Å skrive en ansatt er ikke noe noen ser frem til – eller noens førstevalg. Ofte er skriftlige advarsler et tegn på at tidlige disiplinære prosesser har kommet og gått, og at en ansatt er på vei ned en rute for avslutning. På dette tidspunktet har du sannsynligvis lagt ned mye tid og krefter på å hjelpe dem med å endre seg – med liten eller ingen forbedringer.
Å eskalere ting «offisielt» kan føle seg skremmende, men det er også en mulighet. A skriftlig advarsel skaper et papirspor og gir ansatte en formell struktur for å få ting tilbake på sporet. Følg disse åtte enkle trinnene for å sikre at du får det riktig.
Ikke gjør det når du er sint
Det kan være rart å starte med et «ikke», men dette trinnet er uten tvil det viktigste. Ikke arbeid med ansattes oppskriving når du allerede er sint eller stresset over situasjonen. Du må være i stand til å dokumentere ting objektivt (som vi kommer inn på neste gang), og det kan være vanskelig når du er følelsesmessig involvert.
Du har sannsynligvis allerede gått gjennom en muntlig disiplinærprosess og kanskje gitt tilbakemelding flere ganger, på flere måter. Du kan være klar til å la ansatte få vite hvor ille de har slått til. Så fristende som det er, ikke gjør det.
Det er viktig å holde deg kald i enhver ansattes disiplinære situasjon, men enda mer når det gjelder skriftlig dokumentasjon. En formell ansattopptegning vil bli registrert i ansattene, og du bør ikke anta at ingen andre vil se det. I tilfelle en urettmessig oppsigelsessak må du dele all dokumentasjon du har om en ansattes ytelse, og du vil at ting skal fortsette å være forretning, ikke personlig.
En formell ansattoppskriving er også et skjema av progressiv disiplin ment å bidra til å korrigere ansattes oppførsel på en håndgripelig måte, ikke være en skriftlig tirade mot dem. Hvis det ikke er noe nyttig informasjon for dem eller bare du slipper damp, er det ikke aktuelt å ta med. Hvis en ansatt gjør noe galt, og det er for å skrive dem opp, ta en dag, få litt plass og komme tydelig inn i det.
Dokumenter problemet
Nå på gjør det. Dokumentasjon er viktig for å evaluere ansattes ytelse – god eller dårlig – og ledere bør være komfortable med å dokumentere alle typer ansattes interaksjoner. Å ha solid dokumentasjon kan beskytte deg ved å:
- Å tilby et papirspor i tilfelle en ansattesøksmål, selv i viljestatus.
- Støtte avgjørelsene bak hver ansatt handlinger du tar – inkludert hvorfor noen ansatte blir forfremmet og andre blir sparket, samt hvem som får en høyning og hvorfor.
- Gi en konkret tidslinje for ansattes atferd og progressive disiplinære tiltak.
Når du er klar (og er rolig), kan du starte medarbeideroppskriften med dokumentasjon som forklarer problemet med prestasjonene:
- Adresser oppskriften til den ansatte og gi en oversikt over deres oppførsel frem til dette punktet.
- Bruk spesifikke eksempler med tidspunkter og datoer.
- Fremfor alt, hold deg til fakta. Vær objektiv, og snakk bare med hva som skjedde og når.
Når du skriver opp en ansatt, må du sørge for at du ikke legger til din egen spinn eller at de ansatte føler at du oppfyller en personlig vendetta. Ikke si: «Tom er en utsetter og lat.» Si: «Tom har vist seg sent til skiftet sitt tre ganger» og ta med hvilke skift de var, med de nøyaktige klokkeslettene.
Bruk selskapets policyer for å sikkerhetskopiere deg
Har du noen gang hørt noen si at årsaken til at de fikk sparken er at lederen deres rett og slett ikke likte dem? Mens ansatte kan si at det er skjevhet eller trekke sine egne konklusjoner for en dårlig ytelsesvurdering, bør lederens mål være å komme over som det helt motsatte.
Det er ikke det at ansatte ikke kan holde opp til en vilkårlig standard. . Det er at de ikke overholder selskapets retningslinjer de ble enige om da de ble ansatt. Så etter at du har gått gjennom hva som er galt med prestasjonen til en ansatt, er neste trinn å forklare resonnementet ditt og knytte deres handlinger tilbake til selskapets retningslinjer og forventninger til deres rolle. Her er noen vanlige scenarier:
- En ansatt er stadig for sent på jobb: referer til oppmøtelsespolitikken din som pålegger at ansatte bare kan være forsinkede to ganger før disiplinære tiltak iverksettes.
- Brudd på kleskode: inkluderer at selskapspolitikken sier at ansatte alltid må være i den forventede uniformen mens de er på døgnet.
- En ansatt fortsetter å bruke sosiale medier i arbeidstiden: siter mobiltelefonens bruksregel og at ansatte skal ikke bruke sosiale medier eller personlige enheter mens de er på døgnet.
Når det gjelder progressiv disiplin, er en oppskrivning en forklaring på hvorfor den dokumenterte oppførselen ikke stemmer overens. til standard og hvordan ansatte forventes å forbedre seg.Hvis dine ansatte signerte en ansatt håndbok eller fremmøtepolitikk da de ble ansatt, er det nå en god tid å inkludere det også.
Inkluder relevante vitneforklaringer
Hvis ytelsesproblemet står på spill ble oppvokst av et annet teammedlem, involverer flere ansatte, eller den ansatte jobber tett med en annen veileder eller skiftleder mellom deg, inkluder uttalelsen i oppskriften. Husk at noen av disse uttalelsene kan være relevante senere i tilfelle et juridisk krav. Så det er viktig at vitneforklaringer følger de samme retningslinjene som god dokumentasjon:
- Alle vitneforklaringer skal være faktiske observasjoner, ikke subjektive meninger.
- Vitneforklaringer skal bidra til å bygge en troverdig tilfelle av pågående atferd som fører til ansattes oppskriving.
- Vitneforklaringer bør omfatte enhver innsats eller disiplinære tiltak fra andre veilederes side for å korrigere atferd underveis.
Sett forventninger for forbedring
Etter at du har detaljert hvor ansattes ytelse må forbedres og hvorfor, er det på tide å sette retningslinjer for hvordan du forventer at de skal rette opp det. Det er ikke nyttig å bare legge opp hva ansatte har gjort galt. Faktisk rapporterer Harvard Business Review at flere ansatte heller vil motta korrigerende tilbakemeldinger fra sjefen enn ros, og at 72% av de ansatte mener at prestasjonen deres vil bli bedre hvis de mottar korrigerende tilbakemeldinger.
Korrektive tilbakemeldinger er ærlige, fokuserer på problemet (ikke personen), og inkluderer trinn for forbedring. Så sett medarbeiderne dine på hva som kommer neste gang de har mottatt oppskriften. Inkluder korrigerende tiltak som trengs og hva resultatet blir hvis de forbedres, eller hvis ting blir verre. Hvis den ansatte ikke forbedrer seg og neste trinn etter oppskriften er avslutning, må du gjøre det klart slik at de er forberedt på nøyaktig hva som er på linjen.
Lever nyhetene personlig (og bevis av mottakelse)
Når du er ferdig med disiplinæroppskriften, kan du planlegge et møte med den ansatte og gå gjennom det sammen personlig. Ta med et vitne for å bekrefte at møtet skjedde, og at den ansatte ble gjort oppmerksom på bekymringer med jobben. Så er det på tide at samtalen begynner:
- Del dine bekymringer og ta ansatte gjennom hvert eksempel på dårlig ytelse. Hvis den ansatte ber om bevis eller hevder at et bestemt problem oppstod eller ikke oppstod, kan du bruke dokumentasjonen.
- Pek tilbake til selskapets policy. Hver ansatt leste og godkjente retningslinjene da de ble ansatt.
- Forklar hva som skjer videre, og hvilke trinn du forventer at de skal ta som svar på oppskriften.
- På slutten , må den ansatte signere oppskriften som bekrefter at de har mottatt og lest den.
Det kan hende at den ansatte ikke tar nyhetene godt. De kan nekte å skrive under på oppskriften. Hvis du er bekymret for at det kan være tilfelle, foreslår Society for Human Resource Management å gi plass på oppskriften for ansatte å legge til egne kommentarer og signert svar, eller la ansatte sende inn en skriftlig tilbakevisning med sin signatur, som du kan deretter knytte seg til disiplinæroppskriften.
Oppbevar en kopi for arkivene dine
Når medarbeideren din har signert oppskriften, gi dem en kopi og oppbevar en til din egen poster. Legg det til medarbeiderfilen, slik at du har en oversikt og bevis på at de mottok oppskriften.
Hvis det oppstår urettmessig avslutning eller diskriminering, har du sikkerhetskopien du trenger. Dokumentasjonen vil vise at du håndterte prosessen riktig, og at den ansatte ble informert hvert trinn.
Oppfølging
Disiplinærprosessen avsluttes ikke etter at du har skrevet opp en ansatt . Til slutt, sørg for å følge opp basert på timeplanen du har beskrevet i disiplinærmeldingen. Se om den ansattes ytelse forbedres, og om de holder seg til endringene som forventes i oppskriften. Hvis ikke, har du allerede lagt ut trinnene for hva som kommer videre.
Hvis den ansatte forbedres, bør du vurdere å fortsette prøvetiden etter oppskrivningsdatoen. Tillit tar tid å bygge tilbake, og de blir ikke månedens ansatte over natten. Det tok tid før ting kom til fagfeltet, og det vil ta tid å få dem tilbake.
En ansattes oppskrivning er ikke et magisk svar på disiplinære problemer. Noen ganger krever det en formell beskjed for å gi en ansatt den vekkeren de trenger for å endre atferd. Hvis de forbedrer seg, gi dem mer ansvar og se om de fortsetter å øke utfordringen.