Veilingen voor non-profitorganisaties: een volledige nalevingsgids en voorbeeldformulieren

door Dennis Walsh CPA op 18 mei 2014

Categorieën: Fondsenwerving | Leiderschap en management Topic Tags: Donaties | Juridisch / Compliance

Veilingen staan bekend om twee kenmerken: ze zamelen geld in (soms veel), en ze zijn een hoop werk. Blue Avocado-bijdrager en CPA Dennis Walsh geeft ons een complete, handige nalevingsgids, en nog beter: vijf voorbeeldformulieren om ervoor te zorgen dat uw bewoordingen kloppen:

Liefdadigheidsveilingen hebben de tand des tijds doorstaan als een geweldige manier om onze consumptiegerichte cultuur te gebruiken ten behoeve van non-profitorganisaties. En hoewel veilingen traditioneel worden gehouden op speciale evenementen, zijn online veilingen recentelijk in populariteit toegenomen, waardoor het gemakkelijker wordt voor vrijwilligers en mensen kunnen bieden vanuit hun huis en gedurende een langere periode.

Maar of een veiling is live, stil of online, er zijn nalevingsproblemen. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste nalevingskwesties voor liefdadigheidsveilingen en hoe u donorvoorlichting kunt gebruiken als onderdeel van naleving. Met deze achtergrond en de bijgeleverde voorbeeldwerkbladen en formulieren kunt u gemakkelijker aan rapportageverantwoordelijkheden voldoen en met vertrouwen de voordelen plukken.

Opmerking: verschillende belastingwetten en regelgevende bepalingen zijn van invloed op liefdadigheidsveilingen, en deze wetten zijn onderhevig aan naar interpretatie en verandering. Dienovereenkomstig kan bekwaam professioneel advies nodig zijn voor organisaties, sponsors en deelnemers aan evenementen. Behalve zoals aangegeven, zijn alle sectieverwijzingen naar de Internal Revenue Code and Regulations.

Vóór de veiling

Licentieverlening voor liefdadigheidsinstellingen

De meeste staten hebben een of andere vorm van registratieplicht voor liefdadigheidsinstellingen voor non-profitorganisaties en professionele fondsenwervende bedrijven. Als uw non-profitorganisatie de veiling zelf organiseert, hoeft u zich in de meeste gevallen niet te registreren (ervan uitgaande dat u dit om andere redenen niet hoeft te doen).

In bepaalde staten is ook openbaarmaking vereist van de gelicentieerde status van de organisatie op wervingsmateriaal en erkenningen aan donoren. In plaats van deze vereisten te omzeilen, zouden organisaties de extra legitimiteit moeten omarmen die de openbaarmaking van de geregistreerde status biedt. Klik hier voor links naar de regels in uw land.

Acceptatiebeleid voor veilingdonaties

Overweeg een schriftelijk acceptatiebeleid aan te nemen, zodat u minder geschikte geschenken kunt weigeren met minder negatieve donorreacties. U kunt bijvoorbeeld op uw donatieformulier vermelden dat u geen levende dieren, voertuigen, items met ongebruikelijke opslagvereisten, items met aanzienlijke overdrachts- of behandelingskosten of items waarvan u denkt dat ze niet gemakkelijk kunnen worden verkocht bij de veiling.

Risico- en verzekeringsoverwegingen

Net als andere fondsenwervende evenementen, geven veilingen aanleiding tot zorgen over risicobeheer die prospectief moeten worden aangepakt. Faciliteiten en apparatuur moeten met zorg worden ingericht voor personen van alle leeftijden en met een handicap in gedachten. Wijs iemand toe om tijdens het evenement te letten op gemorste etenswaren en dranken en andere gevaren.

Neem contact op met uw verzekeringsmakelaar over uw aanstaande veiling om er zeker van te zijn dat de juiste dekking en premie aanwezig is. Als u alcoholische dranken serveert, zorg er dan voor dat uw polis de nodige dekking biedt. Hoewel het soms nodig is om een polisruiter toe te voegen voor speciale evenementen, kan de aanschaf van een afzonderlijke polis erop wijzen dat uw verzekeraar niet gespecialiseerd is in verzekeringsbehoeften zonder winstoogmerk.

Documenten om aan donateurs te geven

De regels zijn ingewikkeld voor hoeveel een persoon kan aftrekken van zijn of haar belastingen voor een veilingdonatie; voor dit artikel is een hand-out voor belastingaftrek voor veilingdeelnemers ontwikkeld. Er zijn andere regels voor tastbare items dan voor onroerend goed, voor gewaardeerde en niet-gewaardeerde items, voor kunst, voor diensten, enzovoort. Als een schenker vraagt naar de aftrekbaarheid, stelt u in het algemeen voor om met zijn belastingaccountant te praten. Zelfs als u ze de juiste informatie geeft, kunnen ze deze zich verkeerd herinneren.

Maar u moet wel weten welke documenten u de donor moet geven. Het belangrijkste is dat u ze ontvangstbewijzen en bevestigingen geeft. Net zoals u een schriftelijke bevestiging moet geven voor een donatie in contanten van $ 250 of meer, moeten donateurs een schriftelijke erkenning van het goede doel hebben voor elke schenking van niet-contante eigendommen met een waarde van $ 250 of meer om een liefdadigheidsaftrek te claimen op hun aangifte inkomstenbelasting (zie IRS-publicatie 1771 voor uitzonderingen en huidige jaarlimieten).

De schriftelijke bevestiging moet tonen:

1. 1. Naam van uw organisatie

1. 1. Beschrijving van het gedoneerde eigendom (maar niet de value)

1. 1. Een van de volgende:

• • Een verklaring dat er geen goederen of diensten zijn geleverd in ruil voor de bijdrage

• • Een beschrijving en schatting te goeder trouw van de waarde van alle goederen en services die worden geleverd in ruil voor de bijdrage (bepaalde token-items worden mogelijk genegeerd)

• • Een verklaring dat goederen of diensten die in ruil voor de bijdrage werden geleverd, waren beperkt tot immateriële religieuze voordelen

Hier is een bevestiging van een steekproef van niet-contante donaties.

Nogmaals, maak geen inschatting van th De waarde van ontvangen geschonken goederen. Het is alleen de verantwoordelijkheid van de donor om de waarde van een niet-contante bijdrage voor inkomstenbelastingdoeleinden te onderbouwen, inclusief het verkrijgen van een gekwalificeerde beoordeling indien nodig.

En.een organisatie die een bijdrage niet erkent, loopt geen IRS-boete op. Maar een bedankje, zoals een pannenkoek, moet vers worden geserveerd. Stuur een prompt bedankje per post of e-mail.

Op de veiling

Omzetbelasting

Omdat veilingen betrekking hebben op de verkoop van goederen, bedenk dan dat de meeste staten van non-profitorganisaties eisen dat zij op de verkoop van goederen omzetbelasting heffen op dezelfde manier als ondernemingen met winstoogmerk. (Zelfs als uw staat non-profitorganisaties vrijstelt van het betalen van omzetbelasting bij het kopen van artikelen, kan het van non-profitorganisaties verlangen dat ze omzetbelasting innen en afdragen bij de verkoop van artikelen.)

Vrijstellingen van dergelijke vereisten zijn echter gebruikelijk voor bepaalde fondsenwervende activiteiten ( voorbeeld: omzetbelasting op warm eten dat door vrijwilligers wordt verkocht tijdens een sportevenement voor jongeren dat minder dan zes keer per jaar wordt gehouden). Zorg ervoor dat u bepaalt of u staats- of lokale belastingen moet innen op toegang tot evenementen of veilingen.

Een voordeel van online liefdadigheidsveilingen die worden uitgevoerd via commerciële providers, zoals BiddingforGood of MissionFish, is dat zij omzetbelasting voor u afdragen. Een nadeel is dat ze opladen; BiddingforGood rekent bijvoorbeeld een jaarlijkse vergoeding van $ 595 en 9% van de bruto-omzet.

Stille veilingen maken vaak gebruik van biedingsbladen; hier is een voorbeeld van een biedblad voor stille veilingen dat taal bevat met betrekking tot belastingaftrek, zodat bieders die informatie gemakkelijk zichtbaar hebben terwijl ze bieden.

Na de veiling: boekhouding en rapportage

Hier is een voorbeeldcontrolelijst voor veilingrapportage voor non-profitorganisaties. Hieronder volgt meer informatie over verschillende punten.

Veilinginkomsten en niet-gerelateerd bedrijfsinkomen (UBI)

Worden veilinginkomsten beschouwd als niet-gerelateerde bedrijfsinkomsten ?

Op bepaalde uitzonderingen na moet een organisatie die $ 1.000 of meer per jaar aan bruto-inkomsten ontvangt uit bedrijfsactiviteiten die geen verband houden met de vrijgestelde doeleinden, IRS-formulier 990-T, vrijgestelde bedrijfsinkomstenbelastingaangifte van een organisatie indienen. onderworpen aan vennootschapsbelasting over zijn netto-inkomen uit dergelijke activiteiten.

Om aan UBIT te worden onderworpen, moet de activiteit echter regelmatig worden uitgeoefend. De verordeningen bepalen dat intermitterende activiteiten, waaronder een jaarlijks evenement voor fondsenwerving, niet regelmatig worden uitgevoerd en daarom geen UBI genereren (zie Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Gebeurtenissen die vaker worden uitgevoerd, vereisen mogelijk een nadere evaluatie. Een doorlopende veiling op de website van de organisatie zou bijvoorbeeld waarschijnlijk aan deze vereiste voldoen.

Zelfs als deze regelmatig wordt gehouden, zijn er twee UBIT-uitzonderingen die vaak van toepassing zijn op veilingen en andere fondsenwervende activiteiten. Als een activiteit wordt uitgevoerd met vrijwel alle vrijwilligerswerk, of als de organisatie goederen verkoopt die vrijwel allemaal worden gedoneerd, zal de activiteit niet onderhevig zijn aan UBIT (zie IRC-sectie 513 (a)). Voor dit doel wordt met vrijwel alle doorgaans ten minste 85% bedoeld. (Dit is het gebied waarin kringloopwinkels zonder winstoogmerk actief zijn.)

Als de activiteit regelmatig wordt uitgeoefend en niet anderszins is vrijgesteld van UBIT, en de organisatie bundelt of mengt items bijgedragen items met gekochte items voorafgaand aan hun verkoop, de organisatie moet het percentage gekochte items in de bundel / mix bijhouden. Als de jaarlijkse verkoop van gekochte items meer dan onbeduidend is, dan is de activiteit onderworpen aan UBIT (IRM 4.76.51.9).

En hoe zit het met veilingsponsoring? Zijn deze advertentie-inkomsten en daarom onderhevig aan UBIT?

Met een beetje voorzichtigheid kunt u voorkomen dat u om sponsoringinkomsten te behandelen als niet-gerelateerde bedrijfsinkomsten.Twee belangrijke gebieden:

a) Materialen kunnen de naam, het logo of de productlijnen van een sponsor bevatten, samen met de contactgegevens van de sponsor en een link naar hun website (Treas. Reg Sectie 513-4 (f)).

b) Uw organisatie mag geen enkele vorm van goedkeuring of vergelijkende informatie verstrekken met betrekking tot de producten of diensten van de sponsor (IRC-sectie 513 (i) (2) (A)).

Wat te doen moeten we verslag uitbrengen aan de IRS over de veiling?

Als u een schenking heeft ontvangen waarvoor een formulier 8282 vereist was, en u deze binnen drie jaar verkoopt (of verwijdert), moet u dit formulier indienen 8282, Donee Information Retourneer, binnen 125 dagen na de beschikking, en bezorg een kopie aan de donor. Een uitzondering is van toepassing op een enkel item van $ 500 of minder dat deel uitmaakte van een vergelijkbare groep gedoneerde items, op voorwaarde dat de donor de verklaring in sectie B, deel II, van het formulier heeft ondertekend 8283 en identificeerde het item afzonderlijk.

Bewaar kopieën van al uw Form 8283-papieren zodat u Form 8282 gemakkelijk kunt invullen na een veiling of een andere te melden beschikking.

Speciale regels voor voertuigen : De verkoop van een gedoneerde auto, boot of vliegtuig met een waarde van meer dan $ 500 moet binnen 30 dagen na verkoop aan de donor worden gemeld op IRS-formulier 1098-C of een gelijkwaardige verklaring en moet ook bij de IRS worden ingediend.

Veilingen en uw gecontroleerde verklaringen

Gedoneerde eigendommen registreren: volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) worden geschonken eigendommen in het algemeen erkend als inkomsten en tegen reële waarde geboekt op het moment van ontvangst . Wanneer ze vervolgens op een veiling worden verkocht, omdat dergelijke geschenken in natura in wezen deel uitmaken van dezelfde transactie, moet het verschil tussen het bij verkoop ontvangen bedrag en de reële waarde bij de oorspronkelijke bijdrage worden opgenomen als een aanpassing op de oorspronkelijke bijdrage (FASB Accounting Standards Codification (ASC) 958-605-25-20).

Sommige organisaties geven er de voorkeur aan het bedrag van de veilingaankoop vast te leggen als bijdrage-inkomsten en niet het gedoneerde item wanneer het wordt ontvangen. Als de schenking en verkoop in hetzelfde boekjaar plaatsvinden, resulteert dit boekhoudkundige gemak in hetzelfde netto bijdrage-inkomen. Als de schenking echter plaatsvindt in een afzonderlijke fiscale periode van de veiling, zou dit resulteren in het weglaten van bijdrage-inkomsten en inventaris uit de financiële overzichten.

Gedoneerde diensten – zoals een fotosessie of vermogensplanning consultatie – worden niet als omzet verantwoord. Zelfs als ze voldoen aan de gespecialiseerde vaardigheidsvereisten voor het opnemen van vrijwilligerswerk in financiële overzichten, zouden ze niet voldoen aan de vereiste dat ze normaal gesproken zouden moeten worden aangeschaft als ze niet zouden worden verstrekt door donatie FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Waar formulier 990 verschilt van GAAP

Hoewel een organisatie over het algemeen GAAP kan volgen voor het rapporteren van bijdragen ook op formulier 990, zijn er verschillende belangrijke verschillen met betrekking tot donaties van onroerend goed voor de verkoop van fondsenwerving.

In tegenstelling tot GAAP-behandeling als een enkele bijdrage, worden onroerend goed dat wordt geschonken voor fondsenwerving en de daaropvolgende verkoop gerapporteerd als afzonderlijke en afzonderlijke transacties op formulier 990. Het verschil tussen het bedrag dat is gerealiseerd met de verkoop van onroerend goed op een veiling en de reële waarde op het moment van schenking resulteert in een afzonderlijk gerapporteerde winst of verlies uit fondsenwervende evenementen.

Schenking van het gebruik van materialen, apparatuur of faciliteiten wordt niet opgenomen zoals in komen. Bovendien wordt de schenking van diensten nooit opgenomen als inkomsten voor formulier 990-rapportage. In plaats daarvan worden de opbrengsten van de daaropvolgende veiling van dit soort items opgenomen als inkomsten uit fondsenwervende evenementen in de verkochte periode.

Voor twee nuttige voorbeelden uit de Form 990-instructies, zie Voorbeelden 1 en 2 op pagina 37 ter illustratie van de rapportage van veilinggerelateerde transacties. Deze auteur heeft ook een voorbeeldchecklist ontwikkeld van veilinggerelateerde nalevingsitems, inclusief formulier 990-gerelateerde rapportage, die hier beschikbaar is.

Nuttige bronnen

De volgende voorbeeldformulieren zijn ontwikkeld voor dit artikel en kunnen worden gedownload:

• • Erkenning van niet-contante donatie VOORBEELD

• • Openbaarmaking van de aftrekbaarheid van het VOORBEELD van de kaartaankoop

• • Hand-out voor belastingaftrek voor veilingdeelnemers VOORBEELD

• • Biedblad voor stille veilingen VOORBEELD

• • Checklist voor veilingrapportage voor non-profitorganisaties VOORBEELD

De volgende IRS-publicaties en -formulieren zijn online beschikbaar op www.irs.gov:

• • Pub. 526, Liefdadigheidsbijdragen

• • Pub.561, De waarde van gedoneerde eigendommen bepalen

• • Pub. 1771, Liefdadigheidsbijdragen – Onderbouwing en openbaarmakingsvereisten

• • Form 8282, Donee Informatie teruggeven

• • Form 8283, noncash charitatieve bijdragen

Dennis Walsh, CPA, biedt na zijn pensionering vrijwilligerswerk aan non-profitorganisaties in North Carolina met boekhoudkwesties, waarvoor hij onlangs werkte ontving de Community Service Award van het Guilford Nonprofit Consortium. Hij deelt zijn expertise landelijk met non-profitorganisaties via Blue Avocado. Via de Deborah en Dennis Walsh Foundation heeft hij ook “Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits” en Man From Macedonia gepubliceerd, een memoires van burgerrechtenleider Aaron Johnson. Dennis schreef ook het Blue Avocado-artikel Nonprofit Bookkeeping Test, een van de tien meest bekeken Blue Avocado-artikelen aller tijden. Dennis is te bereiken via het Micah Project. Een versie van dit artikel is gepubliceerd door het Planned Giving Design Center.