Pisanie pracownika nie jest czymś, na co nikt nie może się doczekać – ani nikim pierwszym wyborem. Często pisemne ostrzeżenia są sygnałem, że wczesne procesy dyscyplinarne przychodzą i odchodzą, a pracownik zmierza w kierunku rozwiązania stosunku pracy. W tym momencie prawdopodobnie włożyłeś dużo czasu i wysiłku, aby pomóc im się zmienić – z niewielką lub żadną poprawą.
Eskalacja spraw „oficjalnie” może wydawać się onieśmielająca, ale jest to również okazja. pisemne ostrzeżenie tworzy papierową ścieżkę i zapewnia pracownikom formalną strukturę umożliwiającą powrót na właściwe tory. Wykonaj te osiem prostych kroków, aby upewnić się, że wszystko przebiegło prawidłowo.
Nie rób tego, gdy jesteś zły
Rozpoczęcie od „nie” może być dziwne, ale ten krok jest zdecydowanie najważniejszy. Nie pracuj nad napisaniem przez pracownika, gdy już jesteś zły lub zestresowany zaistniałą sytuacją. Musisz być w stanie obiektywnie dokumentować rzeczy (o czym zajmiemy się później), a to może być trudne, gdy jesteś zaangażowany emocjonalnie.
Prawdopodobnie przeszedłeś już słowny proces dyscyplinarny i może otrzymać informację zwrotną kilka razy, na wiele sposobów. Możesz być gotowy, aby poinformować pracowników, jak bardzo schrzanili sprawę. Choć jest to kuszące, nie rób tego.
Ważne jest, aby zachować spokój w każdej sytuacji dyscyplinarnej pracownika, ale nawet bardziej, jeśli chodzi o pisemną dokumentację. Formalny wpis pracownika zostanie zapisany w jego aktach pracowniczych, którego nie należy zakładać, że nikt inny nigdy go nie zobaczy. W przypadku bezprawnego pozwu o rozwiązanie umowy musisz udostępnić wszelką posiadaną dokumentację dotyczącą wydajności pracownika i chcesz, aby sprawy pozostały biznesowe, a nie osobiste.
Formalna pisemna wzmianka o pracowniku jest również formularzem progresywnej dyscypliny mającej na celu namacalną pomoc w poprawieniu zachowania pracownika, a nie pisemną tyradą przeciwko nim. Jeśli nie jest to dla nich przydatna informacja lub po prostu dajesz sobie radę, nie należy jej dołączać. Jeśli pracownik zrobi coś złego i ma je opisać, poświęć dzień, zdobądź trochę miejsca i podejdź do tego jasno.
Udokumentuj problem
Teraz na robić. Dokumentacja jest ważna dla oceny wyników pracowników – dobrych lub złych – a menedżerowie powinni czuć się komfortowo dokumentując wszystkie rodzaje interakcji pracowników. Solidna dokumentacja może Cię chronić poprzez:
- Zapewnienie papierowej ścieżki w przypadku pozwu pracowniczego, nawet w stanach, na które masz ochotę.
- Wspieranie decyzji stojących za każdym pracownikiem działania, które podejmujesz – w tym dlaczego niektórzy pracownicy są awansowani, a inni są zwalniani, a także kto otrzymuje podwyżkę i dlaczego.
- Podanie konkretnego harmonogramu zachowań pracowników i postępujących działań dyscyplinarnych.
Kiedy będziesz gotowy (i spokojny), zacznij pisać pracownikowi dokumentację wyjaśniającą problem z jego wydajnością:
- Zaadresuj swoje uwagi do pracownika i podaj zapis ich zachowania do tego momentu.
- Używaj konkretnych przykładów z datami i godzinami.
- Przede wszystkim trzymaj się faktów. Zachowaj obiektywizm i mów tylko o tym, co się stało i kiedy.
W piśmie pracownika upewnij się, że nie dodajesz własnego spinu ani nie sprawiasz, że pracownicy czują się, jakbyś spełniał osobista zemsta. Nie mów: „Tomek prokrastynuje i jest leniwy”. Powiedz: „Tomek spóźnił się na swoją zmianę trzy razy” i podaj, które zmiany to były, wraz z dokładnymi godzinami rejestracji.
Korzystaj z zasad firmy, aby wspierać Cię
Słyszałeś kiedyś, jak ktoś powiedział, że powodem ich zwolnienia jest to, że ich menedżer po prostu ich nie lubił? Podczas gdy pracownicy mogą mówić, że jest to stronniczość lub wyciągać własne wnioski w przypadku słabej oceny wyników, celem menedżera powinno być zupełnie odwrotnie.
Nie chodzi o to, że pracownicy nie mogą trzymać się arbitralnych standardów . Chodzi o to, że nie przestrzegają zasad firmy, na które zgodzili się, kiedy zostali zatrudnieni. Po zapoznaniu się z tym, co jest nie tak z wynikami pracownika, następnym krokiem jest wyjaśnienie swojego rozumowania i powiązanie jego działań z polityką firmy i oczekiwaniami dotyczącymi ich roli. Oto kilka typowych scenariuszy:
- Pracownik jest ciągle spóźniony do pracy: zapoznaj się z polityką obecności, która nakazuje pracownikom spóźniać się tylko dwa razy, zanim zostaną podjęte działania dyscyplinarne.
- Naruszenie zasad dotyczących ubioru: uwzględnij, że zgodnie z polityką firmy pracownicy muszą zawsze mieć na sobie oczekiwany mundur podczas pracy.
- Pracownik nadal korzysta z mediów społecznościowych w godzinach pracy: przytocz swoje zasady korzystania z telefonu komórkowego i że pracownicy nie powinni korzystać z mediów społecznościowych ani urządzeń osobistych podczas pracy.
Jeśli chodzi o postępującą dyscyplinę, napis ma na celu wyjaśnienie, dlaczego udokumentowane zachowanie nie jest poprawne do standardów i tego, jak pracownicy mają się poprawić.Jeśli Twoi pracownicy podpisali podręcznik pracownika lub zasady obecności, kiedy byli zatrudnieni, teraz jest dobry moment, aby to również uwzględnić.
Dołącz wszelkie istotne zeznania świadków
Jeśli chodzi o kwestię wydajności został zgłoszony przez innego członka zespołu, obejmuje wielu pracowników lub pracownik ściśle współpracuje z innym przełożonym lub kierownikiem zmiany między wami, należy dołączyć jego oświadczenie do pisemnej notatki. Pamiętaj, że każde z tych stwierdzeń może mieć znaczenie później w przypadku roszczenia prawnego. Dlatego ważne jest, aby zeznania świadków kierowały się tymi samymi wskazówkami, co dobra dokumentacja:
- Wszystkie zeznania świadków powinny być faktycznymi obserwacjami, a nie subiektywnymi opiniami.
- Oświadczenia świadków powinny pomóc w tworzeniu wiarygodny przypadek ciągłego zachowania prowadzącego do wzmianki przez pracownika.
- Oświadczenia świadków powinny obejmować wszelkie wysiłki lub środki dyscyplinarne podjęte przez innych przełożonych w celu skorygowania zachowania po drodze.
Ustal oczekiwania co do ulepszeń
Po wyszczególnieniu, gdzie wydajność pracownika powinna się poprawić i dlaczego, nadszedł czas, aby ustalić wytyczne dotyczące tego, jak oczekujesz od nich poprawy. Nie jest pomocne zwykłe przedstawienie, co pracownicy zrobili źle. W rzeczywistości Harvard Business Review donosi, że więcej pracowników wolałoby otrzymać od szefa informacje korygujące niż pochwały oraz że 72% pracowników uważa, że ich wyniki poprawiłyby się, gdyby otrzymali informacje zwrotne.
Informacje zwrotne korygujące są uczciwe, koncentruje się na problemie (nie na osobie) i zawiera kroki do poprawy. Skonfiguruj więc swoich pracowników na to, co będzie dalej, gdy otrzymają pisemne zgłoszenie. Uwzględnij potrzebne działania naprawcze i jaki będzie wynik, jeśli się poprawią lub jeśli sytuacja się pogorszy. Jeśli pracownik nie poprawi się, a następnym krokiem po wypowiedzeniu jest wypowiedzenie, wyjaśnij, że jest przygotowany dokładnie na to, co jest na linii.
Dostarcz wiadomości osobiście (i udowodnij potwierdzenia odbioru)
Po zakończeniu pisemnego opisu dyscyplinarnego umów się na spotkanie ze swoim pracownikiem i osobiście przez nie przejdź. Przyprowadź świadka, aby potwierdzić, że spotkanie się odbyło i że Twój pracownik został poinformowany o obawach związanych z wykonywaniem pracy. Pora na rozpoczęcie rozmowy:
- Podziel się swoimi obawami i przedstaw pracownikom każdy przykład słabej wydajności. Jeśli pracownik prosi o dowód lub twierdzi, że jakiś problem wystąpił lub nie wystąpił, skorzystaj z dokumentacji.
- Wróć do zasad firmy. Każdy pracownik przeczytał i zgodził się z polityką, kiedy został zatrudniony.
- Wyjaśnij, co się dzieje dalej i jakie kroki oczekujesz od niego w odpowiedzi na opis.
- Na koniec , poproś pracownika o podpisanie dokumentu potwierdzającego otrzymanie i przeczytanie go.
Twój pracownik może nie przyjąć dobrze wiadomości. Mogą odmówić podpisania zapisu. Jeśli obawiasz się, że tak może być, Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi sugeruje pozostawienie miejsca na piśmie pracownikom na dodanie własnych komentarzy i podpisanej odpowiedzi lub zezwolenie pracownikom na złożenie pisemnego obalenia z podpisem, co Ty mogą następnie dołączyć do pisemnego oświadczenia dyscyplinarnego.
Zachowaj kopię w swoim archiwum
Po podpisaniu przez pracownika pisemnego oświadczenia, daj mu kopię i zachowaj ją dla siebie dokumentacja. Dodaj go do akt ich pracowników, aby mieć dokumentację i dowód, że otrzymali odpis.
Jeśli dojdzie do jakiegokolwiek bezprawnego rozwiązania umowy lub pozwu o dyskryminację, będziesz mieć kopię zapasową, której potrzebujesz. Dokumentacja pokaże, że poprawnie wykonałeś proces, a Twój pracownik był informowany na każdym etapie.
Dalsze działania
Postępowanie dyscyplinarne nie kończy się po tym, jak napiszesz pracownika . Na koniec pamiętaj, aby postępować zgodnie z harmonogramem przedstawionym w zawiadomieniu dyscyplinarnym. Sprawdź, czy wydajność Twojego pracownika poprawia się i czy trzyma się zmian oczekiwanych w swoim opisie. Jeśli nie, już ustaliłeś, co będzie dalej.
Jeśli poprawi się sytuacja Twojego pracownika, rozważ przedłużenie okresu próbnego po dacie jego zakończenia. Zaufanie wymaga czasu, aby się odbudować i nie zostaną one pracownikiem miesiąca z dnia na dzień. Upłynęło trochę czasu, zanim sprawy dotarły do etapu powiadomienia dyscyplinarnego, a odzyskanie ich zajmie trochę czasu.
Pisanie do pracownika nie jest magiczną odpowiedzią na problemy dyscyplinarne. Czasami potrzeba formalnego powiadomienia, aby powiadomić pracownika o pobudce, której potrzebuje, aby zmienić swoje zachowanie. Jeśli się poprawią, daj im większą odpowiedzialność i zobacz, czy nadal podejmują wyzwanie.