De 8-minutenregel: wat het is en hoe het werkt in WebPT

Bij de meeste koper-verkoper-transacties is het berekenen van de kosten van een product of dienst vrij eenvoudig. Er zijn geen ingewikkelde formules om de geldwaarde van een pizza of een bioscoopkaartje te bepalen; u betaalt gewoon de geadverteerde prijs van het bedrijf. Als het gaat om de betaling van Medicare voor revalidatietherapie, zijn de dingen echter niet altijd zo eenvoudig. Ja, ik heb het over de gevreesde 8-minutenregel (ook bekend als de regel van acht). Hier volgt een overzicht van de regel en hoe deze werkt in WebPT, gevolgd door een uitgebreide FAQ.

De basis

De 8-minutenregel bepaalt het proces waarmee revalidatie therapeuten bepalen hoeveel eenheden ze aan Medicare moeten factureren voor de ambulante therapiediensten die ze op een bepaalde datum van dienst verlenen (extra nadruk op het woord Medicare, aangezien deze regel niet van toepassing is op andere verzekeringen, tenzij ze hebben aangegeven dat ze Medicare-facturering volgen Een therapeut moet in principe directe, één-op-één therapie geven gedurende ten minste acht minuten om vergoeding te krijgen voor een op tijd gebaseerde behandelcode. Het klinkt misschien eenvoudig genoeg, maar het wordt een beetje harig als je beide keren factureert. -gebaseerde en servicegebaseerde codes voor een enkel patiëntbezoek – en daarin ligt de sleutel tot het correct toepassen van deze regel.

Tijdgebaseerd versus servicegebaseerd

Laten we het eerst hebben over het verschil tussen tijdgebonden -gebaseerde en servicegebaseerde CPT-codes. U zou een servicegebaseerde (of niet-getimede) code gebruiken om services aan te duiden, zoals het uitvoeren van een fysiotherapeutisch onderzoek of heronderzoek, het aanbrengen van warme of koude kompressen of het geven van elektrische stimulatie (zonder toezicht). Voor dergelijke diensten kunt u niet meer dan één eenheid factureren, ongeacht de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het leveren van een behandeling.

Op tijd gebaseerde (of directe tijd) codes geven u daarentegen om meerdere eenheden in stappen van 15 minuten te factureren (dwz één eenheid = 15 minuten directe therapie). Dit zijn de codes die u gebruikt voor een-op-een procedures en modaliteiten voor constante aanwezigheid, zoals therapeutische oefeningen of activiteiten, manuele therapie, neuromusculaire heropvoeding, looptraining, echografie, iontoforese of elektrische stimulatie (bewaakt).

Minuten en eenheden

Volgens CPT-richtlijnen vertegenwoordigt elke getimede code 15 minuten behandeling. Maar uw behandeltijd voor deze codes zal niet altijd in perfecte blokken van 15 minuten worden verdeeld. Wat als u maar 11 minuten echo laat maken? Of manuele therapie gedurende 6 minuten? Dat is waar de 8-minutenregel van pas komt: per Medicare-regels, om één eenheid van een getimede CPT-code te factureren, moet u de bijbehorende modaliteit gedurende ten minste 8 minuten uitvoeren. Met andere woorden, Medicare telt het totaal aantal minuten bekwame, één-op-één therapie (directe tijd) op en deelt de resulterende som door 15. Als er acht of meer minuten over zijn, kunt u een extra eenheid in rekening brengen. Maar als er nog zeven minuten of minder overblijven, vergoedt Medicare u niet voor nog een volledige eenheid en moet u in wezen de rest laten vallen. Om een eenvoudig voorbeeld te geven: als u handmatige therapie gedurende 15 minuten en echografie gedurende 8 minuten uitvoert, kunt u twee directe tijdseenheden factureren.

Wanneer echter codes zonder tijdmeting een rol gaan spelen, worden de zaken een beetje verwarrender . Dus om erachter te komen hoeveel totale eenheden u moet factureren, moet u altijd beginnen met het berekenen van uw totale tijd (d.w.z. directe tijd + tijd zonder toezicht). Controleer vervolgens uw totaal met de onderstaande tabel om het maximale totale aantal codes te zien dat u kunt factureren:

Het sleutelwoord hier is “maximum”. Er zijn momenten waarop u niet het volledige aantal eenheden in de tabel kunt factureren. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u op een enkele onderhoudsdatum een patiënt 30 minuten therapeutische oefening, 15 minuten manuele therapie, 8 minuten echografie en 30 minuten elektrische stimulatie (zonder toezicht). Volgens de 8-minutenregel zou u eerst de totale behandeltijd berekenen: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minuten in totaal

Volgens de grafiek kunt u maximaal 6 eenheden factureren. In dit geval is het echter, wanneer u uw directe tijdcodes (op tijd gebaseerde) optelt, 53 minuten. Als u 53 door 15 deelt, krijgt u 3 met een rest van 8, wat betekent dat u 4 eenheden tijdgebaseerde codes kunt factureren.Maar omdat de niet-getimede code de resterende 30 minuten van uw totale tijd vertegenwoordigt – en u slechts 1 eenheid kunt factureren voor die onbeheerde modaliteit, ongeacht hoeveel minuten de patiënt heeft besteed aan het ontvangen van de service – kon u niet de volledige 6 eenheden in rekening brengen die in de bovenstaande grafiek. In plaats daarvan zou u 2 eenheden therapeutische oefening, 1 eenheid manuele therapie, 1 eenheid echografie en 1 eenheid elektrische stimulatie (zonder toezicht) in rekening brengen, voor een totaal van 5 eenheden.

Gemengde herinneringen

Wat als, wanneer u uw directe tijdminuten verdeelt tegen 15 uur vertegenwoordigt uw rest een combinatie van overgebleven minuten van meer dan één onderhoudsbeurt (bijvoorbeeld 5 minuten manuele therapie en 3 minuten echografie)? Factureert u voor één service, alle services of geen enkele? Het antwoord hangt af van de factureringsrichtlijnen die u gebruikt. Per Medicare, zolang de som van uw restanten minimaal acht minuten is, moet u de afzonderlijke service met het hoogste tijdtotaal in rekening brengen, zelfs als dat totaal op zichzelf minder dan acht minuten is. (In het bovenstaande voorbeeld zou u 1 extra eenheid manuele therapie in rekening brengen).

Niet-medicinale verzekeringen

Het is echter belangrijk om te begrijpen dat er verzekeraars zijn die geen providers om zich te houden aan de 8-minutenregel. Zoals deze bron aangeeft, is er onder de Substantial Portion Methodology (SPM) geen cumulatie van minuten of restanten; om kosten in rekening te brengen voor een diensteenheid, moet u die dienst gedurende een aanzienlijk deel van 15 minuten (dwz ten minste 8 minuten) hebben uitgevoerd. Dat betekent dat als uw overgebleven minuten afkomstig zijn van een combinatie van diensten, u niet factureren voor elk van hen, tenzij een individuele service in totaal ten minste acht minuten bedraagt.

In sommige gevallen kan het gebruik van SPM u echter in staat stellen om meer eenheden te factureren dan de 8-minutenregel. in de bovengenoemde bron laat zien dat als u 10 minuten manuele therapie en 8 minuten therapeutische oefening uitvoert bij een patiënt, u 1 eenheid manuele therapie in rekening kunt brengen onder de 8-minutenregel en 1 eenheid handmatige therapie plus 1 eenheid therapeutische oefening onder SPM. Maar hoe weet u welke factureringsmethode een bepaalde betaler gebruikt? Federaal gefinancierde programmas gebruiken de 8-minutenregel. Voor anderen is het het beste om te vragen. Als de verzekeringsmaatschappij geen voorkeur heeft, misschien wilt u uw eenheden berekenen met beide methoden om te det hermelijn dat beter van pas zal komen bij uw praktijk.

Factureren of niet factureren?

Nu, terug naar de 8-minutenregel-wiskunde. Alsof de hele gemengde rest nog niet genoeg is om je scherp te houden, is hier nog een regel van acht curveball voor je: in sommige gevallen zou je waarschijnlijk geen eenheden voor een dienst moeten factureren, ook al heb je die geleverd. Neem bijvoorbeeld iontoforese. Zoals Rick Gawenda, expert op het gebied van verzekeringsfacturering, heeft uitgelegd, krijgt een patiënt die iontoforese ondergaat mogelijk slechts twee of drie minuten directe, bekwame behandeling van de therapeut; de rest van de tijd (zodra de machine is ingeschakeld) is niet factureerbaar omdat Medicare het niet als “geschoolde tijd” beschouwt. (Als een kanttekening: het controleren van de huid van de patiënt op beschadiging bij het verwijderen van de elektrode zou worden beschouwd als bekwame therapie, waardoor het factureerbare tijd wordt. Maar het is onwaarschijnlijk dat deze tijd voldoende is om u over de drempel van 8 minuten te brengen.) volgens de 8-minutenregel, kan de therapeut in dit scenario geen eenheden voor die specifieke behandeling in rekening brengen.

De 8-minutenregel in WebPT

Als dit alles praten over quotiënten en restanten veroorzaakt flashbacks naar wiskunde van het vijfde leerjaar – ja, staartdeling! – maak je geen zorgen. WebPT controleert automatisch je werk voor je en waarschuwt je als iets niet correct klopt. Alles wat je hoeft te doen doen is de tijd registreren die u aan elke modaliteit besteedt terwijl u uw normale documentatieproces doorloopt, samen met het aantal eenheden dat u wilt factureren. Als die twee totalen niet kloppen, laat WebPT u niet alleen weten dat er iets mis is, maar we vertellen u ook of u te veel of te weinig heeft gefactureerd. Op die manier kunt u het snel identificeren en oplossen hij probleem – en dus zorgen voor een nauwkeurige betaling. Bovendien heb je een gedetailleerd overzicht van de services die je op elke servicedatum hebt geleverd – iets dat veel lokale MAC-auditors vragen om factureringsclaims en -processen te onderbouwen.

Dat was niet zo erg, toch? Als u nog vragen heeft, lees dan verder. We hebben een lijst samengesteld met de meest gestelde 8-minutenregelvragen, en hun antwoorden. Zie je het antwoord dat je zoekt niet? Laat je vraag achter in het commentaargedeelte onderaan dit bericht.

Veelgestelde vragen over 8-minutenregel

Wat is de 8-minutenregel?

Simpel gezegd, om van Medicare een betaling te ontvangen voor een op tijd gebaseerde (of constante aanwezigheid) CPT-code, moet een therapeut gedurende ten minste acht minuten directe behandeling bieden. Om het aantal factureerbare eenheden voor een servicedatum te berekenen, moeten zorgverleners het totale aantal minuten bekwame, één-op-één-therapie bij elkaar optellen en dat totaal door 15 delen. Als er acht of meer minuten overblijven, kunt u nog één eenheid factureren. Anders kunt u dat niet.

Wat zijn tijdgebaseerde CPT-codes?

Tijdgebaseerde (of constante aanwezigheid) codes maken variabele facturering in stappen van 15 minuten mogelijk. Deze verschillen van servicegebaseerde (of niet-getimede) codes, die zorgverleners slechts één keer kunnen factureren, ongeacht hoe lang ze besteden aan het verstrekken van een bepaalde behandeling.

Volgens de 8-minutenregel, als een therapeut 15 minuten therapeutische oefening, 8 minuten looptraining, 8 minuten manuele therapie en 10 minuten mechanische tractie, wat zou passend zijn om te factureren?

Laten we om te beginnen de totale behandeltijd bij elkaar optellen: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minuten. Volgens de bovenstaande tabel is het maximum aantal codes dat u voor 41 minuten kunt factureren 3. Laten we nu het totale aantal minuten van constante aanwezigheidsdiensten nemen: 15 + 8 + 8 = 31. Deel dat aantal vervolgens door 15. U krijgt er twee Diensten van 15 minuten plus een extra minuut. U betaalt dus één eenheid therapeutische oefening plus één eenheid looptraining of manuele therapie. Omdat u die services dezelfde tijd hebt uitgevoerd, kunt u een van beide kiezen. In het commentaargedeelte van dit bericht stelt compliance-expert Tom Ambury voor “kies altijd de procedure waar de patiënt het meeste baat bij heeft”. Dan voeg je één eenheid toe voor mechanische tractie zonder tijdschema.

Wat is een gemengde rest?

Een gemengde rest is een combinatie van overgebleven minuten van meer dan één onderhoudsbeurt nadat je heeft het totale aantal volledige eenheden berekend dat u kunt factureren. Als u bijvoorbeeld 20 minuten handmatige therapie en 18 minuten echografie heeft verstrekt, kunt u één volledige eenheid van elk factureren met 5 minuten handmatige therapie en 3 minuten overgebleven echografie. de regels voor het factureren van overgebleven minuten verschillen per betaler, voor Medicare, zolang de som van uw restanten minimaal acht minuten is, moet u factureren voor de individuele service met het hoogste tijdtotaal, zelfs als dat totaal minder is dan acht minuten op zichzelf. In het bovengenoemde voorbeeld zou u dus 1 extra eenheid manuele therapie in rekening brengen.

Is het aantal uren dat een therapeut per dag werkt – of het aantal patiënten dat een therapeut per dag ziet —Factor in de factureringsvereisten van de 8-minutenregel?

Zoals Brook e Andrus legt in het commentaargedeelte uit: “De 8-minutenregel houdt geen rekening met het aantal uren dat een therapeut per dag werkt of het aantal patiënten dat de therapeut gedurende de dag behandelt. Het enige dat telt is het aantal minuten dat de therapeut heeft besteed aan het leveren van elke gefactureerde service. ”

Is de 8-minutenregel van toepassing op Medicare Part A-services?

Nee; de 8-minutenregel is alleen van toepassing op Medicare Deel B-services.

Is de 8-minutenregel van toepassing op groepstherapiecodes?

Zoals Lauren Milligan hieronder uitlegt: “Als je door uw aandacht onder de patiënten te verdelen – door alleen kort, onderbroken persoonlijk contact te verstrekken of dezelfde instructies aan twee of meer patiënten tegelijkertijd te geven – is het gepast om elke patiënt één eenheid van 97150 te factureren, ongeacht de tijd. Omdat groepstherapie een tijdloos code, is er geen specifieke minimale hoeveelheid tijd die nodig is om hiervoor te factureren. Medicare adviseert echter dat groepstherapiesessies lang genoeg moeten zijn om aan de behoeften van elk van de patiënten in de groep te voldoen … “

Welke verzekeringsmaatschappijen eisen dat aanbieders zich houden aan de 8-minutenregel?

Alle federaal gefinancierde plannen, inclusief Medicare, Medicaid, TriCare en CHAMPUS, vereisen het gebruik van de 8-minutenregel, evenals sommige commerciële betalers Om de vereisten voor individuele betalers te bepalen, kunt u het beste rechtstreeks contact opnemen met de betaler y.

Welke factureringsmethode is beter: de 8-minutenregel of SPM?

Het hangt ervan af. Het is duidelijk dat voor Medicare en andere betalers die de 8-minutenregel vereisen, providers geen keuze hebben welke factureringsmethode ze moeten gebruiken. Voor commerciële betalers die geen vereiste hebben, kunnen providers beide berekeningen willen uitvoeren om te zien welke methode de beste resultaten oplevert. Volgens deze bron kan “slechts één factureringsmethode per individuele behandelsessie worden gebruikt”. Neem bij twijfel altijd contact op met de betaler voor meer informatie over zijn specifieke factureringsvereisten.

Hoe veranderen de regels als ik slechts één service factureer?

Als u alleen voor één dienst moet u 23 minuten wachten voordat u de tweede eenheid factureert. Als u bijvoorbeeld 9 minuten therapeutische activiteiten en 10 minuten manuele therapie heeft uitgevoerd, zou u elk één eenheid factureren, ook al is het totaal 19 minuten. Maar als u 19 minuten aan therapeutische oefeningen zou doen, zou u alleen eenheid factureren.(Terzijde: dit geldt ongeacht of u de SPM- of 8-minutenregel gebruikt.)