Uniwersytet Stanowy San Diego

Pisanie skutecznego odwołania lub listu z prośbą

Kiedy napisać list

Wiele polityk uniwersyteckich wymaga napisania listu . List jest czasem najskuteczniejszym sposobem wysłania określonej wiadomości. Kiedy rozmowa z kimś, używanie e-maila lub wypełnianie formularza nie zadziałało lub jest niepraktyczne, wypróbuj list.

Format

Elementy:

Elementy występujące w typowych listach biznesowych to:

1. pełny adres pocztowy nadawcy
2. data napisania listu
3. adres osoby, do której list jest adresowany
4. temat
5. zwrot grzecznościowy
6. treść (główna wiadomość)
7. bezpłatne zamknięcie
8. wiersz podpisu (pamiętaj o podpisaniu listu)
9. załącznik i zapisy kopii

Wzór listu:

Poniższy model wykorzystuje wszystkie elementy z listy. Powyższy układ jest kwestią osobistego wyboru, podobnie jak decyzja o umieszczeniu numeru telefonu i adresu e-mail.

Uwaga: tekst wzoru listu jest wyjątkowo krótki. Większość listów odwoławczych i żądań wymaga jednej lub dwóch stron.

1. Samuel Student
   123 ABC Street
   San Diego, CA 92120

   (619) 555-1234

2. 20 lutego , 2018
3. Dr. Jane Skool, profesor
   College of _____________
   San Diego State University
   San Diego, CA 92182 + kod pocztowy
4. Temat: Wniosek o egzamin
5. Szanowny Dr Skool:
6. Piszę z prośbą o egzamin specjalny na Kursie 101. 12 marca, w dniu regularnego egzaminu, muszę stawić się w sądzie jako świadek. W załączeniu odpis wezwania do sądu.
7. Dziękuję za poświęcenie czasu na rozważenie mojej prośby. W przypadku pytań proszę o kontakt mailowy lub telefoniczny.
8. Z poważaniem,
   Sam Student
9. Samuel Student
   Red ID *
10. Zał.
    DW: John O. Smith

Treść i ton

Chociaż wygląd listu jest ważny, treść i ton decydują o tym, czy list rzeczywiście spełnia swoje zadanie. Przejrzyj odpowiednie zasady i zwróć szczególną uwagę na to, co decydent powinien wiedzieć, aby rozpatrzyć odwołanie lub prośbę. To są informacje, które powinny znaleźć się w Twoim liście.

Oświadczenie początkowe
Pierwsze lub dwa zdania powinny jasno określać cel listu.

Piszę, aby odwołać się od mojego obecnego statusu dyscyplinarnego i przeprosić za moje zaangażowanie w pełzanie po podłodze, które doprowadziło do wezwania mnie do ostrzeżenia. Zdaję sobie sprawę, że to, co wydawało mi się nieszkodliwą zabawą, było w rzeczywistości zagrożeniem dla zdrowia mojego i innych. Szczerze żałuję moich działań tamtej nocy…

Piszę z prośbą o przeładowanie kursu na lata 2018-2019…

Opowiadaj się na faktach
Uwzględnij szczegóły faktów, ale unikaj dramatyzowania sytuacji.

Pod koniec października zdiagnozowano u mnie zapalenie migdałków. Byłem chory przez ponad tydzień i opuściłem większość egzaminów w połowie semestru.

NIE Pod koniec października, po kilku dniach ciężkiej choroby, w końcu zaciągnąłem się do poradni studenckiej…

Bądź konkretny
Jeśli odwołanie lub prośba zależy od konkretnych decydent będzie chciał zweryfikować, być konkretnym.

Nie zdałem egzaminu 23 stycznia, ponieważ 19 stycznia poleciałem do Vancouver na pogrzeb dziadka i wróciłem 26 stycznia. Załączam pokwitowanie z lotu i mogę dostarczyć dodatkowe potwierdzenie, jeśli byłoby to pomocne.

NIE Musiałem uczestniczyć w pogrzebie poza miastem, więc nie zdałem egzaminu 23 stycznia.

Dokumentacja
Dołącz wszelką dokumentację wymaganą przez polisę lub potrzebną do uzasadnienia twoich roszczeń. Jeśli dokumentacja jest wysyłana przez stronę trzecią, podaj to szczegółowo.

Dr. Cóż, lekarz mojego ojca zgodził się napisać do ciebie w tej sprawie…

Trzymaj się sedna
Nie zaśmiecaj swojego listu informacjami lub prośbami, które nie mają istotnego związku z głównym przesłaniem.

Nie próbuj manipulować czytelnikiem
Groźby, nakłanianie, błaganie, błaganie, pochlebstwa i składanie ekstrawaganckich obietnic to metody manipulacyjne i zwykle nieskuteczne.

Jeśli dasz mi szansę powrotu do rezydencji w przyszłym roku, obiecuję, że będę naprawdę ciężko pracować, wzbogacić się i przekazać uniwersytetowi milion dolarów…

Jak rozmawiać O uczuciach
Kuszące jest wyolbrzymianie przypadku, gdy coś jest dla nas ważne. Kiedy uczucia są uzasadnioną częścią wiadomości, zawładnij tym uczuciem i przedstaw je jako fakt.

Kiedy zobaczyłem swoją ocenę, byłem bardzo rozczarowany.

Bądź zwięzły
Pisanie dobrego, krótkiego listu wymaga więcej pracy niż długiego. Zapracowani decydenci doceniają dodatkowy wysiłek.

Unikaj błędów
List zrobi lepsze wrażenie, jeśli zostanie napisany; wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych; wolne od slangu; i umieszczone w kopercie o odpowiednim rozmiarze.ALE o wiele ważniejsze jest dotrzymanie terminów i jasne określenie celu, niż przesłanie listu całkowicie bezbłędnego.

Przechowuj kopie
Do czasu rozstrzygnięcia sprawy przechowuj kopie wszystkich wysłanych lub otrzymanych listów, a także odpowiednie dokumenty i formularze.

* Na podstawie Biura Ombuds University of Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsperson