Formularz W-3 to formularz przekazu zawierający sumy wszystkich części Formularz W-2. W-3, wraz z W-2, jest wysyłany każdego roku do Social Security Administration, aby pokazać łączne zarobki ze wszystkich formularzy W-2. Oficjalny tytuł formularza to „Przekazanie wynagrodzeń i deklaracji podatkowych”.
Formularz W-3 jest używany tylko wtedy, gdy wysyłasz papierowe kopie formularza W-2 do Social Security Administration. Jeśli zdecydujesz się złożyć formularze W-2 pracownika w Social Security Administration online, nie musisz przesyłać formularza przekazu W-3.
Formularz W-2 i formularz W-3
Formularz W-2 to roczny formularz płac i podatku wysyłany do dwóch różnych miejsc:
- Jest on przekazywany każdemu pracownikowi, pokazując jego łączne pensje i podatki zapłacone w ciągu roku, aby mogli go wykorzystać do raportowania podatku dochodowego, i
- Jest składany w Social Security Administration ( NIE IRS!), Aby zweryfikować informacje podane pracownikowi.
Musisz zsumować wynagrodzenia wszystkich pracowników, korzystając z informacji o wszystkich pracownikach W- 2 formularze do wypełnienia formularza W-3.
Kiedy należy złożyć formularz W-3
Termin przekazania formularzy W-2 pracownikom a wysłanie formularzy W-2 i W-3 do Social Security Administration jest tego samego dnia: 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.
Ponieważ data przekazania formularzy W-2 pracownikom i data złożenia formularzy W-2 i W-3 w Social Security Administration jest taka sama, możesz chcieć przekazać formularze W-2 pracownikom wcześniej w styczniu, aby dać więcej czasu aby znaleźć błędy.
Jeśli nie sądzisz, że będziesz w stanie przesłać formularze W-2 i W-3 na czas, możesz zażądać jednego 30-dniowego przedłużenia, składając formularz 8809 – Wniosek o przedłużenie terminu składania zwrotów informacji. Wniosek należy złożyć nie później niż w terminie wypełnienia formularza. Rozszerzenie nie jest automatyczne, IRS przyznaje rozszerzenia tylko w przypadku „nadzwyczajnych okoliczności lub katastrof”.
Skąd możesz pobrać formularze W-3
Nie można po prostu skopiować formularza W-3 ani wydrukować go z Internetu, ponieważ formularz jest drukowany specjalnym czerwonym tuszem. Musisz kupić wymagany typ formularzy W-3 w tym samym miejscu, w którym kupujesz formularze W-2, lub możesz poprosić o wypełnienie ich za Ciebie obsługujący rozliczenia lub podatnik. Możesz zamówić je w IRS, odwiedzając stronę składania zamówień online w celu uzyskania informacji zwrotnych. Formularze te możesz również znaleźć w oprogramowaniu do obsługi podatków biznesowych.
Wypełnianie formularza W-3 – pola od A do H
Zanim zaczniesz pracę nad formularzem, upewnij się, że masz poprawną wersję roczną. Potrzebujesz wersji na rok podatkowy, a nie rok, w którym przygotowujesz formularz. Na przykład użyj 2020 wersja do raportowania podatków 2020, mimo że możesz pracować nad formularzem w 2021 roku.
Informacje o pracodawcy są wpisywane w polach od A do H
Pole a. Opcjonalny numer kontrolny, którego możesz używać do własnych celów biznesowych.
Pole b. Rodzaj płatnika. Większość firm zaznacz pole oznaczone „941” jako „Rodzaj płatnika”. Formularz 941 to kwartalny raport o wynagrodzeniach i podatkach wypełniany przez większość pracodawców. Inne opcje obejmują pracodawcę domowego i innych.
Rodzaj pracodawcy. Większość firm nastawionych na zysk zaznacza pole „nie dotyczy” przy „Rodzaju pracodawcy”. Pozostałe pola są e dla organizacji non-profit i pracodawców rządu federalnego.
Ramka c Całkowita liczba formularzy W-2. Dodaj liczbę przesyłanych formularzy W-2.
Pole d Numer zakładu pomaga pracodawcom zidentyfikować różne obszary ich działalności według lokalizacji, filii lub oddziału. Na przykład możesz chcieć oddzielić formularze W-2 dla różnych stanów, w których pracują pracownicy.
Musisz oddzielić formularze W-2 i W-3 dla każdy zakład, jeśli zidentyfikujesz numery zakładów w tej sekcji, lub możesz połączyć wszystkie swoje zakłady i złożyć wszystkie formularze W-2 razem z jednym formularzem W-3.
Kwoty z innych raportów dotyczących podatku od zatrudnienia, w tym formularza 941 i formularza 944, muszą zgadzać się z kwotami zgłoszonymi w formularzu W-3. Jeśli kwoty są różne, może się z Tobą skontaktować IRS lub SSA.
Pola od 1 do 19 – Informacje o wynagrodzeniach i podatkach
Pozycje w drugiej sekcji (pola od 1 do 19) są takie same dla W-2 i W-3. W formularzu W-3 należy podać sumy dla wszystkich pól dla wszystkich pracowników.
Dokument Ogólne instrukcje dotyczące formularzy W-2 i W-3 zawiera instrukcje referencyjne dla Box 12 Kody i ramka 13 Tabela decyzyjna wyboru planu emerytalnego.
Ostatnia część formularza wymaga podania danych kontaktowych, w tym adresu e-mail.
Zobacz szczegółowe instrukcje dotyczące wypełniania formularza W-3 w tej publikacji IRS: Ogólne instrukcje IRS dotyczące formularzy W-2 i W-3.
Kiedy i jak złożyć formularz W-3
Formularz W-3 należy przesłać do SSA wraz z kopią A formularzy W-2 dla każdego pracownika.
Adres do składania papierowych formularzy W-2 i W-3 to:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Sumy dla każdej pozycji z W-3 muszą być równe sumie wszystkich tych pozycji dla wszystkich pracowników W-2 formularze. W-2 i W-3 obejmują również łączne pensje stanowe i potrącenia dla wszystkich pracowników.
Jeśli złożysz formularze W-2 online
SSA zachęca do elektronicznego składania formularzy W-2. Pamiętaj, że nie musisz dołączać formularza W-3, jeśli składasz wniosek online. Możesz skorzystać ze strony internetowej Business Services Online (BSO) firmy SSA. BSO automatycznie generuje formularz W-3 na podstawie formularzy W-2.
MUSISZ złożyć online, jeśli masz dużą liczbę formularzy W-2.
- Przez lata, w tym 2019, zanim będziesz musiał złożyć elektronicznie, jeśli masz 250 lub więcej formularzy W-2 .
SSA ma dwie opcje składania elektronicznego w swojej sekcji Business Services Online:
- W-2 Online: Możesz użyć wypełnionego formularza W-3, aby przesłać do 50 formularzy W-2 naraz.
- Przesyłanie plików: Możesz użyć specjalnego oprogramowania do obsługi podatków od wynagrodzeń, które formatuje pliki zgodnie ze specyfikacjami SSA dla elektronicznych formularzy W-2 (EFW2).
Jeśli popełnisz błąd
Jeśli popełnisz błąd na W-3 w wyniku obliczeń lub jeśli co najmniej jeden W-2 jest nieprawidłowy, należy złożyć formularz W-2c i W-3c w Social Security Administration.