Ik heb heel veel vragen van lezers, klanten en deelnemers aan de workshop over het schrijven van brieven met sponsorverzoeken om sponsorgelden veilig te stellen. Voordat u een sollicitatiebrief kunt versturen, is het belangrijk dat u sponsoring als marketingdiscipline volledig begrijpt.
Daartoe heb ik enkele artikelen op een rijtje gezet die u een volledig beeld zullen geven van het sponsorlandschap en hoe u uw kansen op succes vergroot. Bekijk de volgende artikelen en bronnen:
- Hoe u voor iets sponsoring kunt krijgen: een volledige stapsgewijze handleiding
- De essentiële gids voor waardering van sponsoring
- De definitieve gids voor het sponsorvoorstel
- Hoe u evenementsponsoring kunt krijgen: absoluut alles wat u moet weten
- De complete gids voor titelsponsoring: titel, naamgeving en rechten gedefinieerd
Ik zie dat veel van dezelfde fouten worden gemaakt wanneer sponsorzoekers een verzoekbrief naar sponsors schrijven, dus dit bericht zal zich richten op een structuur en een proces dat uw sponsorinspanningen zal begeleiden. Ik heb ook verschillende briefsjablonen voor sponsorverzoeken toegevoegd, evenals een infographic om uw inspanningen te begeleiden.
Scroll naar beneden om de infographic en sjablonen te zien.
Wat is een sponsorbrief? En wanneer u er een moet gebruiken!
Voordat we dieper ingaan op wat je wel en niet moet doen bij het schrijven van je allereerste sponsorbrief, laten we eerst een definitie opzoeken.
Een sponsorbrief, die ook wordt soms aangeduid als sponsorvoorstel, is uw poging om financiering te krijgen van uw sponsor naar keuze. U vraagt natuurlijk niet alleen om geld, maar geeft ook aan waarvoor het geld zou worden gebruikt, terwijl u de sponsor stimuleert om te overwegen om te doneren.
Een situatie waarin u ervoor zou kunnen kiezen om een sponsorbrief te sturen, is als je een evenement organiseerde maar geld inzamelde. Door donaties van een of meerdere sponsors kunt u het zich veroorloven om een evenement van het kaliber te organiseren dat uw bedrijf vooruit kan helpen. Door de sponsor tijdens het evenement te promoten, bijvoorbeeld met branding, stands of zelfs een interactief evenement, kan de sponsor ook enkele voordelen oogsten.
De brief met sponsorverzoeken niet de verkoop maken! Dat doet u!
Als uw eerste contactpunt met een sponsor is het schrijven van een sponsorverzoekbrief, is uw kans op succes erg laag. Het is ongelooflijk belangrijk om uw sponsors te betrekken bij het proces van het opstellen van een verzoekbrief of een sponsorvoorstel.
U kunt de sponsorbrief gebruiken om hun aandacht te trekken, een oproep te doen of, beter nog, om samen te vatten de resultaten van een recente bijeenkomst alvorens over te gaan tot een volledig voorstel. Ik denk dat een brief logischer is als uitgangspunt dan een volledig voorstel, maar er gaat niets boven een kort telefoontje of een korte e-mail naar een sponsor om hun behoeften te begrijpen voordat u iets schrijft.
Als laatste redmiddel, een een brief met een sponsorverzoek kan helpen deuren te openen … maar je moet het goed doen!
Hoe schrijf je een brief waarin je om sponsoring vraagt
Hoe schrijf je een sponsorbrief
Wat moet er in een sponsorbrief staan?
De basiscomponenten van een sponsoring brief zijn als volgt:
- Een inleiding tot uzelf en uw kansen
- De reden waarom u contact hebt opgenomen
- Informatie over uw publiek
- Uw activerings- en sponsormogelijkheden
- Een vermelding van wanneer u een vervolgactie zult ondernemen
Blijf lezen voor meer informatie over elke sectie en hoe u een sponsorbrief kunt gebruiken aan ontmoetingen met uw potentiële klanten.
Als het doel van het sponsoringverzoek brief is niet om de verkoop te maken, wat is dan het doel? Simpel gezegd, het is bedoeld om de aandacht van uw potentiële klant te trekken en ervoor te zorgen dat ze uw telefoontje aannemen of instemmen met een vergadering. Hoe doe je dat? Door glashelder te zijn over uw kansen en uw publiek. Hier is een richtlijn die u moet volgen bij het maken van uw eigen sponsorbrief.
Een inleiding tot uzelf en uw kansen
Dit is niet het moment om een langdradige, uit meerdere alineas bestaande beschrijving op te nemen van uw missie, visie, geschiedenis en hoeveel geld u nodig heeft om een budget te maken of uw doelen te bereiken. Beschrijf in plaats daarvan in het kort wie u bent met een paar zinnen over uw organisatie. Less is more here.
De reden waarom je contact hebt opgenomen
Waarom heb je in het bijzonder contact opgenomen met deze sponsor? Voor geld, toch? Fout! Vertel ze waarom je contact met ze hebt opgenomen!
Het sleutelwoord hier is zij. Waarom heb je in het bijzonder hun bedrijf gekozen? Kent u iemand die u heeft voorgesteld om verbinding te maken? Dit is de plaats om de naam van uw gemeenschappelijke contactpersoon te noemen en waarom ze vonden dat u elkaar zou moeten ontmoeten.
Waar gaat het over de bedrijfsdoelen van de potentiële sponsor die in lijn zijn met die van u? Hebben ze een geschiedenis van sponsormogelijkheden zoals die van jou? Biedt u toegang aan een publiek waarvan zij hebben aangegeven dat het belangrijk voor hen is? Is de belangrijkste contactpersoon betrokken bij organisaties zoals die van jou?
Hier laat je zien dat je je huiswerk hebt gedaan en dat het niet slechts een van de duizenden brieven is die je de deur uit schiet.
Informatie over uw publiek
Dit is uw kans om op te vallen! Bij sponsoring draait alles om marketing en verkoop, en beide vereisen dat een beoogde klant werkt. Kent u de beoogde klant van uw potentiële klant? Hier is waar u het aantoont.
Ik heb het hier niet over demografische basisinformatie of algemene generalisaties zoals gezinnen uit de middenklasse. Ik verwijs naar gegevens die beschrijven wie uw doelgroep is, waarom ze bij uw organisatie betrokken zijn, de soorten aankopen die ze van plan zijn te doen en gegevens die specifiek betrekking hebben op uw potentiële klant.
Kopen ze die van uw potentiële klant product al? Kunt u uw potentiële klant helpen meer producten te verkopen of huidige klanten te behouden?
De meeste sponsorzoekers laten kijkersgegevens volledig achterwege, in de hoop dat hun potentiële klanten onder de indruk zullen zijn van hun zaak of alleen door het prestige van hun merk. Maar zonder publieksgegevens zie je er net zo uit als elk ander voorstel dat op hun bureau belandt.
Weet je niet zeker wie je publiek is? Bekijk dit blogbericht over doelgroepgegevens en sponsoring.
Uw activeringsmogelijkheden
Heeft u een opfriscursus nodig over activering? Bekijk deze blogpost over het bouwen van activeringsideeën die werken. Hebt u behoefte aan wat inspiratie om coole activeringsideeën op te doen? Hier zijn acht activeringsideeën om die creatieve sappen te krijgen vloeiend!
In plaats van te focussen op hoeveel mo Als u van uw sponsor wilt, gebruik dan uw sponsorbrief om uw potentiële klant te laten zien dat u begrijpt hoe sponsoring werkt. Geef ze drie voorbeelden van activeringsideeën waar je sponsors en je publiek dol op zijn.
Laat ze zien welke soorten resultaten je ze kunt bieden, zoals branding, steekproeven, productplaatsingen of prijsvragen. Wees specifiek en duidelijk over de manier waarop u met sponsors werkt en hoe sponsors waarde kunnen toevoegen aan uw doelgroep (die ook hun beoogde klant is).
Een vermelding van wanneer u een follow-up zult volgen
Laat uw prospect weten dat u van plan bent op te volgen en wees specifiek wanneer. Vertel ze dat je ze op een bepaalde datum en tijd gaat bellen of dat je van plan bent om op een specifieke datum langs hun kantoor te komen om gedag te zeggen. Op dat moment kunt u hen een aanwijzing geven dat u graag meer wilt weten over hun doelen en hoe u kunt samenwerken.
Wanneer u uw potentiële klant vertelt dat u van plan bent om op te volgen, laat u hem dat zien serieus samenwerken. Voeg vervolgens uw contactgegevens toe en nodig hen uit om contact met ons op te nemen als de bovenstaande tijden hen niet uitkomen.
Als u wordt geconfronteerd met een naderende ontmoeting met een sponsorzoeker, zullen uw sponsors vaker wel dan niet contact opnemen met jij eerst. Het kan zijn om je nee, bedankt te zeggen, of het kan zijn om meer te weten te komen over je publiek en de coole activeringsideeën die je in je brief hebt genoemd. Hoe dan ook, een ja of nee is beter dan stilte, waardoor je voor altijd moet blijven volgen .
Wanneer u geen sponsorbrief moet sturen
Uw sponsorbrief is helemaal geschreven en gepolijst met behulp van de informatie die tot nu toe in deze gids is gepresenteerd. Wacht even voordat u die stempel erop drukt! Er zijn enkele gevallen waarin een sponsorbrief misschien niet eens gerechtvaardigd is.
Hier is een overzicht.
Je hebt geen eerdere band met de sponsor
Als je denkt uw bedrijf of non-profitorganisatie is de enige die sponsoring zoekt, denk nog eens goed na. Duizenden en duizenden van uw concurrenten zullen hetzelfde doen. Misschien richten ze zich niet op dezelfde sponsor, maar het verhaal verandert niet zo veel.
Elk bedrijf dat bekend staat om zijn sponsoring zal constant worden gebombardeerd met een stapel brieven en eindeloze e-mails. Je moet je onmiddellijk onderscheiden of je brief belandt in de prullenbak, of dat nu het fysieke blikje is of het digitale.
Daarom is het goed om een connectie te hebben, zoals ik in de vorige paragraaf heb besproken. Door op zijn minst uw voet tussen de deur te steken via iemand die de sponsor kent, is uw potentiële sponsor wellicht meer bereid om met u te communiceren. Zonder dat ben je gewoon een ander in die eindeloze stapel, genegeerd of volledig weggegooid.
U bent doelgroepgegevens vergeten
U kunt het beste een sponsor kiezen om mee samen te werken waarbij er enige overlap is, of het nu gaat om vergelijkbare doelen of een vergelijkbaar publiek. Je kent je publiek misschien uitzonderlijk goed, maar de sponsor kan niet dezelfde informatie achterhalen als je doelgroepgegevens weglaat.
Ik kan het belang hiervan serieus niet genoeg benadrukken. Neem alstublieft de tijd om uw toehoordersgegevens samen te stellen en deze op te nemen als onderdeel van uw brief, ook al is er maar een korte vermelding. Anders krijgt uw brief waarschijnlijk geen tweede blik van de sponsor.
De tijdlijn is te krap
Als je evenement volgende week is, dan kun je net zo goed vergeten om op dat moment sponsoring te krijgen. Tegen de tijd dat uw brief de sponsor zelfs maar bereikt, is het te laat. Ze zouden kunnen willen helpen, maar niet.
Zeker, de sponsor zou met je kunnen werken als je de volgende keer beter kunt plannen, maar je gebrek aan organisatie kan ook een nare smaak in hun mond achterlaten. Misschien mis je dan een potentieel goede kans alleen vanwege je slechte planning.
7 praktische tips voor het schrijven van sponsorbrieven
Terwijl je door je concept kamt sponsorbrief voor de dozevende keer (of misschien wel de vijftigste), zorg ervoor dat je deze best practices volgt voor het grootste succes.
Leid binnen met Your Connection
In de journalistiek is er een term bekend als het begraven van de lede (of lood). De lede is de belangrijkste zin in het artikel. Het zou een van de eerste zinnen moeten zijn en zeker in de eerste alinea.
Als je een lede begraaft, begint de kern van het verhaal pas in de derde of vierde alinea. De lezer komt misschien niet zo ver, dus het hele punt van het verhaal wordt gemist.
Je kunt de lede ook gemakkelijk in je sponsorbrief begraven als je de meest cruciale componenten niet kunt identificeren. Geloof het of niet, dat is niet uw verzoek om geld. In plaats daarvan draait het allemaal om wie je kent.
Dit scheidt je van de rest van het peloton, en brengt je van een volkomen onbekende naar iemand die de sponsor misschien kent. Zoals ik al eerder zei, kan het ook het verschil zijn tussen de sponsor die je brief leest of deze helemaal overslaat.
Als je bij een evenement was en de sponsor hebt ontmoet of iemand die je heeft aangesloten, begin daar dan mee. Het geldverzoek kan later komen, geloof me.
Personaliseer, personaliseer, personaliseer
Is deze ene brief het enige sponsorverzoek dat je verstuurt? Waarschijnlijk niet. Je hebt waarschijnlijk een enorme lijst met potentiële sponsors om mee in contact te komen, maar degene hoeft niet te weten dat de andere bestaan.
Het personaliseren van al je brieven is een goede manier om je sponsor niet wijzer te maken. je pleit voor anderen. Richt uw brief nooit aan meneer, mevrouw, of de gevreesde “aan wie het aangaat”. Zoek een contactpersoon bij het sponsorbedrijf en schrijf specifiek naar hen. Praat ook over de deugden van het bedrijf die je leuk vindt.
Hoewel ja, het kost meer tijd en moeite om gepersonaliseerde brieven te maken dan om sommige namen in te voegen in een generiek sjabloon, het is het waard.
Onthoud over wie de brief gaat
Een andere reden om te personaliseren is dat je de focus van de brief houdt waar hij hoort te zijn: op de sponsor zelf . Dit is niet het moment om een diepgaande samenvatting te schrijven over uw doel of wat u hoopt te bereiken in het fiscale jaar.
Een of twee zinnen over uzelf is nodig, maar voor het grootste deel is het alles over de sponsor. Natuurlijk, dit is zoiets als ze beboteren, maar dat is in dit geval geen slechte zaak.
Houd het kort
Als je sponsorbrief dat niet doet op een enkele pagina bedrukt papier passen, dan moet u teruggaan en het inkorten.
Sponsors zijn drukbezette mensen, net als u. Ze kunnen paginas en paginas niet in een n proberen ze binnen te halen en ze te overtuigen om te doneren. Hoewel er geen vaste regel voor het tellen van woorden is, zouden een paar alineas voldoende moeten zijn.
Vraag om een mening of hulp
Hier is nog een truc om de interesse van de sponsor te wekken: vraag iets van hen. Nee, geen geld (nog niet), maar misschien hun hulp of zelfs hun gedachten ergens over. Door dit te doen, geeft u toe dat ze een expert zijn. Je laat ook zien dat je waarde hecht aan wat ze te zeggen hebben, iets anders dat je op weg zou kunnen zetten naar een werkrelatie.
Stel een tijd in voor een vergadering of telefoongesprek
Je voelt je misschien niet de meest zelfverzekerde persoon als je voor het eerst een sponsor benadert via een brief, maar je hebt ik moet het nep maken totdat je het haalt. Laat het niet aan de sponsor over om te bepalen wanneer jullie de volgende keer kunnen praten.
Nogmaals, het zijn drukke mensen, dus het kan zijn dat ze weken of maanden geen tijd voor je hebben. En als je toevallig nooit iets van de sponsor hoort – wat wel gebeurt – dan ligt de bal in hun baan en dat is het.
Terwijl jij degene bent die een dag of tijd voorstelt voor een telefoontje, zoals ik al eerder schreef, de sponsor moet iets zeggen, of het nu een negatieve of positieve reactie is. Iets is tenslotte altijd beter dan niets!
Vermijd saaie pleziertjes
Behalve het overslaan van aan wie het aangaat, schrapt u al het overige gepraat en beleefdheden uit uw brief. Deze omvatten zaken als ik hoop dat het goed met je gaat of hoe gaat het met je? of zelfs “hoe is het weer binnen?”
Deze ijsbrekers komen niet erg zelfverzekerd over. En als je op deze manier begint, wordt de lede begraven, wat je niet wilt doen.
Vier voorbeelden van sponsorbriefsjablonen die werken
Als je wat extra hulp nodig hebt bij het perfectioneren van je sponsorbrief, is dat oké. Ik heb dit bericht bijgewerkt met vier nieuwe sjablonen die u kunt gebruiken. Deze omvatten sponsormogelijkheden voor evenementen, atletiek, golftoernooien en contrasten in natura.
Sjabloon # 1: Voorbeeld van een sponsorbrief voor een evenement
De meest voorkomende sponsorbrief is waarschijnlijk een om financiering te krijgen voor een evenement. Van conferenties, exposities en alles daartussenin, als je financiële steun van een sponsor voor je evenement wilt, volg dan dit sjabloon.
Hallo,
Ik had onlangs contact met ongeveer een aankomend evenement voor mijn bedrijf / organisatie, en ze zeiden dat het goed zou zijn om contact op te nemen.
Mijn bedrijf / organisatie dacht aan of voor een evenement en zou graag willen weten wat je ervan vindt. We zijn momenteel van plan het evenement te organiseren op om. Onze onderneming….
We denken dat we kunnen aantrekken via dit evenement, maar we zijn op zoek naar de juiste financiële steun, bijvoorbeeld van. Als u ons bedrijf / onze organisatie helpt, zou uw financiering dat wel doen.
Heeft u tijd om deze mogelijkheid verder te bespreken? Laat het me weten, alsjeblieft.
Met vriendelijke groet,
Template # 2: Sample Sponsorship Letter for Athletes
Als je een atletiekteam of sportbeoefening op de agenda hebt staan, dan is het bovenstaande briefsjabloon zal niet echt werken. Je hebt er een nodig die beter past bij je doelen, zoals deze.
Beste,
We hebben elkaar een paar weken geleden ontmoet op. Ik herinner me dat ik toen met je sprak over je interesse in sportmogelijkheden, daarom dacht ik dat ik nu contact met je zou opnemen.
Ons bedrijf / onze organisatie organiseert een en zou graag sponsoring krijgen van. Het team dat we hebben opgebouwd is echt getalenteerd en enthousiast om te spelen, maar we hebben de steun van een bedrijf als het jouwe nodig, want.
Door onze atletische bezigheden te ondersteunen, zou ons team dat kunnen.
Ik wil u hierover graag verder spreken wanneer u beschikbaar bent. Laat me alsjeblieft weten wat voor jou werkt. Heel erg bedankt voor je tijd.
Met vriendelijke groet,
Sjabloon # 3: Voorbeeld van een sponsorbrief voor een golftoernooi
Als je je meer concentreert op een specifieke sport, zoals een golftoernooi, dan zal uw sponsorbrief niet identiek zijn aan die hierboven. Hier zijn enkele aanpassingen die moeten worden aangebracht.
Hallo,
Ik werd naar je verwezen door en ik dacht dat je een fantastische match zou zijn als fervent golffan en supporter.
Dit zal aantrekken, wat volgens ons overlapt met enkele van uw eigen bedrijfsdoelen. We dachten dus dat een gesponsord partnerschap goed bij ons beiden zou passen.
Bij het aanvaarden van de sponsoring,. Ik beantwoord graag al uw vragen of bespreek deze mogelijkheid verder met u. Hoe zit het met ? Ik kan ook graag aan uw schema werken. Laat het me weten.
Ik kijk er naar uit om van je te horen.
Met vriendelijke groet,
Template # 4: Sample Sponsorship Letter for Contra of In- Vriendelijke sponsoring
Wat als u niet per se op zoek bent naar fondsen of een donatie, maar eerder naar goederen en diensten? Dat staat bekend als sponsoring in natura, en het vereist een heel ander soort sponsorbrief.
Hier is een sjabloon om je creativiteit aan te wakkeren.
Goedemorgen / middag,
Je naam is via een paar van onze connecties naar voren gekomen en ik dacht dat ik de tijd zou nemen om mezelf formeel voor te stellen. Ik ben en mijn organisatie / bedrijf doet dat.
Ik noemde uw bedrijf omdat. Momenteel is onze organisatie / ons bedrijf op zoek naar donaties in natura, en we zouden graag willen vragen of u zou overwegen om te doneren.
Ons bedrijf / onze organisatie zou dit nodig hebben, en we denken dat u een integraal onderdeel zou kunnen zijn helpen daarbij. Als je doneert.
Ik zou dit graag meer met je willen bespreken, misschien als dat voor jou werkt. Zo niet, laat me dan een geschikter tijdstip weten.
Heel erg bedankt,
Dingen die je moet vermijden in je sponsorbrief
Er zijn verschillende dingen die je niet wilt doen tijdens je eerste outreach. In willekeurige volgorde zijn dit:
- Specifieke financiële verzoeken
- Sponsorrasters en -niveaus
- Verzoeken om gratis producten voor sponsoring in natura
- Folders, pamfletten, voorbeelden of voorstellen
- Afbeeldingen van uw belanghebbenden of programmagebruikers
- Focus op behoeften
- Woorden als aan wie bezorgdheid (zorg ervoor dat u de brief aan een specifieke persoon richt)
- Veronderstellingen over hun doelgroep of belangrijke demografische gegevens
- Sponsorovereenkomsten waarin om een handtekening of contract wordt gevraagd de eerste keer dat u contact opneemt aan hen
Blijf gefocust op het kerndoel van de sponsorbrief: om uw kans op een respectvolle manier te presenteren en om een ontmoeting te vragen.
Follow-up tijd!
Als je je brief naar een koude prospect hebt gestuurd, moet je eerst alle technieken implementeren die in de blogposts in dit artikel worden voorgesteld. Met andere woorden, probeer het contact op te warmen en verbinding te maken met hen rechtstreeks.
Als u geen directe verbinding met uw potentiële klant kunt maken, bereid u dan voor op een vervolg. Veel. Onthoud dat deze mensen elke week (of in sommige gevallen elke dag!) Honderden van dit soort verzoeken krijgen. Begin met het opvolgen van de datum en het tijdstip waarop u hen had verteld dat u dat zou doen, en volg daarna nog wat meer.
Hoe u een bedankbrief voor sponsoring schrijft
De bedankbrief u uw sponsors stuurt, wordt eigenlijk een vervullingsrapport genoemd. In een vervullingsrapport beschrijft u alle dingen die u uw sponsors hebt beloofd, hoeveel ze voor die voordelen hebben betaald, zowel materiële als immateriële sponsorvoordelen, en vervolgens rapporteert u over hoe goed u die activa hebt geleverd, samen met de herziene waarde van wat u daadwerkelijk geleverd.
U wilt ervoor zorgen dat u uw sponsors bedankt binnen een week na het einde van uw evenement of campagne (of elk kwartaal als u een jarenlange relatie met uw sponsors heeft).
Onthoud dat als uw eerste contactpersoon met een sponsor een sponsorverzoekbrief schrijft, uw kans op succes erg laag is! U kunt de sponsorbrief gebruiken om hun aandacht te trekken, een gesprek op gang te brengen of, beter nog, om de resultaten van een recente bijeenkomst samen te vatten voordat u verder gaat met een volledig sponsorvoorstel.
Als laatste redmiddel, na door alle bovenstaande technieken te proberen, kan een sponsoraanvraagbrief helpen deuren te openen… maar je moet het goed doen! Een brief of voorstel, hoe goed geschreven ook, is nooit een vervanging voor ouderwetse, op sponsoring gerichte verkopen.
Conclusie
Hoewel het een sponsoring is brief kan een waardevol hulpmiddel zijn om een potentiële sponsor binnen te halen, je kunt niet meteen om geld vragen. Het schrijven van een van deze brieven is een kunst. Met de sjablonen, infographic en praktische tips die in dit artikel worden uitgelicht, bent u goed op weg om uw volgende sponsorbrief vast te leggen. Veel succes!
OVER DE AUTEUR
Chris Baylis is de president en CEO van The Sponsorship Collective en een zelfverklaarde sponsorfanaat.
Na enkele jaren als sponsor (dat klopt, degene die het geld investeerde!) besloot Chris over te stappen naar de sponsorverkoop, waar hij persoonlijk tientallen miljoenen dollars aan sponsorovereenkomsten heeft gesloten. Chris heeft aan de frontlinie gestaan van sponsorovereenkomsten van meerdere miljoenen dollars en heeft teams gebouwd en gecoacht om hetzelfde te doen.
Chris besteedt nu zijn tijd aan het werken met klanten om hun activa te waarderen en strategieën te ontwikkelen die de verkoop. Chris is een ervaren spreker en internationale consultant en heeft zijn klanten geholpen miljoenen aan sponsorgelden op te halen.
Kom in contact met Chris via: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn