Kjører noen minutter etter? Sov deg gjennom vekkerklokken din? Har du sittet fast i trafikken? Det skjer med de beste av oss. Faktisk innrømmer mer enn 1 av 4 arbeidere å møte sent for å jobbe minst en gang i måneden.
Men når det gjelder medarbeidernes oppmøte, kan selv de små tingene begynne å bli bedre. Ifølge Center for Disease Control (CDC) koster produktivitetstap knyttet til fravær amerikanske arbeidsgivere 225,8 milliarder dollar årlig, eller $ 1 685 per ansatt i 2015. Selv om det kan være et uventet fravær en gang i måneden eller et skifte savnet her og der, individuell ansatt oppmøte kan ha store implikasjoner for bunnlinjen din.
Angi ansattes tilstedeværelsespolicy
En ansattes tilstedeværelsespolicy er et dokumentert sett med regler designet for å forbedre ansattes produktivitet, redusere fravær og sette klare og konsistente forventninger til ansatte.
For mange små bedrifter uten en formell HR-avdeling kan en tilstedeværelsespolicy virke litt formell. Bør ikke alle være klar over sitt ansvar? Absolutt. Men når virksomheten din begynner å skaleres eller du tar på deg flere arbeidstakere i den travle sesongen, er en rettferdig policy for tilstedeværelse for medarbeidere avgjørende for å beskytte både deg og dine ansatte og holde virksomheten i orden.
Her er noen tips til hjelpe deg med å lage din nærværspolicy på arbeidsplassen:
Last ned den gratis oppmøtelsespolitikken for ansatte og tilpass den til dine behov!
Noe gikk galt
Vi hadde noen problemer med å opprette kontoen din. Kontroller informasjonen din og prøv igjen.
Ta hensyn til din nåværende arbeidskultur
Sjansen er stor for at du utvikler et medarbeidermøte politikk som en måte å takle løpende oppmøteproblemer på. De ansatte kan ha blitt slappe av å møte opp i tide, glemme å ringe inn til etter at skiftet starter, eller bare ta mangelen på en nærværspolitikk for gitt. Det er likevel viktig å huske at en fremmøtepolicy ikke vil endre ansattes oppførsel over natten, og at det kan kreve et grunnleggende skifte i bedriftskulturen.
Det stemmer – fremmøte hos ansatte er en del av bedriftskulturen din. Uansett om bedriftens ansatte er fem eller femti, måter du samhandle sammen forme teamets kultur og arbeidsmåte. Kulturen din inkluderer verdier, normer, systemer, symboler, språk, antakelser, tro og vaner – som hvor ofte dine ansatte dukker opp i tide.
Så før du begynner å skrive en nærværspolicy, snakk med lederne dine og skift fører om deres nåværende tilnærminger og forventninger til ansattes tilstedeværelse. Hvis en skiftleder er bra med en treg start, og en annen forventer at alle på gulvet rett på timen, sender det en blandet melding. Ansatte som klokker inn under tregere vakter, ser kanskje ikke problemet med å løpe fem minutter bak, sammenlignet med ansatte som er helt på plass i det øyeblikket de ankommer om morgenen. Er det en gjeldende basislinje eller delte forventninger, eller varierer tilnærmingen til ansattes oppmøte skift til skift og leder til leder?
Det kan også være andre kulturelle faktorer bak kulissene som påvirker ansattes tilstedeværelse: hvis mange av dine ansatte har familier og små barn, de må sannsynligvis også sjonglere med nødsituasjoner eller familiefravær, og en nulltoleransepolitikk vil raskt sette dem ut av jobb. Eller det nye sommerstaben din på deltid kan komme inn rett etter skoletid de neste ukene, og kan ikke komme på prikken med trafikk. Tilstedeværelse kan til og med være et symptom på arbeidsplassens planleggingsvaner.
Bedriftskulturen din er like unik som de ansatte. Og selv om ingen nærværspolicyer kan redegjøre for ethvert unikt scenario, bør den være basert i virkeligheten og skape realistiske forventninger til dine arbeidere.
Hold ting enkelt
På papir høres det en fremmøtepolitikk greit – å ikke møte opp på jobb er et fravær, og alle må være til stede på jobben for å holde virksomheten i gang. Men er et «fravær» forskjellig fra et «uteblivelse»? Er det forskjellig fra «tardiness»? Hva om en ansatt dukker opp en time for sent sammenlignet med fem minutter for sent? Blir de behandlet likt?
En ansattes tilstedeværelsespolicy kan raskt begynne å spinne ut av hånden, noe som resulterer i i et bindestørrelsesdokument som er vanskelig å lese og enda vanskeligere å huske. I stedet for å gå scenario-for-scenario, hold deg til vanlige temaer for medarbeidernes oppmøte og definer forventningene til dem på vanlig språk alle kan forstå: fravær, ikke-planlagt fravær, forsinkelse , manglende oppmøte og syke dager.
- Fravær: leder blir varslet av medarbeideren X dager / uker i forveien at arbeidstakeren vil være fraværende fra turnus.”
- Uplanlagt fravær: leder blir varslet av arbeidstaker X timer i forveien om at arbeidstakeren vil være fraværende fra turnus på grunn av nødsituasjon eller annen uventet årsak.”
- Tardiness: ansatt dukker opp minst X minutter etter planlagt skiftstart. ”
- Uteblivelse: medarbeider klarer ikke å møte opp til turnus uten å varsle ledelse. ”
- Syke dager: arbeidstaker er fraværende fra skift på grunn av sykdom eller legenot.”
Hurtig merknad: Hvorfor differensiere en «sykedag» fra et «fravær»? Det kan høres kontraintuitivt ut, men å bygge i en egen kategori for sykedager kan faktisk hjelpe ansattes moral og bunnlinjen din, spesielt hvis du er i matservicebransjen.
CDC anslår at sykmathandlere er ansvarlig for 53% av norovirusutbruddene – noe som fører til mer ansattes sykdom og mer fri. Vurder å bygge i en egen sykedagskategori i fremmøtepolitikken din, slik at du og personalet ditt kan forbli sunne, og syke ansatte vil ikke komme i arbeid i et forsøk på å unngå en mer alvorlig ikke-planlagt fraværsstreik på resultatprestasjonen. I noen stater kan separat betalt sykefravær også være loven.
Uansett hvilket nærværskategori du velger, bør definisjonene deres bety det samme for alle ansatte og være så objektive som mulig. En leder skal være i stand til å skille fravær fra forsinkelse når de ser en, og ansatte bør lett forstå hvor deres atferd faller inn under fremmøtepolitikken.
Bygg arbeidsplanen på få minutter, kommuniser med ansatte og håndter tidsendringer enkelt med When I Work.
Inkluder realistiske disiplinære handlinger for hvert scenario
Nå som du har definert deltakerkategoriene dine, er det på tide å definere hva som skjer videre. For at en fremmøtepolitikk skal være rettferdig, er det viktig at disiplinære tiltak ikke bare er basert på personlig tro eller individuelle forventninger. Det er ikke rettferdig for gode ansatte å vedta en nulltoleranse-tilstedeværelsespolicy «bare fordi.» Og selv om du personlig kan føle at det å kjøre fem minutter eller tretti minutter for sent er den samme graden av uakseptabel ansattes oppførsel, kan det hende at de faktiske innvirkningene på virksomheten din ikke er så like.
Se i stedet på to ting : effekten av forskjellig fremmøte atferd har for øyeblikket på virksomheten din, og gjennomsnitt for fremmøte for din bransje. I følge US Bureau of Labor Statistics hadde heltidsansatte en total fraværsrate på 2,8, eller nesten tre «fraværsforekomster» per år i 2017. Gjennomsnittlig fravær for tjenestearbeid var enda høyere, 3,4 fravær per år. Så hvis du antar at 3-4 uplanlagte fravær per år er et akseptabelt område, er du ikke langt utenfor målet.
Når du har gjort noen benchmarking, knytter du nærværspolitikkens disiplinære komponenter til virksomheten innvirkning. Hvis hvert minutt teller i et høyt volumskifte, kan 30 minutter ha samme innvirkning som fravær. Hvis en ansatt må gå glipp av jobben uventet og ikke kan finne en utfylling, kan fraværet ha samme alvorlighetsgrad som manglende oppmøte. I så fall kan oppmøtepolitikken din si:
- «Tardiness: medarbeider dukker opp minst 5 minutter etter planlagt skiftstart.»
- Hvis medarbeider dukker opp senere enn 30 minutter etter skiftets starttid, vil forsinkelse regnes som et «uteblivelse».
- Etter tre forsinkelser vil den ansatte bli utsatt for disiplinærtiltak.
- «Uplanlagt fravær: leder blir varslet av arbeidstaker X timer i forveien om at arbeidstakeren vil være fraværende fra skift på grunn av nødsituasjon eller annen uventet årsak.»
- Ansatt er ansvarlig for å varsle veileder og finne en utfylling for vakt. Hvis arbeidstakeren ikke finner en utfylling, vil fravær bli regnet som et «uteblivelse».
- Etter 3 uplanlagte fravær, ansatt vil bli utsatt for disiplinærtiltak.
Få medarbeidere avmelding
Når du har satt sammen et første utkast til oppmøtelsespolitikken din, er det på tide å gå tilbake til trinn # 1: Del den med dine ansatte og få innkjøp. Avhengig av størrelsen på teamet ditt, kan det være lurt å bare lede ledelsen eller gi alle ansatte sjansen til å legge til innspill. Selv en enkel tarmsjekk vil gjøre – høres noe ut av sted for lederne dine? Noen som føler at visse kategorier er urealistiske? Virker det objektivt?
En fremmøtepolicy er ment å bidra til å holde virksomheten din i orden hver dag, og ikke utløse mer kaos. Selv om det kan være noen motstand mot endringer (spesielt hvis det ikke allerede var en formell policy), bør godt oppmøte føles som et team og en måte å hjelpe alle til å jobbe bedre. Hvis dine ansatte umiddelbart reagerer dårlig, føler seg kalt ut eller synes noen disiplinære tiltak er for aggressive, kan du høre på tilbakemeldingene deres.Vær oppmerksom på lignende svar – hvis mer enn en ansatt mener at du bør være mer fleksibel på bestemte områder, kan du se om du kan nå et kompromiss og gå tilbake til tegnebrettet sammen.
Enda viktigere, ta med tilbakemeldinger fra ansatte inn i din fremmøtepolicy øker også sjansene for suksess. På spørsmål om hva som motiverer dem til å gå utover jobben, rangerte ansatte «kameratskap og kollektiv motivasjon» først. Likemenn, ikke penger, ble funnet å være den viktigste kilden til innflytelse på ansattes ytelse og atferd. Å kjenne sine kolleger, ikke bare deres ledere, bidro til å utvikle fremmøtepolitikken kan komme langt med å få ansatte om bord og holde hverandre ansvarlige.
Behandle andre hvordan du ønsker å bli behandlet
På slutten av dagen, bør en rettferdig policy for medarbeidermøte være en du vil være fornøyd med å jobbe under deg selv. Ikke vike unna de vanskelige spørsmålene: hvor ofte møter du personlig opp på jobb senere enn du planla? Er du alltid i stand til å ring fremover og fortell de ansatte at du ikke kommer innenfor policyens tidslinje? Hvor mange nødsituasjoner dukker opp i løpet av uken som trekker deg fra jobben? Kan du alltid varsle teamet ditt en uke i forveien om at du må være ute på kontoret for en dag?
Når du setter sammen deg r politikk for oppmøte for nyansatte, ikke glem den viktigste faktoren: empati. Hvis du ikke kan overholde virksomhetens tilstedeværelsespolicy, er det ikke rettferdig å forvente at de ansatte heller gjør det. Og selv om ansattes fravær og dårlig oppmøte kan være frustrerende, er det ikke mulig å forutsi kriser. Noen ganger skjer det uventede bare uansett hvor godt du planlegger. Vekkerklokken går ikke. Trafikken er dårligere enn vanlig. Barnevakten ringer syk inn. Du finner ikke nøklene dine. Du fanger feilen som går rundt på jobben.
Ideelt sett tillater en rettferdig ansattes tilstedeværelsespolicy noe vri-rom – innenfor grunn. Når du bygger policyen din, kan du tilordne forskjellige grader av alvor, avhengig av din arbeidsplasskultur og hva som er fornuftig for virksomheten din. Ikke alle fravær (og ikke alle nærværspolitikker) er like. I stedet skaper en rettferdig policy en standard for å spore ytelse og forsterker en av de viktigste verdiene på arbeidsplassen: respekt for hverandre og hverandres tid.
Leter du etter en enkel måte å holde ting rettferdig for dine ansatte? En ansattes tidsklokke eliminerer avrunding og menneskelige feil, samtidig som det gir en følelse av rettferdighet på arbeidsplassen.