Jeg har fått massevis av spørsmål fra lesere, klienter og workshopdeltakere om å skrive sponsorforespørselsbrev for å sikre sponsardollar. Før du kan sende ut et anmodningsbrev, er det viktig at du forstår sponsing som en markedsføringsdisiplin.
For det formål har jeg listet opp noen artikler som vil gi deg et fullstendig bilde av sponsorlandskapet og hvordan du øker sjansene for suksess. Ta en titt på følgende artikler og ressurser:
- Hvordan få sponsing for noe: En komplett trinnvis veiledning
- Den essensielle guiden til sponsing av verdsettelse
- Den definitive guiden til sponsorforslaget
- Slik får du sponsing av arrangement: Absolutt alt du trenger å vite
- Den komplette guiden til tittelsponsing: Tittel, navngivning og presentasjon av rettighetsdefinerte
Jeg ser at mange av de samme feilene blir gjort når sponsorsøkere skriver et forespørselsbrev til sponsorer, så dette innlegget vil fokusere på en struktur og en prosess som vil lede din sponsinginnsats. Jeg har også tatt med flere maler for sponsorforespørsel, samt en infografikk som styrer innsatsen fremover.
Rull ned for å se infografikken og malene.
Hva er et sponsorbrev? Og når skal man bruke en!
Før vi dykker dypere inn i hva du skal gjøre og hva du ikke skal gjøre når du skriver ditt aller første sponsorbrev, la oss komme på samme side med en definisjon.
Et sponsorbrev, som også noen ganger går under navnet sponsing forslag, er din innsats for å sikre finansiering fra din sponsor du ønsker. Du ber selvfølgelig ikke bare om penger, men beskriver også hva kontantene vil brukes til mens du stimulerer sponsoren til å vurdere å gi.
En situasjon der du kan velge å sende et sponsorbrev er hvis du var vert for et arrangement, men trengte innsamling. Gjennom donasjoner fra en eller flere sponsorer, har du råd til å arrangere et arrangement av kaliber som kan drive virksomheten din fremover. Ved å promotere sponsoren gjennom hele arrangementet, for eksempel med merkevarebygging, boder eller til og med et interaktivt arrangement, får sponsoren også høste noen fordeler.
Sponsorforespørselsbrevet gjør ikke Gjør ikke salget! Du gjør det!
Hvis ditt første kontaktpunkt med en sponsor er å skrive dem et sponsorforespørsel, er sjansene for suksess veldig lave. Det er utrolig viktig å involvere sponsorene dine i prosessen med å bygge et forespørselsbrev eller et sponsorforslag.
Du kan bruke sponsorbrevet til å fange oppmerksomheten, varme opp en samtale eller, enda bedre, for å oppsummere resultatene av et nylig møte før du går til et fullstendig forslag. Jeg tror et brev gir mer mening som utgangspunkt enn et fullstendig forslag, men ingenting slår en rask telefonsamtale eller en kort e-post til en sponsor for å forstå deres behov før du skriver noe.
Som en siste utvei, en sponsorforespørsel kan hjelpe deg med å åpne dører … men du må gjøre det ordentlig!
Hvordan skrive et brev som ber om sponsing
Hvordan skrive et sponsorbrev
Hva bør inkluderes i et sponsorbrev?
De grunnleggende komponentene i et sponsing brev er som følger:
- En introduksjon til deg selv og din mulighet
- Årsaken til at du fikk kontakt
- Informasjon om publikum
- Dine aktiviserings- og sponsormuligheter
- En omtale av når du vil følge opp
Fortsett å lese for å lære mer om hver seksjon og hvordan du bruker et sponsorbrev til få møter med potensielle kunder.
Hvis målet med sponsorforespørselen er brevet er ikke å gjøre salget, hva er da målet? Enkelt sagt, det er for å få oppmerksomheten til potensielle kunder og få dem til å ta samtalen eller godta et møte. Hvordan gjør du det? Ved å være krystallklar på din mulighet og publikum. Her er en retningslinje som skal følges når du lager ditt eget sponsorbrev.
En introduksjon til deg selv og din mulighet
Dette er ikke tiden for å inkludere en langvarig beskrivelse av flere avsnitt. av ditt oppdrag, visjon, historie og hvor mye penger du trenger for å lage budsjett eller oppnå dine mål. Beskriv i stedet kort hvem du er med en setning eller to om organisasjonen din. Mindre er mer her.
Årsaken til at du fikk kontakt
Hvorfor kontaktet du spesielt denne sponsoren? For penger, ikke sant? Feil! Fortell dem hvorfor du kom i kontakt med dem!
Stikkordet her er «dem.» Hvorfor valgte du spesielt firmaet deres? Kjenner du noen som foreslo at du skulle koble deg til? Dette er stedet å nevne den gjensidige kontaktens navn og hvorfor de trodde dere to skulle møte.
Hva er det med den potensielle sponsorens bedriftsmål som stemmer overens med dine? Har de en historie med sponsormuligheter som din? Tilbyr du tilgang til et publikum de har oppgitt er viktig for dem? Er hovedkontakten involvert i organisasjoner som din?
Det er her du viser dem at du har gjort leksene dine, og at de ikke bare er ett av tusenvis av brev du skyter ut døren.
Informasjon om publikummet ditt
Dette er din mulighet til å skille deg ut! Sponsing handler om markedsføring og salg, og begge krever at en målkunde skal jobbe. Kjenner du potensielle kunder? Det er her du beviser det.
Jeg snakker ikke om grunnleggende demografisk informasjon her eller omfattende generaliseringer som «middelklassefamilier.» Jeg refererer til data som beskriver hvem publikum er, hvorfor de er involvert i organisasjonen din, hvilke typer kjøp de planlegger å gjøre, og data relatert spesifikt til potensielle kunder.
Kjøper de potensielle kunder produkt allerede? Kan du hjelpe potensielle kunder med å selge flere produkter eller beholde nåværende kunder?
De fleste sponsorsøkere lar publikumsdata være fullstendig ute, i håp om at potensielle kunder vil bli imponert over deres sak eller av prestisje fra deres merkevare alene. Likevel, uten publikumsdata, ser du ut som alle andre forslag som kommer på skrivebordet deres.
Er du ikke sikker på hvem publikum er? Sjekk ut dette blogginnlegget om publikumsdata og sponsing.
Dine aktiviseringsmuligheter
Trenger du en oppdatering på aktivering? Ta en titt på dette blogginnlegget om bygningsaktiveringsideer som fungerer. Trenger du litt inspirasjon til å bygge opp noen kule aktiveringsideer? Her er åtte aktiveringsideer for å få de kreative juicene flyter!
I stedet for å fokusere på hvor mye mo Hvis du ønsker det fra sponsoren din, kan du bruke sponsorbrevet for å vise potensielle kunder at du forstår hvordan sponsing fungerer. Gi dem tre eksempler på aktiviseringsideer som sponsorene dine og publikum elsker.
Vis dem hvilke typer resultater du kan tilby dem, for eksempel merkevarebygging, prøvetaking, produktplasseringer eller konkurranser. Vær spesifikk og tydelig om måten du jobber med sponsorer på og hvordan sponsorer kan tilføre målgruppen din verdi (som også er deres målkunde).
En omtale av når du vil følge opp
Gi potensielle kunder beskjed om at du planlegger å følge opp og være spesifikk når. Fortell dem at du skal ringe dem på en bestemt dato og et klokkeslett, eller at du planlegger å komme innom kontoret deres på en bestemt dato for å si hei. På den tiden kan du ane dem om at du gjerne vil lære mer om målene deres og hvordan du kan samarbeide.
Når du forteller potensielle kunder at du planlegger å følge opp, viser du dem deg er seriøs om å jobbe sammen. Deretter legger du til kontaktinformasjonen din og inviter dem til å ta kontakt hvis tidene ovenfor ikke passer dem.
I møte med et forestående møte med en sponsorsøker, vil sponsorene dine oftere enn ikke følge opp med du først. Det kan være å fortelle deg «nei takk», eller det kan være å lære mer om publikum og de kule aktiveringsideene du presenterte i brevet ditt. Uansett er et ja eller nei bedre enn stillhet, og krever at du følger opp for alltid .
Når du ikke skal sende et sponsorbrev
Sponsorbrevet ditt er skrevet og polert ved hjelp av informasjonen som er presentert så langt i denne håndboken. Før du smeller på det, hold nede! Det er noen tilfeller der et sponsorbrev kanskje ikke en gang er berettiget.
Her er en oversikt.
Du har ingen tidligere forbindelse med sponsoren
Hvis du tror din bedrift eller ideelle organisasjon er den eneste som søker sponsing, tenk igjen. Tusenvis av tusenvis av konkurrentene dine vil gjøre det samme. Kanskje vil de ikke målrette mot den samme sponsoren, men historien endrer ikke så mye.
Ethvert selskap kjent for sponsing vil bli bombardert hele tiden med en haug med brev og endeløse e-postmeldinger. Du må skille deg ut umiddelbart eller brevet ditt vil havne i søpla, være den fysiske boksen eller den digitale.
Derfor er det bra å ha en forbindelse, som jeg snakket om i forrige avsnitt. Ved å i det minste kile foten din inn gjennom døren gjennom noen som kjenner sponsoren, kan den potensielle sponsoren din være mer villig til å kommunisere med deg. Uten det er du bare en annen i den endeløse haugen, ignorert eller søppel helt.
Du har glemt publikumsdata
Det er best å velge en sponsor å jobbe med der det er noe overlapp, enten det er like mål eller et lignende publikum. Du kjenner kanskje publikum eksepsjonelt godt, men sponsoren har ingen måte å samle inn den samme informasjonen hvis du utelater publikumsdata.
Jeg kan seriøst ikke understreke viktigheten av dette nok. Ta deg tid til å samle publikumsdataene dine og ta med dem som en del av brevet ditt, selv om det bare er en kort omtale. Ellers vil ikke brevet ditt sannsynlig få et blikk på nytt fra sponsoren.
Tidslinjen er for stram
Hvis arrangementet ditt er neste uke, kan du like godt glemme å prøve å få sponsing på det tidspunktet. Når brevet til og med når sponsoren, er det for sent. De vil kanskje hjelpe, men vil ikke kunne.
Visst, sponsoren vil kanskje samarbeide med deg hvis du kan planlegge bedre neste gang, men din mangel på organisering kan også gi en dårlig smak i munnen. Du kan da gå glipp av en potensielt god mulighet bare for din dårlige planlegging.
7 beste praksiser for å skrive sponsorbrev
Når du kjem deg gjennom utkastet ditt sponsorbrev for dozenth gang (eller kanskje femtiende), sørg for at du følger disse beste praksisene for størst suksess.
Led inn med din forbindelse
I journalistikk er det et begrep kjent som å begrave lede (eller bly). Leden er den viktigste setningen i artikkelen. Det bør være en av de første setningene og absolutt i første ledd.
Når du begraver en lede, begynner ikke kjernen i historien før i tredje eller fjerde ledd. Leseren kommer kanskje ikke nødvendigvis så langt, så hele poenget med historien blir savnet.
Du kan også enkelt begrave lede i sponsorbrevet ditt hvis du ikke kan identifisere de mest avgjørende komponentene. Tro det eller ei, det er ikke din forespørsel om penger. I stedet handler det om hvem du kjenner.
Dette skiller deg fra resten av pakken, og tar deg fra en helt ukjent til noen sponsoren kan være kjent med. Også, som jeg sa tidligere, kan det være forskjellen mellom at sponsoren leser brevet ditt eller hopper over det helt.
Hvis du var på et arrangement og møtte sponsoren eller noen som hadde forbindelse deg, start med det. Pengeforespørselen kan komme senere, stol på meg.
Tilpass, Tilpass, Tilpass
Vil dette ene brevet være den eneste sponsorforespørselen du sender? Sannsynligvis ikke. Du har sannsynligvis en enorm liste over potensielle sponsorer å koble seg til, men den trenger ikke å vite at de andre eksisterer.
Å tilpasse hvert av dine brev er en god måte å gjøre sponsoren din ikke noe klokere du frier på andre. Rett aldri brevet til sir, fru eller den fryktede «som det kan dreie seg om.» Finn en kontakt hos sponsorfirmaet og skriv til dem spesifikt. Snakk om selskapets dyder du også liker.
Selv om det er ja, tar det mer tid og krefter å lage personlige bokstaver enn å sette inn noen navn i en generell mal, det er verdt det.
Husk hvem brevet handler om
En annen grunn til å tilpasse er at du holder fokuset på brevet der det skal være: på sponsoren selv Det er ikke på tide å skrive en grundig beskrivelse av saken din eller hva du håper å oppnå i regnskapsåret.
En setning eller to om deg selv er nødvendig, men for det meste er det alt om sponsoren. Visst, dette er som å smøre dem, men det er ikke noe dårlig i dette tilfellet.
Hold det kort
Hvis sponsorbrevet ditt ikke gjør det plass på en enkelt side med papir, så må du gå tilbake og forkorte det.
Sponsorer er travle mennesker, akkurat som deg selv. De kan ikke lese gjennom sider og sider i en n forsøk på å rulle dem inn og overbevise dem om å donere. Selv om det ikke er noen hard og rask regel for ordtelling, bør noen få avsnitt være tilstrekkelig.
Be om en mening eller hjelp
Her er et annet triks for å vekke sponsorens interesse: be om noe fra dem. Nei, ikke penger (ikke ennå), men kanskje deres hjelp eller til og med tankene sine om noe. Når du gjør dette, innrømmer du at de er eksperter. Du viser også at du verdsetter det de har å si, noe annet som kan sette deg på veien mot et arbeidsforhold.
Angi et tidspunkt for et møte eller telefonsamtale
Du føler deg kanskje ikke som den mest selvsikre personen hvis du nærmer deg en sponsor via brev for første gang, men du har må falske det til du klarer det. Ikke la det være opp til sponsoren å avgjøre når dere to kan snakke neste gang.
Igjen, de er travle mennesker, så de har kanskje ikke tid til deg i flere uker eller måneder. Hvis du tilfeldigvis aldri hører tilbake fra sponsoren – noe som skjer – så er ballen i deres bane, og det er det.
Mens du er den som foreslår en dag eller tid til en telefonsamtale, som jeg skrev før, må sponsoren si noe, det være seg et negativt eller positivt svar. Noe er tross alt alltid bedre enn ingenting!
Unngå kjedelige hyggelige ting
I tillegg til å hoppe over «til hvem det kan gjelde», klipp ut resten av småpraten og behagene Dette inkluderer ting som «håper du har det bra» eller «hvordan har du det?» eller til og med «hvordan er været?» I tillegg begraver du lede på denne måten, noe du ikke vil gjøre.
Fire eksempler på sponsormerkemaler som fungerer
Hvis du trenger litt ekstra hjelp til å perfeksjonere sponsorbrevet ditt, er det greit. Jeg har oppdatert dette innlegget med fire nye maler du kan bruke. Disse inkluderer sponsormuligheter for arrangementer, friidrett, golfturneringer og kontra i natura.
Mal nr. 1: Eksempel på sponsorbrev for et arrangement
Den mest vanlige sponsorbrevet er uten tvil en for å skaffe finansiering til et arrangement. Fra konferanser, utstillinger og alt i mellom, hvis du vil ha økonomisk støtte fra en sponsor til arrangementet ditt, følg denne malen.
Hei,
Jeg var nylig i kontakt med ca. et kommende arrangement for firmaet / organisasjonen min, og de nevnte at du ville være god å nå ut til.
Firmaet / organisasjonen min tenkte på eller var på et arrangement og vil gjerne vite hva du synes. Vi planlegger for øyeblikket å arrangere arrangementet kl. Vårt selskap….
Vi tror vi kan tiltrekke oss gjennom dette arrangementet, men vi ser etter riktig økonomisk støtte, for eksempel fra. Hvis du hjelper selskapet / organisasjonen vår, vil finansieringen din være.
Har du tid til å diskutere denne muligheten videre? Vennligst la meg vite.
Med vennlig hilsen
Mal nr. 2: Eksempel på sponsorbrev for idrettsutøvere
Hvis du har et atletisk lag eller en sportsaktivitet på dagsordenen, så er bokstavsmalen ovenfor vil egentlig ikke fungere. Du trenger en som passer bedre til målene dine, som dette.
Kjære,
Vi møttes for noen uker siden kl. Jeg husker at jeg snakket med deg da om interessen din for sportsmuligheter, derfor hvorfor jeg trodde jeg ville nå ut til deg nå.
Vårt firma / organisasjon organiserer en og vil gjerne ha sponsing fra. Teamet vi har bygd er veldig talentfullt og spent på å spille, men vi trenger støtte fra et selskap som ditt fordi.
Ved å hjelpe våre atletiske gjøremål, ville teamet vårt være i stand til det.
Jeg vil gjerne snakke med deg videre om dette på eller når du er tilgjengelig. Gi meg beskjed om hva som fungerer for deg. Tusen takk for tiden din.
Med hilsen,
Mal # 3: Eksempel på sponsorbrev for en golfturnering
Hvis du fokuserer mer på en bestemt sport, for eksempel en golfturnering, vil ikke sponsorbrevet ditt være identisk med det ovenfor. Her er noen justeringer du skal gjøre.
Hei,
Jeg ble henvist til deg av og trodde du ville passe perfekt som en ivrig golffan og supporter.
Dette vil tiltrekke seg, noe vi la merke til overlappet med noen av dine egne selskapsmål. Dermed trodde vi et sponset partnerskap ville være godt egnet for oss begge.
Ved å akseptere sponsingen,. Jeg vil gjerne svare på spørsmål eller diskutere denne muligheten videre med deg. Hva med ? Jeg kan også gjerne utarbeide timeplanen din. Bare gi meg beskjed.
Jeg gleder meg til å høre fra deg.
Med vennlig hilsen
Mal # 4: Eksempel på sponsorbrev for Contra eller In- Vennlige sponsinger
Hva om du ikke nødvendigvis leter etter midler eller en donasjon, men heller varer og tjenester? Det er kjent som in natura sponsing, og det krever en helt annen type sponsorbrev.
Her er en mal for å utløse kreativiteten din.
God morgen / ettermiddag,
Ditt navn har kommet opp gjennom noen av våre forbindelser, og jeg trodde jeg ville ta meg tid til å formelt presentere meg selv. Jeg er og organisasjonen / firmaet mitt gjør det.
Jeg nevnte firmaet ditt fordi. For tiden søker vår organisasjon / selskap donasjoner in natura, og vi vil spørre om du vil vurdere å gi.
Vårt firma / organisasjon vil trenge det, og vi tror du kan være en integrert del. hjelp til det. Hvis du donerer.
Jeg vil gjerne diskutere dette mer med deg, kanskje på hvis det fungerer for deg. Hvis ikke, kan du gi meg beskjed om et passende tidspunkt.
Tusen takk,
Ting du bør unngå i sponsorbrevet
Det er flere ting du ikke vil gjøre i ditt første oppsøk. I ingen spesiell rekkefølge er de:
- Spesifikke økonomiske forespørsler
- Sponsingsnett og nivåer
- Forespørsler om gratis produkter for in natura sponsing
- Brosjyrer, brosjyrer, eksempler eller forslag
- Bilder av dine interessenter eller programbrukere
- Fokuserer på behov
- Ord som «til hvem det måtte være bekymring ”(Husk å adressere brevet til en bestemt person)
- Antakelser om målgruppen eller nøkkeldemografien
- Sponsoravtaler som ber om en signatur eller kontrakt første gang du når ut til dem
Hold fokus på hovedmålet i sponsorbrevet: å presentere muligheten din på en respektfull måte og be om et møte.
Oppfølgingstid!
Hvis du sendte brevet til et kaldt prospekt, er det første du må gjøre å implementere alle teknikkene som er foreslått i blogginnleggene som er oppført i denne artikkelen. Med andre ord, prøv å varme opp kontakten og koble til med dem direkte.
Hvis du ikke kan opprette en direkte forbindelse til potensielle kunder, så gjør deg klar til å følge opp. Mye. Husk at disse menneskene får hundrevis av disse typer forespørsler hver uke (eller hver dag i noen tilfeller!). Begynn med å følge opp datoen og klokkeslettet du fortalte dem, og følg deretter opp litt til.
Hvordan skrive et takkebrev for sponsing
Takkebrevet du sender sponsorene dine, kalles faktisk en oppfyllelsesrapport. I en oppfyllelsesrapport skisserer du alle tingene du lovet sponsorene dine, hvor mye de betalte for disse fordelene, både håndgripelige og immaterielle sponsorfordeler, og deretter rapporterer du om hvor godt du har levert eiendelene sammen med den reviderte verdien av det du faktisk levert.
Du vil forsikre deg om at du takker sponsorene innen en uke etter avslutningen av arrangementet eller kampanjen (eller kvartalsvis hvis du har et årlig forhold til sponsorene dine).
Husk at hvis ditt første kontaktpunkt med en sponsor skriver til dem et sponsorforespørsel, er sjansene for suksess veldig lave! Du kan bruke sponsorbrevet til å fange oppmerksomheten deres, varme opp en samtale eller, enda bedre, for å oppsummere resultatene av et nylig møte før du går videre til et fullstendig sponsorforslag.
Som en siste utvei, etter ved å prøve alle teknikkene som er oppført ovenfor, kan et sponsorforespørsel hjelpe deg med å åpne dører … men du må gjøre det ordentlig! Et brev eller forslag, uansett hvor godt skrevet, er aldri en erstatning for godt gammeldags sponsorsentrert salg.
Konklusjon
Mens et sponsing brev kan være et verdifullt verktøy for å komme inn med en potensiell sponsor, du kan ikke bare be om penger rett utenfor balltre. Det er en kunst å skrive et av disse brevene. Med malene, infografikken og beste praksis fremhevet i denne artikkelen, er du godt på vei til å spikre ditt neste sponsorbrev. Lykke til!
OM FORFATTEREN
Chris Baylis er president og administrerende direktør i The Sponsorship Collective og en selvinnrømmet sponsing-geek.
Etter flere år som sponsor (det stemmer, den som investerer pengene!) Chris bestemte seg for å gå over til sponsingsalgssiden hvor han personlig har stengt titalls millioner dollar i sponsoravtaler. Chris har vært i frontlinjen i sponsoravtaler på flere millioner dollar og har bygget og coachet team for å gjøre det samme.
Chris bruker nå tiden sin på å jobbe med klienter for å verdsette eiendelene sine og bygge strategier som driver salg. En dyktig foredragsholder og internasjonal konsulent, Chris, har hjulpet sine klienter med å samle inn millioner i sponsardollar.
Få kontakt med Chris via: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn