnášeníschopné. Předseda by měl umožnit pokračování debaty a umožnit členovi vznést oznámení o tom, že není usnášeníschopné, když členové nemluví.
Pokud se ukáže, že není možné usnášeníschopnost dosáhnout, může se předseda přesunout odložit schůzi a naplánovat ji na jiné datum. To by také mohlo signalizovat odpověď předsedy, která by povzbudila členy hlasující k účasti na příštím zasedání. Přerušení schůze je obzvláště vhodným krokem, který předseda může učinit na výročním zasedání, kde je třeba provést důležitý obchod pro daný rok, včetně volby úředníků.
V případě, že není přítomno žádné kvorum, tajemník by měl do zápisu promítnout, kolik členů bylo přítomno, zda nebylo dosaženo kvora a datum a čas naplánovaného zasedání. Zápis by mohl obsahovat i prohlášení, že proběhly nezávazné diskuse.
Dodržování protokolů kvora udržuje organizaci vyváženou a demokratickou. Zatímco předseda správní rady nese primární odpovědnost za stanovení a oznámení o usnášeníschopnosti, všichni členové správní rady by měli nést odpovědnost za dodržování řádného parlamentního postupu jako systém kontrol a vyvážení.