Skrive en effektiv klage- eller forespørselsbrev
Når skal man skrive et brev
Mange universitetspolitikker krever at det skrives et brev . Noen ganger er et brev den mest effektive måten å sende en bestemt melding på. Når du snakker med noen, bruker e-post eller fyller ut et skjema som ikke har fungert eller ikke er praktisk, kan du prøve et brev.
Format
Elementer:
Elementene som finnes i typiske forretningsbrev, er:
- avsenderens fullstendige postadresse
- dato da brevet skrives
- adresse til personen som brevet er adressert til
- emnelinje
- hilsen
- body (hovedmeldingen)
- gratis avslutning
- signaturlinje (husk å signere brevet)
- vedlegg og kopieringsnotater
Model Letter:
Modellen nedenfor bruker alle elementene fra listen. Ovennevnte layout er et spørsmål om personlig valg, og det samme er beslutningen om å inkludere et telefonnummer og e-postadresse.
Merk: teksten i modellbrevet er svært kort. De fleste anke- og forespørselsbrev krever en side eller to.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20. februar , 2018
- Dr. Jane Skool, professor
College of _____________
San Diego State University i San Diego, CA 92182 + postkode - Emne: Forespørsel om eksamen
- Kjære Dr. Skool:
- Jeg skriver for å be om en spesiell eksamen i kurs 101. Den 12. mars, datoen for den regelmessige planlagte eksamenen, må jeg møte i retten som en vitne. Jeg har lagt ved en kopi av rettsinnkallingen.
- Takk for at du tok deg tid til å vurdere forespørselen min. Ta kontakt med meg via e-post eller telefon hvis du har spørsmål.
- Med respekt,
Sam Student - Samuel Student
Rød ID * - Vedlegg
Cc: John O. Smith
Innhold og tone
Selv om utseendet til et brev er viktig, vil innholdet og tonen avgjøre om brevet virkelig gjør jobben sin. Gjennomgå relevant policy og vær spesielt oppmerksom på hva beslutningstakeren trenger å vite for å vurdere en klage eller forespørsel. Det er informasjonen som skal inkluderes i brevet ditt.
Åpningserklæring
Første setning eller to skal angi formålet med brevet tydelig.
Jeg skriver for å anke min nåværende disiplinærstatus, og be om unnskyldning for mitt engasjement i gulvgjennomgangen som førte til at jeg ble varslet. Jeg innser at det som virket ufarlig moro for meg, faktisk var en fare for helsen min og andres helse. Jeg angrer oppriktig på handlingene mine den kvelden …
Jeg skriver for å be om kursoverbelastning for 2018-2019 …
Vær faktisk
Inkluder faktiske detaljer, men unngå å dramatisere situasjonen.
I slutten av oktober fikk jeg diagnosen betennelse i mandlene. Jeg var syk i over en uke, og savnet de fleste midtundersøkelsene mine.
I slutten av oktober, etter å ha følt meg veldig syk i noen dager, dro jeg meg til Student Health Services …
Vær spesifikk
Hvis en klage eller anmodning avhenger av bestemte fakta som beslutningstaker vil ønske å verifisere, være spesifikk.
Jeg savnet en test 23. januar fordi jeg fløy til Vancouver 19. januar for begravelsen til bestefaren min og kom tilbake 26. januar. Jeg legger ved kvitteringen for flyselskapet og kan gi ytterligere bekreftelse hvis det ville være nyttig.
IKKE jeg måtte delta på en begravelse utenfor byen, så jeg savnet testen 23. januar.
Dokumentasjon
Inkluder all dokumentasjon som kreves av policyen eller som er nødvendig for å underbygge dine krav. Hvis dokumentasjon sendes av en tredjepart, oppgi det med detaljer.
Dr. Vel, min fars lege, har sagt ja til å skrive til deg om denne saken …
Hold deg til poenget
Ikke rot ditt brev med informasjon eller forespørsler som ikke har noen vesentlig forbindelse til hovedbudskapet.
Ikke prøv å manipulere leseren
å true, trylle, tigge, bede, smigre og gi ekstravagante løfter er manipulerende og vanligvis ineffektive metoder.
Hvis du gir meg en sjanse til å komme tilbake til bolig neste år, lover jeg å jobbe hardt, bli rik og donere en million dollar til universitetet …
Hvordan snakke Om følelser
Det er fristende å overvurdere saken når noe er viktig for oss. Når følelser er en legitim del av en melding, eier du følelsen, og angir det som et faktum.
Da jeg så karakteren min, ble jeg veldig skuffet.
Vær kortfattet
Det er mer arbeid å skrive et godt kort brev enn et langt. Travle beslutningstakere setter pris på den ekstra innsatsen.
Unngå feil
En bokstav vil gi et bedre inntrykk hvis den skrives inn; fri for stave- og grammatikkfeil; fri for slang; og plasseres i konvolutten i riktig størrelse.MEN det er mye viktigere å overholde frister og angi formålet tydelig enn å sende inn et brev som er helt feilfritt.
Behold kopier
Inntil en sak er avgjort, beholder du kopier av alle sendte eller mottatte brev, samt relevante dokumenter og skjemaer.
* Tilpasset fra University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson