Come metà dellanno Se il voto passa, molte aziende con processi formali di valutazione delle prestazioni lanceranno o saranno nel bel mezzo del completamento delle revisioni e delle riunioni di metà anno. Anche se la tua azienda non conduce revisioni di metà anno formali, incoraggiamo i manager a prendersi la responsabilità di stabilire un orario prestabilito in cui possono dedicare la loro attenzione ai dipendenti per ricaricarsi e riorganizzarsi per la seconda metà dellanno.
Perché?
La riunione di revisione di metà anno è uneccellente opportunità per sedersi formalmente con i dipendenti e:
- rivedere obiettivi e risultati per assicurarsi che tutto sia in pista;
- controllare lo stato generale dei dipendenti e come si comportano nei loro ruoli;
- apprendere dai dipendenti cosa funziona / non funziona e quale supporto o risorse di cui hanno bisogno per soddisfare le aspettative;
- fornire feedback sui risultati e coaching per lo sviluppo;
- comunicare e pianificare eventuali cambiamenti nellazienda, nel team, nei ruoli o negli obiettivi che influenzeranno seconda metà dellanno.
Ma il modo in cui i manager affrontano le riunioni di revisione di metà anno possono fare o distruggere tutto. Il solo fatto di seguire i movimenti e di “farcela” non è sufficiente per garantire che i dipendenti siano sulla buona strada e ricevano il feedback e il supporto adeguati di cui hanno bisogno per avere successo.
4 passaggi per far vibrare la riunione di revisione delle prestazioni di metà anno: Prenota, prepara, incontra & Follow Up.
1. Libro:
Cattivi manager: non prenotano mai riunioni di metà anno da soli: aspettano che le risorse umane o il dipendente le chiedano o le salta del tutto.
La maggior parte dei manager: prenota le riunioni qualche giorno dopo avanzare e fornire poche informazioni sugli obiettivi della riunione.
Grandi manager: sono coerenti con i loro check-in e le riunioni formali di metà anno e forniscono ai dipendenti gli obiettivi da raggiungere e tutto il tempo necessario per prepararsi.
Come superare questo passaggio:
- Prenota la riunione di revisione di metà anno almeno una settimana prima con un invito formale alla riunione. Il dipendente deve capire che questo è più formale di un check-in con refrigeratore dacqua o di un punto di contatto settimanale.
- Comunicare lo scopo della riunione in modo che il dipendente comprenda gli obiettivi della riunione e possa prepararsi.
- Se al dipendente viene chiesto di autovalutarsi prima della riunione, assicurati che abbia la possibilità di farlo e di avere tutto il tempo necessario.
- Prenota una stanza tranquilla con molti cuscini nel tuo calendario così il dipendente sa che riceverà la tua totale attenzione. Suggeriamo spesso che i manager abbiano la riunione in un luogo diverso dal tuo ufficio o dove normalmente ti incontreresti.
2. Preparati:
Cattivi manager: partecipa a una riunione e prendi il volo.
La maggior parte dei manager: dedica 15-20 minuti prima della riunione per scremare gli obiettivi e prendere appunti mentali.
Grandi manager: comprendi limportanza di mostrare ai dipendenti che sono coinvolti nel loro successo quanto lo sono. I migliori manager iniziano a prepararsi una settimana prima raccogliendo i contributi dei colleghi, raccogliendo tutte le note, facendo una revisione dettagliata degli obiettivi e delle responsabilità del lavoro e pianificando i punti di discussione per strutturare la riunione in modo positivo ma costruttivo.
Cosa fanno i migliori manager per prepararsi prima di una riunione di revisione di metà anno:
- Rivedi gli obiettivi di rendimento e le responsabilità lavorative del dipendente e sono pronti a porre domande a stimolare la discussione sui progressi e su ciò che è necessario al dipendente per soddisfare queste aspettative.
- Rivedi eventuali commenti o valutazioni di stato che il dipendente ha fornito nel modulo di revisione formale di metà anno (se applicabile).
- Esamina eventuali note sulle prestazioni, feedback o check-in dei registri delle riunioni per identificare le tendenze. Preparati a fornire un input positivo sui traguardi raggiunti e sulle osservazioni acquisite, oltre a suggerimenti costruttivi di coaching sui modi per crescere e migliorare.
- Se stai utilizzando il feedback dei pari a 360, assicurati che tutte le parti interessate abbiano avuto la possibilità di inviare il loro contributo e ti sei preso il tempo per esaminare e identificare eventuali tendenze, punti di forza e opportunità che dovrebbero essere comunicati al dipendente.
- Determina preliminarmente la misura in cui il dipendente sta prestando o raggiungendo / non raggiungere le aspettative e la linea di condotta da intraprendere per mantenere lo slancio o per migliorare la situazione.
- Determinare eventuali opportunità di sviluppo o formazione, quando dovrebbero essere perseguite e in che modo ciò influirebbe sul breve e pianificazione a lungo termine.
- Pianificare la discussione di qualsiasi nuova azienda o cambiamento di reparto / team che potrebbe influire sugli obiettivi e sui piani di prestazione del dipendente.
- Prenditi un momento per riflettere su te stesso e determinare se ci sono comportamenti o metodi che potrebbero facilitare o ostacolare il progresso del dipendente.
- Crea uno schema approssimativo dei punti di discussione della riunione e stabilisci gli obiettivi per gli argomenti di discussione che vorresti superare. Pianifica il silenzio dei dipendenti e quello che potresti dire per mantenere viva la conversazione.
3. Incontra
Cattivi manager: trascorri la riunione facendo la maggior parte del discorso o discutendo argomenti non correlati al dipendente o al suo ruolo. Utilizzare la riunione come unopportunità per “sorprendere” il dipendente con punti su ciò che potrebbe fare meglio.
La maggior parte dei manager: trascorre la riunione facendo la maggior parte del discorso, fornendo comunque feedback positivi e / o critiche costruttive perdere la direzione della riunione al punto che i punti chiave della discussione vengono persi o affrettati.
Grandi manager: sono pronti a sollecitare il contributo dei dipendenti, tenere docchio il tempo e consentire un buon mix di riconoscimenti e coaching. I grandi manager capiscono che i dipendenti dovrebbero lasciare la riunione armati di ciò di cui hanno bisogno per soddisfare le aspettative, sentendosi anche riposati e motivati per affrontare i prossimi 6 mesi.
Suggerimenti per svolgere un ottimo incontro di revisione di metà anno:
- Assicurati di incontrarti in un luogo tranquillo, senza distrazioni e che tutti i telefoni o dispositivi siano spenti. Il dipendente deve sapere che ha la tua totale attenzione.
- Ripeti rapidamente lo scopo della riunione e il tuo programma previsto in modo che al dipendente venga ricordato ciò che verrà discusso.
- Chiedi al dipendente per avviare la conversazione con un riepilogo degli ultimi 6 mesi. I loro commenti saranno molto indicativi e dovrebbero guidare il resto della discussione.
- Se hai preparato un piano, bene! Segui i tuoi punti di discussione e obiettivi per:
- confermare qualsiasi punto chiave dai commenti di autovalutazione (se applicabile)
- riconoscere eventuali osservazioni o comportamenti positivi, utilizzando esempi o feedback ricevuti da altri
- discutere le cause e le soluzioni per eventuali problemi di prestazioni o consegna e chiedere al dipendente se comprende le aspettative e cosa è necessario per migliorare
- rivedere lo stato di avanzamento degli obiettivi e degli elementi di sviluppo
- comunicare eventuali modifiche dellazienda, dei dipartimenti o del team che potrebbero influire sui loro ruoli o obiettivi.
- aggiungere o modificare nuovi obiettivi o elementi di sviluppo
- discutere eventuali obiettivi relativi alla carriera e progressi
- Fai parlare i dipendenti utilizzando affermazioni importanti come “dimmi di più …” (leggi un ottimo post qui per scoprire come mantenere viva la conversazione)
- Delinea le attività di follow-up necessarie dopo la riunione e imposta i parametri di tempo e di lavoro intorno a loro, se possibile, in modo che il dipendente sa cosa succederà.
- Ricorda al dipendente che sei disponibile al di fuori di qualsiasi riunione formale per discutere i progressi in qualsiasi momento.
4. Follow-up
Cattivi manager: non dare seguito dopo la riunione né mantenere le promesse fatte.
La maggior parte dei manager: non dare seguito dopo la riunione e mantenere le promesse se e quando possono .
Grandi manager: sappi che i dipendenti stanno aspettando la conferma degli argomenti discussi e ti ricontatteranno prontamente dopo la riunione.
Ecco come ottimi manager comunicano dopo la riunione di revisione di metà anno:
- Invia une-mail dopo la riunione di revisione di metà anno per delineare i punti chiave, gli elementi da confermare (comprese le date in cui il dipendente può sentire) e uno schema di eventuali promesse o modifiche e quando avranno effetto.
- Mantenere le promesse fatte o comunicare lo stato al dipendente.
- Registrare eventuali note chiave della riunione o elementi di azione per un facile richiamo. (Se la tua azienda utilizza un sistema automatizzato di gestione delle prestazioni, questi elementi verranno consegnati automaticamente al dipendente dopo che il manager ha chiuso la riunione di revisione di metà anno.)
- Pianifica eventuali altre discussioni di follow-up necessarie.
Nel complesso, la riunione formale di revisione di metà anno è un ottimo momento per dare ai dipendenti la massima attenzione, discutere di eventuali alti e bassi e pianificare il futuro. Le riunioni di metà anno non dovrebbero sostituire il feedback continuo e i check-in informali, ma sono un ottimo modo per riorganizzare formalmente in modo che i dipendenti siano dotati della motivazione e del supporto necessari per avere successo.
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Fonti: