Gegevens groeperen in een Excel-draaitabel. Voorbeelden voor het groeperen van datums, nummer- en tekstvelden. Problemen met groepering oplossen en problemen voorkomen.
Gegevens groeperen
In een draaitabel kunt u datums, getal- en tekstvelden groeperen. Groepeer bijvoorbeeld datums op jaar en maand, of groepeer testscores in groepen van 10. U kunt handmatig tekstitems in een draaitabelveld selecteren en de geselecteerde items groeperen. Hierdoor kunt u snel subtotalen zien voor een specifieke set items in uw draaitabel.
Deze video laat zien hoe je datums kunt groeperen op maand en jaar, en hoe je tekstitems handmatig kunt groeperen. Er zijn schriftelijke stappen onder de video.
Automatische datumgroepering
In Excel 2016 en latere versies worden datums automatisch gegroepeerd wanneer u een datumveld toevoegt aan een draaitabel. U kunt de groepering in Excel 2016 ongedaan maken en die functie in latere versies uitschakelen.
Automatische datumgroepering uitschakelen
In Excel 2019 en Excel 365 kunt u een Excel-optie wijzigen instelling, om deze functie voor datumgroepering in of uit te schakelen.
OPMERKING: dit is een instelling op toepassingsniveau en is van invloed op al uw Excel-werkmappen.
De functie voor automatische datumgroepering inschakelen uit:
- Klik op het lint op het tabblad Bestand en vervolgens op Opties
- Klik links op de categorie Gegevens
- Aan het einde van zet in het gedeelte Gegevensopties een vinkje bij Schakel automatische groepering van datum- / tijdkolommen in draaitabellen uit.
- Klik op OK om de nieuwe instellingen toe te passen.
De datumgroepering ongedaan maken
Voor alle versies (Excel 2016 en later) kunt u de datums handmatig degroeperen met een van deze methoden :
Sneltoets
- Voeg het veld Datum toe aan de draaitabel
- Druk onmiddellijk op Ctrl + Z om het ongedaan te maken de automatische datumgroepering
- De gegroepeerde velden worden verwijderd en het oorspronkelijke veld Datum blijft in de draaitabel staan
Opdracht opheffen
- Voeg het datumveld toe aan de draaitabel
- Klik op elk gewenst moment met de rechtermuisknop op een van de items of koppen in het datumveld
- Klik in het rechtsklikmenu op Groep opheffen
- De gegroepeerde velden worden verwijderd en het oorspronkelijke veld Datum blijft in de draaitabel.
Datums groeperen
In een draaitabel zijn er verschillende ingebouwde in opties voor het groeperen van datums – seconden, minuten, uren, dagen, maanden, kwartalen en jaren.
U kunt een of meer van deze opties selecteren om het type datumgroepering te maken dat u nodig heeft. De onderstaande voorbeelden laten zien hoe u datums kunt groeperen:
– Op maand en jaar
– Op week
– Op periode van 4 weken
Datums groeperen op maand en jaar
De items in een datumveld groeperen
- Klik met de rechtermuisknop op een van de datums in de draaitabel.
- Klik in het pop-upmenu op Groep
- Selecteer in het dialoogvenster Groepering een of meer opties uit de “Op” -lijst.
- Om het aantal gegroepeerde datums te beperken, kunt u een begin- en einddatum instellen door de datums in de vakken “Beginnend om” en “Eindigend om” te typen.
- Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.
Groepsdata per week
De items in een datumveld per week groeperen
- Klik met de rechtermuisknop op een van de datums in de draaitabel.
- Klik in het pop-upmenu op Groep
- In het dialoogvenster Groepering selecteert u Dagen in de lijst “Op”.
- Selecteer 7 voor “Aantal dagen”
- Het weekbereik wordt bepaald op de datum in het vak “Beginnend bij”, dus pas dit indien nodig aan. In het onderstaande voorbeeld is 1 januari 2012 ingevoerd als de startdatum.
- Klik op OK
Groepeer datums in perioden van 4 weken
Bekijk deze video om te zien hoe je het datumveld groepeert in perioden van 4 weken, en stel de startdatum in. Onder de video vindt u schriftelijke instructies.
Groepsdata per periode van 4 weken
In dit voorbeeld heeft ons bedrijf 13 verkoopperiodes per jaar, met 4 weken in elke periode. In het dialoogvenster Groepering van de draaitabel is hier geen optie voor groeperen op weken. In plaats daarvan kunnen we de optie Dagen gebruiken.
Met een beetje eenvoudige rekenkunde kunnen we het aantal dagen per periode berekenen:
- 4 weken per periode
- 7 dagen per week
- 7 x 4 = 28 dagen per periode
Volg deze stappen om de datums in perioden van 4 weken te groeperen:
- Klik met de rechtermuisknop een van de datums, en klik op Groep.
- Klik in het venster Groepering op Dagen om deze te selecteren
- Als er andere groeperingstypen zijn geselecteerd, klik je erop om ze te deselecteren
- Stel het aantal dagen in op 28
- OPMERKING: om datums te groeperen in periodes van 1 week, gebruik 7 als het aantal dagen.
De standaard startdatum gebruiken
Als startdatum selecteert Excel automatisch de eerste datum in uw brongegevens. In de bovenstaande schermafbeelding kun je zien dat 1 januari 2013 de startdatum is in deze brongegevens.
Als ik het in Outlook controleer, valt die datum op een dinsdag.
Als ik op OK klik in het groeperingsvenster, maakt Excel periodes die beginnen op een dinsdag. In de gegroepeerde datums die hieronder worden weergegeven, loopt de eerste periode van dinsdag 1 januari 2013 tot maandag 28 januari 2013.
Bevestig de startdatum
In plaats van de standaard startdatum te gebruiken, kunt u een andere datum invoeren om de startdatum te krijgen die u nodig heeft.
In dit voorbeeld hebben we Ik wijzig de startdatum in 31 december 2012. Die datum valt op een maandag, dus dit dwingt alle groeperingen om op een maandag te beginnen, die overeenkomt met de verkoopperiodes van het bedrijf.
Om de startdatum vast te stellen:
- Klik met de rechtermuisknop op een van de gegroepeerde datumcellen in de draaitabel
- Klik op Groep
- Wijzig de begindatum in het venster Groeperen – 31 december 2012
- OPMERKING: het selectievakje Auto voor “Beginnen bij” wordt automatisch uitgeschakeld – laat het niet aangevinkt.
- Klik op OK
De periodes zijn nu correct gegroepeerd, met een maandag als startdatum voor elke periode.
Groeperen op datum voegt extra items toe
Bekijk deze korte video om te zien hoe u de tekst verbergt op de extra items die worden gemaakt wanneer u een datumveld groepeert of een tijdlijn in Excel 2013, om te filteren op een dataperiode. Onder de video staan schriftelijke instructies.
Download het voorbeeldbestand voor de extra items in de datumgroepering. Het gecomprimeerde bestand is in xlsx-formaat en bevat geen macros.
Groeperen op datum voegt extra items toe
Er is geen manier om deze extra items te verwijderen, maar u kunt de bijschriften wijzigen om de tekst te vervangen door spaties. Of voeg nieuwe velden toe aan de brongegevens om het jaar en jaar / maand voor elke datum te berekenen en gebruik de nieuwe velden in de draaitabel in plaats van te groeperen.
In Excel 2013 kunt u gebruik het tijdlijnfilter om snel te filteren op jaar, kwartaal, maand of dag.
Download het voorbeeldbestand voor de extra items in datumgroepering. Het gecomprimeerde bestand is in xlsx-formaat en bevat geen macros.
Nummers groeperen
Gebruik groepering om een beknopte samenvatting te maken, in plaats van een lange lijst met individuele nummers weer te geven. Deze video toont je de stappen en de schriftelijke instructies staan onder de video.
Nummers groeperen
In plaats van nummers afzonderlijk in een rijveld op te sommen, kun je ze groeperen om een beknopte samenvatting van de gegevens.
In dit voorbeeld toont de originele draaitabel de verkochte eenheden per product. In kolom C wordt het aantal bestellingen weergegeven waarin dat aantal is verkocht.
Om de bestellingen samen te vatten, groepeert u de eenheden met tientallen. Dus in plaats van dat 3 en 9 in aparte rijen verschijnen, worden ze samengevat in de groep 1-10.
Om de getallen te groeperen
- Klik met de rechtermuisknop op een van de eenheidnummers in de draaitabel.
- Klik in het pop-upmenu op Groep
- Voer in het dialoogvenster Groepering 1 in het vak Beginnen bij
- In dit voorbeeld is het hoogste aantal eenheden 50, en u kunt indien nodig een hoger aantal typen.
- Klik op OK om de groepering toe te passen
In de draaitabel verschijnen de eenheden nu in groepen – 1 – 10, 11 – 20, enz.
Om een beknoptere lay-out te maken, kunt u het veld met gegroepeerde eenheden als koppen naar het gebied Kolommen verplaatsen.
Tekstitems groeperen
Het dialoogvenster Groepering is niet beschikbaar als u items in een tekstveld probeert te groeperen. In plaats daarvan kunt u de items handmatig groeperen.
Bekijk deze video om de stappen te zien voor het maken van groepen op basis van tekstitems. Hernoem vervolgens een groep of voeg meer items toe. Later kunt u een of meer van de groepen degroeperen. Onder de video staan geschreven instructies.
Tekstitems groeperen
Het dialoogvenster Groepering is niet beschikbaar als je items in een tekstveld probeert te groeperen. In plaats daarvan kun je handmatig groeperen de items.
- Selecteer de items die u wilt groeperen
- Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde items en klik op Groep
Dit creëert een nieuw veld in de veldenlijst, met de originele veldnaam en een nummer, zoals Stad2
Het nieuwe veld wordt boven het oorspronkelijke veld in de draaitabellay-out geplaatst en de gegroepeerde items hebben een algemene naam, zoals Groep1.
Om de groep te hernoemen:
- Klik op het kopje cellen met de standaardnaam , bijv Groep1
- Typ een nieuwe naam, zoals Campagne A.
Om toe te voegen meer items aan een groep:
- Selecteer alle items in de groep
- Druk op de Ctrl-toets en selecteer de items die u aan de groep wilt toevoegen
- Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde items en klik op Groep.
- OPMERKING: als de naam van de groep is gewijzigd, wordt die naam overschreven met een standaardnaam.
Tekstitems degroeperen
Nadat u handmatig tekstitems heeft gegroepeerd, wilt u misschien enkele of alle van de groepen in een draaiveld.
Om een enkele groep op te heffen:
- Klik met de rechtermuisknop op een item in de groep
- Klik op Groep opheffen, en de groep keert terug naar individuele items.
Om een enkele groep op te heffen:
- Klik bovenaan van een groepskop, of klik bovenaan het draaiveld om alle items te selecteren
- Klik met de rechtermuisknop op een item in de groep
- Klik op Ungroup, en alle geselecteerde groepen keren terug naar individuele items.
Problemen bij het groeperen van gegevens
Als u een datum of nummer probeert te groeperen veld, ziet u mogelijk een foutbericht met de tekst “Kan die selectie niet groeperen.” Dit kan worden veroorzaakt door het gegevensmodel, lege cellen of eerder gegroepeerde items. Zie de onderstaande details.
Gegevensmodel
Wanneer u de draaitabel maakte, als u het vakje voor Deze gegevens aan het gegevensmodel toevoegen, kunt u de items niet groeperen. In plaats van een normale draaitabel is het een OLAP-gebaseerde Power Pivot en is de groeperingsfunctie niet beschikbaar.
Lege cellen of tekst
In een normale draaitabel (niet in het datamodel), de groepering probleem treedt meestal op als het veld records bevat met
- een lege cel in een datum- / getalveld, of
- een tekstinvoer in een datum- / getalveld.
Om het probleem op te lossen
- Vul voor lege cellen de datum / het nummer in (gebruik indien nodig een dummy datum / nummer).
- Als er tekst in het datum- / nummerveld staat, verwijder deze dan.
- Als getallen worden herkend als tekst, gebruik dan een van de technieken om tekst in reële getallen te veranderen. Ga dan terug naar deze training met draaitabellen en probeer de groeperingsstappen.
Vorige groepering
Als u geen lege cellen of tekst in de datumkolom heeft, kan er een gegroepeerd veld overblijven van de vorige keer dat u de gegevens hebt gegroepeerd.
- Controleer de veldenlijst om te zien of er een tweede kopie van het datumveld is, bijv Datum2.
- Als dit het geval is, voegt u het toe aan het rijgebied en maakt u de groepering ongedaan.
- Vervolgens zou u het datumveld opnieuw moeten kunnen groeperen.
Groepering in één draaitabel heeft invloed op een andere
Als u twee draaitabellen maakt op basis van dezelfde Excel-tabel in Excel 2007, wanneer u de groepering in de ene draaitabel wijzigt, verschijnt dezelfde groepering in de andere draaitabel.
Omdat u de twee draaitabellen hebt gemaakt op basis van dezelfde brongegevens, gebruiken ze standaard dezelfde draaicache, de gegroepeerde items zijn hetzelfde in beide tabellen.
Om verschillende groepering in elke draaitabel te gebruiken, moet u “een aparte draaitabel voor elke draaitabel maken.
Gebruik de volgende methode, aanbevolen in de Excel-nieuwsgroepen door Dave Peterson.
Om een aparte draaitabel te maken voor de tweede draaitabel:
- Knip de tweede draaitabel en plak deze in een nieuwe werkmap.
- Verander de groepering van de tweede draaitabel.
- Knip de tweede draaitabel uit de nieuwe werkmap en plak deze weer in de originele werkmap.
Download de Voorbeeldbestand
Download het gezipte voorbeeldbestand voor deze tutorial
Draaitabeltools
Gebruik de tools om tijd te besparen bij het bouwen, opmaken en wijzigen van uw draaitabellen in mijn Pivot Power Premium-invoegtoepassing. Met slechts een paar klikken kunt u:
- de opmaak van de ene draaitabel kopiëren en toepassen op een andere draaitabel.
- verander alle waarden van Count in Sum
- verwijder de “Som van” uit alle koppen
en nog veel meer!
Meer tutorials
Oude items in draaitabel wissen
Berekend veld – aantal
Berekend Items
Samenvatting functies