Hvordan gruppere pivottabelldata

Hvordan gruppere data i en Excel-pivottabell. Eksempler på gruppering av datoer, nummer og tekstfelt. Hvordan feilsøke grupperingsproblemer og unngå problemer.

Gruppering av data

I en pivottabell kan du gruppere datoer, tall og tekstfelt. For eksempel gruppebestillingsdatoer etter år og måned eller gruppetestresultater i bånd på 10. Du kan manuelt velge tekstelementer i et pivottabelfelt og gruppere de valgte elementene. Dette lar deg raskt se delsummer for et bestemt sett med elementer i pivottabellen.

Denne videoen viser hvordan man grupperer datoer etter måned og år, og hvordan man grupperer tekstelementer manuelt. Det er skrevet trinn under videoen.

Automatisk datogruppering

I Excel 2016 og nyere versjoner grupperes datoer automatisk når du legger til et datofelt i en pivottabell. Du kan angre grupperingen i Excel 2016, og slå den funksjonen av i senere versjoner.

Slå av automatisk datagruppering

I Excel 2019 og Excel 365 kan du endre et Excel-alternativ innstilling, for å slå denne datogrupperingsfunksjonen av eller på

MERK: Dette er en innstilling på applikasjonsnivå, og vil påvirke alle Excel-arbeidsbøkene dine.

For å slå på den automatiske datogruppefunksjonen av:

• På båndet klikker du kategorien Fil og deretter Alternativer
• Til venstre klikker du Datakategorien
• På slutten av delen Dataalternativer, legg til et avkrysningsmerke i «Deaktiver automatisk gruppering av kolonner for dato / tid i pivottabeller»
• Klikk OK for å bruke de nye innstillingene.

Angre datogruppering

For alle versjoner (Excel 2016 og nyere) kan du manuelt avgruppere datoene med en av disse metodene :

Hurtigtast

• Legg til datofeltet i pivottabellen
• Trykk umiddelbart på Ctrl + Z for å angre den automatiske datagrupperingen
• De grupperte feltene fjernes, og det opprinnelige datofeltet forblir i pivottabellen

Opphev gruppering av kommando

• Legg til datofeltet i pivottabellen
• Når som helst høyreklikker du på et av datofeltelementene eller overskriftene
• I høyreklikkmenyen klikker du på Ungrupp
• De grupperte feltene fjernes, og det opprinnelige datofeltet forblir i pivottabellen

Grupperingsdatoer

I en pivottabell er det flere innebygde i alternativer for gruppering av datoer – Sekunder, minutter, timer, dager, måneder, kvartaler og år.

Du kan velge ett eller flere av disse alternativene for å lage den typen datogruppering du trenger. Eksemplene nedenfor viser hvordan du grupperer datoer:

– Etter måned og år

– Etter uke

– Etter 4-ukers periode

Gruppedatoer etter måned og år

For å gruppere elementene i et datofelt

1. Høyreklikk på en av datoene i pivottabellen.
2. I popup-menyen klikker du på Gruppe

   

3. I grupperingsdialogboksen velger du ett eller flere alternativer fra listen «By».
4. For å begrense datoene som er gruppert, kan du angi en start- og sluttdato ved å skrive datoene i boksene «Starter ved» og «Slutt ved»
5. Klikk OK for å lukke dialogboksen.

   

Gruppedatoer etter uke

For å gruppere elementene i et datofelt etter uke

1. Høyreklikk på en av datoene i pivottabellen.
2. Klikk på Gruppe i popup-menyen.
3. I dialogboksen Gruppering velger du Dager fra «Etter» -listen.
4. For «Antall dager» velger du 7
5. Ukeområdet bestemmes innen datoen i boksen «Starter ved», så juster dette om nødvendig. I eksemplet nedenfor ble 1. januar 2012 oppgitt som startdato.
6. Klikk på OK

   

Gruppedatoer etter 4-ukers perioder

Se denne videoen for å se hvordan du grupperer datofeltet i fire ukers perioder, og angi startdatoen. Det er skriftlige instruksjoner under videoen.

Gruppedatoer etter 4-ukers periode

I dette eksemplet har selskapet 13 salgsperioder hvert år, med 4 uker i hver periode. I pivottabellen Gruppering-dialogboksen er det ikke noe alternativ for gruppering etter uker. I stedet kan vi bruke alternativet Dager.

Med litt enkel regning kan vi beregne antall dager per periode:

• 4 uker per periode
• 7 dager per uke
• 7 x 4 = 28 dager per periode

Følg disse trinnene for å gruppere datoene i fire ukers perioder:

• Høyreklikk en av datoene, og klikk på Gruppe
• I grupperingsvinduet klikker du på Dager for å velge den
• Hvis noen andre grupperingstyper er valgt, klikker du på dem for å fjerne merkingen
• Sett antall dager til 28
  • MERKNAD: For å gruppere datoer i 1-ukers perioder, bruk 7 som antall dager.

Bruke standard startdato

Som en startdato velger Excel automatisk den første datoen i kildedataene dine. I skjermbildet ovenfor kan du se at 1. januar 2013 er startdatoen i disse kildedataene.

Hvis jeg sjekker inn Outlook, faller datoen på en tirsdag.

Hvis jeg klikker OK i grupperingsvinduet, oppretter Excel perioder som starter på en tirsdag. I de grupperte datoene vist nedenfor går den første perioden fra tirsdag 1. januar 2013 til mandag 28. januar 2013.

Løs startdatoen

I stedet for å bruke standard startdato, kan du angi en annen dato for å få startdatoen du trenger.

I dette eksemplet, vi Vi endrer startdatoen til 31. desember 2012. Denne datoen faller på en mandag, så dette tvinger alle grupperingene til å starte på en mandag, som samsvarer med selskapets salgsperioder.

Slik løser du startdatoen:

• Høyreklikk på en av de grupperte datacellene i pivottabellen
• Klikk Group
• I grupperingsvinduet endrer du startdatoen – 31. desember 2012
• MERKNAD: Avmerkingsboksen Auto for «Starter fra» tømmes automatisk – la den være avmerket.
• Klikk OK

Nå er periodene gruppert riktig, med en mandag som startdato for hver periode.

Gruppering etter dato legger til ekstra elementer

Se denne korte videoen for å se hvordan du kan skjule teksten på de ekstra elementene som opprettes når du grupperer et datofelt, eller bruker et tidslinje i Excel 2013, for å filtrere etter en datoperiode. Det er skriftlige instruksjoner under videoen.

Last ned eksempelfilen for de ekstra elementene i datogruppering. Den zip-filen er i xlsx-format, og inneholder ikke makroer.

Gruppering etter dato legger til ekstra elementer

Det er ingen måte å fjerne disse ekstra elementene, men du kan endre bildeteksten for å erstatte teksten med mellomromstegn. Eller legg til nye felt i kildedataene for å beregne år og år / måned for hver dato, og bruk de nye feltene i pivottabellen i stedet for å gruppere.

I Excel 2013 kan du bruk tidslinjefilteret for å raskt filtrere etter år, kvartal, måned eller dag.

Last ned eksempelfilen for ekstra elementer i datogruppering. Den zippede filen er i xlsx-format og inneholder ikke makroer.

Grupperingstall

Bruk gruppering til å lage en kortfattet oppsummering, i stedet for å vise en lang liste med individuelle tall. Denne videoen viser trinnene, og de skriftlige instruksjonene er under videoen.

Gruppering av tall

I stedet for å liste opp numre individuelt i et radfelt, kan du gruppere dem for å opprette en kortfattet sammendrag av dataene.

I dette eksemplet viser den originale pivottabellen solgte enheter per produkt. I kolonne C viser det antall ordrer der antallet ble solgt.

For å oppsummere ordrene, grupperer du enhetene med tiere. Så i stedet for at 3 og 9 vises i separate rader, blir de oppsummert i grupperingen 1-10.

For å gruppere tallene

1. Høyreklikk på en av enhetsnummerene i pivottabellen.
2. I popup-menyen klikker du på Group
3. I dialogboksen Grouping skriver du inn 1 i Starting-boksen
4. I dette eksemplet er det høyeste antall enheter 50, og du kan skrive inn et høyere tall, om nødvendig.
5. Klikk OK for å bruke grupperingen

I pivottabellen vises enhetene nå i grupper – 1 – 10, 11 – 20 osv.

For å lage en mer kortfattet layout, kan du flytte det grupperte enhetsfeltet til kolonneområdet, som overskrifter.

Gruppere tekstelementer

Dialogboksen Gruppering er ikke tilgjengelig hvis du prøver å gruppere elementer i et tekstfelt. I stedet kan du manuelt gruppere elementene.

Se denne videoen for å se trinnene for å lage grupper fra tekstelementer. Endre navnet på en gruppe eller legg til flere elementer. Senere kan du oppheve en eller flere av gruppene. Det er skriftlige instruksjoner under videoen.

Gruppere tekstelementer

Dialogboksen Gruppering er ikke tilgjengelig hvis du prøver å gruppere elementer i et tekstfelt. I stedet kan du gruppere manuelt elementene.

1. Velg elementene du vil gruppere
2. Høyreklikk på et av de valgte elementene, og klikk deretter på Group

   

Dette oppretter et nytt felt i feltlisten, med det opprinnelige feltnavnet og et nummer, for eksempel City2

Det nye feltet er plassert over det opprinnelige feltet i pivottabelloppsettet, og de grupperte elementene har et generisk navn, for eksempel Group1.

For å gi nytt navn til gruppen:

1. Klikk på overskriftscellene med standardnavnet , f.eks Gruppe1
2. Skriv inn et nytt navn, for eksempel Kampanje A.

   

For å legge til flere elementer til en gruppe:

1. Velg alle elementene i gruppen
2. Trykk Ctrl-tasten, og velg elementene du vil legge til gruppen
3. Høyreklikk på et av de valgte elementene, og klikk på Gruppe
4. MERKNAD: Hvis gruppen ble omdøpt, vil dette navnet bli overskrevet med et standardnavn.

Oppheve gruppering av tekstelementer

Når du har gruppert tekstelementer manuelt, vil du kanskje oppheve grupperingen av noen eller alle, av gruppene i et pivotfelt.

Slik grupperer du en enkelt gruppe:

1. Høyreklikk på et element i gruppen
2. Klikk på Opphev gruppering, og gruppen går tilbake til individuelle gjenstander.

   

For å oppheve gruppering av en enkelt gruppe:

1. Klikk øverst i en gruppeoverskrift, eller klikk øverst i pivotfeltet for å velge alle elementene

   

2. Høyreklikk på et element i gruppen
3. Klikk på Opphev gruppering, og alle de valgte gruppene går tilbake til individuelle elementer.

   

Problemer når du grupperer data

Hvis du prøver å gruppere en dato eller et nummer felt, kan det hende du ser en feilmelding som sier «Kan ikke gruppere det valget.» Dette kan være forårsaket av datamodellen, eller celler som er tomme, eller tidligere grupperte elementer. Se detaljene nedenfor.

Datamodell

Når du opprettet pivottabellen, hvis du sjekket i boksen «Legg til disse dataene i datamodellen», vil du ikke kunne gruppere elementene. I stedet for en vanlig pivottabell er det en OLAP-basert Power Pivot, og grupperingsfunksjonen er ikke tilgjengelig.

Blanke celler eller tekst

I en vanlig pivottabell (ikke i datamodellen), grupperer problemet oppstår vanligvis når feltet inneholder poster med

• en tom celle i et dato / nummer-felt, eller
• en tekstoppføring i et dato / nummer-felt.

For å fikse problemet

• For tomme celler fyller du ut dato / nummer (bruk eventuelt en dummy-dato / nummer).
• Hvis det er tekst i dato / nummerfeltet, fjerner du den.
• Hvis tall blir gjenkjent som tekst, bruk en av teknikkene for å endre tekst til reelle tall. Gå deretter tilbake til denne pivottabellveiledningen, og prøv grupperingstrinnene.

Tidligere gruppering

Hvis du ikke har blanke celler eller tekst i datakolonnen, kan det være et gruppert felt igjen fra forrige gang du grupperte dataene.

1. Sjekk feltlisten for å se om det er en annen kopi av datofeltet, f.eks Dato2.
2. Hvis det er det, legg det til i radområdet, og fjern gruppen.
3. Deretter bør du kunne gruppere datofeltet igjen.

Gruppering i en pivottabell påvirker en annen

Hvis du oppretter to pivottabeller basert på den samme Excel-tabellen i Excel 2007, når du endrer grupperingen i den ene pivottabellen, vises den samme grupperingen i den andre pivottabellen.

Fordi du opprettet de to pivottabellene fra samme kildedata, bruker de som standard den samme pivotbufferen, den grupperte varene er de samme i begge tabeller.

For å bruke forskjellig gruppering i hver pivottabell, må du opprette en egen pivotbuffer for hver pivottabell.

Bruk følgende metode, foreslått i Excel-nyhetsgruppene av Dave Peterson.

Slik oppretter du en egen pivottabache for den andre pivottabellen:

1. Klipp den andre pivottabellen, og lim den inn i en ny arbeidsbok.
2. Endre grupperingen av den andre pivottabellen.
3. Klipp den andre pivottabellen fra den nye arbeidsboken, og lim den inn i den opprinnelige arbeidsboken.

Last ned Eksempelfil

Last ned eksemplet på zip for denne opplæringen

Pivottabellverktøy

For å spare tid når du bygger, formaterer og endrer pivottabellene, bruker du verktøyene i mitt Pivot Power Premium-tillegg. Med bare noen få klikk kan du:

• kopiere formateringen fra en pivottabell, og bruke den på en annen pivottabell.
• endre alle verdiene fra Count til Sum
• fjern «Sum av» fra alle overskriftene

og mye mer!

Flere opplæringer

Fjern gamle gjenstander i pivottabellen

Beregnet felt – Antall

Beregnet Elementer

Sammendragsfunksjoner