San Diego State University

Een effectief beroep of verzoekbrief schrijven

Wanneer moet je een brief schrijven

Veel universitair beleid vereist het schrijven van een brief . Een brief is soms de meest effectieve manier om een bepaald bericht te verzenden. Probeer een brief als je met iemand praat, e-mail gebruikt of een formulier invult niet werkt of niet praktisch is.

Formaat

Elementen:

De elementen gevonden in typische zakelijke brieven zijn:

1. volledig postadres van de afzender
2. datum waarop brief is geschreven
3. adres van de persoon aan wie de brief is gericht
4. onderwerpregel
5. aanhef
6. body (het hoofdbericht)
7. gratis afsluiting
8. handtekeningregel (zorg ervoor dat u uw brief ondertekent)
9. bijlagen en kopienotaties

Modelbrief:

Het onderstaande model gebruikt alle elementen uit de lijst. De bovenstaande indeling is een kwestie van persoonlijke keuze, evenals de beslissing om een telefoonnummer en e-mailadres op te nemen.

Let op: de tekst van de modelbrief is uitzonderlijk beknopt. De meeste beroeps- en verzoekbrieven hebben een pagina of twee nodig.

1. Samuel Student
   123 ABC Street
   San Diego, CA 92120

   (619) 555-1234

2. 20 februari , 2018
3. Dr. Jane Skool, Professor aan College of _____________
   San Diego State University
   San Diego, CA 92182 + mailcode
4. Onderwerp: Verzoek om onderzoek
5. Beste Dr. Skool:
6. Ik schrijf om een speciaal examen aan te vragen voor Cursus 101. Op 12 maart, de datum van het regelmatig geplande examen, moet ik voor de rechtbank verschijnen als een getuige. Ik heb een kopie van de dagvaarding bijgevoegd.
7. Bedankt dat u de tijd heeft genomen om mijn verzoek in overweging te nemen. Voor vragen kunt u per e-mail of telefoon contact met mij opnemen.
8. Met respect,
   Sam Student
9. Samuel Student
   Red ID *
10. Encl.
    Cc: John O. Smith

Inhoud en toon

Hoewel het uiterlijk van een brief belangrijk is, zullen de inhoud en toon bepalen of de brief zijn werk echt doet. Bekijk alle relevante beleidsregels en besteed bijzondere aandacht aan wat de besluitvormer moet weten om een beroep of verzoek in overweging te nemen. Dat is de informatie die in uw brief moet worden vermeld.

Openingsverklaring
De eerste zin of twee moeten het doel van de brief duidelijk aangeven.

Ik schrijf om in beroep te gaan tegen mijn huidige disciplinaire status en om mijn excuses aan te bieden voor mijn betrokkenheid bij de vloercrawl die ertoe leidde dat ik op de hoogte werd gesteld. Ik realiseer me dat wat mij onschuldig leuk leek, in feite een gevaar was voor mijn gezondheid en die van anderen. Ik heb oprecht spijt van mijn acties die avond …

Ik schrijf om een cursusoverbelasting voor 2018-2019 aan te vragen …

Wees feitelijk
Voeg feitelijke details toe, maar vermijd dramatisering van de situatie.

Eind oktober kreeg ik de diagnose tonsillitis. Ik was meer dan een week ziek en miste de meeste van mijn tussentijdse examens.

NIET Eind oktober, nadat ik me een paar dagen erg ziek voelde, sleepte ik mezelf eindelijk naar de studentengezondheidsdienst …

Wees specifiek
Als een beroep of verzoek afhangt van bepaalde feiten die de beslisser zal willen verifiëren, specifiek zijn.

Ik heb op 23 januari een test gemist, omdat ik op 19 januari naar Vancouver vloog voor de begrafenis van mijn grootvader en op 26 januari terugkwam. Ik sluit het ontvangstbewijs van de luchtvaartmaatschappij bij en kan verdere bevestiging geven als dat nuttig zou zijn.

NIET Ik hoefde buiten de stad een begrafenis bij te wonen, dus ik miste de test op 23 januari.

Documentatie
Voeg alle documentatie toe die vereist is door het beleid of die nodig is om uw beweringen te staven. Als documentatie wordt verzonden door een derde partij, vermeld dit dan met details.

Dr. De arts van mijn vader heeft ermee ingestemd u over deze kwestie te schrijven …

Blijf bij het punt
Maak uw brief niet vol met informatie of verzoeken die niet essentieel verband houden met de hoofdboodschap.

Probeer de lezer niet te manipuleren
Bedreigen, vleien, bedelen, pleiten, vleien en buitensporige beloften doen zijn manipulatieve en meestal ineffectieve methoden.

Als je me de kans geeft om volgend jaar terug te komen, beloof ik dat ik heel hard zal werken, rijk zal worden en een miljoen dollar zal doneren aan de universiteit …

Hoe te praten Over gevoelens
Het is verleidelijk om het geval te overdrijven wanneer iets belangrijk voor ons is. Als gevoelens een legitiem onderdeel zijn van een boodschap, bezit het gevoel dan en verklaar het als een feit.

Toen ik mijn cijfer zag, was ik erg teleurgesteld.

Wees kort
Het is meer werk om een goede korte brief te schrijven dan een lange. Drukke besluitvormers waarderen de extra inspanning.

Vermijd fouten
Een brief zal een betere indruk maken als hij wordt getypt; vrij van spelling- en grammaticafouten; vrij van jargon; en in de juiste envelop geplaatst.MAAR het is veel belangrijker om deadlines te halen en het doel duidelijk te vermelden dan een brief in te dienen die volledig foutloos is.

Kopieën bewaren
Bewaar kopieën van alle verzonden of ontvangen brieven, evenals relevante documenten en formulieren totdat een kwestie is afgehandeld.

* Aangepast overgenomen uit het Ombudsbureau van de University of Western Ontario, Frances Bauer, Ombudspersoon