Projectbereik: het is een bewegend doel en een doel waar je een roos op wilt hebben voordat je het in kaart brengt jouw project. Gedefinieerd als de som van alle resources, deliverables, features en taken binnen een bepaald project, is je projectomvang de grens waarbinnen je hele project bestaat. Maar om dat zelfs te beginnen te definiëren, moet u een beetje dieper duiken en de projectomvang schetsen om de bedrijfsdoelstellingen, te leveren producten en meer beter te definiëren om buy-in te krijgen van de belangrijkste belanghebbenden.
Dit is uw Project Scope Statement, en net als een Scope of Work (SOW), bestaat het om uw projectbereik voor alle deelnemende partijen te versterken.
Wat is een Project Scope Statement?
Typisch geschreven door de projectmanager, geeft een scope-statement een overzicht van het hele project, inclusief alle deliverables en hun kenmerken, evenals een lijst met belanghebbenden die hierdoor worden beïnvloed. Het bevat ook alle belangrijke projectdoelstellingen, deliverables en doelen om succes te helpen meten.
Uw projectomvangverklaring zal fungeren als het primaire hulpmiddel voor belanghebbenden en teamgenoten om naar terug te verwijzen en te gebruiken als een richtlijn om nauwkeurig te meten projectsucces.
Gerelateerd: hoe maak je een stakeholdermanagementplan
Project Scope Statement Outline
Vergelijkbaar met de vijf Ws van journalistiek: wie, wat, wanneer , Waar, waarom — om de omschrijving van uw projectomvang correct te krijgen, moet u deze zeven zaken aanpakken:
Rechtvaardiging
Geen enkel project start zonder een reeds bestaande behoefte, dus gebruik dat als uw rechtvaardiging. Begin uw projectomvangverklaring door uit te leggen wat de noodzaak van uw project is en hoe het eindresultaat die behoefte zal oplossen.
Voorbeelden van behoeften kunnen zijn:
- Er is een concurrent gekomen uit met een nieuw product dat momenteel geen concurrentie op de markt heeft
- Feedback van klanten heeft gevraagd om een nieuwe tool om in uw product op te nemen
- Er is een mogelijkheid voor verticale integratie / terugkerende inkomsten geïntroduceerd
Beschrijving van de scope
Het klinkt misschien eenvoudig genoeg, maar dit is een van de belangrijkere stappen. Maak op hoog niveau een lijst van wat binnen de reikwijdte van uw project valt en wat buiten de reikwijdte valt. Dit zal helpen om grenzen te stellen voor het bestaan van het project. Het beheert ook de verwachtingen / input van uw belanghebbenden en geeft uw teamleden enkele creatieve beperkingen om binnen te werken.
Bedrijfsdoelstellingen
Geef een overzicht van uw bedrijfsdoelstellingen door de doelstellingen te definiëren die uw bedrijf hoopt te bereiken bereiken met dit project. Dit kunnen doeldatums voor productlanceringen zijn, een nieuw bedrijfsmodel om een hoger percentage terugkerende inkomsten te genereren, hogere klanttevredenheid, meer starters en meer.
Projectresultaten
Lijst uit de resultaten die uw teamleden moeten produceren om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. Dit kan het product zelf zijn, instructie- en installatiehandleidingen, marketingmateriaal, persberichten, advertentiecampagnes en meer.
Projectuitsluitingen
Hoewel het absoluut noodzakelijk is dat u de grenzen definieert rond wat de project omvat vanaf het begin, is het ook buitengewoon belangrijk dat u opsomt wat dit project niet omvat. Bijvoorbeeld:
- Applicatie-updates die zijn gepland voor een later project en opzettelijk niet in dit project zijn opgenomen
- Beperkte of opnieuw geplande klanttoegang tot bepaalde ondersteuningslijnen / productfuncties
Beperkingen
Projectbeperkingen maken het beheren van projecten zon puzzel om op te lossen. De drie belangrijkste beperkingen – of de drievoudige beperking – voor het beheren van een project zijn doorgaans tijd, geld en omvang. Ze zijn met elkaar verbonden, wat betekent dat als je aan de ene hendel op bereik trekt, er ook een andere hendel op geld of tijd in beweging komt.
Maar er zijn extra projectbeperkingen die op elk moment kunnen opduiken , inclusief risico, middelen, organisatie, methode, klanten en meer. Maak een lijst van alle beperkingen die u in uw project voorziet, zodat u kunt proberen om oplossingen klaar te hebben om te starten wanneer dat nodig is.
Veronderstellingen
Uw projectaannames draaien meestal rond de dingen die worden uiteindelijk beperkingen, waaronder tijd, geld en omvang. In dit gedeelte vermeld je bijvoorbeeld het front-end ontwikkelingsteam zal beschikbaar zijn tijdens deze projectperiode of het klantondersteuningsteam krijgt x keer een nieuwe producttraining. Het is belangrijk om deze op te noemen, omdat dit niet alleen de belangrijkste belanghebbenden vertelt wat uw primaire behoeften aan middelen zijn om het project te laten slagen, maar het geeft u ook snel inzicht in waar uw grootste risicofactoren liggen.
Gerelateerd: Stakeholdermanagementstrategieën & Tools
Het overzicht van uw projectbereikverklaring zal helpen als markeringen te fungeren bij het opbouwen van uw volledige bereikverklaring.Omdat het voorspellen van de toekomst van het project op zon hoog niveau onmogelijk is, is dit de eerste stap om je project zo dicht mogelijk bij het resultaat te krijgen. Door te beginnen met de zeven belangrijkste uitspraken hierboven, kunt u een voorsprong krijgen op een succesvol project.
Verklaring projectomvang versus reikwijdte van het werk
Er zijn een paar dingen die de projectomvang uitspraken worden doorgaans verward met, inclusief uw werkterrein. Ze klinken misschien hetzelfde, maar hier zijn de belangrijkste verschillen tussen deze twee.
Uw werkomvang is een werkovereenkomst, doorgaans tussen adviseur en opdrachtgever, waarin de overeenkomst van het uit te voeren werk wordt beschreven, inclusief, maar niet beperkt tot:
- Deliverables / producten / resultaten
- Project tijdlijn
- Project mijlpalen
- Rapporten om projectvoortgang te catalogiseren
Hoewel het schrijven van uw werk tijdrovend kan zijn, schetst het het project zelf en niet noodzakelijk het plan dat moet worden gevolgd. De projectscope-verklaring vervult op zijn beurt die rol door precies te specificeren en in kaart te brengen wat u kunt verwachten met het projectplan en het project zelf.
Project Scope Statement vs. Project Scope Management Plan
Ze klinken misschien hetzelfde, en de uitkomst van het project kan vergelijkbaar zijn, maar een projectomschrijving is anders dan uw projectbereikbeheerplan. Een projectbereikbeheerplan volgt op de projectbereikverklaring, waarin uw project van begin tot eind wordt beschreven.
Bovendien helpt het bij het definiëren van het werk dat in de loop van het project moet worden gedaan, en het controleert en bewaakt die processen. Het documenteert en volgt ook fasen om te voorkomen dat de scope verschuift, en helpt bij het afsluiten van projecten, inclusief een audit van de deliverables en het beoordelen van de projectresultaten op succesfactoren.
Uw scope-statement is lang niet zo ingewikkeld – het is gewoon de paraplu over uw projectbereikbeheerplan, dat fungeert als een rubriek die belanghebbenden en teamleden kunnen volgen.
Best practices voor een succesvolle projectbereikverklaring
Hier zijn de best practices om te overwegen terwijl u uw projectomschrijving schrijft:
- Gebruik geen jargon-zware taal. Je praat met meerdere mensen over meerdere afdelingen en specialisaties, dus houd de taal consistent en duidelijk.
- Houd het kort. Aangezien dit een document is dat de buy-in van belanghebbenden beoogt, zal er waarschijnlijk nog veel moeten worden bewerkt voordat het is afgerond, en het zal een snelle referentiegids voor later moeten zijn. Houd het dus simpel en bewaar de woordenstroom voor uw volledige projectplan.
- Blijf uit de buurt van ingrijpende uitspraken. U wilt uw middelen niet teveel aan het project besteden voordat het zelfs maar van start gaat.
- Zorg ervoor dat het vragen beantwoordt, zoals:
- Wat zijn de zakelijke voordelen op de lange termijn?
- Wat biedt het onze klanten dat nog niet bestaat?
- Is dit beter dan wat we momenteel op de markt aanbieden?
Hoe ProjectManager.com u kan helpen met uw Project Scope Statement
Het uitrollen van grote projecten kan zowel tijd als energie vergen. Laat je niet overweldigen voordat je begint. Om te beginnen kunt u onze gratis structuursjabloon voor werkspecificaties gebruiken en een visueel beeld krijgen van de te leveren producten, evenals de taken die u moet voltooien voordat u uw projectomvangverklaring indient.
Van daaruit kunt u ProjectManager.com proberen. en gebruik onze taakbeheerfuncties om alle noodzakelijke taken georganiseerd, geprioriteerd en gesorteerd te krijgen op projectfase. Je kunt zelfs andere mensen om input vragen: teamleden kunnen rechtstreeks commentaar geven op de taken, zodat de communicatie overzichtelijk en ter zake blijft.
Gerelateerd: Work Breakdown Structure (WBS) -gids
Houd uw resources, taken en deliverables en meer in de gaten, zodat u uw project op schema kunt houden. Met ProjectManager.com kunt u oefenen met het in kaart brengen van uw projecttijdlijn met behulp van onze Gantt-grafiek, een lijst maken van deliverables met behulp van onze takenlijst of kanban-tool en teamleden uitnodigen om de tijdlijn te bekijken voordat ze de scope-verklaring indienen bij de belangrijkste belanghebbenden. Start vandaag nog met uw gratis proefperiode van 30 dagen.