Het bewerken van markeringen is een buitengewoon handig hulpmiddel om samen te werken met editors. Met de bewerkingsfuncties van Word kunt u zien welke wijzigingen uw editor heeft aangebracht in vergelijking met het originele document. Op deze manier hoeft uw redacteur of proeflezer niet alle problemen te onthouden die hij in het originele document heeft gevonden of de volledige lijst met opmerkingen onder uw tekst te noteren. In plaats daarvan kunnen ze werken in het document dat u hebt gemaakt.
De proefleesfuncties kunnen ook voor andere doeleinden worden gebruikt.
Met de Proefleestools
Zelfs als u niet samenwerkt met een redacteur of proeflezer, kunt u de bewerkingsmarkeringen creatief gebruiken. U kunt alternatieve ideeën voor passages, alineas, zinnen of woorden opschrijven. Als alternatief kunt u de opmerkingen gebruiken als aantekeningen bij bepaalde passages of zinnen, wat geweldig is voor toespraken en presentaties. In wezen kunt u de bewerkingsfuncties van MS Word op een aantal creatieve manieren gebruiken.
Bewerkingsmarkeringen verwijderen
Er zijn twee soorten bewerkingsmarkeringen: wijzigingen bijhouden en opmerkingen. Het zijn nuttige toevoegingen aan de toolbox van zowel de schrijver als de redacteur. Waar bijgehouden wijzigingen kunnen worden geaccepteerd of afgewezen, kunnen opmerkingen alleen worden verwijderd (opgelost).
Bijgehouden wijzigingen
De beste manier om de tool Wijzigingen bijhouden te beschrijven, is met een voorbeeld. Stel dat u met een redacteur aan een schrijfproject werkt. Nadat u het geschreven project ter bewerking heeft verzonden, kunnen ze gemakkelijk wijzigingen voorstellen die u kunt accepteren of weigeren.
U kunt ook deze handige tool gebruiken wanneer uw redacteur u heeft opgedragen om iets in een geschreven project. Vervolgens stuurt u ze de bewerkte kopie van het originele document zodat ze deze kunnen beoordelen en de aangebrachte wijzigingen accepteren of afwijzen.
Het activeren van bijgehouden wijzigingen is eenvoudig. Navigeer eenvoudig naar het tabblad Herzien in MS Word en klik op de knop Wijzigingen bijhouden. U kunt bewerkingsmarkeringen op twee manieren verwijderen.
Zodra u de documentversie met bijgehouden wijzigingen heeft ontvangen, zoekt u de knop Accepteren op het tabblad Controleren. Selecteer voordat u erop klikt de specifieke wijziging die u wilt accepteren. Klik nu op Accepteren en hierdoor wordt de originele versie verwijderd en vervangen door de nieuwe.
U kunt ook de nabijgelegen knop Weigeren gebruiken om wijzigingen te negeren en de originele versie van de tekst te herstellen. Natuurlijk past Word de normale opmaak toe op alle geaccepteerde wijzigingen. Afgewezen wijzigingen worden gewoon uit het document verwijderd.
Op deze manier kun je dingen georganiseerd en netjes houden, wat erg belangrijk is als je met iemand anders aan een enkel project werkt.
Opmerkingen, aan de andere kant , werken op een heel andere manier. Hoewel de opmerkingen ook de geselecteerde tekst markeren, worden er geen wijzigingen in aangebracht. Als je een passage hebt geselecteerd, ga je naar het tabblad Herzien in Word en klik je op Nieuwe opmerking. Hiermee wordt rechts van het document een opmerking toegevoegd. U kunt hier schrijven wat u maar wilt en het heeft geen invloed op uw hoofdtekst.
Er zijn twee manieren om een opmerking te verwijderen. De eerste is om de opdracht Reactie verwijderen te gebruiken, toegankelijk via het tabblad Review of via het rechtsklikmenu. Zorg ervoor dat u eerst de passage met commentaar heeft geselecteerd. Een andere manier om een opmerking te verwijderen, is door de becommentarieerde passage helemaal te verwijderen. Selecteer het en druk op Backspace of Delete op uw toetsenbord, en de passage, samen met de opmerking, zal verdwijnen.
Proefleesmarkeringen verwijderen
Proefleesmarkeringen worden vaak verward met de tool Wijzigingen bijhouden, maar om te realiseren het verschil tussen de twee, moet u eerst het verschil leren tussen bewerken en proeflezen. Waar proeflezen simpelweg de laatste beoordeling van een tekst is, gaat redactie over het verbeteren van de tekst. Proeflezen draait in het algemeen om grammatica en opmaak, terwijl bewerken meerdere heen-en-weer sessies tussen de redacteur en de schrijver kan inhouden.
Daarom zijn de opties Wijzigingen bijhouden en Opmerkingen essentieel voor redacteuren. Aan de andere kant behandelen proeflezers niet zo veel suggesties en opmerkingen; ze geven de tekst een laatste poetsbeurt, een taak die in mindere mate de schrijver omvat. Het is echter waar dat redacteuren vaak ook proeflezen uitvoeren.
Proefleestekens
Proefleestekens omvatten grammatica- en spellingcorrecties, evenals suggesties en opmaakmarkeringen.Om toegang te krijgen tot de opties voor grammatica en spellingcorrectie, navigeert u naar het tabblad Bestand, klikt u op Opties en selecteert u Proeflezen in het venster dat verschijnt. Hier kunt u uw proofing-opties personaliseren, of ze gewoon helemaal uitschakelen.
Je denkt misschien dat proeflezen alleen gaat over spelling en grammatica, maar er zit een minder duidelijke kant aan. Een van de essentiële taken van een proeflezer is zorgen voor de juiste tekst- en documentopmaak. Om dit te doen, kan een proeflezer de opmaakmarkeringen gebruiken. Indien ingeschakeld, laten deze duidelijk zien waar spaties, koppeltekens, alineas en andere tekstitems zijn gebruikt.
Door naar Bestand, Opties te navigeren en vervolgens het tabblad Weergeven te selecteren in het venster dat verschijnt, kunt u schakel de volgende opties uit of in: tabtekens, spaties, alineamarkeringen, verborgen tekst, optionele koppeltekens en objectankers. Deze tools zijn essentieel voor proefleestaken.
De markeringen verwijderen
Het verwijderen van de bewerkings- en proefleesmarkeringen betekent niet dat u ze alleen verwijdert. U kunt wijzigingen die zijn aangebracht in de modus Wijzigingen bijhouden accepteren of afwijzen en, bijvoorbeeld, de proefleestools uitschakelen.