De Latijnse betekenis van het woord quorum is afgeleid van een woord dat wie betekent. Commerciële entiteiten en entiteiten zonder winstoogmerk genieten een groot aantal voordelen wanneer ze een raad van bestuur vormen. De belangrijkste reden voor organisaties om een bestuur te vormen, is om de talenten van individuele bestuurders te bundelen om de beste algemene beslissingen te nemen over de huidige en toekomstige richting van de organisatie. Dat betekent dat de demografie die het wie van de besluitvormers vormt, van grote betekenis is voor elke organisatie. Door het quorumprotocol niet te volgen, kunnen een paar leden te machtig worden, waardoor het risico ontstaat dat beslissingen niet het welzijn van het geheel ten goede komen. .
De regels van Robert bevatten richtlijnen voor quorums met betrekking tot protocollen voor wanneer een quorum niet kan worden vastgesteld, wijzigende statuten met betrekking tot een quorum en de relevantie van het opzeggen van een vergadering waar belangrijke stemmen zullen worden gehouden.
Een quorum definiëren
Volgens de regels van Robert is de definitie van een quorum het minimumaantal stemgerechtigde leden dat aanwezig moet zijn op een correct bijeengeroepen vergadering om zaken te doen in naam van de groep Een quorum moet bestaan uit een getal dat zo groot is als kan worden verwacht om aanwezig te zijn bij alle vergaderingen, wanneer het weer niet uitzonderlijk slecht is.
De definitie klinkt een beetje vaag. Regels hebben die definitie met opzet ontwikkeld om tegemoet te komen aan de diversiteit van organisaties die de parlementaire procedure gebruiken.
Een quorumnummer of ratio vaststellen
In de meeste gevallen zullen de statuten de regels voor een quorum vermelden. Bij gebrek aan een duidelijke definitie, vormt een gewone meerderheid een quorum.
Of u nu voor de eerste keer een quorumquorum bepaalt of de statuten met betrekking tot een quorum herdefinieert, het helpt om een aantal dingen in overweging te nemen. overweging.
- Wie zijn waarschijnlijk de reguliere deelnemers aan de bestuursvergadering?
- Wat is het meest zinvol om beslissingen te nemen die goed afgerond en evenwichtig zijn?
Rekening houdend met die primaire vragen, kan het quorum worden ingesteld als een percentage van het lidmaatschap of als een vast aantal. Dus welk percentage is een quorum? Houd er bij het instellen van die ratio of aantal rekening mee dat de telling wordt genomen van het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Waarom is dit belangrijk? Laten we zeggen dat in de statuten staat dat leden kunnen stemmen per post of per volmacht. Op een vergadering waar gestemd zal worden, zijn er niet genoeg leden aanwezig om het quorum te halen. Er kunnen geen officiële zaken worden gedaan, ook al zijn er genoeg stemmen om het quorum te halen, omdat er niet genoeg leden aanwezig zijn.
De afwezigheid van een quorum
Het komt zelden voor dat een bestuursvergadering is het hele jaar door perfect aanwezig bij elke vergadering. In het licht hiervan zijn in de Regels van Robert regels vastgesteld voor het zakendoen zonder een quorum. Over het algemeen is elk bedrijf dat werd afgehandeld zonder dat een quorum aanwezig was, nietig, maar er zijn een paar uitzonderingen. Ze omvatten:
- maatregelen nemen om een quorum te vestigen
- de tijd voor opschorting vaststellen
- opschorten
- pauze nemen
Er zijn ook een paar vrij voor de hand liggende dingen die niet kunnen worden gedaan als er geen quorum is. Huidige leden kunnen geen unanieme toestemming geven of een andere vergadering aankondigen. In beide gevallen zouden er niet genoeg leden zijn om een redelijke meerderheid van stemmen te verkrijgen.
Als aan het begin van een vergadering een quorum bestaat en de leden tijdens de vergadering vertrekken, waardoor het quorum verloren gaat, de voorzitter moet het verlies van het quorum vermelden voordat er wordt gestemd. Andere leden kunnen ook een motie van orde maken over het verlies van het quorum, maar alleen als andere leden niet aan het woord zijn.
Wijziging van het quorumquotiënt of -verhouding
De leden van de raad moeten nota van rode vlaggen die aangeven dat het tijd is voor een wijziging van de statuten met betrekking tot het gestelde quorum. Vooruitgang en voorwaartse beweging van een organisatie vertonen positieve tekenen van groei, maar ze kunnen ook een signaal zijn voor een tweede blik op het quorumquorumquotiëntgedeelte in de statuten. Een goed moment om het quorumprotocol te herzien is tijdens de jaarlijkse strategische planningsvergadering, tenzij iets voor die tijd tot een herziening leidt. Hier zijn een paar rode vlaggen die een beoordeling triggeren:
- wanneer een paar leden te machtig worden
- wanneer de behoeften van de organisatie veranderen
- wanneer de organisatie maakt een groeiperiode door
Raden van bestuur dienen voorzichtig te zijn met het wijzigen van de regels voor een quorum. De juiste manier is om onze bepaalde woorden of de hele regel te schrappen en nieuwe woorden of een nieuwe regel in te voegen, en erover te stemmen als één vraag. Het risico bij het wijzigen van het quorum door eerst de regel te halen, is dat het quorum onmiddellijk de meerderheid van alle leden wordt. Voor veel organisaties vormt het een bijna onmogelijk forum om een quorum te krijgen om een nieuwe regel aan te nemen.
Rol van de voorzitter
De voorzitter neemt een belangrijke positie in met betrekking tot het verzekeren dat alle uitgebrachte stemmen officieel zijn. Hoewel het belangrijk is dat de vergaderingen op tijd beginnen, moet de voorzitter een paar minuten wachten om te zien of er genoeg leden zijn om het quorum te halen als er geen quorum aanwezig is op het afgesproken tijdstip. Leden kunnen van de gelegenheid gebruikmaken om contact op te nemen met andere leden om te zien of het quorum kan worden bereikt. Als er geen vooruitzicht is op een quorum, moet de voorzitter aankondigen dat er geen quorum is en dat er geen officiële zaken zullen worden gedaan.
Als de voorzitter de vergadering begint zonder dat een quorum aanwezig is en een lid spreekt wat een kwestie betreft, mag dat lid niet worden onderbroken om te verklaren dat het quorum niet aanwezig is. De voorzitter moet het debat laten doorgaan en een lid toestaan om te melden dat hij geen quorum heeft als de leden niet aan het woord zijn.
Als blijkt dat het niet mogelijk is om een quorum vast te stellen, kan de voorzitter verplaatsen om de vergadering te verdagen en te verzetten voor een andere datum. Dit kan ook een signaal zijn van een reactie van de voorzitter om stemgerechtigde leden aan te moedigen aanwezig te zijn bij de volgende vergadering. Het schorsen van de vergadering is een bijzonder geschikte stap voor de voorzitter tijdens een jaarvergadering waar belangrijke zaken voor het jaar moeten worden afgehandeld, inclusief verkiezing van functionarissen.
In het geval dat er geen quorum is, kan de De secretaris moet in de notulen vermelden hoeveel leden aanwezig waren, dat het quorum niet werd bereikt en de datum en tijd van de nieuwe geplande vergadering. De notulen kunnen ook een verklaring bevatten dat er niet-bindende discussies hebben plaatsgevonden.
Het volgen van quorumprotocollen houdt een organisatie evenwichtig en democratisch. Hoewel de bestuursvoorzitter de primaire verantwoordelijkheid draagt voor het vaststellen en aankondigen van het bestaan van een quorum, dienen alle bestuursleden de voorzitter verantwoordelijk te houden voor het naleven van de juiste parlementaire procedure, als een systeem van checks and balances.