Dit omvat ook on-the-job training van HR-professionals in het gebruik van het systeem. Deze functie bevindt zich meestal in de IT-arm van de HR-afdeling.
De HRIS-analist ondersteunt de HRIS. Dit omvat het onderzoeken en oplossen van HRIS-problemen en het onderhouden van contacten met andere delen van het bedrijf, zoals financiën / salarisadministratie.
Als analist ben je ook betrokken bij het genereren van standaard- en ad-hocrapporten en verbeteringen van HRIS-processen. Dit betekent het verbeteren van de werknemerservaring bij het gebruik van de systemen, het bedenken van gebruiksvriendelijke innovaties en het implementeren van nieuw beleid dat in het systeem wordt weerspiegeld.
HRIS-certificering
Er is geen specifiek HRIS-certificering op dit moment. Mensen die geïnteresseerd zijn in het werken met HRIS-systemen worden geadviseerd om IT en HRM te studeren. IT is handig om de fijne kneepjes van het systeem te begrijpen, terwijl HRM helpt om de processen te begrijpen die de HRIS ondersteunt.
Door beide te combineren, kunnen betere beslissingen worden genomen als het gaat om systeemimplementatie.
HRIS-implementatie in 6 stappen
We zouden meerdere artikelen kunnen schrijven als het gaat om HRIS-implementatie. Voor dit artikel geven we een overzicht op hoog niveau. Voor meer informatie raden we het Digital HR Certificate-programma aan, omdat dat programma veel meer informatie biedt over software-implementatie.
Software-implementatie kan worden onderverdeeld in meerdere fasen.
- Zoeken . In de zoekfase wordt er gevraagd naar de specifieke eisen van de verschillende stakeholders binnen het bedrijf. Op basis van deze vereisten wordt een lange lijst met compatibele leveranciers opgesteld. Op basis van eerste vragen wordt een shortlist gemaakt. Deze leveranciers worden uitgenodigd om een voorstel te maken. Aan het einde van deze fase wordt een compatibele provider geselecteerd.
- Plan en stem af. In deze fase kies je een implementatiepartner, stel je een stuurgroep en een implementatieteam samen. De stuurgroep bestaat meestal uit senior afgevaardigden van de verkoper / leverancier, de HR-directeur van het bedrijf, de interne projectmanager en bij voorkeur een senior gebruiker uit het bedrijf. Het implementatieteam houdt zich bezig met de dagelijkse implementatie.
- Definiëren en ontwerpen. In deze fase worden gebruikersgroepen gespecificeerd en worden processen en workflows in kaart gebracht. Hier worden de functionele en technische vereisten voor infrastructuur, systeem en beveiliging verder gedefinieerd.
- Configureren en testen. In deze fase wordt een kerntestteam samengesteld. Dit team heeft de taak het systeem te testen en verbeteringen voor te stellen. Hierna wordt een gebruikersacceptatietest gemaakt door een aantal gebruikers in te schakelen om de laatste feedback te geven.
- Train en communiceer. Voor het Go-Live-moment moet technisch personeel worden getraind, communicatieplannen moeten worden gemaakt en veelgestelde vragen en andere ondersteunende documenten moeten worden gemaakt om de implementatie en acceptatie van de software te bevorderen.
- Implementeren en ondersteunen. Dit is de laatste fase waarin iedereen klaar wordt gemaakt voor Go-Live. Zodra alle ondersteunende processen zijn geïmplementeerd, kan het systeem live gaan. Feedback moet constant worden verzameld en trainingsmateriaal moet worden bijgewerkt met de evoluerende systemen. Constante, nauwkeurige communicatie is hierbij de sleutel.
Door deze zes stappen te volgen, kunt u uw HRIS selecteren en implementeren. Nogmaals, als je meer in detail wilt treden, bekijk dan het Digital HR Certification-programma. Dit programma heeft cursussen over Design Thinking in HR en over het bouwen en implementeren van een digitale HR-strategie. Deze elementen zijn essentieel als het gaat om het definiëren van gebruikersvereisten en het implementeren van een software-oplossing.
FAQ
HRIS staat voor Human Resources Information System. Het HRIS is een systeem dat wordt gebruikt om gegevens over de medewerkers van een organisatie te verzamelen en op te slaan. Dit omvat vaak een Applicant Tracking System (ATS), salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, tijd & aanwezigheid, training, prestatiebeheer, zelfbediening voor werknemers, enzovoort.
Het Human Resource Information System is een systeem dat wordt gebruikt om gegevens over de werknemers van een organisatie te verzamelen en op te slaan, zoals hun naam, adres, leeftijd, salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, tijd en aanwezigheid, prestatiebeoordelingen en meer. Deze gegevens zijn waardevolle input voor datagestuurde besluitvorming in HR.
De HRIS-analist ondersteunt de HRIS. Dit omvat het onderzoeken en oplossen van problemen en het samenwerken met andere delen van het bedrijf, zoals financiën en salarisadministratie.
SAP is een Enterprise Resource System.Dit zijn systemen die de middelen van een bedrijf bijhouden, waaronder onder andere financiële activa, bestellingen en mensen. De HRIS-module van SAP heet SuccessFactors.
De bekendste HRIS-systemen zijn onder meer Workday, Oracles PeopleSoft, SAPs SuccessFactors, Ultimate software, Ceridian en ADP. Garnter (2018) identificeerde deze providers als HRIS-leiders.
