Objekty kontingenční tabulky jsou jen tak dobré jako jejich podkladová data a mohou se rychle měnit. Pokud jsou kontingenční tabulky součástí řídicího panelu, nemusí odrážet aktualizace na úrovni zdroje. V závislosti na informacích, které vaše kontingenční tabulky sdělují, může být osvěžení nesmírně důležité, proto v tomto článku sdílím čtyři tipy, které by vám měly pomoci udělat proces obnovy snadný a flexibilní.
Používám Office 2016 pro Excel 2016 (desktop), ale tyto tipy platí pro dřívější verze. V prohlížeči můžete obnovit jednotlivé kontingenční tabulky, ale kontextová karta Analyzovat není přístupná; ani nemůžete nastavit možnosti kontingenční tabulky. Neexistuje žádný demonstrační soubor; nebudete jej potřebovat.
ZOBRAZIT: Zásady používání softwaru (Tech Pro Research)
Jak aktualizovat
Než se podíváme na osvěžující tipy, dovolte “ s rychle zkontrolovat, jak aktualizovat kontingenční tabulky. Chcete-li aktualizovat pouze aktuální kontingenční tabulku, klepněte na ni pravým tlačítkem myši a ve výsledné podnabídce vyberte možnost Obnovit. Nebo vyberte Obnovit z rozbalovací nabídky Obnovit ve skupině Data (na kontextové kartě Analýza). můžete také stisknout Alt + F5.
Existují dva rychlé způsoby, jak aktualizovat všechny kontingenční tabulky v aktuálním sešitu současně. Nejprve kliknutím do libovolné kontingenční tabulky otevřete kontextovou kartu Analýza. Poté vyberte Obnovit vše z možnosti Obnovit ve skupině Data. Zadruhé stiskněte Ctrl + Alt + F5.
1. Obnovit při otevření sešitu
Uživatelé si nebudou pamatovat na obnovení po změna podkladových údajů. Pokud jsou navíc kontingenční tabulky propojeny s externím zdrojem, určitě budete chtít aktuální hodnoty. Nejlepší způsob, jak zajistit, aby diváci viděli nejaktuálnější informace, je přinutit Excel k aktualizaci kontingenčních tabulek při otevření soubor následujícím způsobem:
- Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou kontingenční tabulku a ve výsledné podnabídce vyberte Možnosti kontingenční tabulky.
- Ve výsledném dialogu klikněte na kartu Data.
- Při otevírání souboru zaškrtněte možnost Obnovit data (obrázek A).
- Klikněte na OK a potvrďte změnu.
Obrázek A
Tato možnost vynutí, aby aplikace Excel při otevírání souboru aktualizovala kontingenční tabulku.
Zaškrtnutím této možnosti se aktualizuje vybraná kontingenční tabulka nebo všechny kontingenční tabulky se stejným zdrojem dat. Pokud máte jiné kontingenční tabulky, nezapomeňte nastavte tuto možnost pro všechny, kteří mají jiný zdroj dat.
2. Obnovujte v intervalech
Depen Pokud jde o to, jak důležitá jsou data, nebo zda je kontingenční tabulka součástí řídicího panelu, možná budete muset často aktualizovat, což je nepříjemné. Excel může kontingenční tabulku v intervalech aktualizovat, aby zajistil, že diváci získají aktuální data. Kontingenční tabulku budete muset uložit do datového modelu, když ji vytvoříte následujícím způsobem:
- Klikněte kamkoli do datové sady.
- Klikněte na kartu Vložit a potom klikněte na kontingenční tabulku ve skupině Tabulky.
- Ve výsledném dialogu zaškrtněte možnost Přidat tato data do datového modelu (obrázek B).
- Změňte všechna další nastavení.
- Klikněte na OK. (Přidání dat do datového modelu může chvíli trvat.)
Obrázek B
Přidejte do datového modelu novou kontingenční tabulku.
V tuto chvíli bod, uspořádejte kontingenční tabulku jako obvykle. Po dokončení můžete interval nastavit takto:
- Klikněte kamkoli do kontingenční tabulky.
- Klikněte na kontextové kartě Analýza a poté v rozevíracím seznamu Změnit zdroj dat (ve skupině Data) vyberte Vlastnosti připojení.
- Ve výsledném dialogovém okně zaškrtněte možnost Obnovit vše v ovládacím panelu Obnovit. Vpravo zadejte interval v minutách (obrázek C).
- Klikněte na OK.
Obrázek C
Zadejte interval v minutách.
Toto nastavení je užitečné zejména pro řídicí panely a externí zdroje dat.
3. Zachovat formátování buněk
Přidávání přímého formátování k hotové kontingenční tabulce je nepříjemné, jen aby po aktualizaci kontingenční tabulky zmizelo. Možná několik zvýrazníte nadpisy nebo přidejte barvu výplně, abyste zvýraznili obzvláště důležitou hodnotu. Proč trávit čas, když to Excel odstraní? Naštěstí můžete Excelu říct, aby nedržel ruce od přímého formátování, a to následovně:
- Klikněte pravým tlačítkem na kontingenční tabulku a ve výsledné podnabídce vyberte Možnosti kontingenční tabulky.
- Klikněte karta Rozložení & Formát.
- Ve spodní části možností zaškrtněte políčko Zachovat formátování buňky při aktualizaci (obrázek D).
- Klikněte na Dobře.
Obrázek D
Chraňte přímé formátování.
Je to snadný způsob, jak si zachránit hodně frustrace.
4. Zakázat automatické přizpůsobení
Kontingenční tabulky používají ve výchozím nastavení šířku sloupce automatického přizpůsobení. Při uspořádání dat můžete šířku sloupců zvětšit, jen je mít při obnově kontingenční tabulky se vrátíte zpět k automatickému přizpůsobení. Podobně jako při zachování přímého formátování můžete výchozí nastavení automatického zakázání deaktivovat takto:
- Klikněte pravým tlačítkem kamkoli do kontingenční tabulky.
- Klikněte na kartu Rozložení & Formát.
- Zrušte zaškrtnutí možnosti Šířky sloupců Automatického přizpůsobení při aktualizaci (obrázek E).
- Klikněte na OK.
Obrázek E
Zakáže výchozí nastavení automatické kontingenční tabulky.
Po deaktivaci této funkce budou po obnovení obnoveny vlastní šířky sloupců.
Zašlete mi dotaz týkající se Office
Odpovídám čtenářům na otázky, kdykoli mohu, ale neexistuje záruka. Neposílejte soubory, pokud o to nebudete požádáni; počáteční žádosti o pomoc, které přicházejí s připojenými soubory, budou smazány nepřečtené. Můžete poslat snímky obrazovky s vašimi údaji, které vám pomohou objasnit vaši otázku. Při kontaktování mě buďte co nejpřesnější. Například vyřešit můj sešit a opravit, co „špatně“ pravděpodobně nezíská odpověď, ale „Můžete mi říct, proč tento vzorec nevrací očekávané výsledky?“ mohl. Uveďte prosím aplikaci a verzi, kterou „používáte“. TechRepublic mi při pomoci čtenářům nehradí čas ani odborné znalosti, ani od čtenářů, kterým pomáhám, nežádám poplatek. Můžete mě kontaktovat na [email protected].
Viz také
- Office Q & A: Odkazy na Excel, kódy polí aplikace Word a trik s tabulkou (TechRepublic)
- 2 způsoby, jak anotovat obsah Wordu (TechRepublic)
- Pomocí ověření dat Excel zabráníte duplicitním hodnotám ve sloupci (TechRepublic)
- Super snadný způsob generovat nové záznamy ze sloupců s více hodnotami pomocí aplikace Excel Power Query (TechRepublic)
- 3 způsoby, jak přidat glosářové výrazy do dokumentu Microsoft Word 2016 (TechRepublic)
- chyby aplikace Excel: Jak Microsoft „Tabulka může být pro vaše zdraví nebezpečná (ZDNet)
- Microsoft přidá novou geografii, zásoby datových typů do aplikace Excel (ZDNet)