Als de helft van het jaar Na het behalen van een cijfer zullen veel bedrijven met formele prestatie-evaluatieprocessen starten of halverwege het jaar prestatiebeoordelingen en -vergaderingen afronden. Zelfs als uw bedrijf geen formele tussentijdse evaluaties uitvoert, moedigen we managers aan om het op zich te nemen om een vast tijdstip vast te stellen waarop ze hun aandacht kunnen besteden aan werknemers, zodat ze kunnen opladen en hergroeperen voor de tweede helft van het jaar.
Waarom?
De halfjaarlijkse evaluatievergadering is een uitstekende gelegenheid om formeel met de werknemers om tafel te gaan en:
- de doelstellingen en prestaties te herzien om ervoor te zorgen dat alles is op schema;
- check-in over de algemene status van medewerkers en hoe ze het doen in hun rollen;
- leer van medewerkers over wat wel / niet werkt en welke ondersteuning of middelen die ze nodig hebben om aan de verwachtingen te voldoen;
- feedback geven over prestaties en coaching voor ontwikkeling;
- communiceren en plannen voor eventuele veranderingen in het bedrijf, team, rollen of doelstellingen die van invloed zijn op de tweede helft van het jaar.
Maar HOE managers tussentijdse beoordelingsgesprekken benaderen, kan alles maken of breken. Het doornemen van de moties en winging it is niet genoeg om ervoor te zorgen dat medewerkers op het goede spoor zitten en de juiste feedback en ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om te slagen.
Vier stappen om de prestatiebeoordeling halverwege het jaar te rocken: Boek, bereid je voor, ontmoet & Follow-up.
1. Boek:
Slechte managers: boek nooit zelf halverwege het jaar vergaderingen – ze wachten op HR of de medewerker om het te vragen of slaan ze helemaal over.
De meeste managers: boek vergaderingen een paar dagen vooruitgaan en weinig informatie geven over de vergaderdoelen.
Geweldige managers: zijn consistent met hun check-ins en formele halverwege het jaar vergaderingen en bieden werknemers de doelstellingen voor het behalen van de doelen en voldoende tijd om zich voor te bereiden.
Hoe deze stap te rocken:
- Boek de halfjaarlijkse beoordelingsvergadering minstens een week van tevoren met een formele uitnodiging voor een vergadering. De werknemer moet begrijpen dat dit formeler is dan een waterkoeler inchecken of wekelijks contactmoment.
- Communiceer het doel van de vergadering zodat de werknemer de doelstellingen van de vergadering begrijpt en zich kan voorbereiden.
- Als de werknemer wordt gevraagd om zichzelf te beoordelen voorafgaand aan de vergadering, zorg er dan voor dat hij of zij toegang heeft en voldoende tijd heeft.
- Boek een rustige kamer met voldoende kussens in uw agenda zodat de medewerker weet dat hij uw onverdeelde aandacht krijgt. We raden managers vaak aan de vergadering ergens anders te houden dan op kantoor of waar u normaal gesproken zou vergaderen.
2. Bereid je voor:
Slechte managers: stap een vergadering binnen en wing-it.
De meeste managers: nemen 15-20 minuten voor de vergadering de tijd om doelen af te vlakken en mentale aantekeningen te maken.
Geweldige managers: begrijp hoe belangrijk het is om de werknemer te laten zien dat ze net zo goed in hun succes hebben geïnvesteerd als zijzelf. Geweldige managers beginnen een week van tevoren met de voorbereiding door input van collegas te verzamelen, alle aantekeningen te verzamelen, een gedetailleerde evaluatie van de taakdoelen en verantwoordelijkheden te maken en discussiepunten te plannen om de vergadering op een positieve maar constructieve manier te structureren.
Wat geweldige managers doen om zich voor te bereiden voor een halfjaarlijkse beoordelingsvergadering:
- Bekijk de prestatiedoelen en functieverantwoordelijkheden van de werknemer en ben bereid vragen te stellen aan een discussie op gang brengen over de voortgang en wat nodig is van de werknemer om aan deze verwachtingen te voldoen.
- Bekijk eventuele opmerkingen of statusbeoordelingen die de werknemer heeft gegeven in het formele beoordelingsformulier halverwege het jaar (indien van toepassing).
- Bestudeer eventuele prestatienotities, feedback of logboeken van incheckvergaderingen om trends te identificeren. Wees voorbereid om positieve input te geven over bereikte mijlpalen en genomen observaties, evenals constructieve coachingstips over manieren om te groeien en te verbeteren.
- Als je 360-peer feedback gebruikt, zorg er dan voor dat alle relevante partijen de kans hebben gehad om hun input indienen en u hebt de tijd genomen om trends, sterke punten en kansen te bekijken en te identificeren die aan de werknemer moeten worden gecommuniceerd.
- Maak een voorlopige bepaling van de mate waarin de werknemer presteert of bereikt / niet het bereiken van verwachtingen en welke actie zal worden ondernomen om het momentum te behouden of om de situatie te verbeteren.
- Bepaal eventuele kansen voor ontwikkeling of training, wanneer deze moeten worden nagestreefd en hoe dit de korte en planning voor de lange termijn.
- Plan om nieuwe veranderingen in het bedrijf of de afdeling / team te bespreken die van invloed kunnen zijn op de prestatiedoelen en plannen van de werknemer.
- Neem even de tijd om zelf na te denken en bepaal of er gedragingen of methoden zijn die de voortgang van de werknemer mogelijk maken of belemmeren.
- Maak een ruwe schets van de gesprekspunten en stel doelen voor de discussiepunten die u wilt bespreken. Plan voor de stilte van de werknemer en wat u zou kunnen zeggen om het gesprek gaande te houden.
3. Ontmoet
Slechte managers: besteed de vergadering aan het meeste praten of discussiëren over zaken die geen verband houden met de werknemer of hun rol. Gebruik de bijeenkomst als een gelegenheid om de medewerker te verrassen met punten over wat ze beter zouden kunnen doen.
De meeste managers: besteden de bijeenkomst aan het grootste deel van het gesprek, maar geven wel goede feedback en / of opbouwende kritiek de richting van de vergadering zo ver verliezen dat belangrijke discussiepunten worden gemist of gehaast.
Geweldige managers: zijn bereid om input van medewerkers te vragen, houden de tijd in de gaten en zorgen voor een goede mix van erkenning en coaching. Goede managers begrijpen dat werknemers de vergadering moeten verlaten gewapend met wat ze nodig hebben om aan de verwachtingen te voldoen, terwijl ze zich ook verfrist en gemotiveerd moeten voelen om de komende zes maanden het hoofd te bieden.
Tips voor het houden van een geweldige beoordelingsvergadering halverwege het jaar:
- Zorg ervoor dat u ergens rustig vergadert, zonder afleiding, en dat alle telefoons of apparaten zijn uitgeschakeld. De werknemer moet weten dat hij uw onverdeelde aandacht heeft.
- Herhaal snel het doel van de vergadering en uw verwachte agenda, zodat de werknemer eraan wordt herinnerd wat er zal worden besproken.
- Vraag de medewerker om het gesprek te beginnen met een samenvatting van de afgelopen 6 maanden. Hun opmerkingen zijn veelzeggend en zouden de rest van de discussie moeten sturen.
- Als je een plan hebt opgesteld, geweldig! Volg uw spreekpunten en doelen voor:
- het bevestigen van belangrijke punten uit zelfevaluatiereacties (indien van toepassing)
- het erkennen van positieve observaties of gedragingen, met behulp van voorbeelden of feedback van anderen
- het bespreken van oorzaken en oplossingen voor eventuele prestatie- of leveringsproblemen en vraag de werknemer of ze de verwachtingen begrijpen en wat nodig is om ze te verbeteren
- de voortgang van doelen en ontwikkelingsitems beoordelen
- het communiceren van wijzigingen in het bedrijf, de afdeling of het team die van invloed kunnen zijn op hun rollen of doelstellingen.
- toevoegen of bewerken van nieuwe doelen of ontwikkelingsitems
- bespreken van carrièregerelateerde doelen en voortgang
- Houd medewerkers aan het praten door toonaangevende uitspraken te gebruiken zoals vertel me meer … (lees hier een geweldige post voor manieren om het gesprek gaande te houden)
- Maak een overzicht van eventuele vervolgactiviteiten die nodig zijn na de vergadering en stel de tijd- en werkparameters daar omheen, indien mogelijk, zodat de medewerker weet wat er zal gebeuren.
- Herinner de medewerker eraan dat u buiten elke formele vergadering om de voortgang op elk moment te bespreken.
4. Follow-up
Slechte managers: volg nooit een follow-up na de vergadering en kom nooit gemaakte beloften na.
De meeste managers: volg geen follow-up na de vergadering en kom beloften na als en wanneer ze kunnen .
Geweldige managers: begrijp dat werknemers wachten op bevestiging van de besproken items en onmiddellijk na de vergadering een follow-up geven.
Hier is hoe goede managers communiceren na de beoordelingsvergadering halverwege het jaar:
- Stuur een e-mail na de beoordelingsvergadering halverwege het jaar om de belangrijkste punten te schetsen, punten om te bevestigen (inclusief datums waarop de werknemer horen) en een overzicht van eventuele beloften of wijzigingen en wanneer ze van kracht worden.
- Kom alle gemaakte beloften na of communiceer de status aan de medewerker.
- Noteer belangrijke notulen of actie-items om gemakkelijk op te roepen. (Als uw bedrijf een geautomatiseerd prestatiebeheersysteem gebruikt, worden deze items automatisch aan de werknemer geleverd nadat de manager de beoordelingsvergadering halverwege het jaar heeft gesloten.)
- Plan eventuele andere noodzakelijke vervolggesprekken.
Al met al is de formele beoordelingsvergadering halverwege het jaar een goed moment om werknemers uw volledige aandacht te schenken, eventuele ups en downs te bespreken en plannen te maken voor wat de toekomst biedt. Halverwege het jaar mogen vergaderingen niet in de plaats komen van doorlopende feedback en informele check-ins, maar ze zijn een geweldige manier om formeel te hergroeperen, zodat medewerkers worden uitgerust met de motivatie en ondersteuning die nodig zijn om te slagen.
Wil je hulp tijdens het rocken? -jaarlijkse beoordelingsbijeenkomsten?
Ontdek de eenvoudige & complete prestatiebeheersoftware van emPerform met tools zoals journaling, feedback, taakwaarschuwingen, het volgen van doelen en 100% geautomatiseerde herinneringen voor vergaderingen. 
Bronnen: