Een professor e-mailen zou eenvoudig moeten zijn. Je verstuurt de hele tijd e-mails! Maar een professor e-mailen is iets anders dan een vriend of familielid e-mailen. Professionele e-mailetiquette wordt niet vaak geleerd, wat het verzenden van die eerste e-mail des te stressvoller maakt. Deze tips helpen u een e-mail te schrijven die geschikt is en waarop u antwoord krijgt.
De aanhef
Begin uw e-mail aan uw professor met een “Beste” of “Hallo”. Dit is e-mailetiquette 101 en moet worden gevolgd in professionele e-mails. “Hey” is te vrijblijvend voor deze situatie en sommige professoren denken ook dat “Hallo” te informeel is.
De titel en naam
De aanhef moet worden gevolgd door de titel en naam van de professor. Dit lijkt misschien te formeel voor u, maar het is een belangrijke manier om respect te tonen voor uw professor en zijn positie en opleiding. Het weglaten van de titel of het gebruik van de verkeerde titel kan uw instructeur per ongeluk beledigen. De meeste instructeurs moeten worden aangesproken als “Professor” of “Dokter” gevolgd door hun achternaam. Zorg ervoor dat u de spelling van hun naam dubbel controleert voordat u op verzenden drukt.
Context bieden
Sommige professoren hebben honderden studenten en hebben misschien wat context nodig om je te plaatsen en je vraag te beantwoorden. Dit geldt vooral als u ze voor het eerst e-mailt. De gemakkelijkste manier om ze te helpen erachter te komen wie je bent, is door ze te vertellen in welke van hun lessen je zit en op welke dag je klas samenkomt (als er meerdere secties zijn). Je kunt dit gedeelte weglaten als je er absoluut zeker van bent dat je les professor kent je bij naam.
Houd het kort
Hoogleraren krijgen veel e-mails, dus zorg ervoor dat uw verzoek eenvoudig en duidelijk is. Stel je vraag duidelijk, zodat je professor de e-mail niet meerdere keren hoeft te lezen om erachter te komen wat je wilt. U kunt ook het aantal e-mails dat nodig is om uw vraag te beantwoorden verminderen door een korte opsomming te geven van de stappen die u al heeft genomen om uw vraag te beantwoorden. Deze omvatten zaken als het controleren van de syllabus (een must voordat je een professor een e-mail stuurt), een klasgenoot vragen en met de TA praten.
Afmelden
Beëindig de e-mail met een afmelding gevolgd door uw naam. Een simpele Beste, Proost of Bedankt is voldoende, gevolgd door je naam. Als je universiteitse-mailadres niet je volledige naam bevat, wil je misschien je voor- en achternaam opnemen in je afmelding. Hierdoor het is gemakkelijker voor de professor om u in hun systeem te vinden.
Gebruik een duidelijke onderwerpregel
Uw e-mail moet een onderwerpregel hebben. Niet alleen helpt een onderwerpregel de professor, maar het houdt ook uw e-mail uit de spammap. De onderwerpregel moet eenvoudig zijn en de inhoud van uw e-mail weerspiegelen. Zoiets als Vraag over papier of Vergaderverzoek is geschikt.
Wees professioneel
U en uw professor hebben een professionele relatie die tot uiting moet komen in uw e-mail aan hen. Dit betekent dat u de woorden volledig moet spellen en de juiste grammatica (inclusief hoofdletters en interpunctie) moet gebruiken bij het schrijven van uw bericht. geen emojis gebruiken. Ze zijn een de rigueur vorm van communicatie geworden, maar ze horen niet thuis in een professionele em ail. Lees de e-mail om te controleren op typefouten voordat u deze verzendt.
U moet ook vermijden dat u onnodige persoonlijke informatie in uw e-mail opneemt. Als je een les hebt gemist, hoef je niet in te gaan op waarom. Uw persoonlijke leven is niet relevant voor de professionele relatie die u heeft met uw professor.
Verstuur het vanaf je universitaire e-mailadres
Door je universitaire e-mailadres te gebruiken, ziet je e-mail er professioneler uit en wordt gegarandeerd dat de e-mail door het spamfilter van de universiteit komt. Uw universitaire e-mailadres geeft de professor ook aan dat u een van hun leerlingen bent, zodat zij uw bericht serieuzer zullen nemen.