Is het mogelijk om te verkopen zonder een zakelijke offerte te schrijven? Ja en nee. Wanneer is het een ja? Dit gebeurt wanneer u de deal kunt sluiten omdat de prospect alleen geïnteresseerd is in uw product of dienst. Ze geven niets om de prijs; ze willen jou en niemand anders. Maar geef toe – het is een vrij zeldzame gelegenheid.
Wanneer is het een nee? Wanneer u concurreert met andere bedrijven die ook gretig hun methoden aanbieden om de pijn van de klant aan te pakken. In dit geval is de quote een must, dus je moet scherp zijn. Hoe sneller u op hun verzoek reageert, hoe groter uw kansen om de deal over de streep te trekken.
Hoe schrijft u een professionele offerte die alle anderen zal verslaan? Hoe optimaliseer je het hele creatieproces zonder aan kwaliteit in te boeten? Wat is het verschil tussen een offerte en een voorstel? Blijf lezen, en u leert de antwoorden op deze vragen en meer.
Wat is een zakelijke offerte?
Laten we eerst een korte woordenschatles geven. Een zakelijke offerte (of offerte) is een document waarin u het gevraagde goed of de service beschrijft en uw klant relevante prijzen geeft. In de meeste gevallen is het geschreven als een reactie op een RFP, wanneer een derde partij om uw service of product vraagt.
Een citaat wordt vaak verward met een voorstel of een schatting. Deze drie documenten kunnen inderdaad voor dezelfde doeleinden worden gebruikt, maar er zijn nog steeds verschillen die we graag willen bespreken.
Het verschil tussen een offerte en een voorstel
Zowel citaten als voorstellen worden gebruikt om goederen of diensten aan uw prospect aan te bieden. Een citaat wordt gebruikt als het de klant niet kan schelen HOE u of uw product zijn bedrijf zal helpen. Het beantwoordt alleen de vragen “WAT?”, “WANNEER” en “HOEVEEL?”.
Een voorstel is een meer gedetailleerd document dat de “HOE” -vraag moet behandelen. U moet een volledig begrip van het bestaande probleem van de potentiële klant aantonen en een specifieke oplossing aanbieden.
Het verschil tussen een offerte en een schatting
Een offerte en een schatting delen hetzelfde objectief maar neem verschillende vormen aan. Houd bij het schrijven van een zakelijke offerte een formele toon aan en geef de klant een exacte prijs. Een offerte kan worden gebruikt als juridische positie voor de prijs en dient als contract.
Een offerte spreekt voor zich. Hier moet u een schatting maken en de geschatte prijs van het product noemen. Het is niet bedoeld als juridisch document en lijkt op een informele brief.
Wilt u weten hoe u een offerte kunt maken voor bedrijven die in een specifieke niche actief zijn? We raden deze uitgebreide bibliotheek met sjablonen voor zakelijke offertes aan – u vindt er verschillende voorbeelden van offertes die zijn gemaakt voor verschillende markten (waaronder verkoop, websiteontwikkeling, bouwen en ontwerp).
4 tips om een aantrekkelijke offerte te maken
Laten we het creatieproces creatief maken. Het is niet voldoende om te weten hoe u een zakelijke offerte moet opstellen; je moet ook weten hoe je van je prospects klanten kunt maken.
Er zijn 4 vruchtbare tips om het schrijven van offertes te verbeteren.
Houd je aan de juiste structuur
Dit step vereist niet zoveel creativiteit, maar je hebt wel structuur nodig om je document beter leesbaar te maken. Er is een standaardlay-out voor offertes die er ongeveer zo uitziet:
- Offerte header – Vermeld de naam van uw bedrijf, contacten, belastingregistratienummer, offertenummer en datum, betalingsvoorwaarden en de naam van De ontvanger. U dient het woord “Offerte” of “Offerte” bovenaan de pagina te schrijven.
- Body van de offerte – Beschrijf de voorgestelde goederen of diensten en geef prijsinformatie.
- Offerte footer – Vermeld het totale bedrag van alle artikelen, het belastingbedrag en de geldigheid van de offerte. Bied een call-to-action aan, zoals hun handtekening.
Als je voorbeelden van de structuur wilt zien, bekijk dan de sjablonen door de bovenstaande link te volgen.
Visualiseer het project
Hoe hard u ook uw best doet, woorden zijn mogelijk niet voldoende om uw product te beschrijven. Dit geldt vooral als het een noviteit is en een aantal unieke kenmerken heeft die ongebruikelijk zijn voor de markt. Overweeg in dat geval een paar afbeeldingen of videos van uw product op te nemen.
Als uw bedrijf klanten specifieke services biedt, kunt u deze ook visualiseren door videos, fotos en grafieken op te nemen die het beste zowel proces- als resultaat. Niet veel bedrijven doen dit, dus u onderscheidt zich van de massa.
Gebruik Quote-to-Cash-software
We hebben al gedefinieerd wat een offerte is, maar wat is een offerte -to-cash? Kortom, de klant kan niet alleen de offerte ondertekenen en accepteren, maar ook meteen betalen bij ondertekening.Dit proces is een snelle en gemakkelijke manier om een nieuw contract en een nieuwe klant binnen te halen. Het is natuurlijk onmogelijk om te betalen voor een met de hand geschreven document dat via de post is ontvangen, dus offertesoftware helpt je om een quote-to-cash-functionaliteit te bereiken.
We hebben een video voor je gemaakt om te leren hoe je een boost kunt geven uw quote-to-cash efficiëntie.
Build een sjabloon met een sterke merkidentiteit
Als u vaak met offertes en andere documenten werkt, wilt u verschillende sjablonen maken voor de meest voorkomende documenten die u dagelijks verwerkt. Het is belangrijk op te merken dat uw sjabloon uniek moet zijn en uw merkidentiteit moet demonstreren.
Dus hoe kunt u deze documenten er in korte tijd stijlvol uit laten zien? Het ontwerpen van een sjabloon kan uren of zelfs dagen tijdrovend werk vergen als u besluit het helemaal opnieuw te maken. Het citeren van software komt te hulp. Hier kunt u een kant-en-klaar sjabloon kiezen en deze volledig aanpassen aan uw behoeften en die van uw klant.
Bekijk deze voorbeelden van offertesoftware, zoals PandaDoc, QuoteWerks, Zuora, HubSpot Quotes, enz.
PandaDoc presteert beter dan de concurrentie. We bieden meer dan 15 CRM-integraties, geavanceerde documentanalyse en prestatiestatistieken, talloze sjablonen voor het maken van een offerte voor een klant en een overvloed aan andere functies. Denk je dat we overdrijven?