Zmiana zachowania – sposób, w jaki ludzie akceptują, przyjmują i dokonują zmian – jest podstawą nowoczesnego zarządzania zmianą. Struktury ITSM obejmują różne podejścia do zarządzania zmianą, ale wszystko zaczęło się od jednego: 3-stopniowy model zmiany Kurta Lewina.
Początkowo popularna koncepcja, obecne myślenie ITSM krytykuje model Lewina za zbyt uproszczony i abstrakcyjny, aby zarządzać zmianami w rzeczywisty sposób. W dzisiejszym, szybkim, złożonym i dynamicznym środowisku IT w przedsiębiorstwach, trójstopniowy model dostarcza ograniczonych wskazówek przydatnych w działaniu.
Jednak zrozumienie tych kroków zapewnia niezbędny wgląd w zarządzanie zmianą, więc spójrzmy.
Jaki jest trójstopniowy model zmiany?
Lider w zarządzaniu zmianą, Kurt Lewin był niemiecko-amerykańskim psychologiem społecznym na początku XX wieku. Jako jeden z pierwszych, który badał dynamikę grup i rozwój organizacyjny, Lewin opracował 3-stopniowy model zmiany w celu oceny dwóch obszarów:
- Proces zmian w środowiskach organizacyjnych
- Jak status quo może zostać zakwestionowany w celu wprowadzenia skutecznych zmian.
Lewin zaproponował, że zachowanie każdej jednostki w odpowiedzi na proponowaną zmianę jest funkcją zachowania grupy. Każda interakcja lub siła wpływająca na strukturę grupy wpływa również na zachowanie jednostki i jej zdolność do zmiany. Dlatego środowisko grupowe lub „pole” musi być brane pod uwagę w procesie zmiany.
Trzystopniowy model zmiany opisuje status quo jako obecną sytuację, ale proces zmiany – proponowaną zmianę – powinien następnie przekształcić się w pożądany stan w przyszłości. Aby zrozumieć zachowanie grupy, a tym samym zachowanie poszczególnych członków grupy podczas procesu zmiany, musimy ocenić całość i złożoność dziedziny. Jest to również znane jako teoria pola, która jest szeroko stosowana do tworzenia modeli zmian, w tym 3-stopniowego modelu Lewina.
3 etapy zmiany
Przyjrzyjmy się, jak trójstopniowy model Lewina opisuje naturę zmiany, jej implementację i typowe wyzwania:
Krok 1: Odblokuj
Lewin identyfikuje ludzkie zachowanie w odniesieniu do zmiany jako quasi-stacjonarny stan równowagi. Stan ten jest sposobem myślenia, zdolnościami umysłowymi i fizycznymi, które można prawie całkowicie osiągnąć, ale jest on początkowo usytuowany tak, że umysł może ewoluować bez faktycznego osiągnięcia tej zdolności. Na przykład choroba zakaźna może szybko rozprzestrzeniać się w populacji i opierać się początkowym środkom powstrzymującym eskalację. Ostatecznie, dzięki postępowi medycyny, chorobę można leczyć i praktycznie zniknąć z populacji.
Lewin twierdzi, że zmiana następuje po podobnym oporze, ale siły grupowe (pole) uniemożliwiają jednostkom przyjęcie tej zmiany. Dlatego musimy pobudzić stan równowagi, aby zainicjować zachowanie, które jest otwarte na zmiany. Lewin sugeruje, że emocjonalne poruszenie może zakłócić dynamikę grupy i siły związane z poczuciem własnej nieomylności wśród poszczególnych członków grupy. Z pewnością istnieje wiele sposobów na zburzenie obecnego status quo i będziesz chciał się zastanowić, czy potrzebujesz zmiany w jednostce, czy w firmie, w grupie osób.
Rozważmy proces przygotowywania posiłku. Pierwszą zmianą, zanim cokolwiek innego może się wydarzyć, jest „odmrożenie” żywności – przygotowanie jej na zmianę, niezależnie od tego, czy jest zamrożona i wymaga rozmrożenia, czy surowa żywność wymagająca mycia. Model 3-Krokowy Lewina uważa, że ludzka zmiana ma podobną filozofię, więc musisz najpierw odmrozić status quo, zanim będziesz mógł wprowadzić zmianę organizacyjną.
Chociaż nie jest to formalnie część modelu Lewina, działania w ramach tego etapu odblokowania mogą obejmować:
- Ustalenie co należy zmienić.
- Przeprowadź badanie swojej firmy.
- Zrozum, dlaczego zmiana jest konieczna.
- Zapewnienie wsparcia ze strony kierownictwa i C -suite.
- Porozmawiaj z interesariuszami, aby uzyskać wsparcie.
- Sformułuj swój problem jako taki, który pozytywnie wpływa na całą firmę.
- Tworzenie potrzeby zmiany.
- Przekaż przekonujący komunikat o tym, dlaczego zmiana jest najlepsza.
- Przekaż zmianę za pomocą swojej długoterminowej wizji.
Krok 2: Zmień
Gdy już to zrobisz „Odblokuj” status quo, możesz zacząć wprowadzać zmiany. Zwłaszcza zmiana organizacyjna jest niezwykle złożona, więc przeprowadzenie dobrze zaplanowanego procesu zmiany nie gwarantuje przewidywalnych rezultatów. W związku z tym należy przygotować różne opcje zmian, od planowanego procesu zmiany po metodę prób i błędów. Przy każdej próbie zmiany sprawdź, co zadziałało, a które nie, które części były odporne itp.
Podczas tego procesu oceny istnieją dwa ważne czynniki wpływające na pomyślną i długoterminową skuteczność procesu wdrażania zmiany: przepływ informacji i przywództwo.
- Przepływ informacji odnosi się do dzielenia się informacje na wielu poziomach hierarchii organizacyjnej, udostępnianie różnorodnych umiejętności i wiedzy oraz koordynowanie rozwiązywania problemów w całej firmie.
- Przywództwo definiuje się jako wpływ określonych osób w grupie na osiąganie wspólnych celów. Dobrze zaplanowany proces zmiany wymaga zdefiniowania wizji i motywacji.
Iteracyjne podejście jest również niezbędne do utrzymania zmiany. Według Lewina zmiana pozostawiona bez odpowiedniego wzmocnienia może być krótkotrwała i dlatego nie spełnia celów procesu zmian.
W fazie zmian firmy powinny:
- Szeroko i jasno informuj o planowanym wdrożeniu, korzyściach i kogo to dotyczy. Odpowiadaj na pytania, wyjaśniaj nieporozumienia i rozpraszaj plotki.
- Promuj i wzmacniaj działania. Zachęcaj pracowników do aktywnego angażowania się w zmianę i wspieraj menedżerów w zapewnianiu codziennych i cotygodniowych wskazówek pracownikom.
- Zaangażuj innych tak bardzo, jak to możliwe. Te łatwe korzyści mogą się kumulować w większe zyski, a praca z większą liczbą osób może pomóc w poruszaniu się po różnych interesariuszach.
Krok 3: Odświeżenie
Cel ostatniego kroku – ponowne zamrażanie – ma na celu podtrzymanie wprowadzonej zmiany. Celem jest, aby zaangażowani ludzie uznali ten nowy stan za nowy status quo, aby nie stawiali już oporu siłom, które próbują wprowadzić zmianę. Normy grupowe, działania, strategie i procesy zmieniają się zgodnie z nowym stanem.
Bez odpowiednich kroków, które podtrzymują i wzmacniają zmianę, uprzednio dominujące zachowanie ma tendencję do ponownego umacniania się. Będziesz musiał wziąć pod uwagę zarówno formalne, jak i nieformalne mechanizmy wdrażania i zamrażania tych nowych zmian. Rozważ jeden lub więcej kroków lub działań, które mogą być wystarczająco silne, aby przeciwdziałać skumulowanemu efektowi wszystkich sił opornych na zmianę – te silniejsze kroki pomagają zapewnić, że nowa zmiana zwycięży i stanie się „nową normalnością”.
W fazie Refreeze firmy powinny wykonać następujące czynności:
- Wiązać nowe zmiany z kulturą, identyfikując czynniki wspierające zmiany i bariery zmiany.
- Opracowywać i promować sposoby utrzymania zmiany długoterminowe. Rozważ:
- Zapewnienie wsparcia przywództwa i kierownictwa oraz dostosowanie struktury organizacyjnej w razie potrzeby.
- Ustanowienie procesów informacji zwrotnych.
- Stworzenie systemu nagród.
- Oferuj szkolenia, wsparcie i komunikację zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. Promuj zarówno formalne, jak i nieformalne metody oraz pamiętaj o różnych sposobach uczenia się pracowników.
- Świętuj sukces!
Trzystopniowy Model Zmiany Lewina zapewnia intuicyjne i fundamentalne zrozumienie tego, jak zachodzą zmiany, w kontekst zachowań społecznych obserwowanych na poziomie indywidualnym i zbiorowym w grupie. Od czasu wprowadzenia tej teorii w 1951 r. Zarządzanie zmianą przyjęło zarówno wspierające, jak i przeciwne kierunki. To ważne przypomnienie: kiedy współczesne ramy zarządzania zmianą nie sprawdzają się w konkretnych przypadkach użycia i potrzebach biznesowych, rozważ te podstawy zrozumienia zachowań społecznych w świetle zmian.