Skjema W-3 er en form for overføring med totaler for alle deler av Skjema W-2. W-3, sammen med W-2, sendes hvert år til Social Security Administration for å vise total inntekt for alle W-2-skjemaer. Den offisielle tittelen på skjemaet er «Overføring av lønns- og skatteoppgavene.»
W-3-skjemaet brukes bare når du sender papirkopier av W-2-skjemaet til Social Security Administration. Hvis du bestemmer deg for å arkivere ansattes W-2-skjemaer til Social Security Administration online, trenger du ikke å sende inn et W-3 overføringsskjema.
W-2-skjemaet og W-3-skjemaet
W-2-skjemaet er et årlig lønns- og skatteskjema som sendes til to forskjellige steder:
- Den blir gitt til hver ansatt, og viser den totale lønnen og skatten som er betalt i løpet av året, slik at de kan bruke den til rapportering av inntektsskatt, og
- Den er arkivert til Social Security Administration ( IKKE skattemyndighetene!) For å verifisere informasjonen som er gitt til den ansatte.
Du må legge opp lønn for alle dine ansatte ved å bruke informasjonen på alle ansattes W- To skjemaer for å fylle ut W-3-skjemaet.
Når et W-3-skjema må arkiveres
Fristen for å gi W-2-skjemaer til ansatte og sende W-2- og W-3-skjemaer til Trygdeverket er samme dato: 31. januar året etter skatteåret.
Fordi dato du gir W-2-skjemaer til ansatte, og datoen for innlevering av W-2 og W-3-skjemaer til Social Security Administration er den samme, kan det være lurt å gi W-2-skjemaer til ansatte tidligere i januar, for å gi mer tid for å finne feil.
Hvis du ikke tror du kan sende inn W-2 og W-3-skjemaene i tide, kan du be om en 30-dagers utvidelse ved å sende inn skjema 8809 – Søknad om forlengelse av tid til filinformasjon returnerer. Du må sende inn søknaden senest på skjemaets forfallsdato. Utvidelsen er ikke automatisk, IRS gir bare utvidelser for «ekstraordinære omstendigheter eller katastrofer.»
Hvor du kan få W-3-skjemaer
Du kan ikke bare kopiere et W-3-skjema eller skrive det ut av Internett fordi skjemaet skrives ut med et spesielt rødt blekk. Du må kjøpe den nødvendige typen W-3-skjemaer fra samme sted du kjøper W-2-skjemaene dine, ellers kan du få lønnsbehandleren eller skatteforberederen til å fylle ut dem for deg. Du kan bestille dem fra skattemyndighetene ved å gå til deres online bestillingsside for informasjonsretur. Du kan også være i stand til å finne disse skjemaene i programvareprogrammer for virksomhetsskatt.
Fyll ut skjema W-3 — bokser A til H
Før du begynner å jobbe med skjemaet, må du sørge for at du har riktig årsversjon. Du vil ha versjonen for skatteåret, ikke året du forbereder skjemaet. Bruk for eksempel 2020 versjon for rapportering av 2020-skatter, selv om du kanskje jobber med skjemaet i 2021.
Informasjon om arbeidsgiveren legges inn i boksene A til H
Ramme a. Valgfritt kontrollnummer du kan bruke til dine egne forretningsformål.
Ramme b. Type betaler. De fleste bedrifter kryss av i boksen «941» for «Kind of Payer». 941-skjemaet er det kvartalsvise lønns- og skatterapportskjemaet som er utfylt av de fleste arbeidsgivere. Andre alternativer inkluderer en husholdningsarbeidsgiver og andre.
Slags arbeidsgiver. De fleste for-profitt-bedrifter merker av i boksen «ingen gjelder» for «Slags arbeidsgiver». De andre boksene er e for ideelle organisasjoner og føderale statlige arbeidsgivere.
Boks c Totalt antall skjemaer W-2. Legg opp antall W-2-skjemaer du sender inn.
Ramme d Etableringsnummer hjelper arbeidsgivere å identifisere forskjellige områder av virksomheten, enten etter sted, datterselskap eller divisjon. Det kan for eksempel være lurt å skille ut W-2-skjemaene for forskjellige stater der ansatte jobber.
Du må skille ut W-2 og W-3-skjemaer for hver bedrift hvis du identifiserer bedriftsnummer i denne delen, eller du kan kombinere alle virksomhetene dine og sende inn alle W-2-skjemaer sammen med ett W-3-skjema.
Beløpene på andre arbeidsskattrapporter, inkludert skjema 941 og skjema 944, må stemme overens med beløp rapportert på skjema W-3. Hvis beløpene er forskjellige, kan du bli kontaktet av IRS eller SSA.
Boks 1 til 19 — Lønns- og skatteinformasjon
Elementene i andre seksjon (boks 1 til 19) er de samme for både W-2 og W-3. I W-3-skjemaet må du oppgi totaler for alle bokser for alle ansatte.
Generelle instruksjoner for skjema W-2 og W-3-dokumentet inneholder referanseguider for Box 12 Koder og ramme 13 Pensjonsplan Avkrysningsrute Beslutningsdiagram.
Den siste delen av skjemaet krever at du oppgir kontaktinformasjonen din, inkludert en e-postadresse.
Se de detaljerte instruksjonene for å fylle ut W-3-skjemaet i denne IRS-publikasjonen: IRS General Instructions for Forms W-2 and W-3.
Når og hvordan du arkiverer skjema W-3
Skjema W-3-skjemaet må sendes til SSA sammen med kopi A av W-2-skjemaene for hver ansatt.
Innleveringsadressen for papirskjemaene W-2 og W-3 er:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Totalene for hvert element på W-3 må tilsvare totalene for alle disse elementene på alle ansatte W-2 skjemaer. W-2 og W-3 inkluderer også total statslønn og forskuddstrekk for alle ansatte.
Hvis du arkiverer W-2 skjemaer online
SSA oppfordrer deg til å e-filen W-2 skjemaer. Husk at du ikke trenger å inkludere et W-3-skjema hvis du arkiverer online. Du kan bruke nettstedet til SSAs Business Services Online (BSO). BSO genererer skjema W-3 automatisk basert på W-2-skjemaene dine.
Du MÅ arkivere online hvis du har et høyt antall W-2-skjemaer.
- I årevis inkludert 2019, må du arkivere elektronisk hvis du har 250 eller flere W-2-skjemaer .
SSA har to alternativer for elektronisk arkivering gjennom sin Business Services Online-seksjon:
- W-2 Online: Du kan bruke et utfylt W-3-skjema for å sende inn opptil 50 W-2-skjemaer om gangen.
- Filopplasting: Du kan bruke spesifikk programvare for lønnsavgift som formaterer filer til SSA-spesifikasjoner for arkivering av skjemaer W-2 elektronisk (EFW2).
Hvis du gjør et feil
Hvis du gjør en feil på en W-3 som et resultat av beregninger, eller hvis en eller flere W-2 er feil, må du sende inn et W-2c- og et W-3c-skjema til Social Security Administration.