Zakres projektu – to ruchomy cel, na który chcesz spojrzeć w dziesiątkę, zanim zaczniesz mapować Twój projekt. Zdefiniowany jako suma wszystkich zasobów, elementów dostarczanych, funkcji i zadań w ramach danego projektu, zakres projektu to granica, w której istnieje cały projekt. Ale aby nawet zacząć to definiować, musisz zagłębić się nieco głębiej i nakreślić zakres projektu, aby lepiej zdefiniować cele biznesowe, rezultaty i nie tylko, aby uzyskać poparcie kluczowych interesariuszy.
To jest Deklaracja zakresu projektu i podobnie jak zakres prac (SOW), istnieje po to, aby wzmocnić zakres projektu dla wszystkich uczestniczących stron.
Co to jest Deklaracja zakresu projektu?
Deklaracja dotycząca zakresu, zwykle sporządzana przez kierownika projektu, przedstawia cały projekt, w tym wszelkie produkty i ich cechy, a także listę interesariuszy, na których będzie to miało wpływ. Będzie również zawierać wszelkie główne cele projektu, rezultaty i cele, które pomogą zmierzyć sukces.
Deklaracja zakresu projektu będzie głównym narzędziem dla interesariuszy i członków zespołu do odwoływania się i stosowania jako wytyczna do dokładnego pomiaru sukces projektu.
Powiązane: Jak sporządzić plan zarządzania interesariuszami
Zarys zakresu projektu
Podobny do pięciu W dziennikarstwa – kto, co, kiedy , Gdzie, Dlaczego – aby właściwie zarysować zakres projektu, musisz odnieść się do tych siedmiu rzeczy:
Uzasadnienie
Żaden projekt nie rozpoczyna się bez potrzeby, która już istnieje, więc użyj tego jako twoje uzasadnienie. Rozpocznij określenie zakresu projektu od wyjaśnienia potrzeby projektu i sposobu, w jaki efekt końcowy rozwiąże tę potrzebę.
Przykłady potrzeb mogą obejmować:
- Konkurent przybył wyjść z nowym produktem, który obecnie nie ma konkurencji rynkowej.
- Opinie klientów proszą o nowe narzędzie do uwzględnienia w Twoim produkcie
- Pojawiła się szansa na integrację pionową / powtarzające się przychody
Opis zakresu
Może wydawać się to łatwe, ale jest to jeden z ważniejszych kroków. Z wysokiego poziomu wypisz, co jest objęte zakresem twojego projektu, a co poza zakresem. Pomoże to ustalić granice istnienia projektu. Zarządza również oczekiwaniami / wkładem interesariuszy i daje członkom zespołu pewne kreatywne ograniczenia, w ramach których mogą pracować.
Cele biznesowe
Zarysuj cele biznesowe, definiując cele, do których firma ma nadzieję osiągnąć dzięki temu projektowi. Może to obejmować daty celów wprowadzenia produktu na rynek, nowy model biznesowy generujący wyższy wskaźnik powtarzających się przychodów, wyższą satysfakcję klientów, zwiększenie liczby kupujących po raz pierwszy i inne.
Elementy dostarczane w ramach projektu
Lista przedstawia produkty, które członkowie zespołu muszą wyprodukować, aby osiągnąć cele biznesowe. Może to obejmować sam produkt, instrukcje obsługi i instalacji, materiały marketingowe, informacje prasowe, kampanie reklamowe i nie tylko.
Wykluczenia projektów
Chociaż konieczne jest określenie granic wokół tego, co projekt zawiera od samego początku, bardzo ważne jest również, aby wymienić, czego ten projekt nie obejmuje. Na przykład:
- Aktualizacje aplikacji, które są planowane w późniejszym projekcie i celowo nie są uwzględnione w tym projekcie
- Ograniczony lub zmieniony harmonogram dostępu klienta do niektórych linii pomocy / funkcji produktu
Ograniczenia
To właśnie ograniczenia projektu sprawiają, że zarządzanie projektami to taka zagadka do rozwiązania. Trzy najważniejsze ograniczenia – lub potrójne ograniczenie – w zarządzaniu dowolnym projektem to zazwyczaj czas, pieniądze i zakres. Są ze sobą powiązane, co oznacza, że jeśli pociągniesz za jedną dźwignię „zakresu”, inna dźwignia „pieniędzy” lub „czasu” również się poruszy.
Ale istnieją dodatkowe ograniczenia projektu, które mogą pojawić się w dowolnym momencie , w tym ryzyko, zasoby, organizacja, metoda, klienci i nie tylko. Wypisz wszystkie ograniczenia, które przewidujesz w swoim projekcie, abyś mógł wypróbować rozwiązania gotowe do uruchomienia w razie potrzeby.
Założenia
Twoje założenia projektowe zwykle obracają się wokół rzeczy, które ostatecznie ograniczają czas, pieniądze i zakres. Na przykład w tej sekcji wymienisz „zespół programistów frontendu będzie dostępny w tym okresie projektu” lub „zespół obsługi klienta otrzyma szkolenie dotyczące nowych produktów do x”. Ważne jest, aby je wymienić, ponieważ nie tylko powie kluczowym interesariuszom, jakie są Twoje podstawowe zasoby potrzebne do realizacji projektu, ale także da ci szybki wgląd w to, gdzie leżą Twoje największe czynniki ryzyka.
Powiązane: Strategie zarządzania interesariuszami & Narzędzia
Zarys deklaracji zakresu projektu pomoże Ci działać jako znaczniki podczas tworzenia pełnej deklaracji zakresu.Ponieważ o ile przewidywanie przyszłości projektu jest niemożliwe na tak wysokim poziomie, jest to pierwszy krok do przybliżenia projektu do wyniku. Rozpoczynając od siedmiu kluczowych stwierdzeń powyżej, możesz uzyskać przewagę w udanym projekcie.
Oświadczenie o zakresie projektu a zakres prac
Jest kilka rzeczy, które obejmują zakres projektu oświadczenia zwykle są mylone, w tym zakres prac. Mogą brzmieć podobnie, ale oto podstawowe różnice między tymi dwoma.
Twój zakres pracy to umowa o pracę, zwykle między konsultantem a klientem, która szczegółowo określa umowę o pracę do wykonania, w tym: ale nie ograniczając się do:
- Dostarczane / produkty / wyniki
- Harmonogram projektu
- Kamienie milowe projektu
- Raporty do katalogowania postępów projektu
Chociaż napisanie zakresu Twojej pracy może być czasochłonne, zawiera on zarys samego projektu, a niekoniecznie planu, który należy wykonać. Z kolei deklaracja zakresu projektu spełnia tę rolę, szczegółowo określając i określając dokładnie, czego się spodziewać po planie projektu i samym projekcie.
Oświadczenie dotyczące zakresu projektu a plan zarządzania zakresem projektu
Mogą brzmieć podobnie, a wynik projektu może być podobny, ale opis zakresu projektu różni się od planu zarządzania zakresem projektu. Plan zarządzania zakresem projektu jest tym, co następuje po deklaracji zakresu projektu, wyszczególniając projekt od początku do końca.
Dodatkowo pomaga zdefiniować pracę, która musi zostać wykonana w trakcie projektu, a także kontroluje i monitoruje te procesy. Dokumentuje również i śledzi fazy, aby uniknąć pełzania zakresu, i pomaga w zamykaniu projektu, w tym w audycie rezultatów i ocenie wyniku projektu pod kątem czynników sukcesu.
Twoja deklaracja zakresu nie jest tak zaangażowana – jest po prostu parasol nad planem zarządzania zakresem projektu, działający jako rubryka dla interesariuszy i członków zespołu.
Najlepsze praktyki zapewniające udaną deklarację zakresu projektu
Oto najlepsze praktyki do rozważenia podczas pisania instrukcji zakresu projektu:
- Unikaj używania języka z dużą ilością żargonu. Będziesz rozmawiać z wieloma osobami z różnych działów i specjalizacji, więc używaj spójnego i zrozumiałego języka.
- Mów krótko. Ponieważ jest to dokument, który poszukuje poparcia ze strony interesariuszy, prawdopodobnie będzie trzeba dokonać wielu edycji przed jego sfinalizowaniem i będzie to konieczne, aby był to szybki przewodnik na później. Postaraj się więc zachować prostotę i zachowaj słownictwo dla całego planu projektu.
- Trzymaj się z dala od obszernych stwierdzeń. Nie chcesz nadmiernie angażować zasobów w projekt, zanim jeszcze się on rozpocznie.
- Upewnij się, że odpowiada on na pytania, takie jak:
- Jakie są długoterminowe korzyści biznesowe?
- Co zapewnia naszym klientom, czego jeszcze nie ma?
- Czy jest to lepsze niż to, co obecnie oferujemy na rynku?
W jaki sposób ProjectManager.com może pomóc w określeniu zakresu projektu
Wdrażanie dużych projektów może wymagać zarówno czasu, jak i energii. Nie pozwól, by cię to przytłoczyło przed rozpoczęciem. Na początek możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu struktury podziału pracy i uzyskać wizualizację elementów dostarczanych, a także zadań niezbędnych do wykonania przed przesłaniem opisu zakresu projektu.
Stamtąd możesz wypróbować ProjectManager.com i skorzystaj z naszych funkcji zarządzania zadaniami, aby zorganizować wszystkie niezbędne zadania, uszeregować je pod względem ważności i posortować według fazy projektu. Możesz nawet poprosić inne osoby o wkład: członkowie zespołu mogą bezpośrednio komentować zadania, aby komunikacja była zorganizowana i rzeczowa.
Powiązane: Przewodnik po strukturze podziału pracy (WBS)
Miej oko na swoje zasoby, zadania, elementy dostarczane i nie tylko, aby projekt mógł przebiegać zgodnie z planem. Dzięki ProjectManager.com możesz przećwiczyć mapowanie osi czasu swojego projektu za pomocą naszego wykresu Gantta, sporządzić listę wyników za pomocą naszej listy zadań lub narzędzia Kanban i zaprosić członków zespołu do przejrzenia osi czasu przed przesłaniem oświadczenia o zakresie do kluczowych interesariuszy. Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny już dziś.