Scrivere un appello efficace o una lettera di richiesta
Quando scrivere una lettera
Molte politiche universitarie richiedono la scrittura di una lettera . A volte una lettera è il modo più efficace per inviare un determinato messaggio. Quando parli con qualcuno, usi la posta elettronica o compili un modulo non ha funzionato o non è pratico, prova con una lettera.
Formato
Elementi:
Gli elementi che si trovano nelle tipiche lettere commerciali sono:
- indirizzo postale completo del mittente
- data di scrittura della lettera
- indirizzo della persona a cui è indirizzata la lettera
- oggetto
- saluto
- body (il messaggio principale)
- chiusura gratuita
- riga della firma (assicurati di firmare la tua lettera)
- note di allegato e copia
Lettera del modello:
Il modello seguente utilizza tutti gli elementi dellelenco. Il layout di cui sopra è una questione di scelta personale, così come la decisione di includere un numero di telefono e un indirizzo e-mail.
Nota: il testo della lettera modello è eccezionalmente breve. La maggior parte delle lettere di richiesta e di appello richiedono una o due pagine.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20 febbraio , 2018
- Dr. Jane Skool, professoressa al College of _____________
San Diego State University di San Diego, CA 92182 + codice di posta - Oggetto: richiesta di esame
- Gentile Dr. Skool:
- Scrivo per richiedere un esame speciale nel Corso 101. Il 12 marzo, data dellesame regolarmente programmato, devo presentarmi in tribunale come testimone. Ho allegato una copia della citazione in giudizio.
- Grazie per aver dedicato del tempo per considerare la mia richiesta. Per favore contattami via e-mail o telefono se hai domande.
- Rispettosamente,
Sam Student - Samuel Student
Red ID * - Encl.
Cc: John O. Smith
Contenuto e tono
Mentre laspetto di una lettera è importante, il contenuto e il tono determineranno se la lettera fa davvero il suo lavoro. Rivedere qualsiasi politica pertinente e prestare particolare attenzione a ciò che il decisore deve sapere per prendere in considerazione un ricorso o una richiesta. Queste sono le informazioni che dovrebbero essere incluse nella tua lettera.
Dichiarazione di apertura
La prima o due frasi dovrebbero indicare chiaramente lo scopo della lettera.
Ti scrivo per presentare ricorso contro il mio attuale stato disciplinare e scusarmi per il mio coinvolgimento nel floor crawl che mi ha portato a essere avvisato. Mi rendo conto che quello che mi sembrava un divertimento innocuo era in realtà un pericolo per la mia salute e quella degli altri. Mi dispiace sinceramente per le mie azioni quella notte …
Scrivo per richiedere un sovraccarico di corsi per il 2018-2019 …
Sii fattuale
Includi dettagli fattuali ma evita di drammatizzare la situazione.
Alla fine di ottobre mi è stata diagnosticata la tonsillite. Sono stato malato per oltre una settimana e ho perso la maggior parte degli esami di medio termine.
NO Alla fine di ottobre, dopo essermi sentita veramente male per alcuni giorni, mi sono finalmente trascinata ai servizi sanitari per studenti …
Sii specifico
Se un appello o una richiesta dipende da fatti particolari che il decisore vorrà verificare, essere specifico.
Mi sono perso un test il 23 gennaio, perché sono volato a Vancouver il 19 gennaio per il funerale di mio nonno e sono tornato il 26 gennaio. Allego la ricevuta della compagnia aerea e posso fornire ulteriori conferme se fosse utile.
NON dovevo partecipare a un funerale fuori città, quindi il 23 gennaio mi sono perso il test.
Documentazione
Includi tutta la documentazione richiesta dalla politica o necessaria per giustificare le tue affermazioni. Se la documentazione viene inviata da una terza parte, specificarlo con i dettagli.
Dr. Ebbene, il medico di mio padre ha accettato di scriverti in merito …
Attenersi al punto
Non ingombrare la tua lettera con informazioni o richieste che non hanno alcun collegamento essenziale con il messaggio principale.
Non cercare di manipolare il lettore
Minacciare, persuadere, supplicare, supplicare, adulare e fare promesse stravaganti sono metodi manipolatori e di solito inefficaci.
Se mi dai la possibilità di tornare in residenza il prossimo anno, prometto di lavorare sodo, arricchirmi e donare un milione di dollari allUniversità …
Come parlare Informazioni sui sentimenti
Si è tentati di sopravvalutare il caso quando qualcosa è importante per noi. Quando i sentimenti sono una parte legittima di un messaggio, possiedi il sentimento e dichiaralo come un fatto.
Quando ho visto il voto, sono rimasto molto deluso.
Sii breve
Scrivere una buona lettera breve è più faticoso che lungo. I decisori impegnati apprezzano lo sforzo extra.
Evita errori
Una lettera farà una migliore impressione se viene digitata; privo di errori di ortografia e grammatica; privo di slang; e inserito nella busta di dimensioni corrette.MA è molto più importante rispettare le scadenze e indicare chiaramente lo scopo che inviare una lettera completamente priva di errori.
Conserva copie
Fino a quando una questione non viene risolta, conserva le copie di tutte le lettere inviate o ricevute, nonché i documenti e i moduli pertinenti.
* Adattato da The University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson