Jak napisać zasady dotyczące obecności pracowników, które są sprawiedliwe dla wszystkich

Masz kilka minut opóźnienia? Przespałeś budzik? Utknąłeś w korku? Zdarza się najlepszym z nas. W rzeczywistości ponad 1 na 4 pracowników przyznaje, że spóźnia się do pracy przynajmniej raz w miesiącu.

Ale jeśli chodzi o frekwencję pracowników, nawet drobne rzeczy mogą zacząć się sumować. Według Centrum Kontroli Chorób (CDC), straty produktywności związane z absencją kosztowały pracodawców w USA 225,8 miliardów dolarów rocznie, czyli 1685 dolarów na pracownika w 2015 roku. Chociaż może to być nieoczekiwana nieobecność raz w miesiącu lub opuszczona zmiana tu i tam, pojedynczy pracownik frekwencja może mieć duże konsekwencje dla Twoich wyników finansowych.

Wprowadź zasady obecności pracowników

Polityka obecności pracowników to udokumentowany zestaw reguł opracowanych w celu poprawy produktywności pracowników, zmniejszenia absencji i ustalenia jasne i spójne oczekiwania wobec pracowników.

W przypadku wielu małych firm bez formalnego działu HR polityka obecności pracowników może wydawać się nieco formalna. Czy nie wszyscy powinni być świadomi swoich obowiązków? Absolutnie. Ale gdy Twoja firma zaczyna się rozwijać lub zatrudniasz więcej pracowników w pracowitym sezonie, uczciwa polityka obecności pracowników ma kluczowe znaczenie, aby chronić Ciebie i Twoich pracowników oraz zapewnić płynne funkcjonowanie firmy.

Oto kilka wskazówek, jak pomóc Ci stworzyć zasady dotyczące obecności w miejscu pracy:

Weź pod uwagę swoją obecną kulturę pracy

Są szanse, że rozwijasz frekwencję pracowników polityka jako sposób rozwiązywania bieżących problemów z frekwencją. Twoi pracownicy mogli się rozluźnić, jeśli chodzi o stawienie się na czas, zapomnieć o wezwaniu do czasu rozpoczęcia zmiany lub po prostu uznać brak polityki obecności za pewnik. Mimo to należy pamiętać, że polityka frekwencji nie zmieni zachowania pracowników z dnia na dzień i może wymagać fundamentalnej zmiany w kulturze firmy.

Zgadza się – obecność pracowników jest częścią kultury firmy. Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia pięć czy pięćdziesiąt osób, sposób, w jaki współpracujesz, kształtuje kulturę Twojego zespołu i sposób pracy. Twoja kultura obejmuje wartości, normy, systemy, symbole, język, założenia, przekonania i nawyki – na przykład to, jak często Twoi pracownicy pojawiają się na czas.

Dlatego zanim zaczniesz pisać politykę frekwencji, porozmawiaj ze swoimi przełożonymi i zmieniają liderów na temat ich aktualnego podejścia i oczekiwań dotyczących obecności pracowników. Jeśli jeden kierownik zmiany jest w porządku z powolnym startem, a inny oczekuje, że wszyscy na podłodze o tej porze, wysyła mieszany komunikat. Pracownicy, którzy rejestrują się podczas wolniejszych zmian, mogą nie widzieć problemu z bieganiem pięć minut z opóźnieniem w porównaniu z pracownikami, którzy są na pokładzie w momencie przybycia rano. Czy istnieje aktualna podstawa lub wspólne oczekiwania, czy też podejście do frekwencji pracowników zmienia się w przypadku zmiany, a menedżera w kierownika?

Za kulisami mogą również istnieć inne czynniki kulturowe wpływające na frekwencję pracowników: jeśli wiele z twoich pracownicy mają rodziny i małe dzieci, prawdopodobnie muszą też godzić się z nagłymi wypadkami lub nieobecnościami rodzinnymi, a polityka zerowej tolerancji szybko pozbawiłaby ich pracy. A może Twój nowy letni personel na niepełny etat będzie przychodził zaraz po szkole przez kilka następnych tygodni i nie będzie w stanie poradzić sobie z korkiem. Frekwencja może być nawet objawem nawyków związanych z harmonogramowaniem w Twoim miejscu pracy.

Twoja kultura firmowa jest tak samo wyjątkowa jak Twoi pracownicy. I chociaż żadna polityka frekwencji nie może uwzględniać każdego unikalnego scenariusza, powinna być oparta na rzeczywistości i stwarzać realistyczne oczekiwania wobec pracowników.

Upraszczaj sprawy

Na papierze polityka frekwencji brzmi proste – nie pojawienie się w pracy oznacza nieobecność i wszyscy muszą być obecni w pracy, aby firma mogła działać. Ale czy „nieobecność” różni się od „niestawienia się”? Czy różni się to od „spóźnienia”? Co zrobić, jeśli pracownik spóźni się godzinę, a nie pięć? Czy są traktowani tak samo?

Polityka obecności pracowników może szybko wymknąć się spod kontroli, w dokumencie wielkości segregatora, który jest trudny do odczytania, a nawet trudniejszy do zapamiętania. Zamiast przechodzić do kolejnych scenariuszy, trzymaj się typowych tematów obecności pracowników i określaj ich oczekiwania prostym językiem, który każdy zrozumie: nieobecności, nieobecności nieplanowane, , niestawiennictwo i zwolnienie lekarskie.

• Nieobecność: pracownik powiadamia kierownika z wyprzedzeniem X dni / tygodni, że pracownik będzie nieobecny na zmianie.”

• Nieplanowana nieobecność: kierownik jest powiadamiany przez pracownika z X godzinnym wyprzedzeniem, że pracownik będzie nieobecny na zmianie z powodu nagłego wypadku lub innej nieoczekiwanej przyczyny.”

• Opóźnienie: pracownik pojawia się co najmniej X minut po zaplanowanym rozpoczęciu zmiany. ”

• Niestawiennictwo: pracownik nie stawia się na zmianę bez powiadomienia zarządzanie ”.

• Dni chorobowe: pracownik jest nieobecny na zmianie z powodu choroby lub zwolnienia lekarskiego”.

Krótka uwaga: Po co wyróżniać „dzień chorobowy” z powodu „nieobecności”? Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale utworzenie osobnej kategorii dni chorobowych może w rzeczywistości poprawić morale pracowników i zwiększyć wyniki finansowe, zwłaszcza jeśli pracujesz w branży gastronomicznej.

CDC szacuje, że chorzy pracownicy zajmujący się żywnością są odpowiada za 53% ognisk norowirusów – co prowadzi do większej liczby chorób pracowników i dłuższego czasu wolnego. Rozważ umieszczenie w swojej polityce obecności osobnej kategorii dni chorobowych, abyś Ty i Twój personel mogli pozostać zdrowi, a chorzy pracownicy nie przychodzili do pracy w celu uniknięcia poważniejszego nieplanowanego strajku w ich wynikach. W niektórych stanach odrębne płatne zwolnienie chorobowe może być również prawem.

Niezależnie od wybranych kategorii obecności, ich definicje powinny oznaczać to samo dla wszystkich pracowników i być możliwie najbardziej obiektywne. Kierownik powinien umieć odróżnić nieobecność od spóźnienia, gdy ją widzi, a pracownicy powinni łatwo zrozumieć, gdzie ich zachowanie podlega polityce obecności.

Uwzględnij realistyczne działania dyscyplinarne dla każdego scenariusza

Po zdefiniowaniu kategorii zasad frekwencji czas określić, co będzie dalej. Aby polityka frekwencji była uczciwa, ważne jest, aby działania dyscyplinarne nie były oparte wyłącznie na osobistych przekonaniach lub indywidualnych oczekiwaniach. To niesprawiedliwe wobec dobrych pracowników, aby wprowadzić politykę zerowej tolerancji dla obecności „tylko dlatego”. I chociaż osobiście możesz uważać, że spóźnienie o pięć lub trzydzieści minut to ten sam stopień niedopuszczalnego zachowania pracowników, rzeczywisty wpływ na Twoją firmę może nie być taki sam.

Zamiast tego przyjrzyj się dwóm rzeczom. : wpływ różnych zachowań związanych z obecnością na Twoją firmę i średnie frekwencji dla Twojej branży. Według US Bureau of Labor Statistics, ogólny wskaźnik absencji pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy wynosił 2,8, czyli prawie trzy „przypadki” nieobecności rocznie w 2017. Średni wskaźnik absencji w zawodach usługowych był jeszcze wyższy i wyniósł 3,4 nieobecności rocznie. Więc jeśli oceniasz 3-4 nieplanowane nieobecności w roku jako akceptowalny zakres, nie jesteś daleko od celu.

Po przeprowadzeniu analizy porównawczej, powiąż elementy dyscyplinarne polityki obecności z biznesem wpływ. Jeśli każda minuta liczy się w przypadku zmiany o dużej głośności, 30 minut może mieć taki sam wpływ jak nieobecność. Jeśli pracownik musi nieoczekiwanie opuścić pracę i nie może znaleźć zastępstwa, jego nieobecność może mieć taką samą wagę jak niestawienie się. W takim przypadku polityka dotycząca obecności może zawierać następujące brzmienie:

• „Opóźnienie: pracownik pojawia się co najmniej 5 minut po planowanym rozpoczęciu zmiany”.

• Jeśli pracownik pojawi się później niż 30 minut po rozpoczęciu zmiany, spóźnienie będzie liczone jako „niestawienie się”.
• Po 3 spóźnieniach pracownik będzie podlegał postępowaniu dyscyplinarnemu.

• „Nieplanowana nieobecność: pracownik powiadamia kierownika z X godzinnym wyprzedzeniem, że pracownik będzie nieobecny na zmianie z powodu sytuacji awaryjnej lub innej nieoczekiwanej przyczyny”.

• Pracownik jest odpowiedzialny za powiadomienie przełożonego i znalezienie miejsca na zmianę. Jeśli pracownik nie może znaleźć zastępstwa, nieobecność będzie liczona jako „niestawiennictwo”.
• Po 3 nieplanowanych nieobecnościach, pracownik będzie podlegał postępowaniu dyscyplinarnemu.

Poproś pracownika o wypisanie się

Po przygotowaniu pierwszego szkicu polityki obecności czas na powrót do kroku # 1: podziel się tym ze swoimi pracownikami i uzyskaj ich poparcie. W zależności od wielkości zespołu możesz chcieć tylko zapętlić przywództwo lub dać wszystkim pracownikom szansę na wniesienie wkładu. Nawet zwykła kontrola intuicyjna wystarczy – czy coś wydaje się nie na miejscu dla twoich menedżerów? Czy ktoś uważa, że pewne kategorie są nierealne? Czy wydaje się to obiektywne?

Polityka frekwencji ma na celu zapewnienie płynnego funkcjonowania Twojej firmy na co dzień, a nie wywoływanie większego chaosu. Chociaż może pojawić się pewien opór przed zmianą (zwłaszcza jeśli nie istniała już formalna polityka), dobra frekwencja powinna wydawać się pracą zespołową i sposobem, aby pomóc wszystkim lepiej pracować. Jeśli Twoi pracownicy natychmiast reagują słabo, czują się wezwani lub uważają, że jakiekolwiek środki dyscyplinarne są zbyt agresywne, wysłuchaj ich opinii.Zwróć uwagę na podobne odpowiedzi – jeśli więcej niż jeden pracownik uważa, że powinieneś być bardziej elastyczny w niektórych obszarach, sprawdź, czy możesz dojść do kompromisu i wróć razem do deski kreślarskiej.

Co ważniejsze, uwzględnienie opinii pracowników w polityce obecności zwiększa również jego szanse powodzenia. Na pytanie, co motywuje ich do wychodzenia poza granice pracy, pracownicy na pierwszym miejscu stawiali „koleżeństwo i motywację rówieśniczą”. Stwierdzono, że głównym źródłem wpływu na wydajność i zachowanie pracowników są rówieśnicy, a nie pieniądze. menedżerowie, pomogli w opracowaniu polityki frekwencji, mogą znacznie przyczynić się do pozyskania pracowników i wzajemnej odpowiedzialności.

Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany

Na koniec dnia, uczciwa polityka frekwencji powinna być taka, w której będziesz zadowolony z pracy pod sobą. Nie unikaj trudnych pytań: jak często osobiście przychodzisz do pracy później niż planowałeś? Czy zawsze jesteś w stanie zadzwoń z wyprzedzeniem i poinformuj swoich pracowników, że nie dotrzesz w wyznaczonym czasie z biura na jeden dzień?

Kiedy się zbierasz r nowa polityka obecności pracowników, nie zapomnij o najważniejszym czynniku: empatii. Jeśli nie możesz przestrzegać zasad dotyczących obecności w firmie, nie możesz tego oczekiwać od pracowników. I chociaż nieobecności pracowników i słaba frekwencja mogą być frustrujące, nie można przewidzieć sytuacji awaryjnych. Czasami zdarza się coś nieoczekiwanego, bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz. Budzik się nie włącza. Ruch jest gorszy niż zwykle. Opiekunka jest chora. Nie możesz znaleźć swoich kluczy. Łapiesz błąd, który pojawia się w pracy.

Idealnie byłoby, gdyby uczciwa polityka frekwencji pracowników pozostawiła trochę swobody – w granicach rozsądku. Tworząc swoją politykę, możesz przypisać różne stopnie powagi w zależności od kultury pracy i tego, co ma sens dla Twojej firmy. Nie wszystkie nieobecności (i nie wszystkie zasady dotyczące obecności) są równe. Zamiast tego uczciwa polityka tworzy standard śledzenia wyników i wzmacnia jedną z najważniejszych wartości w miejscu pracy: szacunek dla siebie nawzajem i dla siebie nawzajem.

Poszukiwanie jeszcze jednego prostszego sposobu, aby zachować sprawiedliwość pracowników? Zegar czasu pracownika eliminuje zaokrąglanie i błędy ludzkie, jednocześnie wprowadzając poczucie sprawiedliwości w miejscu pracy.