John Kotter, profesor przywództwa i zarządzania zmianą w Harvard Business School, przedstawił przełomowy 8-Step Change Model w swojej książce „Leading Change” z 1995 roku. Zbudowany na podstawie pracy Kurta Lewina model wyznacza 8 kluczowych etapów procesu zmian, argumentując, że zaniedbanie któregokolwiek z nich może wystarczyć, aby cała inicjatywa zakończyła się niepowodzeniem.
Krok pierwszy: Stwórz pilność
Pomysł, że zmiana jest konieczna dla sukcesu organizacji, może być bardzo potężna. Jeśli potrafisz stworzyć środowisko, w którym ludzie są świadomi istniejącego problemu i widzą możliwe rozwiązanie, prawdopodobnie wzrośnie poparcie dla zmiany. Pomoże w tym rozmowa o tym, co się dzieje i w jakim kierunku może podążać organizacja. Jednym ze sposobów na rozpoczęcie tego jest utworzenie forum, na którym poruszane i omawiane są problemy i potencjalne rozwiązania. Ten krok polega na przygotowaniu i Kotter szacuje, że około 75% kierownictwa firmy musi stać za zmianą, aby odniosła sukces. To podkreśla jego uwagę, że ważne jest, aby dobrze przygotować się przed rozpoczęciem procesu zmiany. Ten krok stwarza „potrzebę” zmiany, a nie tylko „chęć” zmiany. Różnica jest bardzo ważna, jeśli chodzi o prawdopodobne wsparcie i ostateczny sukces zmiany.
Krok drugi: Stwórz silną koalicję
Bardzo trudno będzie przewodzić całej zmianie samodzielnie, dlatego ważne jest, aby zbudować koalicję, która pomoże Ci kierować innymi. Koalicja, którą budujesz, powinna składać się z szeregu umiejętności, doświadczenia i ludzi z różnych dziedzin biznesu, aby zmaksymalizować jej efektywność. Koalicja może pomóc w rozpowszechnianiu wiadomości w całej organizacji, delegowaniu zadań i zapewnianiu wsparcia dla całej organizacji. Członkowie zespołu, którzy współpracują, uzupełniają się i mogą zmusić się do cięższej pracy, ułatwią Ci życie i zwiększą szanse powodzenia zmiany.
Krok trzeci: Stwórz wizję zmiany
Inicjatywa dotycząca zmiany może być bardzo skomplikowana i często może być trudna do zrozumienia, szczególnie dla pracowników na niższych szczeblach hierarchii . Z tego powodu stworzenie wizji, która jest łatwa do zrozumienia i zawiera ogólny cel, jest użytecznym sposobem generowania wsparcia ze strony całej organizacji. Wizja ta powinna być prosta i zrozumiała, ale musi być również inspirująca, aby przyniosła maksymalny efekt.
Krok czwarty: Przekaż wizję
Stworzenie wizji nie wystarczy, aby wygenerować dla niej wsparcie, należy ją następnie zakomunikować w całej organizacji. Jest to doskonała okazja, aby wykorzystać stworzoną przez siebie koalicję, ponieważ między nimi prawdopodobnie będą mieć sieci w każdym obszarze działalności. Ważne jest, aby nieustannie przekazywać tę wiadomość, ponieważ jest prawdopodobne, że rozpowszechniane są również wiadomości konkurencyjne.
Krok piąty: usuwanie przeszkód
Pierwsze cztery kroki są niezbędne do budowania siły inicjatywy na rzecz zmiany, ale ważne jest również, aby szukać tego, co prawdopodobnie zmniejszy jej szanse sukces. Niezależnie od tego, czy są to osoby, tradycje, przepisy czy przeszkody fizyczne, prawdopodobnie będzie kilka barier blokujących ścieżkę Twojej zmiany. Zidentyfikuj je tak wcześnie, jak to możliwe i polegaj na dostępnych zasobach, aby je rozbić, bez zakłócania innych obszarów działalności.
Krok szósty: tworzenie krótkoterminowych zwycięstw
Procesy zmian często wymagają czasu, aby przynieść jakiekolwiek korzyści, co może spowodować spadek wsparcia, jeśli ludzie uznają, że ich wysiłek został zmarnowany. Z tego powodu ważne jest, aby zademonstrować zalety nowego procesu, tworząc krótkoterminowe wygrane. Cele krótkoterminowe są również użytecznymi narzędziami motywacji i kierunku. Wykorzystanie tych zwycięstw do uzasadnienia inwestycji i wysiłku może pomóc w ponownym zmotywowaniu pracowników do dalszego wspierania zmiany.
Krok siódmy: buduj na zmianie
Wiele procesów zmian kończy się niepowodzeniem, gdy wkrada się samozadowolenie pod koniec i projekt nie jest ukończony prawidłowo. Dlatego Kotter twierdzi, że ważne jest, aby utrzymać i utrwalić zmianę przez długi czas po jej dokonaniu. Ustawiaj cele i analizuj, co można zrobić lepiej, aby kontynuować doskonalenie.
Krok ósmy: zakotwiczenie zmian w kulturze korporacyjnej
Sama zmiana nawyków i procesów pracowników nie zawsze wystarczy, aby zaszczepić zmianę kulturową w całej organizacji. Zmiany powinny stać się częścią rdzenia Twojej organizacji, aby miały trwały efekt. Zatrzymanie starszych interesariuszy na pokładzie, zachęcanie nowych pracowników do przyjęcia zmian i docenianie osób, które wprowadzają zmianę, pomogą promować zmianę w samym rdzeniu Twojej organizacji.
Głównym powodem, dla którego Kotter przedstawia te kroki, jest aby podkreślić, że zmiana nie jest prostym i szybkim procesem.Wymaganych jest wiele etapów planowania, a nawet po wdrożeniu zmiany wciąż pozostaje wiele do zrobienia, aby zapewnić jej sukces. Kotter twierdzi, że 70% inicjatyw zmian kończy się niepowodzeniem i przypisuje to faktowi, że większość organizacji nie podejmuje koniecznych przygotowań lub nie przeprowadza prawidłowo projektu. Postępując zgodnie z tymi krokami, zapewnisz, że Twoja inicjatywa zmiany ma większe szanse na długoterminowy sukces.