Volevamo vedere in prima persona come vengono elaborate le richieste di pensionamento e scoprire se le storie che avevamo sentito erano vere. Ad esempio, ci era stato detto di un misterioso sistema di corrieri in cui un camion rosso pieno di cartelle di pensionamento andava regolarmente da Boyers a Breezewood, in Pennsylvania. Lì è stato accolto da un altro camion rosso che ha trasportato i file per il resto della strada a Washington. Si è scoperto che esiste effettivamente un sistema di corriere per il trasporto di file che viene eseguito più volte alla settimana, ma a quanto pare si basa su camion standard, non su veicoli rossi speciali.
Abbiamo anche appreso che lo spazio dellufficio non è più naturalmente fresco di 60 gradi, ma è stato aggiornato con moderne apparecchiature HVAC per mantenere una temperatura confortevole per i dipendenti. Potremmo lasciare i nostri maglioni in macchina.
Nonostante il fatto che non ci fossero segreti nascosti rivelati durante il nostro tour, siamo rimasti affascinati dallapprendere di più su ciò che accade in questo spazio cavernoso.
Abbiamo imparato che questo è un posto dove i dipendenti federali vanno a lavorare ogni giorno in uno spazio ufficio con pareti aspre di calcare sabbiato che sono state dipinte di un argento brillante. I piani sono allineati con 22.000 schedari, impilati per 10 e organizzati in file, contenenti 400 milioni di documenti di pensionamento civile. Disposti da un capo allaltro, questi schedari si estenderebbero per 26 miglia. Impilati uno sullaltro, si eleverebbero quattro volte più in alto del Monte Everest.
La storia del centro di lavorazione risale al 1902, quando US Steel scoprì questo magazzino di calcare a circa unora a nord di Pittsburgh e iniziò a estrarlo per utilizzarlo nella produzione di acciaio. Nel 1950, le attività minerarie cessarono e la società iniziò a utilizzare le caverne che aveva creato per proteggere i documenti aziendali. Nel 1954, lo spazio veniva affittato alle aziende e al governo degli Stati Uniti per larchiviazione dei documenti. Nel 1960, le operazioni pensionistiche federali si spostarono dal Pension Building (ora National Building Museum) a Washington a Boyers. Oggi, lo spazio è di proprietà di Iron Mountain, una società di gestione di dati e record.
Nel 1960, la struttura aveva 30.000 piedi quadrati di spazio di archiviazione dedicato con 42 dipendenti che lavoravano principalmente in lavori legati allarchiviazione di file. Oggi, ci sono 221.000 piedi quadrati di spazio con più di 500 dipendenti, ora concentrati principalmente sul lavoro operativo coinvolto nellelaborazione del pensionamento. Ci sono altri 150 dipendenti che lavorano nella vicina città di East Butler presso il call center OPM. Altri 300 dipendenti lavorano per Retirement Services presso la sede OPM di Washington.
Il carico di lavoro presso il Retirement Operations Center è sbalorditivo. Di seguito sono riportate alcune statistiche sulle sue attività di elaborazione nellanno fiscale 2018:
- 114.151 richieste di pensione
- 93.969 richieste di rimborso
- 1.682.983 telefonate
- 251.150 messaggi di posta elettronica
- 84.000 modifiche della designazione del beneficiario
- 185.000 corrispondenza scritta
- 4.036.540 Servizi di pensionamento Attività online
I pensionati possono utilizzare i servizi online per aggiornare i loro indirizzi postali, modificare le designazioni della ritenuta alla fonte dellimposta sul reddito federale e statale, richiedere un libretto di rendita duplicato o stampare la carta didentità dei Servizi per la pensione. Più i pensionati e le loro famiglie si rivolgono ai servizi online per i bisogni di base, più velocemente il team di Boyers può rispondere a domande più complesse.
Durante il nostro tour, abbiamo appreso di molte modifiche recenti per migliorare lefficienza del noioso processo di aggiudicazione delle richieste di rimborso e di risposta a varie altre richieste relative ai benefici pensionistici. Erano in corso sessioni di formazione in molte aree che abbiamo visitato e le registrazioni dei pensionati venivano mantenute in modo ordinato e sicuro.
Siamo tornati dal nostro viaggio con un rinnovato senso di ottimismo sul fatto che i benefici pensionistici dei dipendenti federali siano in buone mani. La prossima settimana condividerò ciò che abbiamo appreso sul processo passo dopo passo dellelaborazione dei reclami per aiutarti a capire cosa succede quando passi da dipendente federale a pensionato.