E-post til en professor skal være grei. Du sender e-post hele tiden! Men e-post til professor er forskjellig fra e-post til en venn eller et familiemedlem. Profesjonell e-etikette er ikke noe som ofte læres ut, noe som gjør det mer stressende å sende den første e-posten. Disse tipsene hjelper deg med å skrive en e-post som er passende og får svar.
Hilsen
Start e-posten din til professoren din med en «Kjære» eller «Hei». Dette er e-postetikette 101 og må følges i profesjonelle e-poster. «Hei» er for uformell for denne situasjonen, og noen professorer synes også «Hei» er for uformell.
Tittelen og navnet
Hilsen må følges av professorens tittel og navn. Dette kan virke for formelt for deg, men det er en viktig måte å vise respekt for professoren din og deres stilling og opplæring. Å utelate tittelen eller bruke feil kan utilsiktet fornærme instruktøren din. De fleste instruktører bør adresseres som «professor» eller «lege» etterfulgt av etternavnet. Sørg for å dobbeltsjekke stavemåten til navnet deres før du trykker på send.
Gi sammenheng
Noen professorer har hundrevis av studenter og kan trenge litt sammenheng for å kunne plassere deg og svare på spørsmålet ditt. Dette gjelder spesielt hvis du sender dem e-post for første gang. Den enkleste måten å hjelpe dem med å finne ut hvem du er, er å fortelle dem hvilke av klassene du er i og hvilken dag klassen din møter (hvis den har flere seksjoner.) Du kan la denne delen være ute hvis du er helt sikker på at professor kjenner deg ved navn.
Hold det kort
Professorer får mange e-poster, så sørg for at forespørselen din er enkel og til poenget. Oppgi spørsmålet ditt tydelig slik at professoren din ikke trenger å lese e-postmeldingen flere ganger for å finne ut hva du vil. Du kan også redusere antall e-poster som kreves for å svare på spørsmålet ditt ved å kort oppføre trinnene du allerede har tatt for å prøve å svare på spørsmålet ditt. Dette inkluderer ting som å sjekke pensum (et must før du sender en professor en e-post), spør en klassekamerat og snakke med TA.
Logg av
Avslutt e-posten med et avlogging etterfulgt av navnet ditt. En enkel «Best», «Skål» eller «Takk» vil bli fulgt av navnet ditt. Hvis universitetets e-postadresse ikke inneholder det fulle navnet ditt, kan det være lurt å ta med for- og etternavn i avloggingen. Dette vil gjøre det er lettere for professoren å finne deg i systemet deres.
Bruk en klar emnelinje
E-posten din må ha en emnelinje. Ikke bare hjelper en emnelinje professoren, men det holder også e-posten din utenfor søppelpostmappen. Emnelinjen skal være enkel og gjenspeile innholdet i e-posten din. Noe som «Spørsmål om papir» eller «Møteforespørsel» er passende.
Vær profesjonell
Du og professoren din har et profesjonelt forhold som skal gjenspeiles i e-posten din til dem. Dette betyr at du må stave ord fullt ut og bruke riktig grammatikk (inkludert store bokstaver og tegnsetting) når du skriver meldingen. ikke bruke noen emojier. De har blitt en form for kommunikasjon, men de hører ikke hjemme i en profesjonell em sykdom. Les gjennom e-posten for å se etter skrivefeil før du sender den.
Du bør også unngå å ta med unødvendig personlig informasjon i e-posten din. Hvis du savnet en klasse, trenger du ikke gå nærmere inn på hvorfor. Ditt personlige liv er ikke relevant for det profesjonelle forholdet du har med professoren din.
Send den fra universitetets e-postadresse
Ved å bruke universitetets e-postadresse, får e-posten din til å se mer profesjonell ut og garanterer at e-posten vil gjøre det gjennom universitetets spamfilter. Universitets-e-postadressen din signaliserer også til professoren at du er en av studentene deres, slik at de vil ta meldingen din mer seriøst.