Obiekty tabeli przestawnej są tak dobre, jak ich dane bazowe i mogą się szybko zmieniać. Jeśli tabele przestawne są częścią pulpitu nawigacyjnego, mogą nie odzwierciedlać aktualizacji na poziomie źródła. W zależności od informacji, które przekazują tabele przestawne, odświeżanie może być niezwykle ważne, dlatego w tym artykule przedstawię cztery wskazówki, które powinny ułatwić i uelastycznić proces odświeżania.
Korzystam z programu Office 365 Excel 2016 (dla komputerów stacjonarnych), ale te wskazówki dotyczą starszych wersji. W przeglądarce można odświeżyć pojedyncze tabele przestawne, ale karta kontekstowa Analiza nie jest dostępna; nie możesz też ustawić opcji tabeli przestawnej. Nie ma pliku demonstracyjnego, nie potrzebujesz go.
ZOBACZ: Zasady użytkowania oprogramowania (Tech Pro Research)
Jak odświeżyć
Zanim przejdziemy do odświeżających wskazówek, niech „ szybko przejrzyj, jak odświeżyć tabele przestawne. Aby odświeżyć tylko bieżącą tabelę przestawną, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Odśwież z wyświetlonego podmenu. Lub wybierz opcję Odśwież z listy rozwijanej Odśwież w grupie Dane (na karcie Analiza kontekstowa). można również nacisnąć klawisze Alt + F5.
Istnieją dwa szybkie sposoby jednoczesnego odświeżania wszystkich tabel przestawnych w bieżącym skoroszycie. Najpierw kliknij wewnątrz dowolnej tabeli przestawnej, aby uzyskać dostęp do karty Analiza kontekstowa. Następnie wybierz Odśwież wszystko z opcji Odśwież w grupie Dane. Po drugie, naciśnij Ctrl + Alt + F5.
1. Odśwież przy otwieraniu skoroszytu
Użytkownicy nie zawsze będą pamiętać o odświeżaniu po zmiana podstawowych danych. Ponadto, jeśli tabele przestawne są połączone z zewnętrznym źródłem, na pewno będziesz potrzebować bieżących wartości. Najlepszym sposobem na zagwarantowanie, że przeglądający będą widzieć najbardziej aktualne informacje, jest wymuszenie na programie Excel aktualizacji tabel przestawnych po otwarciu plik w następujący sposób:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną tabelę przestawną i wybierz Opcje tabeli przestawnej z wynikowego podmenu.
- W wyświetlonym oknie dialogowym kliknij kartę Dane.
- Zaznacz opcję Odśwież dane podczas otwierania pliku (Rysunek A).
- Kliknij OK i potwierdź zmianę.
Rysunek A
Ta opcja zmusza program Excel do aktualizowania tabeli przestawnej podczas otwierania pliku.
Zaznaczenie tej opcji spowoduje zaktualizowanie wybranej tabeli przestawnej lub wszystkich tabel przestawnych z tym samym źródłem danych. Jeśli masz inne tabele przestawne, pamiętaj, aby ustaw tę opcję dla wszystkich, które mają inne źródło danych.
2. Odświeżaj w odstępach czasu
Zależnie Jeśli chodzi o to, jak krytyczne są dane lub czy tabela przestawna jest częścią pulpitu nawigacyjnego, może być konieczne częste odświeżanie, co jest denerwujące. Excel może aktualizować tabelę przestawną w określonych odstępach czasu, aby zapewnić widzom uzyskanie aktualnych danych. Będziesz musiał zapisać tabelę przestawną w modelu danych podczas jej tworzenia w następujący sposób:
- Kliknij w dowolnym miejscu w zestawie danych.
- Kliknij kartę Wstaw i następnie kliknij opcję Tabela przestawna w grupie Tabele.
- W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz opcję Dodaj te dane do modelu danych (rysunek B).
- Zmień inne ustawienia.
- Kliknij OK. (Dodawanie danych do modelu danych może chwilę potrwać.)
Rysunek B
Dodaj nową tabelę przestawną do modelu danych.
W tym punkt, ułóż tabelę przestawną w normalny sposób. Po zakończeniu możesz ustawić interwał w następujący sposób:
- Kliknij w dowolnym miejscu w tabeli przestawnej.
- Kliknij kontekstową kartę Analizuj, a następnie wybierz Właściwości połączenia z listy rozwijanej Zmień źródło danych (w grupie Dane).
- W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz opcję Odśwież co w sekcji Sterowanie odświeżaniem. Po prawej stronie wprowadź odstęp w minutach (Rysunek C).
- Kliknij OK.
Rysunek C
Wprowadź interwał w minutach.
To ustawienie jest szczególnie przydatne w przypadku pulpitów nawigacyjnych i zewnętrznych źródeł danych.
3. Zachowaj formatowanie komórek
Irytujące jest dodawanie bezpośredniego formatowania do gotowej tabeli przestawnej, tylko po to, aby znikało po odświeżeniu tabeli przestawnej. Być może pogrubiłeś kilka nagłówki lub dodać kolor wypełnienia, aby podkreślić szczególnie ważną wartość. Po co tracić czas, skoro program Excel zamierza ją usunąć? Na szczęście możesz powiedzieć programowi Excel, aby trzymał ręce z dala od bezpośredniego formatowania w następujący sposób:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną i wybierz Opcje tabeli przestawnej z wynikowego podmenu.
- Kliknij Karta Układ & Format.
- U dołu opcji zaznacz opcję Zachowaj formatowanie komórek podczas aktualizacji (rysunek D).
- Kliknij OK.
Rysunek D
Chroń formatowanie bezpośrednie.
To łatwy sposób na uratowanie sobie wiele frustracji.
4. Wyłącz autodopasowanie
Tabele przestawne używają domyślnie szerokości kolumn z autodopasowaniem. Podczas porządkowania danych możesz zwiększyć szerokość kolumn, tylko po to powróć do autodopasowania po odświeżeniu tabeli przestawnej. Podobnie jak w przypadku zachowania bezpośredniego formatowania, możesz wyłączyć domyślne autodopasowanie w następujący sposób:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu w tabeli przestawnej.
- Kliknij kartę Układ & Format.
- Usuń zaznaczenie opcji Autodopasowanie szerokości kolumn przy aktualizacji (Rysunek E).
- Kliknij przycisk OK.
Rysunek E
Wyłącz domyślne ustawienie autodopasowania tabeli przestawnej.
Po wyłączeniu tej funkcji niestandardowe szerokości kolumn pozostaną zachowane po odświeżeniu.
Wyślij mi swoje pytanie dotyczące pakietu Office
Odpowiadam na pytania czytelników, kiedy mogę, ale nie ma żadnej gwarancji. Nie wysyłaj plików, chyba że zostaniesz o to poproszony; początkowe prośby o pomoc, które dotrą z załączonymi plikami, zostaną usunięte w postaci nieprzeczytanej. Możesz wysłać zrzuty ekranu ze swoimi danymi, aby wyjaśnić swoje pytanie. Kontaktując się ze mną, podaj jak najwięcej szczegółów. Na przykład: rozwiązać problem ze skoroszytem i naprawić to, co „jest nie tak”, prawdopodobnie nie otrzyma odpowiedzi, ale „Czy możesz mi powiedzieć, dlaczego ta formuła nie zwraca oczekiwanych wyników?” moc. Proszę wspomnieć o aplikacji i wersji, z której „korzystasz”. TechRepublic nie zwraca mi kosztów za poświęcony mi czas lub wiedzę podczas pomagania czytelnikom, ani nie proszę o opłatę od czytelników, którym pomagam. Możesz skontaktować się ze mną pod adresem [email protected].
Zobacz także
- Office Q & A: Odwołania do Excela, kody pól Worda i sztuczka tabelowa (TechRepublic)
- 2 sposoby dodawania adnotacji do spisu treści programu Word (TechRepublic)
- Użyj sprawdzania poprawności danych programu Excel, aby zapobiec zduplikowaniu wartości w kolumnie (TechRepublic)
- Bardzo łatwy sposób generowanie nowych rekordów z kolumn o wielu wartościach za pomocą dodatku Excel Power Query (TechRepublic)
- 3 sposoby dodawania terminów ze słownika do dokumentu programu Microsoft Word 2016 (TechRepublic)
- Błędy programu Excel: jak Microsoft „arkusz kalkulacyjny może być niebezpieczny dla twojego zdrowia (ZDNet)
- Microsoft dodaje nowe dane geograficzne, typy danych giełdowych do Excela (ZDNet)