Form W-3 is een verzendformulier met totalen voor alle delen van Formulier W-2. De W-3 wordt, samen met de W-2, elk jaar naar de socialezekerheidsadministratie gestuurd om de totale inkomsten voor alle W-2-formulieren te tonen. De officiële titel van het formulier is “Verzending van loon- en belastingaangiften”.
Het W-3-formulier wordt alleen gebruikt wanneer u papieren exemplaren van het W-2-formulier naar de socialezekerheidsadministratie stuurt. Als u besluit W-2-formulieren voor werknemers online in te dienen bij de socialezekerheidsadministratie, hoeft u geen W-3-verzendformulier in te dienen.
Het W-2-formulier en het W-3-formulier
Het W-2-formulier is een jaarlijks loon- en belastingformulier dat naar twee verschillende plaatsen wordt verzonden:
- Het wordt aan elke werknemer gegeven, met hun totale lonen en belastingen die gedurende het jaar zijn betaald, zodat ze het kunnen gebruiken voor hun inkomstenbelastingaangifte, en
- Het wordt ingediend bij de socialezekerheidsadministratie ( NIET de IRS!) Om de informatie die aan de werknemer is gegeven te verifiëren.
U moet de lonen voor al uw werknemers bij elkaar optellen, gebruikmakend van de informatie op alle werknemers W- 2 formulieren om het W-3-formulier in te vullen.
Wanneer een W-3-formulier moet worden ingediend
De deadline voor het geven van W-2-formulieren aan werknemers en het verzenden van W-2- en W-3-formulieren naar de socialezekerheidsadministratie op dezelfde datum is: 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar.
Omdat de datum waarop u W-2-formulieren aan werknemers geeft en de datum voor het indienen van W-2- en W-3-formulieren bij de socialezekerheidsadministratie is hetzelfde, misschien wilt u W-2-formulieren eerder in januari aan werknemers geven om meer tijd te geven om fouten te vinden.
Als u denkt dat u de W-2- en W-3-formulieren niet op tijd kunt indienen, kunt u vraag een verlenging van 30 dagen aan door formulier 8809 in te dienen – Aanvraag voor verlenging van de tijd tot het retourneren van informatie. U moet de aanvraag uiterlijk op de vervaldatum van het formulier indienen. De extensie is niet automatisch, de IRS verleent alleen extensies voor “buitengewone omstandigheden of catastrofe”.
Waar u W-3-formulieren kunt krijgen
U kunt niet zomaar een W-3-formulier kopiëren of van internet afdrukken, omdat het formulier met speciale rode inkt is afgedrukt. U moet het vereiste type W-3-formulieren kopen van dezelfde plaats waar u uw W-2-formulieren koopt, of u kunt uw loonadministrateur of belastingadviseur deze voor u laten invullen. U kunt ze bestellen bij de IRS door naar hun online bestelpagina te gaan voor retourinformatie. U kunt deze formulieren mogelijk ook vinden in softwareprogrammas voor bedrijfsbelasting.
Formulier W-3 invullen – vakken A tot en met H
Voordat u aan het formulier begint te werken, moet u ervoor zorgen dat u de juiste jaarversie heeft. U wilt de versie voor het belastingjaar, niet het jaar waarin u het formulier opstelt. Gebruik bijvoorbeeld de versie 2020 versie voor het aangeven van belastingen over 2020, ook al werkt u mogelijk in 2021 aan het formulier.
Informatie over de werkgever wordt ingevoerd in de vakken A tot en met H
Box a. Optioneel controlenummer dat u voor uw eigen zakelijke doeleinden kunt gebruiken.
Box b. Soort betaler. De meeste bedrijven vink het vakje “941” aan voor “Soort betaler”. Het 941-formulier is het kwartaalloon- en belastingaangifteformulier dat door de meeste werkgevers wordt ingevuld. Andere opties zijn een huishoudelijke werkgever en anderen.
Soort werkgever. De meeste bedrijven met winstoogmerk vinken het vakje niet van toepassing aan voor Soort werkgever. De andere vakjes zijn e voor non-profitorganisaties en werkgevers van de federale overheid.
Kader c Totaal aantal formulieren W-2. Tel het aantal W-2-formulieren op dat u indient.
Kader d Oprichtingsnummer helpt werkgevers verschillende gebieden van hun bedrijf te identificeren, hetzij per locatie, dochteronderneming of divisie. U wilt bijvoorbeeld de W-2-formulieren scheiden voor verschillende staten waar werknemers werken.
U moet W-2 en W-3-formulieren scheiden voor elke vestiging als u de vestigingsnummers in deze sectie identificeert, of u kunt al uw vestigingen combineren en alle W-2-formulieren samen met één W-3-formulier indienen.
De bedragen op andere belastingrapporten over werkgelegenheid, inclusief formulier 941 en formulier 944, moeten overeenkomen met de bedragen die op formulier W-3 worden vermeld. Als de bedragen verschillen, kan de IRS of SSA contact met u opnemen.
Vakken 1 tot en met 19 – Loon- en belastinggegevens
De items in de tweede sectie (vakken 1 t / m 19) zijn hetzelfde voor zowel de W-2 als de W-3. In het W-3-formulier moet u totalen opgeven voor alle dozen voor alle werknemers.
De algemene instructies voor de formulieren W-2 en W-3-document bevatten referentiehandleidingen voor Box 12 Codes en Box 13 Pensioenplan Checkbox Beslissingsschema.
Het laatste deel van het formulier vereist dat u uw contactgegevens opgeeft, inclusief een e-mailadres.
Zie de gedetailleerde instructies voor het invullen van het W-3-formulier in deze IRS-publicatie: IRS Algemene instructies voor Formulieren W-2 en W-3.
Wanneer en hoe formulier W-3 in te dienen
Formulier W-3-formulier moet naar de SSA worden gestuurd samen met exemplaar A van de W-2-formulieren voor elke werknemer.
Het indieningsadres voor papieren formulieren W-2 en W-3 is:
Socialezekerheidsadministratie
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
De totalen voor elk item op de W-3 moeten gelijk zijn aan de totalen voor al deze items op alle werknemer W-2 formulieren. De W-2 en W-3 omvatten ook de totale staatslonen en inhoudingen voor alle werknemers.
Als u W-2-formulieren online indient
De SSA moedigt u aan om W-2-formulieren elektronisch in te dienen. Onthoud dat u geen W-3-formulier hoeft toe te voegen als u online een aanvraag indient. U kunt gebruik maken van de Business Services Online (BSO) website van de SSA. De BSO genereert automatisch Form W-3 op basis van uw W-2 formulieren.
U MOET een bestand online als je een groot aantal W-2-formulieren hebt.
- Jarenlang, inclusief 2019, voordat je elektronisch moet indienen als je 250 of meer W-2-formulieren hebt .
De SSA heeft twee opties voor elektronische indiening via haar Business Services Online-sectie:
- W-2 online: u kunt een ingevuld W-3-formulier gebruiken om maximaal 50 W-2-formulieren tegelijk in te dienen.
- Bestand uploaden: u kunt specifieke loonbelastingsoftware gebruiken die bestanden opmaakt volgens SSA-specificaties voor Formulieren W-2 elektronisch (EFW2).
Als u een fout maakt
Als u een fout maakt op een W-3 als resultaat van berekeningen of als een of meer W-2s niet kloppen, moet u een W-2c en een W-3c formulier indienen bij de socialezekerheidsadministratie.