Prosjektomfang – det er et mål som er i bevegelse og en du ønsker å få en kuleøye på før du kartlegger prosjektet ditt. Definert som summen av alle ressurser, leveranser, funksjoner og oppgaver i et gitt prosjekt, er prosjektets omfang grensen for hele prosjektet ditt. Men for å til og med begynne å definere det, må du dykke litt dypere og skissere prosjektets omfang for å bedre definere forretningsmål, leveranser og mer for å få innkjøp fra viktige interessenter.
Dette er din Project Scope Statement, og i likhet med et Scope of Work (SOW), eksisterer den for å styrke prosjektets omfang for alle deltakende parter.
Hva er en Project Scope Statement?
Vanligvis skrevet av prosjektlederen, viser en omfangserklæring hele prosjektet, inkludert eventuelle leveranser og deres funksjoner, samt en liste over interessenter som vil bli berørt. Den vil også omfatte alle større prosjektmål, leveranser og mål for å måle suksess.
Prosjektets omfangserklæring vil fungere som det primære verktøyet for interessenter og lagkamerater å referere til og bruke som en retningslinje for å måle nøyaktig prosjektsuksess.
Relatert: Hvordan lage en interessentstyringsplan
Uttalelse av prosjektomfang
I likhet med Journalistikkens fem år – Hvem, hva, når , Hvor, hvorfor – for å få en oversikt over prosjektets omfang, må du ta opp disse syv tingene:
Begrunnelse
Ingen prosjekter starter uten at det allerede eksisterer et behov, så bruk som din begrunnelse. Start prosjektets omfangserklæring ved å forklare behovet for prosjektet ditt, og hvordan sluttresultatet vil løse det behovet.
Eksempler på behov kan omfatte:
- En konkurrent har kommet ute med et nytt produkt som foreløpig ikke har noen markedskonkurranse
- Tilbakemeldinger fra kunder har bedt om et nytt verktøy å inkludere i produktet ditt
- En mulighet for vertikal integrering / gjentakende inntekter har introdusert seg
Omfangsbeskrivelse
Det høres kanskje lett nok ut, men dette er et av de viktigste trinnene. Fra et høyt nivå, liste opp hva som er innenfor omfanget av prosjektet ditt, og hva som er utenfor omfanget. Dette vil bidra til å etablere grenser for prosjektet å eksistere. Den styrer også interessentens forventninger / innspill, og gir teammedlemmene noen kreative begrensninger for å jobbe innenfor.
Forretningsmål
Skissere forretningsmålene dine ved å definere målene virksomheten håper å oppnå med dette prosjektet. Dette kan inkludere måldatoer for produktlansering, en ny forretningsmodell for å generere en høyere grad av gjentatte inntekter, høyere kundetilfredshet, øke førstegangskjøpere og andre.
Prosjektleveranser
Liste ut resultatene teammedlemmene dine trenger å produsere for å oppfylle forretningsmålene. Dette kan omfatte selve produktet, instruksjons- og installasjonsmanualer, markedsføringsmateriell, pressemeldinger, reklamekampanjer og mer.
Prosjektutelukkelser
Selv om det er viktig at du definerer grensene rundt hva prosjektet inkluderer fra begynnelsen, er det også ekstremt viktig at du lister opp hva dette prosjektet ikke inkluderer. For eksempel:
- Programoppdateringer som er planlagt for et senere prosjekt og med vilje ikke er inkludert i dette prosjektet
- Begrenset eller omplanlagt kundetilgang til visse støttelinjer / produktfunksjoner
Begrensninger
Prosjektbegrensninger er det som gjør administrering av prosjekter til et slikt puslespill å løse. De tre beste begrensningene – eller trippelbegrensningen – for å administrere ethvert prosjekt er vanligvis tid, penger og omfang. De er sammenkoblet, noe som betyr at hvis du trekker en spak på «omfang», vil en annen spak på «penger» eller «tid» også bevege seg.
Men det er flere prosjektbegrensninger som kan dukke opp når som helst , inkludert risiko, ressurser, organisering, metode, kunder og mer. Oppgi alle begrensningene du forutsetter i prosjektet ditt, slik at du kan prøve å ha løsninger på plass klare til å lanseres når det er nødvendig. ender med å være begrensninger, inkludert tid, penger og omfang. For eksempel er det i denne delen du vil liste opp, «front-end-utviklingsteamet vil være tilgjengelig i løpet av denne prosjektperioden», eller «kundesupportteamet vil motta ny produktopplæring innen x tid.» Det er viktig å liste opp disse, da dette ikke bare vil fortelle nøkkelaktørene hva dine primære ressursbehov er for å få prosjektet til å gå, men det vil også gi deg rask innsikt i hvor dine største risikofaktorer ligger.
Relatert: Interessentadministrasjonsstrategier & Verktøy
Oversikten over prosjektets omfangserklæring hjelper deg å fungere som markører når du bygger ut hele omfangserklæringen.For mens det ikke er mulig å forutsi fremtiden for prosjektet på et så høyt nivå, er dette det første trinnet for å få prosjektet ditt så nært resultatet som mulig. Ved å starte med de syv nøkkeluttalelsene ovenfor, kan du få et forsprang på et vellykket prosjekt.
Prosjektomfangserklæring vs. Arbeidsomfang
Det er noen få ting som prosjektomfanget uttalelser blir vanligvis forvekslet med, inkludert arbeidsomfanget ditt. De høres kanskje like ut, men her er de primære forskjellene mellom disse to.
Ditt arbeidsomfang er en arbeidsavtale, typisk mellom konsulent og klient, som beskriver avtalen om arbeid som skal utføres, inkludert, men ikke begrenset til:
- Leveranser / produkter / resultater
- Prosjektets tidslinje
- Prosjektets milepæler
- Rapporter for katalogisering av prosjektfremdrift
Selv om arbeidsomfanget ditt kan være tidkrevende å skrive, skisserer det selve prosjektet og ikke nødvendigvis planen som skal følges. Prosjektets omfangserklæring oppfyller i sin tur den rollen ved å detaljere og kartlegge nøyaktig hva du kan forvente med prosjektplanen og selve prosjektet.
Prosjektomfangserklæring vs. p> De kan høres like ut, og resultatet av prosjektet kan være likt, men en prosjektomfangserklæring er annerledes enn prosjektets omfangsstyringsplan. En plan for styring av prosjektomfang er det som følger prosjektomfangserklæringen, som beskriver prosjektet ditt fra start til slutt.
I tillegg hjelper det med å definere arbeidet som må gjøres i løpet av prosjektet, og det styrer og overvåker disse prosessene. Den dokumenterer og sporer også faser for å unngå kryping av omfanget, og hjelper til med å avslutte prosjektet, inkludert en revisjon av leveranser og vurdering av prosjektresultatet for suksessfaktorer.
Omfangserklæringen din er ikke like involvert – den er bare paraplyen over prosjektstyringsplanen din, og fungerer som en rubrikk for interessenter og teammedlemmer å følge.
Beste praksis for en vellykket uttalelse om prosjektomfang
Her er de beste metodene du bør vurdere mens du skriver uttalelsen om prosjektets omfang:
- Unngå å bruke sjargongtungt språk. Du vil snakke med flere personer på tvers av flere avdelinger og spesialiseringer, så hold språket konsistent og oversiktlig.
- Hold det kort. Siden dette er et dokument som søker innkjøp av interessenter, vil det sannsynligvis være nok redigering å gjøre før det er ferdig, og det må være en hurtigveiledning for senere. Så hold det enkelt og lagre ordene for hele prosjektplanen.
- Hold deg unna omfattende uttalelser. Du vil ikke overforplikte ressursene dine på prosjektet før det til og med starter.
- Forsikre deg om at det svarer på spørsmål, som:
- Hva er de langsiktige forretningsfordelene?
- Hva gir det kundene våre som ikke allerede eksisterer?
- Er dette bedre enn det vi for øyeblikket tilbyr på markedet?
Hvordan ProjectManager.com kan hjelpe med uttalelsen om prosjektets omfang
Store prosjektutbygginger kan være krevende både for din tid og energi. Ikke la det overvelde deg før avspark. Til å begynne med kan du bruke vår gratis maloppdelingsstrukturmal og få en visuell oversikt over oppgavene, samt oppgavene som er nødvendige for å fullføre før du sender inn uttalelsen om prosjektets omfang.
Derfra kan du prøve ProjectManager.com og bruk oppgavestyringsfunksjonene våre for å organisere, prioritere og sortere alle nødvendige oppgaver etter prosjektfase. Du kan til og med be andre om innspill: teammedlemmer kan kommentere direkte på oppgavene slik at kommunikasjonen forblir organisert og til punktet.
Relatert: Work Breakdown Structure (WBS) Guide
Hold orden på ressursene, oppgavene og leveransene med mer, slik at du kan holde prosjektet på sporet. Med ProjectManager.com kan du øve på å kartlegge prosjektets tidslinje ved å bruke Gantt-diagrammet, liste ut leveranser ved hjelp av oppgavelisten eller kanban-verktøyet og invitere teammedlemmer til å gå gjennom tidslinjen før du sender inn omfangserklæringen til viktige interessenter. Start din gratis 30-dagers prøveperiode i dag.