Hoe schrijf je een personeelsbeleid dat eerlijk is voor iedereen

Loop je een paar minuten achter? Door je wekker geslapen? Zit je vast in het verkeer? Het overkomt de beste van ons. In feite geeft meer dan 1 op de 4 werknemers toe minstens één keer per maand te laat op het werk te komen.

Maar als het gaat om de aanwezigheid van werknemers, kunnen zelfs de kleine dingen beginnen te kloppen. Volgens het Center for Disease Control (CDC) kostte productiviteitsverlies als gevolg van ziekteverzuim Amerikaanse werkgevers jaarlijks $ 225,8 miljard, of $ 1.685 per werknemer in 2015. Hoewel het een onverwachte afwezigheid kan zijn eens per maand of een hier en daar gemiste dienst, individuele werknemer aanwezigheid kan grote gevolgen hebben voor uw bedrijfsresultaten.

Voer het aanwezigheidsbeleid voor werknemers in

Een aanwezigheidsbeleid voor werknemers is een gedocumenteerde reeks regels die zijn ontworpen om de productiviteit van werknemers te verbeteren, het ziekteverzuim te verminderen en duidelijke en consistente verwachtingen voor werknemers.

Voor veel kleine bedrijven zonder een formele HR-afdeling kan een aanwezigheidsbeleid voor werknemers een beetje formeel lijken. Moet niet iedereen zich bewust zijn van zijn verantwoordelijkheden? Absoluut. Maar naarmate uw bedrijf groeit of u meer werknemers aanneemt voor het drukke seizoen, is een eerlijk aanwezigheidsbeleid voor werknemers cruciaal om zowel u als uw werknemers te beschermen en het bedrijf soepel te laten verlopen.

Hier zijn enkele tips om helpen u bij het opstellen van uw aanwezigheidsbeleid op de werkplek:

Houd rekening met uw huidige werkcultuur

De kans is groot dat u een beleid als een manier om aanhoudende aanwezigheidsproblemen aan te pakken. Uw werknemers zijn misschien laks geworden over het op tijd komen, vergeten te bellen tot na het begin van hun dienst, of nemen het gebrek aan aanwezigheidsbeleid gewoon als vanzelfsprekend aan. Toch is het belangrijk om te onthouden dat een aanwezigheidsbeleid het gedrag van medewerkers niet van de ene op de andere dag verandert en dat er wellicht een fundamentele verschuiving in de bedrijfscultuur nodig is.

Dat klopt: aanwezigheid van medewerkers is een onderdeel van uw bedrijfscultuur. En of uw bedrijf nu vijf of vijftig werknemers heeft, de manier waarop u samenwerkt, bepaalt de cultuur en manier van werken van uw team. Uw cultuur omvat waarden, normen, systemen, symbolen, taal, aannames, overtuigingen en gewoonten, zoals hoe vaak uw werknemers op tijd verschijnen.

Praat dus met uw managers voordat u begint met het schrijven van een aanwezigheidsbeleid. en verschuiven leads over hun huidige benaderingen en verwachtingen voor de aanwezigheid van werknemers. Als de ene ploegleider het goed doet met een langzame start en een andere verwacht dat iedereen precies op het uur op de vloer ligt, geeft dat een gemengd bericht af. Werknemers die tijdens langzamere diensten inklokken, zien het probleem misschien niet in met vijf minuten achterstand in vergelijking met personeel dat alle handen aan dek heeft op het moment dat ze s ochtends aankomen. Is er een actuele uitgangssituatie of gedeelde verwachtingen, of verschilt de benadering van de aanwezigheid van medewerkers van shift naar shift en van manager naar manager?

Er kunnen ook andere culturele factoren achter de schermen zijn die van invloed zijn op de aanwezigheid van medewerkers: als veel van uw werknemers hebben gezinnen en jonge kinderen, ze moeten waarschijnlijk ook jongleren met noodsituaties of afwezigheden van het gezin, en een nultolerantiebeleid zou hen snel zonder werk stellen. Of het kan zijn dat uw nieuwe parttime zomerpersoneel de komende weken direct na school binnenkomt en niet op de stip staat met het verkeer. Aanwezigheid kan zelfs een symptoom zijn van de planningsgewoonten van uw werkplek.

Uw bedrijfscultuur is net zo uniek als uw werknemers. En hoewel geen aanwezigheidsbeleid elk uniek scenario kan verklaren, moet het gebaseerd zijn op de realiteit en realistische verwachtingen scheppen voor uw werknemers.

Houd het simpel

Op papier klinkt een aanwezigheidsbeleid eenvoudig – niet op het werk komen is een afwezigheid, en iedereen moet op het werk aanwezig zijn om het bedrijf draaiende te houden. Maar is een “afwezigheid” anders dan een “no-show”? Is het anders dan ‘traagheid’? Wat als een medewerker een uur te laat komt in plaats van vijf minuten te laat? Worden ze hetzelfde behandeld?

Een aanwezigheidsbeleid voor medewerkers kan snel uit de hand lopen, met als gevolg in een document ter grootte van een map dat moeilijk te lezen en nog moeilijker te onthouden is. In plaats van scenario-voor-scenario te gaan, houdt u zich aan algemene onderwerpen over de aanwezigheid van werknemers en definieert u de verwachtingen voor hen in duidelijke taal die iedereen kan begrijpen: afwezigheid, ongeplande afwezigheid, traagheid , no-show en ziektedagen.

• Afwezigheid: manager wordt X dagen / weken van tevoren door de medewerker geïnformeerd dat de medewerker afwezig zal zijn in de dienst.”

• Ongeplande afwezigheid: de manager wordt X uur van tevoren door de medewerker op de hoogte gebracht dat de medewerker afwezig zal zijn in de dienst vanwege een noodgeval of een andere onverwachte oorzaak.”

• Te laat komen: werknemer komt minstens X minuten na de geplande start van de dienst opdagen. ”

• No-show: werknemer komt niet opdagen voor de dienst zonder kennisgeving management. ”

• Ziektedagen: werknemer is afwezig in ploegendienst wegens ziekte of doktersverklaring.”

Korte opmerking: waarom een “ziektedag” door een “afwezigheid”? Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar het bouwen in een aparte categorie voor ziektedagen kan het moreel van de werknemers en uw bedrijfsresultaten daadwerkelijk helpen, vooral als u werkzaam bent in de horeca.

De CDC schat dat zieke voedselverwerkers dat zijn verantwoordelijk voor 53% van de norovirusuitbraken, wat leidt tot meer ziekte van werknemers en meer vrije tijd. Overweeg om in uw aanwezigheidsbeleid een aparte ziektedagcategorie in te bouwen, zodat u en uw personeel gezond kunnen blijven en zieke werknemers niet aan het werk gaan om een ernstiger ongeplande afwezigheidsstaking op hun prestatierecord te voorkomen. In sommige staten kan afzonderlijk betaald ziekteverlof ook de wet zijn.

Welke aanwezigheidscategorieën u ook kiest, hun definities moeten voor alle werknemers hetzelfde betekenen en zo objectief mogelijk zijn. Een manager moet in staat zijn om een afwezigheid te onderscheiden van een traagheid wanneer ze er een zien, en werknemers moeten gemakkelijk begrijpen waar hun gedrag onder het aanwezigheidsbeleid valt.

Voeg realistische disciplinaire maatregelen toe voor elk scenario

Nu u de categorieën voor uw aanwezigheidsbeleid heeft gedefinieerd, is het tijd om te bepalen wat er daarna gebeurt. Wil een aanwezigheidsbeleid eerlijk zijn, dan is het belangrijk dat disciplinaire maatregelen niet alleen gebaseerd zijn op persoonlijke overtuigingen of individuele verwachtingen. Het is niet eerlijk tegenover goede werknemers om een nultolerantiebeleid te voeren zomaar. En hoewel u persoonlijk het gevoel zou kunnen hebben dat vijf minuten of dertig minuten te laat komen hetzelfde onaanvaardbaar gedrag van werknemers is, zijn de werkelijke gevolgen voor uw bedrijf misschien niet zo gelijk.

Bekijk in plaats daarvan twee dingen : het effect dat verschillende opkomstgedragingen momenteel hebben op uw bedrijf en de gemiddelde opkomst voor uw branche. Volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics hadden fulltime werknemers een totaal verzuimpercentage van 2,8 of bijna drie afwezigheidsinstanties per jaar in 2017. Het gemiddelde verzuimpercentage voor dienstverlenende beroepen was zelfs nog hoger, namelijk 3,4 verzuim per jaar. Dus als je 3-4 ongeplande afwezigheden per jaar als een acceptabel bereik inschat, zit je er niet ver naast.

Als je eenmaal wat benchmarking hebt gedaan, koppel dan de disciplinaire componenten van je aanwezigheidsbeleid aan het bedrijfsleven gevolg. Als elke minuut telt in een grote ploegendienst, kan 30 minuten dezelfde impact hebben als afwezigheid. Als een werknemer onverwachts werk moet missen en geen invulling kan vinden, kan zijn afwezigheid even zwaar zijn als een no-show. In dat geval zou uw aanwezigheidsbeleid kunnen aangeven:

• “Te laat: werknemer komt minstens 5 minuten na de geplande start van de dienst opdagen.”

• Als de werknemer later dan 30 minuten na de aanvangstijd van de ploeg komt opdagen, wordt de vertraging geteld als een “no-show”.
• Na 3 vertragingen zal de werknemer worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen.

• “Ongeplande afwezigheid: de manager wordt X uur van tevoren door de medewerker op de hoogte gebracht dat de medewerker afwezig zal zijn in de dienst vanwege een noodgeval of een andere onverwachte oorzaak.”

• Werknemer is verantwoordelijk voor het op de hoogte stellen van de leidinggevende en het vinden van een invulling voor ploegendienst. Als de werknemer geen invulling kan vinden, wordt het verzuim geteld als een “no-show”.
• Na 3 ongeplande afwezigheden, werknemer zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen.

Laat de werknemer afmelden

Zodra u een eerste concept van uw aanwezigheidsbeleid heeft opgesteld, is het tijd om stap # 1: deel het met uw medewerkers en krijg hun buy-in. Afhankelijk van de grootte van uw team, wilt u misschien alleen leidinggeven of alle medewerkers de kans geven om input toe te voegen. Zelfs een simpele darmcontrole is voldoende: klinkt er iets misplaatst in de oren van uw managers? Heeft iemand het gevoel dat bepaalde categorieën onrealistisch zijn? Lijkt het objectief?

Een aanwezigheidsbeleid is bedoeld om ervoor te zorgen dat uw bedrijf elke dag soepel blijft draaien, niet om meer chaos te veroorzaken. Hoewel er enige weerstand tegen verandering kan zijn (vooral als er al geen formeel beleid was), zou een goede opkomst moeten aanvoelen als een teaminspanning en een manier om iedereen te helpen beter te werken. Als uw medewerkers onmiddellijk slecht reageren, zich geroepen voelen of disciplinaire maatregelen te agressief vinden, luister dan naar hun feedback.Besteed aandacht aan soortgelijke reacties – als meer dan één werknemer vindt dat u op bepaalde gebieden flexibeler moet zijn, kijk dan of u een compromis kunt bereiken en samen terug kunt gaan naar de tekentafel.

Wat nog belangrijker is, de feedback van werknemers opnemen in uw aanwezigheidsbeleid verhoogt ook de kans op succes. Op de vraag wat hen motiveert om verder te gaan dan op het werk, gaven werknemers eerst kameraadschap en motivatie van leeftijdsgenoten aan. Peers, niet geld, bleken de belangrijkste bron van invloed te zijn op de prestaties en het gedrag van werknemers. Hun collegas kennen, niet alleen hun managers, die hebben geholpen bij het ontwikkelen van het aanwezigheidsbeleid, kunnen een grote bijdrage leveren om werknemers aan boord te krijgen en elkaar verantwoordelijk te houden.

Behandel anderen zoals u behandeld zou willen worden

Aan het einde van een eerlijk aanwezigheidsbeleid voor werknemers zou een beleid moeten zijn waarmee u tevreden zou zijn om onder uzelf te werken. Schrik niet terug voor de moeilijke vragen: hoe vaak komt u persoonlijk later op het werk dan gepland? Kunt u altijd vooraf bellen en uw medewerkers laten weten dat u niet binnen de polisduur komt? Hoeveel noodsituaties komen er gedurende de week voor die u weghalen van uw werk? Kunt u uw team altijd een week van tevoren laten weten dat u afwezig moet zijn? een dag lang op kantoor?

Terwijl je je samenstelt Bij een nieuw aanwezigheidsbeleid voor medewerkers, vergeet dan niet de belangrijkste factor: empathie. Als u zich niet kunt houden aan het aanwezigheidsbeleid van uw bedrijf, is het niet eerlijk om van uw werknemers te verwachten dat dit ook gebeurt. En hoewel afwezigheid en slechte opkomst van werknemers frustrerend kunnen zijn, is het niet mogelijk om noodsituaties te voorspellen. Soms gebeurt het onverwachte, hoe goed u ook plant. De wekker gaat niet af. Het verkeer is erger dan normaal. De babysitter meldt zich ziek. U kunt uw sleutels niet vinden. U ziet de bug die zich op het werk voordoet.

Idealiter biedt een eerlijk aanwezigheidsbeleid voor werknemers wat bewegingsruimte – binnen redelijke grenzen. Bij het opstellen van uw beleid kunt u verschillende graden van ernst toekennen, afhankelijk van uw werkcultuur en wat zinvol is voor uw bedrijf. Niet alle afwezigheden (en niet alle aanwezigheidsregels) zijn gelijk. In plaats daarvan creëert een eerlijk beleid een standaard om prestaties bij te houden en versterkt het een van de belangrijkste waarden op de werkplek: respect voor elkaar en voor elkaars tijd.

Op zoek naar nog een gemakkelijke manier om de zaken eerlijk te houden voor je medewerkers? Een prikklok voor medewerkers elimineert afronding en menselijke fouten, terwijl het een gevoel van rechtvaardigheid op de werkplek bijbrengt.