4 tips voor het vernieuwen van Excel-draaitabelobjecten

Draaitabelobjecten zijn zo goed als hun onderliggende gegevens en die kunnen snel veranderen. Als de draaitabellen deel uitmaken van een dashboard, weerspiegelen ze mogelijk geen updates op bronniveau. Afhankelijk van de informatie die uw draaitabellen overbrengen, kan verversen buitengewoon belangrijk zijn, dus in dit artikel zal ik vier tips delen die het vernieuwingsproces gemakkelijk en flexibel moeten maken.

Ik gebruik Office 365 Excel 2016 (desktop), maar deze tips zijn van toepassing op eerdere versies. U kunt enkele draaitabellen in de browser vernieuwen, maar het contextuele tabblad Analyseren is niet toegankelijk; u kunt ook geen draaitabelopties instellen. Er is geen demonstratiebestand; je hebt er geen nodig.

ZIE: Beleid inzake softwaregebruik (Tech Pro Research)

Hoe te vernieuwen

Voordat we naar vernieuwende tips kijken, laten we ” s bekijk snel hoe u draaitabellen vernieuwt. Als u alleen de huidige draaitabel wilt vernieuwen, klikt u er met de rechtermuisknop op en kiest u Vernieuwen in het resulterende submenu. Of kiest u Vernieuwen in de vervolgkeuzelijst Vernieuwen in de groep Gegevens (op het tabblad Contextuele analyse). U kan ook op Alt + F5 drukken.

Er zijn twee snelle manieren om alle draaitabellen in de huidige werkmap tegelijkertijd te vernieuwen. Klik eerst in een draaitabel om het contextuele Analyse-tabblad te openen. Kies vervolgens Alles vernieuwen via de optie Vernieuwen in de gegevensgroep. Ten tweede, druk op Ctrl + Alt + F5.

1. Vernieuwen bij het openen van de werkmap

Gebruikers zullen niet altijd onthouden om te vernieuwen na het wijzigen van de onderliggende gegevens. Als de draaitabellen zijn gekoppeld aan een externe bron, wilt u bovendien zeker actuele waarden. De beste manier om ervoor te zorgen dat kijkers de meest up-to-date informatie zien, is door Excel te dwingen draaitabellen bij te werken wanneer u de bestand, als volgt:

1. Klik met de rechtermuisknop op een draaitabel en kies Draaitabelopties in het resulterende submenu.
2. Klik in het resulterende dialoogvenster op het tabblad Gegevens.
3. Vink de optie Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand aan (Figuur A).
4. Klik op OK en bevestig de wijziging.

Figuur A

Als u deze optie aanvinkt, wordt de geselecteerde draaitabel of alle draaitabellen bijgewerkt met dezelfde gegevensbron. Als u andere draaitabellen heeft, zorg er dan voor dat u stel deze optie in voor iedereen die een andere gegevensbron heeft.

2. Vernieuw met tussenpozen

Afhankelijk Als u wilt weten hoe kritisch gegevens zijn of dat de draaitabel deel uitmaakt van een dashboard, moet u mogelijk vaak vernieuwen, wat vervelend is. Excel kan de draaitabel met tussenpozen bijwerken om ervoor te zorgen dat kijkers de huidige gegevens krijgen. U zult de draaitabel als volgt in het gegevensmodel moeten opslaan wanneer u deze maakt:

1. Klik ergens in de gegevensset.
2. Klik op het tabblad Invoegen en klik vervolgens op Draaitabel in de groep Tabellen.
3. Vink in het resulterende dialoogvenster de optie Deze gegevens aan het gegevensmodel toevoegen (Afbeelding B) aan.
4. Wijzig eventuele andere instellingen.
5. Klik op OK. (Het toevoegen van gegevens aan het gegevensmodel kan even duren.)

Figuur B

Hier punt, rangschik de draaitabel zoals u dat normaal zou doen. Als u klaar bent, kunt u het interval als volgt instellen:

1. Klik ergens in de draaitabel.
2. Klik op het contextuele tabblad Analyseren en kies vervolgens Verbindingseigenschappen in de vervolgkeuzelijst Gegevensbron wijzigen (in de groep Gegevens).
3. In het resulterende dialoogvenster vinkt u de optie Vernieuwen elke aan in de sectie Vernieuwen. Voer aan de rechterkant een interval in minuten in (Figuur C).
4. Klik op OK.

Figuur C

Deze instelling is vooral handig voor dashboards en externe gegevensbronnen.

3. Behoud celopmaak

Het is irritant om directe opmaak toe te voegen aan een voltooide draaitabel, om deze alleen te laten verdwijnen als je de draaitabel vernieuwt. Misschien kun je er een paar vetgedrukt kopteksten of voeg een vulkleur toe om een bijzonder belangrijke waarde te benadrukken. Waarom zou u uw tijd besteden als Excel het gaat verwijderen? Gelukkig kunt u Excel als volgt vertellen om van uw directe opmaak af te blijven:

1. Klik met de rechtermuisknop op de draaitabel en kies Draaitabelopties in het resulterende submenu.
2. Klik op de indeling & Tabblad Formaat.
3. Onderaan de opties vinkt u Celopmaak behouden bij bijwerken aan (Afbeelding D).
4. Klik op OK.

Figuur D

Het is een gemakkelijke manier om jezelf een veel frustratie.

4. Schakel AutoAanpassen uit

Draaitabellen gebruiken standaard een autofit kolombreedte. Als u uw gegevens rangschikt, kunt u de breedte van kolommen vergroten, zodat ze terugschakelen naar automatisch aanpassen wanneer u de draaitabel vernieuwt. Net als bij het behouden van directe opmaak, kunt u de standaard voor automatisch aanpassen als volgt uitschakelen:

1. Klik met de rechtermuisknop ergens in de draaitabel.
2. Klik op het tabblad Layout & Formaat.
3. Schakel de optie Kolombreedtes automatisch aanpassen bij bijwerken uit (Figuur E).
4. Klik op OK.

Figuur E

Na het uitschakelen van deze functie, blijven aangepaste kolombreedtes behouden na het vernieuwen.

Stuur me je vraag over Office

Ik beantwoord de “vragen van lezers wanneer ik kan, maar er is geen garantie”. Verzend geen bestanden tenzij daarom wordt gevraagd; eerste verzoeken om hulp die met bijgevoegde bestanden binnenkomen, worden ongelezen verwijderd. U kunt schermafbeeldingen van uw gegevens verzenden om uw vraag te verduidelijken. Wees zo specifiek mogelijk wanneer u contact met mij opneemt. Bijvoorbeeld: Gelieve problemen met mijn werkmap oplossen en oplossen wat “er mis is” krijgt waarschijnlijk geen antwoord, maar “Kun je me vertellen waarom deze formule niet de verwachte resultaten oplevert?” macht. Vermeld alstublieft de app en versie die u gebruikt. Ik krijg geen vergoeding van TechRepublic voor mijn tijd of expertise bij het helpen van lezers, noch vraag ik een vergoeding van lezers die ik help. U kunt contact met mij opnemen via [email protected].

Zie ook

• Office Q & A: Excel-verwijzingen, woordveldcodes en een tabeltruc (TechRepublic)
• 2 manieren om een Word-inhoudsopgave te annoteren (TechRepublic)
• Gebruik Excel-gegevensvalidatie om dubbele waarden in een kolom te voorkomen (TechRepublic)
• Een supergemakkelijke manier om nieuwe records te genereren uit kolommen met meerdere waarden met behulp van Excel Power Query (TechRepublic)
• 3 manieren om termen uit de woordenlijst toe te voegen aan een Microsoft Word 2016-document (TechRepublic)
• Excel-fouten: hoe Microsoft “s spreadsheet kan gevaarlijk zijn voor uw gezondheid (ZDNet)
• Microsoft voegt nieuwe geografie, aandelen gegevenstypen toe aan Excel (ZDNet)