Som årets halvdel -over mark passerer, vil mange selskaper med formelle ytelsesevalueringsprosesser starte eller midt i fullføringen av ytelsesgjennomganger og møter midt på året. Selv om firmaet ditt ikke gjennomfører formelle midtårsgjennomganger, oppfordrer vi ledere til å ta det på seg å etablere en bestemt tid når de kan vie oppmerksomheten mot de ansatte for å lade opp og omgruppere for andre halvdel av året. p>
Hvorfor?
Midtårsevisjonsmøtet er en utmerket anledning til å formelt sette seg ned med ansatte og:
- gjennomgå mål og prestasjoner for å sikre at alt er på sporet;
- innsjekking av ansattes generelle status og hvordan de har det i rollene sine;
- lær av ansatte om hva som fungerer / ikke fungerer og hvilken støtte eller ressurser de trenger for å levere på forventningene;
- gi tilbakemelding på prestasjoner og coaching for utvikling;
- kommunisere og planlegge for eventuelle endringer i selskapet, teamet, roller eller mål som vil påvirke andre halvdel av året.
Men HVORDAN ledere nærmer seg gjennomgangsmøter på midten av året, kan lage eller ødelegge alt. Bare det å gå gjennom bevegelsene og vingle det er ikke nok til å sikre at de ansatte er på rett spor og får den riktige tilbakemeldingen og støtten de trenger for å lykkes.
4 trinn for å rocke på Midt-året Performance Review Meeting: Bestill, forbered, møt & Følg opp.
1. Bok:
Dårlige ledere: Bestill aldri midtårsmøter selv – de venter på at HR eller den ansatte spør eller hopper over dem helt.
De fleste ledere: bestiller møter noen dager i gå videre og gi lite informasjon om møtemålene.
Flotte ledere: er konsistente med sine innsjekkinger og formelle møter på midten av året og gir de ansatte møtemål og god tid til å forberede seg.
Slik rocker du dette trinnet:
- Bestill gjennomgangsmøtet for midtårsvis minst en uke i forveien med en formell møteinvitasjon. Den ansatte skal forstå at dette er mer formelt enn en vannkjølerinnsjekking eller ukentlig berøringspunkt.
- Kommuniser formålet med møtet slik at den ansatte forstår målene for møtet og kan forberede seg.
- Hvis den ansatte blir bedt om å vurdere selv i forkant av møtet, må du sørge for at de har tilgang til det og god tid.
- Bestill et stille rom med god pute i kalenderen. slik at den ansatte vet at de vil få din udelte oppmerksomhet. Vi foreslår ofte at ledere har møtet et annet sted enn kontoret ditt, eller hvor du vanligvis møter.
2. Forbered:
Dårlige ledere: gå inn i et møte og «wing-it».
De fleste ledere: ta 15-20 minutter før møtet for å skumme mål og lage mentale notater.
Flotte ledere: forstå viktigheten av å vise den ansatte at de er like investert i suksessen som de er. Flotte ledere begynner å forberede seg en uke i forveien ved å samle inn faginnspill, samle alle notater, gjøre en detaljert gjennomgang av jobbmål og ansvar, og planlegge diskusjonspunkter for å strukturere møtet på en positiv, men konstruktiv måte.
Hva gode ledere gjør for å forberede seg før et midtårsmøte:
- Gjennomgå medarbeiderens prestasjonsmål og jobbansvar og er forberedt på å stille spørsmål til gnist diskusjon om fremgang og hva som er nødvendig fra den ansatte for å oppfylle disse forventningene.
- Gjennomgå eventuelle kommentarer eller statusvurderinger den ansatte har gitt i det formelle midtårsgjennomgangsskjemaet (hvis aktuelt).
- Undersøk eventuelle resultatnotater, tilbakemeldinger eller innsjekkingslogger for å identifisere trender. Vær forberedt på å gi positive innspill til milepæler som er nådd og observasjoner tatt, samt konstruktive coachingtips om måter å vokse og forbedre.
- Hvis du bruker 360 peer feedback, må du sørge for at relevante parter har hatt en sjanse til å send inn sine innspill, og du har tatt deg tid til å gjennomgå og identifisere trender, styrker og muligheter som skal kommuniseres til den ansatte.
- Gjør en foreløpig bestemmelse av i hvilken grad den ansatte utfører eller oppnår / ikke oppnå forventninger og hvilken fremgangsmåte som vil bli tatt for å opprettholde fremdriften eller forbedre situasjonen.
- Bestem muligheter for utvikling eller opplæring, når den skal forfølges, og hvordan dette vil påvirke den ansattes korte og langsiktig tidsplan.
- Planlegg å diskutere eventuelle nye bedrifts- eller avdelings- / teamendringer som kan påvirke de ansattes ytelsesmål og planer.
- Ta deg tid til å reflektere selv og avgjør om det er noen atferd eller metoder som kan lette eller hindre arbeidstakers fremgang.
- Lag en grov oversikt over møtets samtalepunkter og sette mål for diskusjonselementene du ønsker å komme igjennom. Planlegg for ansattes taushet og hva du kan si for å holde samtalen i bevegelse.
3. Møt
Dårlige ledere: Bruk møtet på å snakke mest eller diskutere ting som ikke er relatert til den ansatte eller deres rolle. Bruk møtet som en mulighet til å «overraske» den ansatte med poeng om hva de kan gjøre bedre.
De fleste ledere: Bruk møtet til å snakke mest, men gi gode tilbakemeldinger og / eller konstruktiv kritikk mister retning av møtet til det punktet at viktige diskusjonspunkter blir savnet eller forhastet.
Flotte ledere: er forberedt på å be om innspill fra ansatte, holde et øye med tiden og tillate en god blanding av bekreftelse og coaching. Store ledere forstår at ansatte skal forlate møtet bevæpnet med det de trenger for å oppfylle forventningene, samtidig som de føler seg uthvilt og motiverte til å møte de neste 6 månedene.
Tips for å gjennomføre et flott gjennomgangsmøte midt i året:
- Sørg for at du møter et stille sted uten distraksjoner, og at telefoner eller enheter er slått av. Den ansatte skal vite at de har din udelte oppmerksomhet.
- Gjenta raskt formålet med møtet og din forventede agenda, slik at den ansatte blir minnet om hva som vil bli diskutert.
- Spør ansatt for å starte samtalen med et sammendrag av de siste 6 månedene. Kommentarene deres vil være veldig talende og bør styre resten av diskusjonen.
- Hvis du har utarbeidet en plan, flott! Følg samtalepunktene og målene dine for:
- bekreftelse av viktige punkter fra kommentarer om egenvurdering (hvis aktuelt)
- erkjennelse av positive observasjoner eller atferd, ved hjelp av eksempler eller tilbakemeldinger mottatt fra andre
- diskutere årsaker og løsninger for eventuelle problemer i ytelse eller levering og spør den ansatte om de forstår forventningene og hva som trengs for at de skal forbedre
- gjennomgang av fremdriften av mål og utviklingselementer
- kommunisere eventuelle bedrifts-, avdelings- eller teamendringer som kan påvirke deres roller eller mål.
- legge til eller redigere nye mål eller utviklingselementer
- diskutere eventuelle karriererelaterte mål og fremgang
- Hold ansatte i snakk ved å bruke ledende uttalelser som «fortell meg mer …» (les et flott innlegg her for måter å holde samtalen i gang)
- Skissere eventuelle oppfølgingsaktiviteter som trengs etter møtet og angi tids- og arbeidsparametere rundt dem hvis mulig, slik at den ansatte vet hva som vil skje.
- Påminn den ansatte om at du er tilgjengelig utenfor ethvert formelt møte for å diskutere fremdrift når som helst.
4. Oppfølging
Dårlige ledere: følg aldri opp etter møtet eller lever løfter gitt.
De fleste ledere: ikke følg opp etter møtet og lever løfter hvis og når de kan .
Flotte ledere: forstår at ansatte venter på bekreftelse av diskuterte ting og følger opp raskt etter møtet.
Slik gjør du det gode ledere kommuniserer etter midtårsevalueringsmøtet:
- Send en e-post etter midtårsevalueringsmøtet for å skissere eventuelle viktige punkter, ting å bekrefte (inkludert datoer for når den ansatte kan forvente å hør) og en oversikt over eventuelle løfter eller endringer og når de vil tre i kraft.
- Lever på løfter som er gitt eller kommuniser statusen til den ansatte.
- Registrer eventuelle viktige notater om møter eller action-elementer for enkel tilbakekalling. (Hvis firmaet ditt bruker et automatisert ytelsesstyringssystem, vil disse varene bli levert til den ansatte automatisk etter at lederen stenger midtårsmøtet.)
- Planlegg eventuelle andre oppfølgingsdiskusjoner som er nødvendige.
Samlet sett er det formelle midtårsevalueringsmøtet et flott tidspunkt å gi de ansatte full oppmerksomhet, diskutere eventuelle oppturer og nedturer og planlegge hva som er neste. Midtårsmøter bør ikke erstatte løpende tilbakemeldinger og uformelle innsjekkinger, men de er en fin måte å formelt gruppere på nytt, slik at ansatte er utstyrt med motivasjonen og støtten som trengs for å lykkes. -årsmøter?
Utforsk emPerforms enkle & komplett programvare for ytelsesadministrasjon med verktøy som journalføring, tilbakemelding, oppgavevarsler, målsporing og 100% automatiske møtepåminnelser. 
Kilder: