Łacińskie znaczenie słowa kworum pochodzi od słowa oznaczającego kto. Podmioty komercyjne i non-profit cieszą się wieloma korzyściami, kiedy tworzą radę dyrektorów. Głównym powodem tworzenia rady przez organizacje jest łączenie talentów poszczególnych dyrektorów w celu podejmowania najlepszych ogólnych decyzji dotyczących obecnego i przyszłego kierunku organizacji. Oznacza to, że grupa demograficzna, która stanowi „kto” decydentów, ma ogromne znaczenie dla każdej organizacji. Nie przestrzegając protokołu kworum, kilku członków może stać się zbyt potężne, stwarzając ryzyko, że decyzje mogą nie przynosić korzyści całemu .
Reguły Roberta określają wytyczne dotyczące kworum dotyczące protokołów na wypadek, gdy kworum nie może zostać ustanowione, zmiany regulaminu dotyczące kworum oraz znaczenie zawiadomienia o spotkaniu, na którym zostaną przeprowadzone ważne głosy.
Definiowanie kworum
Zgodnie z Regułami Roberta definicja kworum to minimalna liczba członków z prawem głosu, którzy muszą być obecni na odpowiednio zwołanym posiedzeniu, aby prowadzić interesy w imieniu grupy . Kworum powinno składać się z tak dużej liczby, na jakiej można polegać, jeśli chodzi o obecność na wszystkich zebraniach, kiedy pogoda nie jest wyjątkowo zła.
Definicja brzmi trochę niejasno. Jest! Zasady stworzyły tę definicję celowo aby uwzględnić różnorodność organizacji, które stosują procedurę parlamentarną.
Ustalenie liczby lub współczynnika kworum
W większości przypadków regulamin określa zasady kworum. W przypadku braku określonej definicji zwykła większość stanowi kworum.
Niezależnie od tego, czy określasz iloraz kworum po raz pierwszy, czy przedefiniowujesz regulamin dotyczący kworum, warto wziąć pod uwagę kilka rzeczy rozważania.
- Kto jest najprawdopodobniej uczestnikiem regularnych posiedzeń zarządu?
- Co jest najbardziej sensowne w podejmowaniu decyzji, które są dobrze przemyślane i wyważone? / ol>
Mając na uwadze te podstawowe pytania, kworum można ustawić jako procent członkostwa lub stałą liczbę. Więc jaki procent to kworum? Przy ustalaniu tego współczynnika lub liczby należy pamiętać, że liczba ta jest obliczana na podstawie liczby obecnych członków z prawem głosu. Dlaczego to jest ważne? Powiedzmy, że regulamin stanowi, że członkowie mogą głosować korespondencyjnie lub przez pełnomocnika. Na spotkaniu, na którym odbędzie się głosowanie, na spotkaniu nie ma wystarczającej liczby członków, aby spełnić kworum. Nie można prowadzić żadnych oficjalnych spraw, mimo że liczba głosów wystarczająca do osiągnięcia kworum jest niewystarczająca, ponieważ nie ma wystarczającej liczby członków.
Brak kworum
Rzadko kiedy posiedzenie zarządu zapewnia doskonałą frekwencję na każdym posiedzeniu przez cały rok. W związku z tym Reguły Roberta wyznaczyły zasady prowadzenia działalności w przypadku braku kworum. Ogólnie rzecz biorąc, każda firma, która została przeprowadzona bez kworum, jest nieważna, ale jest kilka wyjątków. Obejmują one:
- podjęcie działań w celu ustalenia kworum
- ustalenie czasu na odroczenie
- na odroczenie
- na przerwę
Jest też kilka dość oczywistych rzeczy, których nie można zrobić, gdy nie ma kworum. Obecni członkowie nie mogą wyrazić jednomyślnej zgody ani powiadomić o kolejnym spotkaniu. W obu przypadkach nie byłoby wystarczającej liczby członków, aby zapewnić rozsądny głos większości.
Jeśli kworum istnieje na początku spotkania, a członkowie odchodzą w trakcie spotkania, powodując utratę kworum, Przewodniczący powinien stwierdzić utratę kworum przed głosowaniem. Inni członkowie mogą również przedstawić sprawę porządkową dotyczącą utraty kworum, ale tylko wtedy, gdy inni członkowie nie zabierają głosu.
Zmiana ilorazu lub współczynnika kworum
Członkowie zarządu powinni wziąć uwaga o czerwonych flagach, które wskazują, że nadszedł czas na zmianę regulaminu dotyczącego podanego kworum. Postęp i rozwój organizacji wykazują pozytywne oznaki wzrostu, ale mogą również sygnalizować ponowne spojrzenie na sekcję ilorazu kworum w regulaminie. Dobrym momentem na przegląd protokołu kworum jest coroczne spotkanie dotyczące planowania strategicznego, chyba że coś sprowokuje go wcześniej. Oto kilka sygnałów ostrzegawczych, które wywołują recenzję:
- gdy kilku członków staje się zbyt potężnych
- gdy zmieniają się potrzeby organizacji
- kiedy organizacja przechodzi okres wzrostu.
Zarządy powinny zachować ostrożność, jeśli chodzi o zmianę zasad dotyczących kworum. Właściwym sposobem jest uderzenie w nasze określone słowa lub całą regułę i wstawienie nowych słów lub nowej reguły i głosowanie nad nią jako jednym pytaniem. Ryzyko zmiany kworum poprzez uderzenie w zasadę jako pierwsze polega na tym, że kworum natychmiast staje się większością głosów wszystkich członków. Dla wielu organizacji stanowi to prawie niemożliwe forum do uzyskania kworum w celu przyjęcia nowej reguły.
Rola przewodniczącego
Przewodniczący zajmuje ważne stanowisko w odniesieniu do zapewnienia, że wszystkie oddane głosy są oficjalne. Chociaż ważne jest, aby spotkania rozpoczęły się punktualnie, jeśli kworum nie jest obecne w wyznaczonym czasie, przewodniczący powinien odczekać kilka minut, aby sprawdzić, czy przyjedzie wystarczająca liczba członków, aby spotkać się z kworum. Członkowie mogą skorzystać z okazji, aby skontaktować się z innymi członkami, aby sprawdzić, czy można osiągnąć kworum. Jeśli nie ma perspektywy na kworum, przewodniczący powinien ogłosić, że nie ma kworum i nie zostaną przeprowadzone żadne oficjalne sprawy.
Jeśli przewodniczący rozpocznie posiedzenie bez kworum, a jeden z członków zabierze głos w jakiejś kwestii członkowi nie można przerywać w celu stwierdzenia braku kworum. Przewodniczący powinien pozwolić na kontynuowanie debaty i pozwolić członkowi na zgłoszenie oświadczenia o braku kworum, gdy członkowie nie mówią.
Jeśli okaże się, że nie jest możliwe ustanowienie kworum, przewodniczący może się przesunąć odroczenie spotkania i przełożenie go na inny termin. Może to również oznaczać reakcję przewodniczącego, zachęcającą członków z prawem głosu do obecności na następnym posiedzeniu. Przerwanie posiedzenia jest szczególnie stosownym krokiem przewodniczącego podczas corocznego spotkania, na którym trzeba załatwić ważne sprawy na dany rok, w tym wybór urzędników.
W przypadku braku kworum sekretarz powinien przedstawić w protokole, ilu członków było obecnych, że nie osiągnięto kworum oraz datę i godzinę przełożonego spotkania. Protokół mógłby również zawierać stwierdzenie, że odbyły się niewiążące dyskusje.
Przestrzeganie protokołów kworum pozwala zachować równowagę i demokrację organizacji. Podczas gdy przewodniczący rady ponosi główną odpowiedzialność za ustalenie i ogłaszanie kworum, wszyscy członkowie zarządu powinni odpowiadać za przestrzeganie właściwej procedury parlamentarnej, jako systemu kontroli i równowagi.