Een werknemer opschrijven is niet iets waar iemand naar uitkijkt, of de eerste keuze van iemand. Schriftelijke waarschuwingen zijn vaak een teken dat vroege disciplinaire processen zijn gekomen en gegaan en dat een werknemer op weg is naar ontslag. Op dit punt heb je waarschijnlijk veel tijd en moeite gestoken om hen te helpen veranderen – met weinig of geen verbetering.
Dingen “officieel” escaleren kan intimiderend aanvoelen, maar het is ook een kans. A schriftelijke waarschuwing creëert een papieren spoor en biedt werknemers een formele structuur om dingen weer op het goede spoor te krijgen. Volg deze acht eenvoudige stappen om ervoor te zorgen dat u het goed doet.
Doe het niet als u boos bent
Het kan vreemd zijn om te beginnen met een “niet doen”, maar deze stap is verreweg de belangrijkste. Werk niet aan het schrijven van een werknemer als u al boos of gestrest bent over de situatie. Je moet dingen objectief kunnen documenteren (waar we hierna op zullen ingaan), en dat kan moeilijk zijn als je emotioneel betrokken bent.
Je hebt waarschijnlijk al een verbaal disciplinair proces doorlopen en misschien meerdere keren feedback krijgen, op meerdere manieren. U bent misschien bereid om werknemers te laten weten hoe erg ze het verprutst hebben. Hoe verleidelijk het ook is, niet doen.
Het is belangrijk om het hoofd koel te houden in elke disciplinaire situatie van een werknemer, maar zeker als het gaat om schriftelijke documentatie. Een formeel werknemersverslag zal in hun werknemersrecord worden opgenomen, waarvan u niet mag aannemen dat niemand anders het nooit zal zien. In het geval van een onrechtmatige beëindigingszaak, moet u alle documentatie die u heeft over de prestaties van een werknemer delen, en u wilt dat de zaken zakelijk blijven, niet persoonlijk.
Een formeel schrijven van een werknemer is ook een formulier van progressieve discipline bedoeld om het gedrag van werknemers op een tastbare manier te helpen corrigeren, niet om een geschreven tirade tegen hen te zijn. Als het geen nuttige informatie voor hen is of als u gewoon stoom afblaast, is het niet gepast om op te nemen. Als een werknemer iets verkeerd doet en het is om ze op te schrijven, neem dan een dag, neem wat ruimte en kom er helder in op.
Documenteer het probleem
Nu, op de dos. Documentatie is belangrijk voor het evalueren van de prestaties van werknemers – goed of slecht – en managers moeten vertrouwd raken met het documenteren van alle soorten interacties met werknemers. Het hebben van solide documentatie kan u beschermen door:
- Een papieren spoor te bieden in het geval van een rechtszaak door een werknemer, zelfs in staten die het wil.
- Ondersteuning van de beslissingen achter elke werknemer actie die u onderneemt – inclusief waarom sommige werknemers promotie krijgen en anderen worden ontslagen, evenals wie een loonsverhoging ontvangt en waarom.
- Een concreet tijdschema geven van het gedrag van werknemers en progressieve disciplinaire maatregelen.
Wanneer u klaar (en kalm) bent, begint u met het schrijven van uw werknemer met documentatie waarin het probleem met zijn prestaties wordt uitgelegd:
- Richt uw verslag aan de werknemer en geef een verslag van hun gedrag tot nu toe.
- Gebruik specifieke voorbeelden met tijden en datums.
- Houd vooral vast aan de feiten. Blijf objectief en spreek alleen over wat er is gebeurd en wanneer.
Zorg er bij een artikel van een werknemer voor dat u niet uw eigen draai geeft of werknemers het gevoel geeft dat u een persoonlijke vendetta. Zeg niet: “Tom is een uitsteller en lui.” Zeg: “Tom is drie keer te laat komen opdagen voor zijn dienst” en vermeld welke diensten dat waren, met de exacte kloktijden.
Gebruik bedrijfsbeleid om je te ondersteunen
Ooit iemand horen zeggen dat de reden dat ze zijn ontslagen is omdat hun manager ze gewoon niet leuk vond? Hoewel werknemers misschien zeggen dat het vooringenomenheid is of hun eigen conclusies trekken voor een slechte prestatiebeoordeling, zou het doel van een manager moeten zijn om het tegenovergestelde over te komen.
Het is niet zo dat werknemers niet kunnen vasthouden aan een willekeurige norm . Het is dat ze het bedrijfsbeleid niet naleven waarmee ze waren overeengekomen toen ze werden aangenomen. Dus nadat u heeft doorlopen wat er mis is met de prestaties van een medewerker, is de volgende stap om uw redenering uit te leggen en hun acties terug te koppelen aan het bedrijfsbeleid en de verwachtingen voor hun rol. Hier zijn een paar veelvoorkomende scenarios:
- Een werknemer is constant te laat op het werk: raadpleeg uw aanwezigheidsbeleid dat bepaalt dat werknemers slechts twee keer te laat mogen zijn voordat disciplinaire maatregelen worden genomen.
- Overtredingen van kledingvoorschriften: neem op dat het bedrijfsbeleid zegt dat werknemers altijd in hun verwachte uniform moeten zijn terwijl ze op de klok staan.
- Een werknemer blijft sociale media gebruiken tijdens werkuren: noem uw regel voor het gebruik van mobiele werknemers mogen geen sociale media of persoonlijke apparaten gebruiken terwijl ze aan het werk zijn.
Als het gaat om progressieve discipline, is een artikel een om uit te leggen waarom het gedocumenteerde gedrag niet up-to-date is aan de norm en hoe werknemers worden verwacht te verbeteren.Als uw werknemers een personeelshandboek of aanwezigheidsbeleid hebben ondertekend toen ze werden aangenomen, is dit een goed moment om dat ook op te nemen.
Voeg relevante getuigenverklaringen toe
Als het om de prestatie gaat is opgevoed door een ander teamlid, er zijn meerdere werknemers bij betrokken, of uw werknemer werkt nauw samen met een andere supervisor of ploegleider tussen u, neem hun verklaring op in uw verslag. Houd er rekening mee dat deze uitspraken later relevant kunnen zijn in het geval van een juridische claim. Het is dus belangrijk dat getuigenverklaringen dezelfde richtlijnen volgen als goede documentatie:
- Alle getuigenverklaringen moeten feitelijke observaties zijn, geen subjectieve meningen.
- Getuigenverklaringen moeten helpen een geloofwaardig geval van aanhoudend gedrag dat heeft geleid tot het schrijven van de werknemer.
- Verklaringen van getuigen moeten alle inspanningen of disciplinaire maatregelen van andere leidinggevenden omvatten om het gedrag onderweg te corrigeren.
Verwachtingen voor verbetering stellen
Nadat u gedetailleerd heeft waar de prestaties van uw werknemer moeten verbeteren en waarom, is het tijd om richtlijnen op te stellen voor hoe u verwacht dat ze deze corrigeren. Het is niet handig om simpelweg op een rijtje te zetten wat werknemers verkeerd hebben gedaan. In feite meldt de Harvard Business Review dat meer werknemers liever corrigerende feedback van hun baas ontvangen dan lof en dat 72% van de werknemers denkt dat hun prestaties zouden verbeteren als ze corrigerende feedback zouden krijgen.
Corrigerende feedback is eerlijk, richt zich op het probleem (niet op de persoon) en omvat stappen voor verbetering. Dus bereid uw werknemers voor op wat er daarna komt zodra ze hun bericht hebben ontvangen. Neem de nodige corrigerende maatregelen op en wat het resultaat zal zijn als ze verbeteren of als de zaken erger worden. Als de werknemer niet verbetert en de volgende stap na het schrijven de beëindiging is, maak het dan duidelijk zodat ze precies zijn voorbereid op wat er op het spel staat.
Breng het nieuws persoonlijk over (en bewijs van ontvangst)
Als u klaar bent met het disciplinaire verslag, plan dan een ontmoeting met uw werknemer en loop er samen persoonlijk doorheen. Neem een getuige mee om te bevestigen dat de vergadering heeft plaatsgevonden en dat uw werknemer op de hoogte is gebracht van zorgen over zijn of haar werk. Dan is het tijd om het gesprek te beginnen:
- Deel uw zorgen en leid medewerkers door elk voorbeeld van slechte prestaties. Als uw werknemer om bewijs vraagt of stelt dat een bepaald probleem zich wel of niet heeft voorgedaan, gebruik dan uw documentatie.
- Verwijs terug naar uw bedrijfsbeleid. Elke medewerker heeft het beleid gelezen en goedgekeurd toen ze werden aangenomen.
- Leg uit wat er daarna gebeurt en welke stappen u van hen verwacht als reactie op het schrijven.
- Aan het einde , laat uw werknemer het bericht ondertekenen om te bevestigen dat hij het heeft ontvangen en gelezen.
Uw werknemer neemt het nieuws mogelijk niet goed op. Ze kunnen weigeren het schrijven te ondertekenen. Als u zich zorgen maakt dat dit het geval zou kunnen zijn, stelt de Society for Human Resource Management voor om ruimte te laten voor werknemers om hun eigen opmerkingen en ondertekende reactie toe te voegen, of om werknemers toe te staan een schriftelijk weerwoord in te dienen met hun handtekening, dat u kunnen vervolgens bij hun disciplinaire artikel worden gevoegd.
Bewaar een kopie voor uw administratie
Geef hem een kopie zodra uw werknemer het artikel heeft ondertekend en bewaar er een voor uzelf records. Voeg het toe aan hun werknemersdossier zodat u een bewijs en bewijs heeft dat zij het artikel hebben ontvangen.
Als er een vorm van onrechtmatige beëindiging of discriminatie komt, heeft u de back-up die u nodig heeft. Uit de documentatie blijkt dat u het proces correct hebt afgehandeld en dat uw werknemer bij elke stap is geïnformeerd.
Follow-up
Het disciplinaire proces stopt niet nadat u een werknemer hebt ingeschreven . Zorg er ten slotte voor dat u opvolgt op basis van het schema dat u in de disciplinaire kennisgeving hebt uiteengezet. Kijk of de prestaties van uw werknemer verbeteren en of ze vasthouden aan de verwachte veranderingen in hun verslag. Als dit niet het geval is, heeft u de stappen voor wat daarna komt al uiteengezet.
Als uw werknemer verbetert, overweeg dan om de proefperiode voort te zetten na de opnamedatum. Vertrouwen kost tijd om weer op te bouwen en ze worden niet van de ene op de andere dag werknemer van de maand. Het kostte tijd voordat dingen de disciplinaire kennisgevingstrap bereikten, en het zal even duren om ze terug te krijgen.
Een artikel van een werknemer is geen magisch antwoord op disciplinaire problemen. Soms is er een formele kennisgeving nodig om een medewerker de wake-up call te geven die hij nodig heeft om zijn gedrag te veranderen. Als ze verbeteren, geef ze dan meer verantwoordelijkheid en kijk of ze de uitdaging blijven aangaan.