PPAP is een reeks documenten verzameld op een specifieke locatie (een map of elektronisch), het “PPAP-pakket”. Het PPAP-pakket is een reeks documenten die een formele certificering / ondertekening door de leverancier en goedkeuring / ondertekening door de klant nodig hebben. Het formulier dat dit pakket samenvat, wordt PSW (Part Submission Warrant) genoemd. De handtekening in het klantcertificeringsgebied van de PSW geeft aan dat de leverancier-verantwoordelijke persoon (meestal de Quality Engineer of Quality Manager) dit pakket heeft beoordeeld en dat de klant-verantwoordelijke persoon (meestal een Customer Quality Engineer of Customer Quality Manager) niet heeft problemen geïdentificeerd die de goedkeuring ervan zouden verhinderen.
De documentatie over het PPAP-pakket hangt nauw samen met het geavanceerde planningsproces voor productkwaliteit dat wordt gebruikt tijdens het ontwerp en de ontwikkeling van nieuwe voertuigen en onderdelensystemen om het risico van onverwachte mislukking als gevolg van fouten in ontwerp en fabricage. De PPAP-handleiding wordt gepubliceerd door de AIAG en specificeert algemene vereisten voor het verkrijgen van PPAP-goedkeuringen. Door bepaalde klanten (autofabrikanten) kunnen aanvullende klantspecifieke eisen worden gesteld en in de koopcontracten worden opgenomen. Details van “klantspecifieke” vereisten zijn te vinden op de website van de International Automotive Task Force (IATF) of op leveranciersportalen die door de voertuigfabrikanten worden verstrekt. Een nieuwe website, ontwikkeld door klantspecifieke vereisten, LLC, is gemaakt om problemen op te lossen die verband houden met de distributie en toegankelijkheid van klantspecifieke vereisten.
Leveranciers moeten PPAP-goedkeuring verkrijgen van de voertuigfabrikanten telkens wanneer een nieuw of gewijzigd onderdeel in de productie wordt geïntroduceerd of het fabricageproces wordt gewijzigd. Voor het verkrijgen van goedkeuring moet de leverancier voorbeeldonderdelen en documentair bewijs overleggen waaruit blijkt dat:
- De eisen van de klant zijn begrepen;
- Het geleverde product voldoet aan die eisen;
- Het proces (inclusief onderleveranciers) is in staat om conforme producten te produceren;
- Het productiecontroleplan en kwaliteitsmanagementsysteem zullen voorkomen dat niet-conforme producten de klant bereiken of de veiligheid en betrouwbaarheid van voltooide voertuigen.
PPAP kan vereist zijn voor alle componenten en materialen die in het eindproduct zijn verwerkt, en kan ook vereist zijn als componenten worden verwerkt door externe onderaannemers.
De term ISIR (Initial Sample Inspection Report) wordt gebruikt door Duitse bedrijven als VW en BMW. ISIR-formulier is gestandaardiseerd door Verband der Automobilindustrie e. V., afgekort VDA, een Duitse belangenorganisatie van de Duitse auto-industrie, beide autofabrikanten en leveranciers van auto-onderdelen Th De term wordt ook gebruikt door enkele andere bedrijven, zoals Hyundai en Kia. In feite is ISIR vergelijkbaar met het Warrant- en inspectierapport van het PPAP-documentpakket. Het PPAP-documentpakket bevat een ander document zoals PFMEA, controleplan, tekening, MSA, bekwaamheidsgegevens enz. Naast het ISIR-document zijn andere documenten zoals die van PPAP normaal vereist door Volkswagen en Hyundai voor de release van een product en proces. De PPAP is net als de oudere ISIR plus nog veel meer, tenzij de klant een specifieke vereiste heeft om zijn ISIR in zijn systeem te gebruiken. ISIR is een samenvatting van het eerste monster dat in welke staat dan ook wordt gepresenteerd. De PSW wordt ondersteund en gevalideerd door de ISIR. Dit betekent niet dat het product dat wordt gepresenteerd onder seriële condities is, maar alleen met bewijs de huidige status vermeldt.
PPAP is de bevestiging dat het product voldoet aan de eisen van de klant voor serieproductie. De PPAP wordt als ondertekend beschouwd wanneer een volledige PSW is goedgekeurd door de klant en is toegevoegd aan de PPAP-map. De PSW wordt altijd ondersteund met een ISIR, maar de PPAP wordt alleen als goedgekeurd beschouwd als een VOLLEDIGE PSW wordt onderschreven met een ISIR.
In wezen zijn de PSW en ISIR onderdeel van PPAP of VDA en kunnen ze zelfs buiten van PPAP in gevallen zoals eerste gereedschapsonderdelen die in de meeste gevallen met een PSW en ISIR moeten worden ingediend, maar pas in PPAP worden goedgekeurd als aan de serievoorwaarden is voldaan.