Znaczniki edycji to niezwykle przydatne narzędzie do współpracy z redaktorami. Funkcje edycji programu Word pozwalają zobaczyć, jakie zmiany wprowadził edytor w porównaniu z oryginalnym dokumentem. W ten sposób Twój redaktor lub korektor nie musi pamiętać wszystkich problemów, które znaleźli w oryginalnym dokumencie, ani zapisywać całej listy komentarzy pod Twoim tekstem. Zamiast tego mogą działać w utworzonym dokumencie.
Funkcje korekty mogą być również używane do innych celów.
Korzystanie z Narzędzia do sprawdzania
Nawet jeśli nie współpracujesz z redaktorem lub korektorem, możesz kreatywnie używać znaczników edycji. Możesz zapisywać alternatywne pomysły na fragmenty, akapity, zdania lub słowa. Alternatywnie możesz użyć komentarzy jako notatek na temat niektórych fragmentów lub zdań, co świetnie nadaje się do przemówień i prezentacji. Zasadniczo możesz korzystać z funkcji edycji MS Worda na wiele kreatywnych sposobów.
Usuwanie znaczników edycji
Istnieją dwa rodzaje znaczników edycji: Śledź zmiany i komentarze. Są użytecznymi dodatkami do przyborników zarówno autora, jak i redaktora. Tam, gdzie śledzone zmiany można zaakceptować lub odrzucić, komentarze można tylko usunąć (rozwiązać).
Śledzone zmiany
Najlepszym sposobem opisania narzędzia śledzenia zmian jest przykład. Powiedzmy, że pracujesz nad projektem pisarskim z redaktorem. Po wysłaniu pisemnego projektu do edycji mogą łatwo zasugerować zmiany, które możesz zaakceptować lub odrzucić.
Alternatywnie możesz użyć tego przydatnego narzędzia, gdy redaktor poinstruuje Cię, aby zmienić coś w projekt pisemny. Następnie wyślesz im wyedytowaną kopię oryginalnego dokumentu, aby mogli przejrzeć i zaakceptować lub odrzucić wprowadzone zmiany.
Aktywacja śledzonych zmian jest łatwa. Po prostu przejdź do zakładki Recenzja w MS Word i kliknij przycisk Śledź zmiany. Znaczniki edycji można usunąć na dwa sposoby.
Gdy otrzymasz wersję dokumentu zawierającą śledzone zmiany, po prostu znajdź przycisk Akceptuj na karcie Recenzja. Zanim go klikniesz, wybierz konkretną zmianę, którą chcesz zaakceptować. Teraz kliknij Zaakceptuj, co spowoduje usunięcie oryginalnej wersji i zastąpienie jej nową.
Alternatywnie możesz użyć znajdującego się obok przycisku Odrzuć, aby odrzucić zmiany i przywrócić oryginalną wersję tekstu. Oczywiście program Word zastosuje zwykłe formatowanie do wszystkich zaakceptowanych zmian. Odrzucone zmiany zostaną po prostu usunięte z dokumentu.
W ten sposób możesz utrzymać porządek i porządek, co jest bardzo ważne, jeśli pracujesz nad jednym projektem z kimś innym.
Z drugiej strony komentarze działają w zupełnie inny sposób. Chociaż komentarze również wyróżniają zaznaczony tekst, nie są w nim wprowadzane żadne zmiany. Po wybraniu fragmentu przejdź do karty Recenzja w programie Word i kliknij opcję Nowy komentarz. Spowoduje to dodanie komentarza po prawej stronie dokumentu. Możesz tu napisać, co chcesz i nie wpłynie to na główny tekst.
Komentarze można usunąć na dwa sposoby. Pierwszym jest użycie polecenia Usuń komentarz, dostępnego z zakładki Recenzja lub z menu prawego przycisku myszy. Po prostu upewnij się, że najpierw wybrałeś skomentowany fragment. Innym sposobem usunięcia komentarza jest całkowite usunięcie komentowanego fragmentu. Po prostu wybierz go i naciśnij Backspace lub Delete na klawiaturze, a fragment wraz z komentarzem zniknie.
Usuwanie znaków korekty
Znaczniki korekty są często mylone z narzędziem Śledzenie zmian, ale w celu uświadomienia sobie różnica między nimi, najpierw musisz poznać różnicę między edycją a korektą. Tam, gdzie korekta jest po prostu końcową recenzją tekstu, edycja polega na ulepszeniu tekstu. Korekta zazwyczaj obraca się wokół gramatyki i formatowania, podczas gdy edycja może obejmować wiele sesji między redaktorem a autorem.
Dlatego opcje śledzenia zmian i komentarzy są niezbędne dla redaktorów. Z drugiej strony korektorzy nie zajmują się zbytnio sugestiami i komentarzami; nadają tekstowi ostateczny szlif, zadanie, które w mniejszym stopniu obejmuje pisarza. Prawdą jest jednak, że redaktorzy często również dokonują korekty.
Znaki sprawdzania
Znaki korekty obejmują poprawki gramatyczne i ortograficzne, a także sugestie i znaki formatowania.Aby uzyskać dostęp do opcji poprawiania gramatyki i pisowni, przejdź do zakładki Plik, kliknij Opcje i wybierz Sprawdzanie w wyświetlonym oknie. W tym miejscu możesz spersonalizować opcje sprawdzania lub po prostu całkowicie je wyłączyć.
Możesz pomyśleć, że korekta dotyczy tylko pisowni i gramatyki, ale jest to mniej oczywista strona. Jednym z podstawowych zadań korektora jest zapewnienie właściwego formatowania tekstu i dokumentów. Aby to zrobić, korektor może użyć znaczników formatowania. Po włączeniu wyraźnie pokazują, gdzie zostały użyte spacje, łączniki, akapity i inne elementy tekstowe.
Przechodząc do Plik, Opcje, a następnie wybierając kartę Wyświetl w wyskakującym oknie, możesz wyłącz – lub włącz – następujące opcje: znaki tabulacji, spacje, znaki akapitu, ukryty tekst, opcjonalne łączniki i zakotwiczenia obiektów. Te narzędzia są niezbędne do przeprowadzania korekt.
Usuwanie znaków
Usunięcie znaczników edycji i korekty nie oznacza tylko ich usunięcia. Możesz zaakceptować lub odrzucić zmiany wprowadzone w trybie śledzenia zmian i na przykład wyłączyć narzędzia do korekty.