Zasada 8 minut: co to jest i jak działa w WebPT

W przypadku większości transakcji kupujący-sprzedający obliczenie kosztu produktu lub usługi jest dość proste. Nie ma skomplikowanych formuł określania wartości pieniężnej pizzy lub biletu do kina; po prostu płacisz reklamowaną cenę firmy. Jednak jeśli chodzi o płatności Medicare za usługi terapii odwykowej, sprawy nie zawsze są takie proste. Tak, mówię o przerażającej Zasadzie 8-minutowej (a.k.a. Regule Ósemek). Tak więc, oto podsumowanie reguły, a także jej działanie w WebPT – a następnie obszerne FAQ.

Podstawy

Reguła 8 minut reguluje proces rehabilitacji terapeuci określają, ile jednostek powinni wystawić Medicare za usługi terapii ambulatoryjnej, które świadczą w określonym terminie (dodatkowy nacisk na słowo „Medicare”, ponieważ ta zasada nie ma zastosowania do innych ubezpieczeń, chyba że określili, że postępują zgodnie z fakturowaniem Medicare) Zasadniczo terapeuta musi zapewnić bezpośrednią terapię jeden na jednego przez co najmniej osiem minut, aby otrzymać zwrot kosztów za kod leczenia oparty na czasie. Może się to wydawać dość proste, ale sytuacja staje się trochę skomplikowana, gdy rachujesz za obie oparte na kodach i usługach dla pojedynczej wizyty pacjenta – i na tym polega klucz do prawidłowego stosowania tej reguły.

Oparte na czasie a oparte na usługach

Porozmawiajmy najpierw o różnicy między czasem oparte na usługach i oparte na usługach kody CPT. Używałbyś kodu opartego na usługach (lub bez limitu czasu), aby oznaczyć usługi, takie jak przeprowadzanie badania fizjoterapeutycznego lub ponowne badanie, zakładanie gorących lub zimnych opakowań lub zapewnienie stymulacji elektrycznej (bez nadzoru). W przypadku takich usług nie można wystawić faktury na więcej niż jedną jednostkę – niezależnie od ilości czasu spędzonego na świadczeniu leczenia.

Z drugiej strony, kody czasowe (lub bezpośrednie) pozwalają wystawiać rachunki na wiele jednostek w 15-minutowych odstępach (tj. jedna jednostka = 15 minut terapii bezpośredniej). Są to kody, których używasz do indywidualnych, stałych procedur i metod, takich jak ćwiczenia lub zajęcia terapeutyczne, terapia manualna, reedukacja nerwowo-mięśniowa, trening chodu, ultradźwięki, jonoforeza lub stymulacja elektryczna (z udziałem).

Minuty i jednostki

Zgodnie z wytycznymi CPT, każdy kod czasowy odpowiada 15 minutom leczenia. Ale czas leczenia tych kodów nie zawsze będzie podzielony na idealne 15-minutowe bloki. Co się stanie, jeśli wykonasz USG tylko przez 11 minut? Albo terapia manualna przez 6 minut? W tym miejscu pojawia się Zasada 8-minutowa: Zgodnie z regułami Medicare, aby wystawić rachunek na jedną jednostkę czasowego kodu CPT, musisz wykonywać powiązaną modalność przez co najmniej 8 minut. Innymi słowy, Medicare sumuje wszystkie minuty wykwalifikowanej terapii indywidualnej (czas bezpośredni) i dzieli wynikową sumę przez 15. Jeśli pozostało osiem lub więcej minut, możesz wystawić rachunek za dodatkową jednostkę. Ale jeśli pozostanie siedem minut lub mniej, Medicare nie zwróci Ci kosztów za kolejną pełną jednostkę, a pozostałą część musisz porzucić. Aby podać prosty przykład, jeśli wykonywałeś terapię manualną przez 15 minut i ultradźwięki przez 8 minut, możesz wystawić dwie bezpośrednie jednostki czasu.

Jednak gdy wchodzą w grę kody bez limitu czasu, sytuacja staje się trochę bardziej zagmatwana . Tak więc, aby dowiedzieć się, ile łącznych jednostek należy rozliczać, należy zawsze zacząć od obliczenia całkowitego czasu (tj. Czas bezpośredni + czas bez nadzoru). Następnie porównaj sumę z poniższą tabelą, aby zobaczyć maksymalną łączną liczbę kodów, które możesz obciążyć:

Kluczowym słowem jest tutaj „maksimum”. Są chwile, kiedy nie możesz wystawić rachunku za pełną liczbę jednostek podaną w tabeli, np. Załóżmy, że w jednym dniu usługi zapewniasz pacjentowi 30 minut ćwiczeń terapeutycznych, 15 minut terapii manualnej, 8 minut ultradźwięki i 30 minut stymulacji elektrycznej (bez nadzoru). Zgodnie z regułą 8 minut najpierw obliczysz całkowity czas zabiegu: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minuty łącznie

Zgodnie z tabelą, możesz wystawić maksymalnie 6 jednostek. Jednak w tym przypadku, dodając swoje bezpośrednie kody czasowe (oparte na czasie), wyniesie to 53 minuty. Jeśli podzielisz 53 przez 15, otrzymasz 3 z reszta z 8, co oznacza, że możesz wystawić rachunek za 4 jednostki kodów czasowych.Ale ponieważ kod bez limitu czasu obejmuje pozostałe 30 minut całkowitego czasu – i możesz wystawić rachunek za tę bezobsługową modalność tylko za 1 jednostkę, niezależnie od tego, ile minut pacjent spędził na odbiorze usługi – nie możesz wystawić rachunku za pełne 6 jednostek wskazanych powyższy wykres. Zamiast tego zapłaciłbyś rachunek za 2 jednostki ćwiczeń terapeutycznych, 1 jednostkę terapii manualnej, 1 jednostkę ultradźwięków i 1 jednostkę stymulacji elektrycznej (bez nadzoru), co daje łącznie 5 jednostek.

Różne przypomnienia

A jeśli podzielisz swój bezpośredni czas w minutach o 15, pozostała część stanowi kombinację pozostałych minut z więcej niż jednej usługi (na przykład 5 minut terapii manualnej i 3 minuty USG)? Czy wystawiasz rachunek za jedną usługę, wszystkie usługi, czy za żadną z nich? Odpowiedź zależy od używanych przez Ciebie wytycznych dotyczących płatności. Według Medicare, o ile suma twoich pozostałości wynosi co najmniej osiem minut, powinieneś wystawić rachunek za indywidualną usługę o największym łącznym czasie, nawet jeśli suma ta wynosi mniej niż osiem minut. (W powyższym przykładzie zapłacisz 1 dodatkową jednostkę terapii manualnej).

Ubezpieczenia inne niż Medicare

Jednak ważne jest, aby zrozumieć, że są ubezpieczyciele, którzy nie wymagają dostawców do przestrzegania zasady 8 minut. Jak wskazuje ten zasób, zgodnie z metodologią znaczącej części (SPM) nie ma kumulacji minut ani pozostałych; aby naliczyć opłatę za jednostkę usługi, musisz wykonać tę usługę przez „znaczną część” 15 minut (tj. co najmniej 8 minut). Oznacza to, że jeśli Twoje pozostałe minuty pochodzą z kombinacji usług, nie możesz rachunek za którykolwiek z nich, chyba że jedna usługa zajmuje co najmniej osiem minut.

Jednak w niektórych przypadkach użycie SPM może faktycznie umożliwić naliczenie opłaty za więcej jednostek niż w przypadku reguły 8 minut. Jako przykład w cytowanym powyżej zasobie pokazuje, że jeśli wykonasz 10 minut terapii manualnej i 8 minut ćwiczeń terapeutycznych na pacjencie, możesz wystawić rachunek za 1 jednostkę terapii manualnej w ramach reguły 8 minut i 1 jednostkę terapii manualnej plus 1 jednostkę ćwiczenie terapeutyczne w ramach SPM. Ale skąd wiesz, jakiej metodologii rozliczeń używa dany płatnik? Programy finansowane przez federalne organy państwowe korzystają z reguły 8 minut. W przypadku innych najlepiej jest zapytać. Jeśli firma ubezpieczeniowa nie ma preferencji, możesz obliczyć swoje jednostki za pomocą obu metod detekcji ermine, która będzie lepiej służyć Twojej praktyce.

Billowi czy nie Billowi?

Wróćmy teraz do matematyki na zasadzie 8-minutowej. Jakby cała mieszana reszta nie wystarczyła, aby utrzymać Cię na palcach, oto jeszcze jedna krzywa z Reguły Ósemek: w niektórych przypadkach prawdopodobnie nie powinieneś wystawiać rachunków za usługę, nawet jeśli ją zapewniłeś. Weźmy na przykład jonoforezę. Jak wyjaśnił ekspert ds. Rozliczeń ubezpieczeniowych Rick Gawenda, pacjent poddawany jontoforezie może otrzymać bezpośrednie, wykwalifikowane leczenie od terapeuty tylko przez dwie lub trzy minuty; pozostały czas (po włączeniu maszyny) nie podlega rozliczeniu, ponieważ Medicare nie uważa tego za „czas wykwalifikowany”. (Na marginesie, sprawdzenie skóry pacjenta pod kątem uszkodzeń po wyjęciu elektrody byłoby uważane za terapię zręcznościową, co daje czas na rozliczenie. Jest jednak mało prawdopodobne, aby ten czas wystarczył, aby przekroczyć próg 8 minut). zgodnie z zasadą 8 minut terapeuta w tym scenariuszu nie byłby w stanie obciążyć żadnych jednostek za ten konkretny zabieg.

Zasada 8 minut w WebPT

Jeśli to wszystko mówienie o ilorazach i resztach wywołuje retrospekcje do matematyki piątej klasy – yikes, długie dzielenie! – nie martw się. WebPT automatycznie podwójnie sprawdza twoją pracę i ostrzega, jeśli coś się nie zgadza. Wszystko, co musisz należy odnotować czas spędzony na każdej modalności podczas przechodzenia przez normalny proces dokumentacji, wraz z liczbą jednostek, które chcesz zafakturować. Jeśli te dwie sumy nie są zgodne, WebPT nie tylko poinformuje Cię, że coś jest nie tak, ale Poinformujemy Cię również, czy rachunek został naliczony za dużo, czy za mało. W ten sposób możesz szybko zidentyfikować i naprawić problem problem – a tym samym zapewnić dokładną płatność. Dodatkowo będziesz mieć szczegółowy rejestr usług, które świadczyłeś w każdym dniu świadczenia usługi – coś, o co prosi wielu lokalnych audytorów MAC, aby uzasadnić roszczenia dotyczące płatności i procesy.

To nie było takie złe, prawda? Jeśli nadal masz pytania, czytaj dalej. Zebraliśmy listę najczęściej zadawanych pytań dotyczących reguły 8 minut – wraz z odpowiedziami. Nie widzisz odpowiedzi, której szukasz? Zostaw nam swoje pytanie w sekcji komentarzy na dole tego posta.

Często zadawane pytania dotyczące reguły 8 minut

Co to jest reguła 8 minut?

Mówiąc prościej, aby otrzymać płatność z Medicare za określony czasowo (lub stałą obecność) kod CPT, terapeuta musi zapewnić bezpośrednie leczenie przez co najmniej osiem minut. Aby obliczyć liczbę płatnych jednostek za datę świadczenia usługi, dostawcy muszą zsumować całkowitą liczbę minut wykwalifikowanej terapii indywidualnej i podzielić ją przez 15. Jeśli pozostało osiem lub więcej minut, można wystawić rachunek na jeszcze jedną jednostkę. W przeciwnym razie nie możesz.

Co to są kody CPT oparte na czasie?

Kody oparte na czasie (lub stałej obecności) pozwalają na zmienne rozliczenia w 15-minutowych odstępach. Różnią się one od kodów opartych na usługach (lub nieokreślonych w czasie), które dostawcy mogą wystawić rachunek tylko raz, niezależnie od tego, jak długo spędzają na przeprowadzaniu określonego leczenia.

Zgodnie z zasadą 8 minut, jeśli terapeuta zapewnia 15 minut ćwiczenia terapeutyczne, 8 minut treningu chodu, 8 minut terapii manualnej i 10 minut trakcji mechanicznej, co należałoby zapłacić?

Na początek zsumujmy całkowity czas zabiegu: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minut. Zgodnie z powyższym wykresem, maksymalna łączna liczba kodów, które możesz wystawić za 41 minut to 3. Teraz weźmy całkowitą liczbę minut usług stałej obecności: 15 + 8 + 8 = 31. Następnie podziel tę liczbę przez 15. Otrzymasz dwa Usługi 15-minutowe plus jedna dodatkowa minuta. Tak więc, zapłacisz jedną jednostkę ćwiczeń terapeutycznych plus jedną jednostkę treningu chodu lub terapii manualnej. Ponieważ wykonałeś te usługi przez ten sam czas, możesz wybrać jedną z nich. W sekcji komentarzy tego posta ekspert ds. Zgodności Tom Ambury sugeruje, że „zawsze wybieraj procedurę, która przynosi największe korzyści pacjentowi”. Następnie dodałbyś jedną jednostkę na nieokreśloną trakcję mechaniczną.

Co to jest mieszana pozostałość?

Mieszana pozostałość to kombinacja pozostałych minut z więcej niż jednej usługi po obliczył całkowitą liczbę pełnych jednostek, które możesz rozliczyć. Na przykład, jeśli zapewnisz 20 minut terapii manualnej i 18 minut ultradźwięków, możesz obciążyć jedną pełną jednostkę za każdą z 5 minut terapii manualnej i 3 minuty pozostałego ultradźwięków. zasady dotyczące naliczania rachunków za pozostałe minuty różnią się w zależności od płatnika, w przypadku Medicare, o ile suma Twoich pozostałych wynosi co najmniej osiem minut, należy wystawić rachunek za indywidualną usługę o największym łącznym czasie – nawet jeśli suma ta jest mniejsza niż osiem minut samodzielnie. Tak więc w powyższym przykładzie zapłaciłbyś za 1 dodatkową jednostkę terapii manualnej.

Czy liczba godzin pracy terapeuty dziennie – lub liczba pacjentów, z którymi terapeuta przyjmuje dziennie —Względem wymagań rozliczeniowych dotyczących Reguły 8 minut?

Jako Brook Andrus wyjaśnia w sekcji komentarzy: „Zasada 8 minut nie uwzględnia liczby godzin dziennie, które terapeuta pracuje, ani liczby pacjentów, których terapeuta leczy w ciągu dnia. Liczy się tylko liczba minut, jaką terapeuta spędził na świadczeniu każdej zafakturowanej usługi. ”

Czy Zasada 8 minut ma zastosowanie do usług Medicare Część A?

Nie; Zasada 8 minut dotyczy tylko usług Medicare Część B.

Czy Reguła 8 minut ma zastosowanie do kodów terapii grupowej?

Jak wyjaśnia Lauren Milligan poniżej: „Jeśli jesteś dzieląc swoją uwagę między pacjentów – zapewniając tylko krótki, sporadyczny kontakt osobisty lub udzielając tych samych instrukcji dwóm lub więcej pacjentom w tym samym czasie – należy obciążyć każdego pacjenta jedną jednostką 97150 niezależnie od czasu. Ponieważ terapia grupowa jest nieokreślona kod, nie ma określonego minimalnego czasu wymaganego do wystawienia rachunku. Medicare zaleca jednak, aby sesje terapii grupowej były wystarczająco długie, aby zaspokoić potrzeby każdego z pacjentów w grupie… ”

Jakie firmy ubezpieczeniowe wymagają od dostawców przestrzegania zasady 8 minut?

Wszystkie plany finansowane przez władze federalne – w tym Medicare, Medicaid, TriCare i CHAMPUS – wymagają zastosowania zasady 8 minut, podobnie jak niektórzy płatnicy komercyjni W celu ustalenia wymagań dla płatników indywidualnych najlepiej jest skontaktować się bezpośrednio z płatnikiem y.

Która metoda rozliczeń jest lepsza – reguła 8 minut czy SPM?

To zależy. Oczywiście w przypadku Medicare i innych płatników, którzy wymagają reguły 8-minutowej, dostawcy nie mają wyboru co do metody rozliczeń. W przypadku płatników komercyjnych, którzy nie mają takich wymagań, dostawcy mogą chcieć wykonać oba obliczenia, aby zobaczyć, która metoda daje najlepsze wyniki. Zgodnie z tym źródłem „tylko jedna metoda rozliczenia może być stosowana na indywidualną sesję terapeutyczną”. W razie wątpliwości zawsze skontaktuj się z płatnikiem, aby dowiedzieć się więcej o jego konkretnych wymaganiach dotyczących płatności.

Jak zmieniają się zasady, jeśli rozliczam tylko jedną usługę?

Jeśli świadczysz tylko jedna usługa, musisz dostać się do 23 minut przed wystawieniem rachunku za drugą jednostkę.Na przykład, jeśli wykonałeś 9 minut zajęć terapeutycznych i 10 minut terapii manualnej, naliczysz opłatę za jedną jednostkę, mimo że łącznie jest to 19 minut. Ale jeśli wykonałeś 19 minut ćwiczeń terapeutycznych, wystawiłbyś rachunek tylko za jednostkę.(Na marginesie, jest to prawdą, niezależnie od tego, czy używasz SPM, czy reguły 8 minut).