PDSA: Plan-Do-Study-Act (Norsk)

Også kalt: Rapid Cycle Improvement, PDCA (Plan- Gjør-sjekk-handling)

Hva er PDSA?
Stage 1: Plan
Stage 2: Do
Stage 3: Study
Stage 4: Handle
Eksempler
Mer informasjon

PDSA, eller Plan-Do-Study-Act, er en iterativ, firetrinns problemløsning modell som brukes til å forbedre en prosess eller gjennomføre endringer.

Når du bruker PDSA-syklusen, er det viktig å inkludere interne og eksterne kunder. De kan gi tilbakemelding om hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Kunden definerer kvalitet, så det vil være fornuftig å også involvere dem i prosessen når det er hensiktsmessig eller gjennomførbart, for å øke aksept for sluttresultatet. (Hvis du er usikker på hvem kundene dine er, kan det være lurt å opprette en kundekjede for å hjelpe deg med identifisering.)

Når du bruker PDSA, still deg selv tre spørsmål:

1. Hva prøver vi å oppnå?
2. Hvordan vil vi vite at en endring er en forbedring?
3. Hvilke endringer kan vi gjøre som vil føre til en forbedring?

A. Rekrutter team

Sett sammen et team som har kunnskap om problemet eller muligheten for forbedring Tenk på styrkene hvert teammedlem gir – se etter engasjerte, fremtidsrettede medarbeidere.

Etter å ha rekruttert teammedlemmer, identifiser roller og ansvar, sett tidslinjer og etabler en møteplan.

B. Utarbeide et måluttalelse

Beskriv hva du vil oppnå i en måluttalelse. Prøv å svare på de tre grunnleggende spørsmålene:

1. Hva prøver vi å oppnå?
2. Hvordan vil vi vite at en endring er en forbedring?
3. Wha t endring kan vi gjøre som vil føre til forbedring?

C. Beskriv nåværende kontekst og prosess

Brainstorm

Undersøk din nåværende prosess. Start med å stille teamet disse grunnleggende spørsmålene:

• Hva gjør vi nå?
• Hvordan gjør vi det?
• Hva er de viktigste trinnene i prosessen?
• Hvem er involvert?
• Hva gjør de?
• Hva gjøres bra?
• Hva kan gjøres bedre?

Du har kanskje allerede svart på de to siste spørsmålene hvis du har utført en SWOT-analyse.

Prøv et Swim Lane Map

Det kan være nyttig å lage et svømmefeltkart for å visuelt beskrive prosessen.

Å lage en prosessflyt eller i det minste skildre den nåværende prosessen kan være veldig nyttig. Hvis teamet ditt støter på veisperringer, har du kanskje funnet ut hvor problemet oppstår – eller kanskje ikke den rette personen for å identifisere et manglende trinn er ved bordet.

Samle mer detalj

Når den generelle strukturen er fullført, kan dette være noen flere nyttige spørsmål å stille:

• Hvor lang tid tar prosessen for tiden ta? Hvert trinn?
• Er det variasjon i måten prosessen er for øyeblikket fullført?

D. Beskriv problemet

Bruk måluttalelsen som ble opprettet i trinn B, og oppgi dine ønskede prestasjoner, og bruk data og informasjon for å måle hvordan organisasjonen din oppfyller / ikke oppfyller disse prestasjonene.

For eksempel: Hvis målet ditt er å maksimere personalets arbeidslivskvalitet, kan du finne bevis ved å kartlegge ansatte om stressfaktorer på arbeidsplassen.

Skriv en problemstilling

Skriv en problemstilling for å tydelig oppsummere teamets konsensus om problemet. Det kan være nyttig å prioritere problemer, hvis teamet ditt har identifisert mer enn ett, og / eller inkludere en begrunnelse for hvorfor du valgte problemet / problemene dine.

E. Identifiser årsaker og alternativer

Analyser årsaker

For å finne problemet i problemstillingen din, kan du arbeide for å identifisere årsakene til problemet ved hjelp av verktøy som kontrolldiagrammer, fiskeben og prosesskart for arbeidsflyt ( f.eks. flytskjemaer, svømmefeltkart). Avslutningen på årsaksanalysen bør oppsummere årsaksanalysen ved å beskrive og begrunne grunnårsakene.

Undersøk prosessen din, og spør:

• Er denne prosessen effektiv? Hva koster det (inkludert penger, tid eller andre ressurser)?
• Gjør vi de riktige trinnene på riktig måte?
• Gjør noen andre den samme prosessen på en annen måte?

Utvikle alternativer

Forsøk å redusere årsakene dine ved å fullføre utsagnet,

«Hvis vi gjør det __________, vil __________ skje.»

Velg et alternativ (eller noen få alternativer) som du tror best vil hjelpe deg med å nå målet ditt og maksimere ressursene dine.

Utvikle en handlingsplan, inkludert nødvendig personale / ressurser og en tidslinje. Prøv å redegjøre for risikoen du kan møte når du implementerer handlingsplanen.

Begynn å implementere handlingsplanen din. Sørg for å samle inn data mens du går, for å hjelpe deg med å evaluere planen din i trinn 3: Studie.Teamet ditt kan finne det nyttig å bruke et sjekkark, flytskjema, svømmefeltkart eller kjøre diagram for å fange opp data / hendelser når de skjer eller over tid.

Teamet ditt bør også dokumentere problemer, uventede effekter, og generelle observasjoner.

Bruk av måluttalelsen utarbeidet i trinn 1: Plan og data samlet under trinn 2: Gjør, bestem:

• Ble planen din forbedret? Med hvor mye / lite?
• Var handlingen verdt investeringen?
• Ser du trender?
• Var det utilsiktede bivirkninger?

Du kan bruke en rekke forskjellige verktøy for å visuelt gjennomgå og evaluere en forbedring, som et Pareto-diagram, kontrolldiagram eller kjørediagram.

Reflekter over plan og resultater

• Hvis teamet ditt bestemte at planen resulterte i suksess, standardisere forbedringen og begynn å bruke den regelmessig. Etter en stund, gå tilbake til trinn 1: Planlegg og undersøk prosessen på nytt for å lære hvor den kan forbedres ytterligere.
• Hvis teamet ditt mener at en annen tilnærming ville være mer vellykket, kan du gå tilbake til trinn 1: Planlegg og utvikle en ny og annen plan som kan resultere i suksess.

PDSA-syklusen pågår, og organisasjoner blir mer effektive når de intuitivt tar i bruk PDSA i planleggingen.

Feire forbedringer og leksjoner

• Kommuniser prestasjoner til interne og eksterne kunder
• Ta skritt for å bevare gevinstene dine og opprettholde prestasjonene dine
• Lag langsiktige planer for ytterligere forbedringer
• Gjør iterative PDSA-sykluser når det er nødvendig

ABCs av PDCA og PDSA flytdiagram (PDF)
Public Health Foundation

Embracing Quality in Local Public Health (PDF)
Michigan Local Public Health Accreditation Program

Baldrige Performance Excellence Program
National Institute of Standards and Technology, US Dept. of Commerce

Balanced Scorecard Institute

PDSA
Institute for Healthcare Improvement

Whiteboard: PDSA-syklusen (del 1)
Whiteboard: PDSA-syklusen (del 2)
Institutt for forbedring av helsevesenet